L'application Communications permet aux utilisateurs d'envoyer des communications ponctuelles, des notifications d'étapes importantes ou des communications automatisées aux employés des sites qui leur sont attribués. Toutes les communications sont envoyées aux employés sélectionnés via le numéro de téléphone AI de l'employé configuré lors de la mise en œuvre. Ce numéro est enregistré dans la section « Numéros de téléphone AI des employés » de la page « Numéros de téléphone ».

Lorsqu'une communication est envoyée à un employé, le système utilise la hiérarchie de communication suivante pour déterminer la manière dont l'employé recevra la communication :

1. Numéro de téléphone personnel
2. Numéro de téléphone professionnel
3. Courriel professionnel
4. Courriel personnel

Navigation

Pour accéder à l'application Communications, cliquez simplement sur le menu Toutes les applications , puis sélectionnez Communications dans la section Employés du menu déroulant.

page Communications

Lorsque la page Communications s'ouvre, vous trouverez des boutons d'action rapide vous permettant de créer rapidement des communications. Les options incluent :

• Communication ponctuelle – En cliquant dessus, vous ouvrirez l'outil de création de communications avec l'option « Communication ponctuelle » déjà sélectionnée comme type de communication.
• Communication des étapes clés – En cliquant dessus, vous ouvrirez l'outil de création de communications, avec « Communication des étapes clés » déjà sélectionné comme type de communication.
• Modèles – En cliquant dessus, vous ouvrirez l'outil de création de communications avec « Communication d'étape » déjà sélectionné comme type de communication et le modèle de bilan à 30 jours ajouté.

Vous pouvez également sélectionner l'une des options suivantes dans le panneau de gauche afin d'afficher la liste des éléments correspondants. Les options incluent :

• Communications ponctuelles
• Milestone Communications
• Modèles

actions de la liste de communication

Pour chaque type de communication, vous pourrez effectuer diverses actions : archiver, modifier, mettre en pause, supprimer, etc. Pour en savoir plus, consultez les liens ci-dessous.

• Archivage d'une communication
• Suppression d'une communication
• Dupliquer une communication
• Modifier une communication
• Mise en pause/reprise d'une communication
• Consultation d'une communication
• Partager une communication

Autorisations

• Communication des étapes clés – Un utilisateur disposant d'un accès complet aux communications des étapes clés peut consulter toutes les communications créées par n'importe quel utilisateur, mais uniquement les réponses des employés auxquels il est autorisé à répondre. Il peut créer et dupliquer des communications des étapes clés, ainsi que les modifier, les archiver, les suspendre et les supprimer.
  • Possibilité de partage – Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de voir l'option de partage sur toutes les communications importantes, quel que soit leur statut. Grâce à cette option, ils peuvent partager la configuration d'une communication avec d'autres personnes afin d'accélérer le processus de création.
  • Accès en modification à toutes les communications d'étape – Ceci permet aux utilisateurs de modifier, d'archiver et de supprimer toutes les étapes configurées pour les communications qu'ils ont créées, ainsi que celles créées par d'autres utilisateurs.
  • Modèles – Cette section permet aux utilisateurs de modifier, de désactiver et d'utiliser des modèles à partir de la section Modèles de la page Communications.
• Communication ponctuelle – Un utilisateur disposant d'un accès complet aux communications ponctuelles peut consulter toute communication ponctuelle créée par n'importe quel utilisateur, mais uniquement les réponses aux communications des employés auxquels il a accès. Il peut créer et dupliquer des communications ponctuelles, ainsi que les modifier, les archiver et les supprimer.
  • Possibilité de partage – Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de voir l'option de partage sur toutes les communications ponctuelles, quel que soit leur statut. Grâce à cette option, ils peuvent partager la configuration d'une communication avec d'autres personnes afin d'accélérer le processus de création de la communication.

Publics de communication

Dans le cas d'une communication ponctuelle, le public configuré correspond aux personnes qui recevront le message. Les options de configuration du public dépendent des autorisations de l'utilisateur connecté qui crée la communication . Une fois le message envoyé, le panneau de réponse affichant le public destinataire vérifiera également les autorisations de l'utilisateur connecté .

• Par exemple , si le responsable A n'a pas accès au lieu A, ce dernier n'apparaîtra pas dans les options lorsqu'il sélectionnera le filtre « Lieu de travail » dans l'outil de création de communications ponctuelles. De même, si un autre responsable, comme le responsable B, n'a pas accès au lieu où sont affectés les employés concernés par la communication, il ne pourra pas les voir dans le panneau de réponse.

