Les documents de préparation d'événements simplifient le partage des supports de préparation avec les candidats et les employés lors des sessions de recrutement et d'intégration. Grâce à une configuration et une distribution aisées de ces documents directement depuis l'outil de création d'événements, les utilisateurs peuvent diffuser plus efficacement la documentation pertinente en vue d'un événement à venir.

Cas d'utilisation

• Les organisateurs d'événements qui souhaitent pouvoir joindre des documents, tels que le code vestimentaire, les exceptions, les indications, les biographies des intervenants, les FAQ, etc., aux communications automatisées de l'événement afin que les participants soient préparés à l'événement sans que l'organisateur ait à envoyer des courriels séparés.
• Les organisateurs d'événements qui souhaitent voir quelles pièces jointes ont été incluses dans chaque modèle de communication automatisée afin de pouvoir facilement gérer et mettre à jour les informations envoyées aux candidats et aux employés.
• Les participants et les candidats qui souhaitent recevoir tous les documents préalables à l'événement directement via les communications de la plateforme.

Configuration

Cette fonctionnalité est liée à la préparation aux entrevues. Veuillez contacter votre représentant CS si vous souhaitez activer la préparation aux entrevues pour votre compte.

Créer des documents de préparation d'événement

Les documents de préparation à l'événement sont extraits des documents de préparation à l'entrevue ajoutés au compte. De ce fait, vous pouvez créer des documents de préparation à l'événement à deux endroits :

• Préparation aux entrevues
• La section Outils du générateur d'événements

Créateur d'événements

Pour créer un document de préparation d'événement à partir de la section Outils du générateur d'événements, suivez les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez « Documents de préparation de l'événement » sous « Outils de pré-événement » dans la section « Outils » .
2. Cliquez sur le sélecteur « Documents de préparation des candidats » ou « Documents de préparation des employés » .
3. Sélectionnez « Créer une nouvelle préparation d'événement » en bas du menu déroulant du sélecteur.
   • Remarque : Si vous n’avez pas accès à la préparation aux entrevues, ce bouton sera grisé. Veuillez contacter un utilisateur qui y a accès pour créer les documents de préparation souhaités.
4. L'outil de préparation aux entrevues s'ouvrira dans un nouvel onglet de votre navigateur où vous pourrez créer et ajouter de nouveaux éléments de préparation aux entrevues .
5. Une fois créé, retournez à l'onglet du navigateur Event Builder et sélectionnez le document de préparation d'événement nouvellement ajouté.

Ajouter des documents de préparation d'événement à un événement

1. Sélectionnez les documents de préparation de l'événement .
2. Sur la nouvelle page qui s'ouvre, cliquez sur le sélecteur « Documents de préparation des candidats » ou « Documents de préparation des employés » et sélectionnez le document de préparation souhaité dans la liste des documents de préparation aux entrevues disponibles pour ce public.
   • Remarques :
     • Si vous devez créer un nouveau document de préparation d'événement et que vous avez un accès complet à la préparation d'entrevue, sélectionnez le bouton Créer une nouvelle préparation d'événement en bas du menu et créez un nouveau document de préparation d'entrevue .
     • S'il existe plus de 5 documents de préparation configurés, une barre de recherche sera incluse dans le menu déroulant qui s'ouvre.
     • Les documents seront classés par ordre alphabétique.
3. Répétez l'étape n° 2 pour les documents de l'autre public, si nécessaire.
4. Sélectionnez « Enregistrer » dans le coin supérieur droit de la section.

Modifier une préparation d'événement

Pour modifier un document de préparation d'événement, sélectionnez le bouton « Modifier les documents de préparation » situé à côté du document sélectionné. Un panneau latéral s'ouvrira alors, vous permettant d'effectuer des modifications ponctuelles au document joint.

• Remarque : Toute modification apportée dans l’outil de création d’événements n’affectera que la version de la préparation à l’entrevue de l’événement . Elle n’aura aucun impact sur les documents de préparation originaux.

Ces mises à jour comprennent les éléments suivants :

• Modifier les titres des documents/notes : sélectionnez l’icône en forme de crayon à côté du titre du document ou de la note pour rendre le champ modifiable. Mettez à jour le titre, puis appuyez sur Entrée .
• Modifier les notes – Cliquez dans le champ de note, mettez à jour le texte, puis appuyez sur Retour / Entrée de votre clavier.
• Supprimer des documents/notes – Sélectionnez le menu d'actions/les points de suspension du document/de la note, puis Supprimer le document / la note .
• Réorganiser les documents/notes – Sélectionnez le menu d'actions/les points de suspension du document/des notes, puis Déplacer le document / la note vers le haut / vers le bas pour réorganiser l'ordre des documents/notes de la préparation.

