Al enviar comunicaciones a los empleados a gran escala, se consideran varios aspectos para garantizar una buena experiencia para el empleado.

lógica de comunicación general

• Comunicaciones de Milestone
  • El primer mensaje de cada comunicación se enviará dentro del horario laboral del empleado y en su zona horaria.
  • Cualquier mensaje de seguimiento se enviará al empleado inmediatamente, independientemente de si es fuera del horario laboral, excepto si el mensaje de seguimiento tiene un retraso programado.
• Comunicaciones únicas
  • El primer mensaje de cada comunicación se enviará a la hora exacta especificada por el usuario.
  • Cualquier mensaje de seguimiento se enviará al empleado inmediatamente , independientemente de si es fuera del horario laboral, excepto si el mensaje de seguimiento tiene un retraso programado.
• Consideraciones sobre la zona horaria
  • El sistema ajustará siempre el momento en que se envían los mensajes para garantizar que se entreguen en el momento adecuado en la zona horaria de cada empleado.
    • Por ejemplo , si envías una comunicación a las 8:00 a. m. a empleados tanto en la zona horaria EDT como en la CDT, los empleados en EDT recibirán la comunicación una hora antes que los empleados en CDT, ya que CDT está una hora por detrás de EDT. De esta manera, garantizamos que cada empleado reciba el mensaje a las 8:00 a. m. en su respectiva zona horaria.
  • La mayoría de los empleados heredan la zona horaria del lugar al que están asignados, pero se puede ajustar de otras maneras.

Lógica de respuestas de los empleados

Detección de preguntas y respuestas de empleados

La detección de preguntas y respuestas de empleados se aplicará a una cuenta si la función de preguntas y respuestas de empleados está habilitada y activada para el número de teléfono AI del empleado.

Cuando un empleado recibe una comunicación en el Panel de Empleados o por SMS que no requiere respuesta o cuando ya no está activa, se activará la detección de preguntas y respuestas. Sin embargo, si la comunicación requiere respuesta, el sistema priorizará la respuesta del empleado y las preguntas y respuestas no se detectarán hasta que se envíe.

Utilizando reacciones en respuesta

Si un empleado reacciona a un mensaje de comunicación, el sistema no lo tratará como una pregunta o respuesta. Sin embargo, el informe de Compromiso del Empleado incluirá estas reacciones para reflejar dicho compromiso.

Envío de contenido multimedia a tu asistente AI

Cuando un empleado envía un mensaje a su Asistente AI y el mensaje solo contiene una imagen, video, gif, documento o enlace, el sistema no categorizará este mensaje como pregunta y respuesta y no enviará un mensaje de seguimiento al empleado.

Reenvío de mensajes no entregados

Si el sistema no puede entregar una comunicación al canal principal del usuario, intentará reenviarla a un canal alternativo. Si un mensaje no se entrega, en el siguiente ciclo de la tarea cron, el sistema lo enviará al siguiente canal disponible del empleado y actualizará su estado en el panel de Audiencia .

Orden predeterminado del canal de comunicación:

1. Teléfono personal
2. Teléfono Wok
3. Correo electrónico del trabajo
4. Correo electrónico personal

Al enviar mensajes por SMS, el sistema utiliza un método de notificación para determinar si el mensaje se entregó o no. En ocasiones, esta notificación puede tardar varios días en responder , y los empleados afectados permanecerán con el estado "No entregado" durante todo ese tiempo, ya que el sistema solo reenviará el mensaje una vez que reciba la confirmación de que no se entregó.

Validación activa de empleados

Antes de enviar cualquier comunicación, el sistema verifica si el empleado sigue siendo válido y si cumple con los filtros establecidos para el público objetivo . Por ejemplo, si un empleado ahora trabaja en la sede B en lugar de la sede A, el sistema detectará este cambio durante la validación y no enviará la comunicación creada para los empleados de la sede A. Esta lógica se ejecuta automáticamente justo antes del envío del mensaje.

También es necesario reevaluar a los empleados si el primer mensaje enviado no se entregó. Antes de que el sistema intente reenviar el mensaje a un canal alternativo, volverá a validar al empleado para asegurarse de que sigue coincidiendo.

Validación de empleados por SMS

El sistema seguirá la lógica de reenvío descrita anteriormente para los SMS, pero primero debe esperar la respuesta de Twilio.

