Lorsqu'on envoie des communications à grande échelle aux employés, plusieurs aspects sont pris en compte afin de garantir une expérience employé positive.

Logique de communication générale

• Milestone Communications
  • Le premier message de chaque communication sera envoyé pendant les heures de travail de l'employé et dans son fuseau horaire.
  • Tout message de suivi sera immédiatement envoyé à l'employé, même en dehors des heures de bureau, sauf si ce message est différé.
• Communications ponctuelles
  • Le premier message de chaque communication sera envoyé à l'heure exacte spécifiée par l'utilisateur.
  • Tout message de suivi sera immédiatement envoyé à l'employé, même en dehors des heures de travail, sauf si ce message est différé.
• Considérations relatives aux fuseaux horaires
  • Le système s'ajustera systématiquement en fonction du moment d'envoi des messages afin de garantir leur livraison au moment opportun dans le fuseau horaire de chaque employé.
    • Par exemple , si vous envoyez une communication à 8 h aux employés situés à la fois dans le fuseau horaire EDT et CDT, les employés du fuseau horaire EDT recevront la communication une heure avant ceux du fuseau horaire CDT, ce dernier ayant une heure de retard sur l'EDT. Ainsi, nous garantissons que chaque employé recevra le message à 8 h dans son fuseau horaire respectif.
  • La plupart des employés héritent du fuseau horaire du lieu où ils sont affectés, mais celui-ci peut être ajusté d'autres manières.

logique des réponses des employés

Détection des questions-réponses des employés

La détection des questions-réponses des employés sera appliquée à un compte si cette fonctionnalité est activée pour le numéro de téléphone AI de l'employé.

Lorsqu'un employé reçoit une communication sur son tableau de bord ou par SMS et que cette communication ne requiert pas de réponse ou n'est plus active, la détection des questions-réponses de l'employé est activée. En revanche, si une communication exige une réponse, le système priorise cette réponse et les questions-réponses ne sont détectées qu'après l'envoi de la réponse.

Utiliser les réactions en réponse

Si un employé réagit à un message, le système ne le considérera pas comme une question-réponse. Toutefois, le rapport d'engagement des employés inclura ces réactions afin de refléter leur niveau d'engagement.

Envoyer des médias à votre assistant AI

Lorsqu'un employé renvoie un message à votre assistant AI et que ce message ne contient qu'une image, une vidéo, un GIF, un document ou un lien, le système ne le catégorisera pas comme une question-réponse et n'enverra pas de message de suivi à l'employé.

Renvoi des messages non distribués

Si le système ne parvient pas à transmettre un message au canal principal de l'utilisateur, il tentera de le renvoyer vers un autre canal. En cas d'échec de la transmission, lors de la prochaine exécution de la tâche cron, le système l'enverra vers le prochain canal disponible de l'employé et mettra à jour son statut dans le panneau « Audience » .

Ordre des canaux de communication par défaut :

1. Téléphone personnel
2. Téléphone Wok
3. Courriel professionnel
4. Courriel personnel

Lors de l'envoi de SMS, le système utilise une fonction de rappel pour déterminer si le message a été distribué ou non. Ce rappel peut parfois prendre plusieurs jours ; les employés concernés resteront alors dans l'état « Non distribué » pendant ce temps, car le système ne renverra le message qu'après avoir reçu la confirmation de sa non-distribution.

Validation active des employés

Avant l'envoi d'une communication, le système vérifie si l'employé est toujours en poste et correspond aux critères de ciblage définis . Par exemple, si un employé travaille désormais sur le site B au lieu du site A, le système détectera ce changement lors de la validation et n'enverra pas la communication destinée aux employés du site A. Cette vérification s'effectue automatiquement juste avant l'envoi du message.

Il est également nécessaire de réévaluer les employés si le premier message envoyé n'a pas été distribué. Avant de tenter un nouvel envoi via un autre canal, le système vérifie à nouveau l'employé pour s'assurer que son profil correspond toujours.

Validation des employés par SMS

Le système suivra la logique de renvoi décrite ci-dessus pour les SMS, mais il doit d'abord attendre le rappel de Twilio.

• Si le rappel revient rapidement (<1 heure) avec un statut de Non distribué , le système renverra la communication sans revalider les employés, car il supposera que si l'employé était un membre valide du public il y a une heure, il l'est probablement toujours maintenant.
• Si le rappel est reçu après une heure avec le statut « Non livré » , le système procédera à une nouvelle validation de l'employé.

