Les groupes Round Robin sont des groupes d'intervieweurs mobilisables lors de la planification des entrevues. L'avantage d'un groupe Round Robin est que les entrevues sont automatiquement répartis entre les membres, assurant ainsi une répartition plus équitable au sein de l'équipe.

Pour créer un groupe Round Robin, les utilisateurs disposant d'un accès complet à la gestion Round Robin peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans son menu déroulant.
2. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, sélectionnez Gestion Round Robin dans la section Planification .
3. La page de gestion du Round Robin s'ouvrira alors. Sélectionnez le bouton + Créer nouveau dans le coin supérieur droit de la page.
4. Un tiroir coulissant s'ouvrira alors. Saisissez le nom du groupe Round Robin.
5. Mettez à jour les paramètres de ce groupe s'ils diffèrent des sélections par défaut. Les paramètres du groupe prévalent toujours sur les paramètres par défaut/du compte . Ces paramètres incluent :
   • Utiliser la priorisation : activez cette option pour permettre aux utilisateurs d'être priorisés dans un groupe Round Robin, augmentant ainsi leurs chances d'être sélectionnés pour l'entrevue. Lorsqu'un utilisateur est ajouté à un groupe, une icône de priorité apparaît à côté de son nom. Modifiez la priorité (par défaut : Moyenne) en choisissant : Très élevée , Élevée , Faible ou Très faible . La vérification des disponibilités commencera par le niveau de priorité le plus élevé du groupe et proposera en premier les créneaux horaires correspondants.
     • Limiter les demandes d'entrevue à la priorité la plus élevée : cette option est disponible uniquement si l'option « Utiliser la priorisation » est activée. Activez-la pour que seuls les créneaux horaires des utilisateurs prioritaires soient envoyés en premier.
   • Répartition des entrevues téléphoniques/virtuels – Lorsque cette option est activée, les entrevues programmés pour un groupe Round Robin sous forme d'entrevues téléphoniques ou virtuels seront répartis en fonction de la localisation de chaque employé.
     • Cas d'utilisation : Ce système pourrait être utilisé par une grande chaîne de supermarchés disposant de 4 recruteurs et de 40 magasins. Chaque recruteur est responsable des candidats pour 10 magasins. L'objectif est que les candidats soient automatiquement programmés pour des entrevues téléphoniques avec le recruteur en charge du magasin sélectionné lors de leur candidature.
     • IMPORTANT : Lorsque l’option « Distribution des entrevues téléphoniques/virtuels » est désactivée, le système ne vérifie pas les autorisations de localisation des utilisateurs lors de la planification d’entrevues téléphoniques ou virtuels via un groupe Round Robin. Par conséquent , certains utilisateurs peuvent être programmés pour des entrevues dans des lieux auxquels ils n’ont pas accès . Pour garantir l’application des autorisations de localisation, assurez-vous que cette option est activée.
   • Nombre de participants par défaut – Sélectionnez le nombre d'utilisateurs disponibles requis par défaut pour chaque créneau horaire. Par défaut, cette valeur est de 1 .
     • Remarque : Si le nombre d’utilisateurs disponibles dépasse le nombre requis pour un créneau horaire donné, les utilisateurs ayant le moins d’entrevues programmés seront sélectionnés. Si la priorisation est activée, le système générera et enverra au candidat des créneaux horaires pour les entrevues en panel (tour de table) en fonction des disponibilités des utilisateurs prioritaires.
6. Saisissez un identifiant externe , si vous le souhaitez, qui pourra être utilisé par un système externe ( ATS ) pour planifier ce groupe Round Robin. Sinon, passez à l'étape 5.
   • Remarque : pour les flux d’utilisateurs, nous pouvons ajouter automatiquement des utilisateurs à un groupe Round Robin en les associant à l’identifiant du groupe.
7. Saisissez le nom des utilisateurs à ajouter à ce groupe Round Robin dans le champ « Rechercher des employés » . Sélectionnez ensuite tous les utilisateurs souhaités dans la liste déroulante qui s'affiche.
8. Cliquez sur Appliquer .
9. Tous les utilisateurs ajoutés seront listés dans la section Membres du groupe . Vous pourrez ensuite effectuer les actions suivantes à partir de cette section :
   1. Supprimez les employés au besoin en cliquant sur l'icône de la corbeille à côté de leur nom.
   2. Si la priorisation est activée , cliquez sur l'icône de statut et sélectionnez le niveau de priorité correspondant à l'utilisateur, selon la personne la plus susceptible d'être invitée à l'entrevue. La vérification des disponibilités commencera par le niveau de priorité le plus élevé au sein du groupe, et les créneaux horaires correspondants seront proposés en premier.
10. Sélectionnez « Créer » dans le coin inférieur droit du tiroir.

Le groupe Round Robin sera alors ajouté à la liste et pourra être utilisé pour la planification.