• Si la devolución de llamada se produce rápidamente (<1 hora) con un estado de No Entregada , el sistema reenviará la comunicación sin volver a validar a los empleados, ya que asumirá que si el empleado era un miembro válido de la audiencia hace una hora, probablemente lo siga siendo ahora.
• Si la devolución de llamada regresa después de 1 hora con un estado de No Entregada , entonces el sistema volverá a validar al empleado.

Horario de contacto (horario comercial)

En la mayoría de los casos, el sistema solo enviará comunicaciones durante las horas aceptables.

Primera comprobación: Preferencia del empleado

Las preferencias de primer contacto/horario laboral a las que se hace referencia son las configuradas en el apartado de Horario de Notificaciones Push de cada empleado en la Gestión de Alertas.

Segunda comprobación: Horario comercial

Si un usuario no ha personalizado su horario de notificaciones push en la gestión de alertas, el sistema utilizará el horario comercial de la empresa registrado en el sistema. Si no está seguro del horario comercial configurado para su cuenta, póngase en contacto con su representante CS para obtener ayuda.

Zona horaria

Al enviar una comunicación a un empleado, el remitente selecciona la fecha y hora en que desea que la reciba. El empleado recibirá una notificación cuando llegue la hora establecida en su zona horaria.

• Nota: Para que el sistema pueda comparar la hora actual de los empleados con la hora de envío de la comunicación, es necesario importarlos con su zona horaria. El sistema detectará automáticamente la zona horaria al importar un usuario mediante una fuente de datos, consultando su work_location_id y utilizando la zona horaria de la ubicación correspondiente. No obstante, esto se puede modificar configurando los resultados en los ajustes de importación de la fuente de datos.

Primer mensaje

Para evitar que los empleados reciban mensajes importantes fuera de su horario laboral, el sistema comprobará su horario de contacto/horario de notificaciones push y solo enviará mensajes de comunicaciones importantes dentro de ese plazo.

• Nota: El primer mensaje de una comunicación puntual no tendrá en cuenta el horario laboral . Estas comunicaciones de "Enviar ahora" se enviarán a todos los empleados del público seleccionado inmediatamente después de su creación. Las comunicaciones puntuales de "Enviar más tarde" se enviarán a todos los empleados del público seleccionado exactamente a la hora programada.

Mensajes de seguimiento

Si el siguiente mensaje de una comunicación está programado para enviarse de inmediato, se ignorarán las horas hábiles. Si el siguiente contenido está programado para enviarse con un retraso determinado, el sistema tendrá en cuenta las horas hábiles. Esto se aplica tanto a las comunicaciones puntuales como a las de hitos.

Determinación de las horas de contacto

El horario de contacto es una combinación del horario de notificaciones push del usuario y el horario comercial de la empresa. Al configurar el horario de contacto de un empleado, lo primero que se consulta es el horario de notificaciones push establecido en la gestión de alertas. Por defecto, los empleados no tienen este horario configurado.

Si falta información en el horario de notificaciones push del candidato, el sistema la completará con la información del horario comercial de la empresa.

Ejemplos

Para los siguientes ejemplos, suponga que:

• La empresa tiene su horario comercial establecido de 8:00 a 17:00 horas de lunes a viernes.
• Alice tiene configuradas sus notificaciones push de 8:00 a 17:00 de lunes a miércoles.
• Bob tiene configurado el horario de notificaciones push de 12:00 a 17:00 de lunes a viernes.
• Charlie no ha actualizado su horario de notificaciones push, por lo que el sistema utilizará el horario comercial de la empresa como su horario de contacto.
• Alice, Bob y Charlie tienen como fecha de inicio el 1 de junio.

Casos :

1. Enviamos una comunicación importante a los candidatos cuya fecha de inicio es el 1 de junio (que es jueves).
   1. Alice recibe comunicación el lunes siguiente (6/5) a las 8 am.
   2. Bob recibe la notificación a las 12 del mediodía del 1 de junio.
   3. Charlie recibe la notificación a las 8 de la mañana del 1 de junio.
2. Enviamos una comunicación programada única mediante el botón "Enviar más tarde" . Está programada para enviarse el 1 de junio a las 20:00.
   1. Alice, Bob y Charlie reciben la comunicación a las 8 pm del 1 de junio.
3. Enviaremos una comunicación única utilizando el botón Enviar ahora el 1/6/23 a las 17:00.
   1. Alice, Bob y Charlie reciben la comunicación a las 5 de la tarde del 1 de junio.

Optar por no participar/participar

Actualmente, si un usuario se da de baja de un canal y luego vuelve a darse de alta, no recibirá la comunicación porque el sistema no verifica que se haya dado de alta nuevamente.