La fonctionnalité Questions-Réponses permet à votre assistant AI de répondre aux questions des candidats et des employés concernant votre entreprise, sa culture, ses avantages sociaux, etc. Ce guide explique comment configurer la fonctionnalité Questions-Réponses pour votre compte.

Configuration

Ce processus sera très probablement effectué par votre représentant CS lors de la mise en œuvre.

Étape n° 1 : Activer dans la configuration du client

Pour activer cette fonctionnalité, un utilisateur disposant d'un accès complet à la configuration du client doit effectuer les étapes suivantes.

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans le menu déroulant.
2. Sur la page Paramètres, sélectionnez Configuration client dans la section Outils Paradox .
3. L'interface d'installation du client s'ouvrira alors. Dans le panneau de gauche, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Questions/Réponses et ouvrez-la. section.
4. Activez le paramètre du système de gestion de contenu dans la section Questions/Réponses section Configuration client.
   • Souhaitez-vous utiliser la bibliothèque de formation aux connaissances ? Si oui, activez AI contextuelle , puis la bibliothèque de formation aux connaissances dans la section AI contextuelle de la configuration du client.
   • Vous souhaitez une base de connaissances multilingue ? Suivez les étapes décrites ici pour plus d’informations.
5. Enregistrer la page.

Étape n° 2 : Compléter le contenu de la base de connaissances

Votre représentant CS téléchargera la base de connaissances standard, où environ 70 % des réponses seront préremplies. À partir de là, vous devrez soit :

• Rédigez manuellement les réponses au contenu restant de la base de connaissances.
• Utilisez la bibliothèque de formation des connaissances pour générer automatiquement des sujets et des réponses personnalisés.

Option A : Votre équipe rédige les réponses restantes manuellement.

Collaborez avec votre équipe pour rédiger les réponses directement dans le portail d'intégration .

Option B : Votre équipe utilise la bibliothèque de formation des connaissances pour enrichir sa base de connaissances.

Il est désormais possible de télécharger directement des sources dans le portail d'intégration afin de générer des sujets et des réponses via la bibliothèque de formation et de connaissances .

Fonctionnalités et limitations principales

• Limite maximale de téléchargement : 10 sources.
• Les sujets ne seront visibles qu'une fois la section « Commencer la révision » atteinte.
• Vous pouvez ajouter d'autres sources après avoir cliqué sur « Commencer la révision » (la progression sera réinitialisée si vous choisissez de télécharger d'autres sources une fois la phase de révision commencée).
• Tous les autres utilisateurs ne peuvent pas ajouter de sources après avoir cliqué sur « Commencer la révision » .
• Gestion des conflits entre la bibliothèque de formation aux connaissances et la base de connaissances standard :
  • Un conflit survient lorsqu'un sujet généré par une bibliothèque de formation aux connaissances chevauche un sujet existant d'une base de connaissances standard.
  • Le système invitera les utilisateurs à :
    • Conservez la réponse existante (issue de la base de connaissances standard).
    • Remplacez-la par la réponse générée par la bibliothèque de formation aux connaissances.
    • Fusionnez les réponses si le sujet de la base de connaissances standard est vide.
      • Remarque : Les conflits doivent être résolus avant la publication de la base de connaissances.

Meilleures pratiques d'utilisation de la bibliothèque de formation des connaissances

• Commencez petit :
  • Veuillez d'abord télécharger 1 ou 2 sources.
  • Évitez de télécharger tous les documents en une seule fois.
• Autorisations :
  • L'accès au KTL au sein du portail dépend des rôles des utilisateurs ; vérifiez les autorisations avant d'accorder l'accès.
  • Les utilisateurs ont besoin d'un accès complet à :
  • Réponses de l'assistant candidat au CMS
  • AI contextuelle - Formation aux connaissances
• Meilleurs types de sources :
  • Fiches d'information sur les avantages sociaux (évitez les guides complets sur les avantages sociaux, souvent trop longs).
  • Aperçus du recrutement
  • Guides culturels
  • Lignes directrices en matière de politiques (les manuels sont généralement trop longs et peuvent contenir des détails inutiles)
  • URL des sites d'entreprise ou de recrutement