Une fois terminé, veillez à enregistrer les modifications apportées.

Ajouter un document ou une note supplémentaire

Vous pouvez facilement ajouter un document ou une note aux éléments préparatoires de cet événement en cliquant sur le bouton « + Ajouter » en haut du menu, puis en choisissant « Document » ou « Note » . Un champ « Document » apparaîtra en bas de la section des documents , tandis qu'un champ « Note » apparaîtra en dernier élément.

Annuler les modifications apportées

Dès qu'une modification est apportée à un document préparatoire sélectionné, un bouton « Annuler les modifications » s'affiche en haut à droite de la page. Vous pouvez cliquer sur ce bouton à tout moment pour annuler les modifications effectuées.

Réorganiser les documents/notes

Les utilisateurs peuvent réorganiser les documents/notes de deux manières :

• Les utilisateurs peuvent sélectionner le menu d'actions du document/des notes, ou les points de suspension, puis Déplacer le document / la note vers le haut / vers le bas pour réorganiser l'ordre des documents/notes de la préparation.
• Lorsque deux documents ou plus sont ajoutés aux éléments préparatoires, les utilisateurs peuvent cliquer, faire glisser et déposer les documents/notes dans l'ordre souhaité.

Expérience du candidat : Consultez les documents de préparation de l’événement

Les candidats peuvent consulter les documents de préparation à l'événement à deux endroits :

• Invitation à l'événement
• Page d'accueil « Mon calendrier d'événements »

Invitation à l'événement

Si des documents de préparation sont configurés pour les candidats, un lien « Consulter et télécharger vos documents de préparation » apparaîtra dans les notifications suivantes et, en cliquant dessus, ouvrira l'onglet « Documents de préparation » de la page d'accueil « Mon calendrier d'événements ».

• Confirmation d'inscription
• Confirmation d'entretien programmé
• Rappels de tous les événements
• Rappels de tous les entretiens programmés

Page d'accueil « Mon calendrier d'événements »

Sur la page d'accueil « Mon calendrier d'événements » du candidat, un onglet « Documents de préparation » apparaîtra lorsque des documents préparatoires auront été ajoutés à l'événement. Cet onglet regroupera tous les documents et notes consultables par les candidats.

Expérience des employés : Consultez les documents de préparation de l’événement

Les employés peuvent consulter les documents de préparation d'événements à deux endroits :

• Invitation à l'événement
• Tableau de bord de l'événement

Invitation à l'événement

Si les documents de préparation sont configurés pour les employés, un lien « Consulter et télécharger vos documents de préparation » apparaîtra dans les notifications suivantes et ouvrira les documents dans le Tableau de bord de l'événement.

• Invitations à l'événement :
  • Message d'invitation aux responsables d'événements
  • Message d'invitation aux ambassadeurs de l'événement
• Invitations en attente :
  • Rappel d'invitation en attente (24 h)
  • Rappel d'invitation en attente (48 h)
  • Rappel d'invitation en attente (1 semaine)
• Rappels d'événements à venir :
  • Rappel d'événement (24 h)
  • Rappel d'événement (48 h)
  • Rappel d'événement (1 semaine)
• entrevue confirmé :
  • entrevue confirmé (en présentiel)
  • entrevue confirmé (téléphonique)
  • entrevue confirmé (virtuel)
  • entrevue confirmé (en groupe)

Tableau de bord de l'événement

Depuis le tableau de bord de l'événement, une fiche « Documents préparatoires » apparaît sous la fiche « Programme ». En cliquant sur « Afficher les documents préparatoires », un panneau latéral s'ouvre, permettant de consulter les documents préparatoires des employés et des candidats, dans l'onglet correspondant à chaque public. Les responsables d'événement et les ambassadeurs peuvent tous deux consulter ces documents.

Autorisations

Les utilisateurs disposant d'un accès complet aux événements pourront ajouter des documents de préparation à un événement. Les utilisateurs souhaitant créer des documents de préparation d'événements doivent disposer d'un accès complet à la préparation aux entrevues .