Les clients peuvent utiliser les documents de leur bibliothèque multimédia existante pour créer des réponses aux questions-réponses des candidats à l'aide AI contextuelle.

Configuration

Suivez le guide de configuration décrit ici et assurez-vous que le paramètre Bibliothèque de formation et de connaissances est activé sur la page Informations sur l'entreprise.

Navigation

La bibliothèque de formation se trouve dans la liste des réponses de l'assistant correspondante du CMS . Vous devrez d'abord ouvrir cette liste, puis la bibliothèque de formation pour importer des documents, générer des réponses, les consulter et les modifier, et les publier dans la section Questions-Réponses des candidats ou des employés.

Générer des réponses aux questions- réponses

Suivez les étapes ci-dessous pour générer et publier les réponses aux questions-réponses.

Étape n° 1 : Importer les fichiers et générer les réponses

Pour générer les réponses, vous devrez importer les documents nécessaires depuis la médiathèque CMS . Cliquez ici pour savoir comment ajouter des documents/liens hypertextes à la médiathèque CMS .

1. Sélectionnez la liste de réponses de l'assistant souhaitée, puis la bibliothèque de formation des connaissances pour cette liste dans le panneau de gauche du CMS .
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter un média en haut à droite de la page.
   • Remarque : Première utilisation de cette fonctionnalité. Si vous utilisez cette fonctionnalité pour la première fois, une fenêtre de confirmation s’ouvrira pour vous informer que vous allez utiliser une fonctionnalité AI contextuelle. Cliquez sur Confirmer .
3. Dans le tiroir coulissant qui s'ouvre, sélectionnez les fichiers (documents ou hyperliens) que vous souhaitez importer depuis le CMS ou sélectionnez + Importer un média dans le coin supérieur droit du tiroir pour importer un document ou coller un hyperlien.

6. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Confirmer .
7. Utilisez la liste déroulante « Sélectionner les publics à associer à ce fichier » pour définir les publics qui peuvent accéder au contenu téléchargé.
8. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Confirmer .

Le système traitera les données de chaque fichier et générera des questions et des réponses. Pendant ce temps, les fichiers sélectionnés s'afficheront dans des encadrés individuels de la bibliothèque de formation et indiqueront leur statut de traitement . Le traitement prendra entre quelques secondes et quelques minutes.

Une fois traité, le fichier téléchargé affichera le statut « Non publié » .

Étape n° 2 : Examiner et modifier les réponses générées

Cliquez sur l'encadré du fichier dans la liste pour afficher le détail de toutes les questions générées et leurs réponses. Vous pourrez ensuite modifier les réponses individuellement ou en masse. Cliquez ici pour en savoir plus.

Des conflits ont-ils été détectés ? Cliquez ici pour savoir comment résoudre les doublons.

Étape n° 3 : Publier les réponses

Lorsque vos réponses sont prêtes à être consultées par les candidats ou les employés, sélectionnez le statut « Non publié » du fichier, puis le bouton « Publier » dans son menu déroulant. Les réponses seront alors déplacées vers leur liste de questions-réponses respective et ne pourront être consultées et gérées que depuis cet emplacement.

• Note concernant les publics : Si un fichier est publié avec des publics spécifiques qui lui sont attribués, une fenêtre modale supplémentaire apparaîtra pour confirmer que les publics sélectionnés doivent voir ces réponses.

Supprimer les fichiers publiés

Pour supprimer votre fichier publié,

1. Assurez-vous d'avoir ouvert la bonne bibliothèque de formation.
2. Trouvez le document ou le lien souhaité.
3. Sélectionnez le menu d'actions du fichier souhaité, ou les points de suspension, dans la zone du fichier, puis sélectionnez Supprimer le fichier dans son menu déroulant.
4. Une fenêtre de confirmation s'affiche alors. Sélectionnez Supprimer pour supprimer votre document publié.

Actions et logique supplémentaires

Statuts des fichiers

Dans la bibliothèque de formation des connaissances, les fichiers peuvent avoir les statuts suivants :

• Non publié – Il s'agit du statut par défaut. Cela indique que le document a été traité mais pas encore publié. Le fichier passera automatiquement à ce statut une fois le traitement terminé.
• Publié – Cela indique que le traitement de ce document a été effectué et qu'il a été publié dans la section Questions-Réponses des candidats ou Questions-Réponses des employés , selon le public cible.
• En cours de traitement – Ceci indique que le document est actuellement en cours de traitement.
• Publication – Ceci indique que le document est en cours de publication.
• Erreur de traitement – Cela indique qu'une erreur s'est produite lors du traitement du fichier et qu'aucune donnée n'a été créée.
• Erreur de publication – Cela indique qu'une erreur s'est produite lors du processus de publication.
• Vide – Cela indique que les données ont été entièrement traitées, mais qu'aucune question n'a été résolue par ce document.

Afficher les réponses générées

Les réponses générées peuvent être consultées en cliquant sur le sujet correspondant dans la bibliothèque de formation, avant ou après leur publication. Cependant, une fois publiées, ces réponses ne peuvent être modifiées que dans la section Questions- réponses des candidats ou dans celle des employés, selon le public cible.

Autorisations

Par défaut, seuls les administrateurs Paradox auront accès à la bibliothèque de formation. Collaborez avec votre représentant CS pour déterminer quels utilisateurs devraient être autorisés à télécharger des documents et à gérer les réponses générées via l'autorisation d'accès à la bibliothèque de formation .