Les flux d'approbation permettent à vous et/ou aux utilisateurs disposant d'un accès complet aux flux d'approbation de créer la chaîne d'approbation pour les actions effectuées dans le système.

Créer un flux d'approbation

Pour ce faire, suivez les étapes suivantes pour chaque flux d'approbation nécessaire .

1. Cliquez sur le bouton « Toutes les applications » en haut à gauche de l’en-tête.
2. Cliquez sur Paramètres dans son menu déroulant.
3. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, cliquez sur Approbations dans la section Automatisation .
   • Remarque : Des informations de navigation supplémentaires sont expliquées ici pour les utilisateurs ayant un accès complet à la page Approbations.
4. Lorsque la page Approbations s'ouvre, cliquez sur Flux d'approbation dans le panneau de gauche.
5. Sélectionnez le composant souhaité pour votre flux d'approbation : Emplois ou Offres .
   • Remarque : Les composants listés ici dépendent des fonctionnalités activées pour votre compte.
6. Sur cette page, cliquez sur le bouton + Créer un flux, soit au milieu de la section (pour le premier flux créé), soit dans le coin supérieur droit de la page (pour tous les autres flux créés).
7. Pour des raisons légales, un utilisateur connecté doit sélectionner l'accord d'approbation avant de pouvoir créer des flux d'approbation dans son compte. Cela détermine les attributs qui seront utilisés pour les règles de ciblage de chaque flux.
   • Remarque : Vous pouvez modifier ce paramètre au besoin dans la section « Flux d’approbation » en cliquant sur l’icône « Accord d’approbation » située à côté de la barre de recherche au-dessus de la liste. En savoir plus ici .

Section Vue d'ensemble

8. Lorsque la nouvelle page s'ouvre, saisissez un nom pour le flux d'approbation.
9. Dans la section Ciblage , sélectionnez les éléments à cibler pour l'action choisie. REMARQUE IMPORTANTE : Les attributs affichés pour les règles de ciblage dépendent de la sélection effectuée pour l'accord d'approbation.
   • Publier une offre d'emploi – Sélectionnez les offres d'emploi à soumettre à approbation. Options de ciblage :
     • Titre d'emploi
     • Attributs du poste
     • Attributs de localisation
     • Attributs des employés
       • Remarque : La sélection d’un attribut d’employé ajoute une option de correspondance avancée « Correspondances » au sélecteur de correspondances . Cette option permet de choisir entre les attributs de poste standard et personnalisés.
         • Cas d'utilisation : Ce système cible les employés en fonction d'un attribut spécifique correspondant à un attribut de poste, permettant ainsi à un seul flux d'approbation de répondre à plusieurs besoins. Par exemple, je souhaite que les employés dont l'identifiant de service correspond à l'identifiant du service du poste ciblé puissent être approbateurs. La configuration serait donc la suivante : si l'attribut « Service » de l'employé correspond à l'attribut personnalisé « Service du poste », l'approbation est requise.
   • Envoyer une offre – Sélectionnez les offres à soumettre à approbation. Options de ciblage :
     • Nom de l'offre
     • Attributs du poste
     • Attributs de localisation
     • Attributs des employés
       • Remarque : La sélection d’un attribut d’employé ajoute une option de correspondance avancée « Correspondances » au sélecteur de correspondances . Cette option permet de choisir entre les attributs de poste standard et personnalisés.
         • Cas d'utilisation : Ce système ciblera les employés en fonction de certains attributs de l'employé et de la fonction, permettant ainsi à un seul flux d'approbation de couvrir plusieurs besoins.
10. Une fois les règles de ciblage sélectionnées, choisissez l'option de correspondance souhaitée et saisissez la valeur d'entrée correspondante.
    • Remarque : Au moins une offre d'emploi doit correspondre aux règles de ciblage définies ici.
11. Le nombre total de correspondances s'affichera dans un encadré à droite, au-dessus de toutes les règles de ciblage. Cochez cette case pour consulter tous les emplois/offres ciblés en fonction des règles de ciblage actuellement sélectionnées.
    
