Los documentos de preparación de eventos agilizan la forma en que los organizadores comparten materiales de preparación con candidatos y empleados para eventos de contratación y orientación. Al permitir una configuración y distribución fluidas de los documentos de preparación directamente en el Creador de Eventos, los usuarios pueden compartir la documentación relevante de forma más eficiente para preparar un próximo evento.

Casos de uso

• Organizadores de eventos que desean poder adjuntar documentos, como código de vestimenta, excepciones, direcciones, biografías de los oradores, preguntas frecuentes y más, a las comunicaciones automatizadas del evento para que los candidatos estén preparados para el evento sin que el organizador tenga que enviar correos electrónicos por separado.
• Organizadores de eventos que desean ver qué archivos adjuntos se han incluido en cada plantilla de comunicación automatizada para que puedan administrar y actualizar fácilmente la información que se envía a los candidatos y empleados.
• Asistentes al evento y candidatos que asisten al evento y desean recibir todos los materiales previos al evento relevantes directamente dentro de las comunicaciones de la plataforma sobre el evento.

Configuración

Esta función está vinculada a la función de preparación para entrevistas. Si desea activar la preparación para entrevistas en su cuenta, póngase en contacto con su representante CS .

Crear documentos de preparación de eventos

Los documentos de preparación para eventos se extraen de los documentos de preparación para entrevistas añadidos a la cuenta. Por ello, puedes crearlos en dos lugares:

• Preparación para la entrevista
• La sección Herramientas del Generador de eventos

Creador de eventos

Para crear un documento de preparación de eventos desde la sección Herramientas del Generador de eventos, siga los pasos a continuación.

1. Seleccione Documentos de preparación del evento en Herramientas previas al evento dentro de la sección Herramientas .
2. Haga clic en el selector de Documentos de preparación del candidato o de Documentos de preparación del empleado .
3. Seleccione Crear nueva preparación de evento en la parte inferior del menú desplegable del selector.
   • Nota: Si no tiene acceso a la preparación para entrevistas, este botón estará inactivo. Contacte a un usuario con acceso para crear los documentos de preparación que prefiera.
4. El generador de preparación para entrevistas se abrirá en una nueva pestaña del navegador donde podrá crear y agregar nuevos elementos de preparación para entrevistas .
5. Una vez creado, regrese a la pestaña del navegador Event Builder y seleccione el documento Event Prep recién agregado.

Agregar documentos de preparación de eventos a un evento

1. Seleccione Documentos de preparación del evento .
2. En la nueva página que se abre, haga clic en el selector de Documentos de preparación del candidato o Documentos de preparación del empleado y seleccione el documento de preparación preferido de una lista de documentos de preparación para entrevistas disponibles para esa audiencia.
   • Notas:
     • Si necesita crear un nuevo documento de preparación de eventos y tiene acceso completo a la preparación de entrevistas, seleccione el botón Crear nueva preparación de eventos en la parte inferior del menú y cree un nuevo documento de preparación de entrevistas .
     • Si existen más de 5 documentos de preparación configurados, se incluirá una barra de búsqueda en el menú desplegable que se abre.
     • Los documentos se enumerarán en orden alfabético.
3. Repita el paso n.° 2 para los documentos de las otras audiencias, si es necesario.
4. Seleccione Guardar en la esquina superior derecha de la sección.

Editar la preparación de un evento

Para editar un documento de preparación de eventos, seleccione el botón "Editar documentos de preparación" junto al documento seleccionado. Se abrirá una ventana desplegable donde podrá realizar modificaciones puntuales en la preparación adjunta.

• Nota: Cualquier modificación realizada en el Creador de Eventos solo afectará la versión del evento de la Preparación para la Entrevista . No afectará los documentos originales de preparación.

Estas actualizaciones incluyen lo siguiente:

• Editar títulos de documentos/notas : Seleccione el icono del lápiz junto al título del documento o nota para que el campo sea editable. Actualice el título y luego pulse Intro en el teclado.
• Editar notas : haga clic en el campo de notas, actualice el texto y luego presione Retorno / Entrar en su teclado.
• Eliminar documentos/notas : seleccione el menú de acciones/puntos suspensivos del documento/nota y luego Eliminar documento / nota .
• Reordenar documentos/notas : seleccione el menú de acciones/puntos suspensivos del documento/nota y luego Mover documento / nota hacia arriba / abajo para reorganizar el orden de los documentos/notas de la preparación.