Heures de contact (heures ouvrables)

Dans la plupart des cas, le système n'enverra de communications que pendant les heures acceptables.

Première vérification : Préférences des employés

Les premières préférences de contact/heures ouvrables mentionnées sont celles définies dans les heures de notification push de chaque employé dans la gestion des alertes.

Deuxième vérification : Heures d’ouverture

Si vous n'avez pas personnalisé les heures de vos notifications push dans la gestion des alertes, le système utilisera les heures d'ouverture de votre entreprise enregistrées. En cas de doute sur les heures d'ouverture de votre compte, veuillez contacter votre représentant CS .

Fuseau horaire

Lorsqu'il envoie une communication à un employé, l'expéditeur choisit la date et l'heure auxquelles il souhaite que celui-ci la reçoive. L'employé recevra alors une notification à l'heure définie, dans son fuseau horaire.

• Remarque : Les employés doivent être importés avec un fuseau horaire pour que le système puisse comparer leur heure actuelle avec l’heure d’envoi de la communication. Le système détecte automatiquement le fuseau horaire lors de l’importation d’un utilisateur via un flux de données, en se basant sur son identifiant de lieu work_location_id et en utilisant le fuseau horaire correspondant. Ce comportement peut toutefois être modifié dans les paramètres d’importation du flux de données.

Premier message

Pour éviter que les employés ne reçoivent des messages importants en dehors de leurs heures de travail, le système vérifiera leurs heures de contact/de notification push et n'enverra les messages relatifs aux communications importantes que pendant cette période.

• Remarque : Le premier message d’une communication ponctuelle ne tiendra pas compte des heures ouvrables . Ces communications « Envoyer maintenant » seront envoyées à tous les employés de la cible immédiatement après leur création. Les communications ponctuelles « Envoyer plus tard » seront envoyées à tous les employés de la cible à l’heure prévue.

Messages de suivi

Si le prochain message d'une communication est programmé pour être envoyé immédiatement, les heures ouvrables ne seront pas prises en compte. Si le prochain message est programmé pour être envoyé après un délai, le système utilisera les heures ouvrables. Ceci s'applique aux communications ponctuelles et aux communications importantes.

Détermination des heures de contact

Les heures de contact correspondent à la combinaison des heures de notification push de l'utilisateur et des heures d'ouverture de l'entreprise. Lors de la configuration des heures de contact d'un employé, nous consultons en premier lieu les heures de notification push définies dans la Gestion des alertes. Par défaut, ces heures ne sont pas configurées pour les employés.

Si des informations manquent dans les heures de notification push du candidat, le système les complétera à partir des heures d'ouverture de l'entreprise.

Exemples

Pour les exemples ci-dessous, supposons que :

• L'entreprise a ses heures d'ouverture fixées de 8h à 17h du lundi au vendredi.
• Alice a configuré ses notifications push pour qu'elles soient reçues de 8h à 17h du lundi au mercredi.
• Bob a configuré ses notifications push pour qu'elles s'activent de 12h à 17h du lundi au vendredi.
• Charlie n'a pas mis à jour ses heures de notification push, le système utilisera donc les heures d'ouverture de l'entreprise comme heures de contact.
• Alice, Bob et Charlie ont tous une date de début fixée au 1er juin.

Cas :

1. Nous envoyons une communication d'étape importante aux candidats dont la date de début est le 1er juin (qui est un jeudi).
   1. Alice reçoit des communications le lundi suivant (6/5) à 8h du matin.
   2. Bob reçoit la notification à midi le 1er juin.
   3. Charlie reçoit la notification à 8h le 6/1.
2. Nous envoyons une communication unique et programmée via le bouton « Envoyer plus tard » . L’envoi est prévu le 1er juin à 20h.
   1. Alice, Bob et Charlie reçoivent le message à 20h le 6/1.
3. Nous envoyons une communication unique via le bouton Envoyer maintenant le 01/06/23 à 17h.
   1. Alice, Bob et Charlie reçoivent le message à 17h le 6/1.

Désinscription/Inscription

Actuellement, si un utilisateur se désinscrit d'un canal puis s'y réinscrit ultérieurement, il ne recevra pas la communication car le système ne vérifie pas à nouveau son inscription.