    
     
12. Pour ajouter d'autres règles de ciblage à ce flux, sélectionnez le bouton + ET ou + OU ou un tout nouvel ensemble de règles et répétez les étapes 8 à 12.
13. Une fois toutes les règles de ciblage définies, cliquez sur la section Approbateurs dans le panneau de gauche.

Section des approbateurs

La section « Approbateurs » vous permet de définir les utilisateurs qui recevront cette demande d'approbation et leur ordre de réception. Vous devez d'abord définir l'approbateur par défaut, c'est-à-dire la personne qui recevra les demandes d'approbation lorsqu'aucun approbateur n'est désigné. Une fois cette configuration effectuée, vous pouvez définir les critères de désignation des approbateurs.

14. Sélectionnez le menu d’actions de l’approbateur par défaut , ou les points de suspension.
15. Sélectionnez « Modifier » dans son menu déroulant.
16. Dans le tiroir coulissant qui s'ouvre, définissez vos règles de ciblage pour l'action correspondante. Celles-ci peuvent être basées sur l'un des éléments suivants :
    • Nom de l'employé – Si cette option est sélectionnée, les champs Correspondances et Saisie seront supprimés.
      • Remarque : Une règle de ciblage avec le nom de l'employé ne sera pas basée sur les autorisations relatives aux emplois ciblés dans le flux d'approbation (c'est-à-dire que si l'approbation concerne l'emploi_A et que j'attribue l'utilisateur John Smith, il sera toujours un approbateur même s'il n'a pas accès à l'emploi_A).
    • Attributs des employés – Affichés uniquement lorsque la communication avec les employés est désactivée.
      • Remarque : Une règle de ciblage avec des attributs d'employé ne sera pas basée sur les emplois ciblés dans le flux d'approbation (c'est-à-dire que si l'approbation concerne l'emploi_A et que j'attribue des utilisateurs avec l'attribut de département = Produit, alors tous les utilisateurs correspondants seront des approbateurs même s'ils n'ont pas accès à l'emploi_A).
    • Rôle au sein de l'équipe de recrutement : cette option s'affiche uniquement si Paradox Jobs est activé pour votre compte. Une fois sélectionnée, les champs « Correspondances » et « Saisie » sont masqués.
      • Remarque : Une règle de ciblage avec le rôle de l'équipe de recrutement dépendra des emplois ciblés dans le flux d'approbation (c'est-à-dire que si l'approbation concerne l'emploi A et que je cible le rôle de recruteur au sein de l'équipe de recrutement, seuls les utilisateurs de ce rôle affectés à l'emploi A seront ciblés).
    • Type d'employé sur l'emploi ( ATS ) – Ceci affichera uniquement si vous avez un ATS externe intégré à votre compte et si les autorisations et alertes basées sur les demandes sont désactivées.
      • Remarque : Une règle de ciblage avec le type d'employé sur le poste ( ATS ) dépendra des postes ciblés dans le flux d'approbation.
    • Rôle de l'employé – Si cette option est sélectionnée, les champs Correspondances et Saisie seront supprimés.
      • Remarque : Une règle de ciblage avec le rôle de l'employé dépendra des emplois ciblés dans le flux d'approbation (c'est-à-dire que si l'approbation concerne l'emploi A et que je cible le rôle d'utilisateur Recruteur , seuls les utilisateurs ayant ce rôle d'utilisateur affectés à l'emploi A seront ciblés).
17. Une fois les règles de ciblage définies, sélectionnez l'option de correspondance souhaitée et saisissez la valeur d'entrée correspondante, le cas échéant.
    • Remarque : Au moins un utilisateur valide ayant le rôle d'approbateur désigné doit disposer des autorisations nécessaires pour accéder au poste/lieu ciblé.
18. Le nombre total de correspondances s'affichera dans un encadré à droite, au-dessus de toutes les règles de ciblage. Cochez cette case pour consulter tous les approbateurs ciblés en fonction des règles de ciblage actuellement sélectionnées.
    • Remarque : Lorsque vous ciblez les approbateurs par type d'employé sur le poste ( ATS ) , tous les employés correspondant au ciblage de l'approbateur s'afficheront, mais seuls les utilisateurs affectés aux demandes de ciblage de parcours ciblées recevront la demande d'approbation .