Meilleures pratiques supplémentaires

1. Pour les cas d'utilisation complexes :
   • Si votre équipe a un cas d'utilisation complexe qui nécessitera le recours à différents publics et/ou à des services multilingues, veuillez contacter votre représentant CS pour obtenir de l'aide.
2. Autorisations de la bibliothèque de formation et de connaissances
   • Les autorisations suivantes sont nécessaires pour que votre client puisse consulter ET ajouter des médias à la bibliothèque de formation :
     • AI contextuelle → Bibliothèque de formation aux connaissances
     • Réponses de l'assistant candidat CMS → Bibliothèque de formation et de connaissances
     • CMS - Bibliothèque multimédia
     • CMS - Créateur d'audience

Étape n° 3 : Publier la base de connaissances

Pour publier une base de connaissances, accédez à la section Questions et réponses des candidats . Dans la section correspondante du système de gestion de contenu, sélectionnez le statut Brouillon ou Non publié en haut à droite, puis cliquez sur Publier . Les réponses ajoutées ou modifiées seront ainsi visibles pour les candidats.

• Remarque : Cette même procédure peut être répétée à partir de la section Questions/Réponses des employés . section du système de gestion de contenu, si elle est activée.

Pour plus d'informations sur nos fonctionnalités d'importation et d'exportation, ainsi que pour obtenir des conseils et astuces, cliquez ici .

Étape n° 4 : Accorder à l’utilisateur l’accès au portail d’intégration

Les utilisateurs qui doivent consulter et compléter la base de connaissances auront besoin d'accéder au portail d'intégration. Cliquez ici pour en savoir plus sur cet accès.

meilleures pratiques de base de connaissances générales

• Tenez compte du ton et de la personnalité de votre marque.
• Privilégiez les réponses générales. Étant donné qu'un candidat peut poser une question de différentes manières, il est recommandé d'éviter d'ajouter « Oui ! » , « Non ! » ou « C'est une excellente question ! » car, dans la plupart des cas, la réponse n'est pas pertinente.
• Évitez de créer un lien vers la même page Web que celle où se trouvera le widget.
• Récupérez toutes les informations nécessaires dans vos documents, sur votre site web, et utilisez également vos pages de réseaux sociaux, Google, Glassdoor, etc.
• Si vous devez ajouter des variables à une réponse, insérez « | » entre chaque réponse pour le sujet. (Ce format est uniquement nécessaire lors de la création de données dans une feuille Google.)
• Si vous devez ajouter une fonctionnalité de messages multiples à une réponse, appuyez sur Commande + Retour/Entrée , saisissez <br> , puis appuyez sur Commande + Retour / Entrée . (Ce format est uniquement nécessaire lors de la création dans une feuille Google).
• Veuillez vous assurer que vos réponses ne dépassent pas les limites de caractères suivantes :
  • Message Web : Chaque bulle de message individuelle doit contenir ≤ 320 caractères.
  • Message SMS : Chaque bulle de message individuelle doit contenir ≤ 160 caractères.
• Si votre équipe préfère ne pas aborder un sujet, deux options s'offrent à vous pour le traiter :
  • Dans la section Questions-réponses des candidats du CMS , définissez la colonne « En direct » sur « Non » , et leur assistant AI enverra la réponse d'erreur.
  • Générez une réponse qui reste en rapport avec le sujet. Voici quelques exemples :
    • « Merci de vous être renseigné sur la couverture des soins de la vue. Je n'ai pas de réponse à cette question pour le moment. Puis-je vous aider pour autre chose ? »
    • « L’assurance optique n’est pas offerte dans le cadre de notre programme d’avantages sociaux dans les emplacements admissibles. »
• Lorsque vous copiez du texte à partir d'une autre source telle qu'un PDF, une présentation ou tout autre document, soyez attentif à la manière dont le texte est collé dans la feuille de calcul.
  • Pour copier des informations dans une feuille de calcul, utilisez la commande suivante : Commande + Maj + V , qui conservera le style de la feuille de calcul.
  • Veillez à ce que le texte soit fluide et ne comporte pas de retours à la ligne inutiles.
  • Veillez à effectuer une vérification orthographique avant d'envoyer la base de connaissances au client pour son intégration.