Sauf si elle est créée par un administrateur Paradox , les destinataires d'une communication d'étape seront déterminés par :

1. Les employés qui répondent aux critères définis dans la communication relative à cette étape importante.
   • Par exemple : SI work_location_ID correspond à 123
2. L'auteur de la communication relative à cette étape importante a l'autorisation de la communiquer à l'employé.
   • Localisation – L’auteur de la communication a-t-il l’autorisation d’accéder à la localisation attribuée à cet employé ?
   • Rapports à (plus d'infos ici )
     • L'auteur de la communication est-il le supérieur hiérarchique direct de cet employé ?
     • L'auteur de la communication a-t-il l'autorisation d'accéder à l'employé via la hiérarchie « Rapporte à » ?
   • Contrôle basé sur les rôles – Le créateur de la communication dispose-t-il au moins d'un accès en lecture au composant Conversation pour le rôle utilisateur attribué à l'employé ?

Canaux de distribution

Dans la section « Diffusion » de l’outil de création de communications, une sous-section « Méthode de diffusion » s’affiche sous les options de diffusion. Par défaut, chaque communication est envoyée au tableau de bord des employés et au premier canal disponible dans la hiérarchie des méthodes de diffusion.

Cliquer sur « Méthode de diffusion par défaut » ouvre un panneau latéral affichant les méthodes de diffusion disponibles. L’ordre des canaux affichés permet à l’utilisateur de définir des canaux de secours en cas d’erreur de diffusion sur une ou plusieurs méthodes, de désabonnement antérieur ou d’absence de valeur attribuée à un canal de diffusion donné.

Réorganiser les méthodes de livraison

Les modes de livraison s'afficheront dans leur ordre par défaut. Pour le modifier, cliquez, faites glisser et déposez l'icône à plusieurs points d'un mode de livraison à l'endroit souhaité.

Supprimer les options de livraison

Vous pouvez supprimer complètement les modes de livraison de la hiérarchie en cliquant sur l'icône « x » à côté du mode de livraison préféré.

Tableau de bord uniquement

Si vous souhaitez conserver uniquement l'option Tableau de bord , vous pouvez supprimer tous les autres modes de diffusion. Le recours exclusif au tableau de bord comme mode de diffusion correspond à un cas d'utilisation plus spécifique : la communication sera uniquement envoyée au tableau de bord de chaque employé, et par conséquent, aucun utilisateur ne sera notifié de sa réception .

Ceci est particulièrement utile lors de la diffusion simultanée d'un grand nombre d'informations, car cela permet de réduire le spam sur un canal donné et d'éviter les problèmes liés au chevauchement de plusieurs communications et à l'impossibilité pour l'utilisateur de ne recevoir que la plus récente par SMS.

État de la livraison pour le tableau de bord uniquement

Normalement, les communications affichent le statut « Non distribué » lorsqu'une communication n'a pas pu être envoyée par SMS ou par e-mail, même si elle a bien été distribuée sur le tableau de bord . En effet, il est important d'être informé de l'échec de la distribution du SMS ou de l'e-mail. Si seul le tableau de bord est sélectionné, le statut « Non distribué » n'apparaîtra pas, car le taux de distribution sera de 100 % et chaque employé aura le statut « Reçu » ou « Terminé ».

Calendrier de communication

L'utilisateur qui a créé la communication a la possibilité de contrôler le moment de sa diffusion et les éventuels délais entre les contenus successifs.

Une seule fois

Pour les messages ponctuels, l'utilisateur peut choisir de les envoyer immédiatement ou de les programmer pour une date ultérieure. Si le contenu est différé, le système vérifie systématiquement les heures de travail de l'employé avant l'envoi afin de garantir une réception au moment opportun.

Jalon

Les communications relatives aux étapes clés n'ont pas de date fixe ; elles sont envoyées dès que la condition est remplie par un employé . L'utilisateur peut contrôler le ou les délais initiaux entre les contenus successifs, mais ne peut pas choisir une heure précise de livraison, celle-ci variant d'un employé à l'autre en fonction du fuseau horaire et des heures de travail.

Malgré ce manque de contrôle, certaines mesures de protection ont été mises en place pour garantir que les communications soient diffusées aux moments opportuns pendant les heures de bureau.