19. Pour ajouter d'autres règles de ciblage à ce flux, cliquez sur le bouton + ET ou + OU ou sur un tout nouvel ensemble de règles et répétez les étapes 16 à 19.
20. Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit du tiroir.
21. Une fois l'approbateur par défaut défini, vous pouvez configurer le niveau d'approbation des personnes qui recevront les demandes soumises pour les règles de ciblage définies. Un « approbateur » peut inclure plusieurs utilisateurs. Lorsqu'une demande est reçue, tous les utilisateurs en sont informés, mais un seul d'entre eux doit la valider. Pour commencer, cliquez sur le bouton « + Ajouter un approbateur » en haut à droite de la section.

22. Répétez les étapes 16 à 18.
23. Répétez les étapes 21 et 22 pour chaque niveau/groupe d'approbateurs. Les approbateurs ajoutés à ce flux d'approbation correspondent aux différents niveaux d'approbation requis avant la mise en œuvre de l'action. Les niveaux/groupes d'approbation suivent l'ordre indiqué sur cette page.
    • NOTE CONCERNANT LA DUPLICATION : Si cela s’avère utile, vous pouvez dupliquer les règles de ciblage d’un approbateur existant en cliquant sur son menu d’actions, ou sur les points de suspension, puis sur Dupliquer dans le menu qui s’ouvre.
24. Une fois tous les approbateurs ajoutés, vous pouvez réorganiser l'ordre de réception des demandes. Cet ordre détermine le traitement des approbations (du niveau le plus bas au niveau le plus élevé ; par exemple, de l'approbateur 1 à l'approbateur 3) dans le flux d'approbation. Passez à l'étape 27 si vous ne souhaitez pas modifier l'ordre des approbateurs. Pour ce faire, cliquez sur le menu d'actions (ou les points de suspension) d'un approbateur, puis sélectionnez l'option « Réorganiser » dans le menu déroulant.
25. Dans le tiroir coulissant qui s'ouvre, sélectionnez, faites glisser, puis déposez l'icône de réorganisation du ou des approbateurs nécessaires dans l'ordre souhaité. 
    
    
     
26. Sélectionnez « Enregistrer » en bas à droite du tiroir. Le tiroir enregistrera les modifications et se fermera.
27. Sélectionnez Messagerie dans le panneau de gauche.

Section Messagerie

28. Dans la section Messagerie , vous pouvez choisir comment les utilisateurs indiqueront leur motif lorsqu'ils demandent ou refusent une action. Par défaut, le motif de la demande et celui du refus sont définis sur « Aucune réponse » . Pour les modifier, cliquez d'abord sur le bouton Modifier situé à côté du motif souhaité.
29. Dans le tiroir coulissant qui s'ouvre, sélectionnez l'une des réponses disponibles, parmi lesquelles :
    1. Aucune réponse – Aucune justification ne sera demandée.
    2. Texte libre – Un champ de texte libre vous sera demandé pour saisir une raison.
       • Remarque : Vous pouvez indiquer que cette réponse est obligatoire. Pour ce faire, activez l’option « Réponse obligatoire » .
    3. Liste personnalisée – Une liste déroulante parmi laquelle sélectionner des éléments vous sera demandée.
       • Remarque : Vous pouvez indiquer que cette réponse est obligatoire. Pour ce faire, activez l’option « Réponse obligatoire » . Cette réponse inclura également un sélecteur de langue si l’option multilingue est activée pour votre compte.
30. Si vous avez sélectionné « Liste personnalisée » , vous devrez saisir toutes les options de cette liste que l'employé pourra sélectionner. Saisissez la première réponse, puis cliquez sur « + Ajouter un message » pour ajouter autant de réponses que nécessaire. Si la fonctionnalité multilingue est activée pour votre compte, vous pouvez configurer des messages personnalisés pour chaque langue. Cliquez ici pour en savoir plus.
    • Remarque : Dès que vous saisissez plusieurs réponses, des icônes de corbeille s’affichent pour chaque option. En cliquant dessus, vous supprimez la réponse souhaitée. Au moins une réponse est requise pour cette sélection.