Cuando termine, asegúrese de guardar los cambios realizados.

Agregar documento o nota adicional

Puede agregar fácilmente un documento o nota adicional a los materiales de preparación de este evento específico seleccionando el botón + Agregar en la parte superior del panel y luego Documento o Nota . Se mostrará un nuevo cuadro de Documento al final de la sección de documentos, mientras que un nuevo cuadro de Nota se mostrará como último elemento del documento de preparación.

Revertir ediciones realizadas

En cuanto se realice un cambio en un documento de preparación seleccionado, aparecerá el botón "Revertir modificaciones" en la esquina superior derecha de la página. Puede seleccionar este botón en cualquier momento para eliminar los cambios realizados.

Reordenar documentos/notas

Los usuarios pueden reordenar documentos/notas de una de dos maneras:

• Los usuarios pueden seleccionar el menú de acciones del documento/notas, o puntos suspensivos, y luego Mover documento / nota hacia arriba / abajo para reorganizar el orden de los documentos/notas de la preparación.
• Cuando se agregan dos o más documentos a los materiales de preparación, los usuarios pueden hacer clic, arrastrar y soltar documentos/notas en el orden preferido.

Experiencia del candidato: Ver documentos de preparación del evento

Los candidatos pueden ver los documentos de preparación para eventos desde dos lugares:

• Invitación al evento
• Página de inicio de Mi calendario de eventos

Invitación al evento

Si los documentos de preparación para eventos están configurados para los candidatos, se mostrará un hipervínculo "Ver y descargar sus documentos de preparación para eventos" en las siguientes notificaciones para candidatos. Al hacer clic, se abrirá la pestaña "Documentos de preparación para eventos" en la página de inicio de Mi calendario de eventos.

• Confirmación de registro
• Confirmación de entrevista programada
• Todos los recordatorios de eventos
• Todos los recordatorios de entrevistas programadas

Página de inicio de Mi calendario de eventos

En la página de inicio de Mi Agenda de Eventos del candidato, se incluirá la pestaña " Documentos de Preparación del Evento" al agregarlos al evento. Esta pestaña albergará todos los documentos y notas que los candidatos podrán consultar.

Experiencia del empleado: Ver documentos de preparación de eventos

Los empleados pueden ver los documentos de preparación de eventos desde dos lugares:

• Invitación a eventos
• Panel de eventos

Invitación a eventos

Si los documentos de preparación de eventos están configurados para empleados, se mostrará un hipervínculo "Ver y descargar sus documentos de preparación de eventos" en las siguientes notificaciones para empleados y, al hacer clic, se abrirán los documentos en el Panel de eventos.

• Invitaciones a eventos:
  • Mensaje de invitación a eventos para los administradores de eventos
  • Mensaje de invitación a eventos para los embajadores de eventos
• Invitaciones a eventos pendientes:
  • Recordatorio de invitación pendiente de 24 horas
  • Recordatorio de invitación pendiente de 48 horas
  • Recordatorio de invitación pendiente de 1 semana
• Recordatorios de próximos eventos:
  • Recordatorio de evento de 24 horas
  • Recordatorio de evento de 48 horas
  • Recordatorio de evento de 1 semana
• Entrevista confirmada:
  • Entrevista confirmada: Presencial
  • Entrevista confirmada: Telefónica
  • Entrevista confirmada: Virtual
  • Entrevista confirmada: Grupal

Panel de eventos

En el Panel de Control del evento, se mostrará la tarjeta " Documentos de Preparación" debajo de la tarjeta "Programación". Al seleccionar "Ver Documentos de Preparación del Evento", se abrirá una ventana desplegable donde el usuario podrá ver los documentos de preparación del empleado y del candidato desde la pestaña de la audiencia correspondiente. Tanto los Gestores de Eventos como los Embajadores pueden ver los documentos de preparación.

Permisos

Los usuarios con acceso completo a Eventos podrán agregar documentos de Preparación de Eventos a un evento. Los usuarios que deseen crear documentos de Preparación de Eventos deben tener acceso completo a Preparación de Entrevistas .