36. Sélectionnez Enregistrer pour fermer le tiroir coulissant.
37. Sélectionnez « Publier » en bas à gauche de la page pour finaliser le processus d'approbation.

Une fois cette étape terminée, les utilisateurs peuvent soumettre leurs approbations !

Configurer la messagerie en plusieurs langues

Vous pouvez configurer les traductions pour les motifs de demande et de refus lorsque l' option « Liste personnalisée » est sélectionnée comme type de réponse. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez Modifier pour la raison souhaitée.
2. Mettez à jour le type de réponse sur Liste personnalisée .
3. Ajouter tous les messages de liste personnalisés.
4. Sélectionnez le sélecteur de langue dans le coin supérieur droit du tiroir, puis la langue souhaitée.
5. Vous pourrez ensuite saisir les messages de la liste personnalisée pour la langue sélectionnée.
6. Sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées.

Réorganiser les flux d'approbation

Il est primordial de réorganiser les flux d'approbation selon la hiérarchie appropriée. Un même élément peut être concerné par plusieurs approbations ; l'ordre est donc important . Lorsqu'une règle spécifique à cet élément est remplie et s'applique à plusieurs approbations, l'ordre des flux d'approbation détermine lequel est déclenché.

Par exemple, nous avons 2 flux d'approbation :

• Approbation n° 1 Ciblage = Intitulé du poste contenant le mot « Produit »
• Approbation n° 2 Ciblage = Intitulé du poste contenant « Manager »
  • Résultat : Lors de l'activation d'un poste de « Chef de produit », celui-ci passera par l'approbation n° 1 car elle est prioritaire sur la n° 2 dans l'ordre du flux d'approbation.

De ce fait, l'ordre des flux d'approbation peut devoir être ajusté pour tenir compte de cette situation. Pour ce faire, sélectionnez le menu Actions d'un flux, puis Réorganiser dans son menu déroulant.

Une fenêtre modale s'ouvrira, vous permettant de cliquer sur l'icône de réorganisation des flux et de les glisser-déposer dans l'ordre souhaité. Sélectionnez ensuite « Enregistrer » pour finaliser l'ordre des flux d'approbation.

Gérer les flux d'approbation

Les flux d'approbation peuvent être modifiés, désactivés ou supprimés dans la section Flux d'approbation . Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez les actions disponibles sur la liste des flux d'approbation .

Voir les offres d'emploi ciblées

En sélectionnant un flux d'approbation, puis la case contenant le nombre total d'emplois/offres ciblés ( Paradox Jobs activé) ou le bouton Afficher les offres ciblées ( ATS externe activé), un tiroir coulissant de tous les éléments ciblés s'ouvrira alors.

Voir les offres d'emploi ciblées

Lorsque vous cliquez sur la case contenant le nombre total de tâches ciblées, un tiroir coulissant s'ouvre et affiche toutes les tâches ciblées, en fonction du processus d'approbation.

Voir les offres ciblées

règles de ciblage

Dans ce panneau, vous pouvez survoler un élément ciblé, puis cliquer sur l'icône « Afficher le ciblage » située à la fin de sa ligne. Les règles de ciblage de l'élément s'afficheront alors dans une infobulle.

Lieux de ciblage

Si plusieurs emplacements sont indiqués pour un élément ciblé, vous pouvez survoler la valeur de l'élément dans la colonne Emplacement pour afficher la liste de tous les emplacements ciblés.

Autorisations d'approbateur

Assurez-vous que tous les approbateurs aient accès à la fois à la section « Demandes d’approbation » de la page « Approbations » ET au produit correspondant (Emplois/Offres).

Erreurs d'autorisation

Si un utilisateur est désigné comme approbateur mais n'a pas accès aux demandes d'approbation de ce produit, une notification par point rouge apparaîtra sur le bouton # Approbateurs dans le générateur de flux d'approbation.

Cliquer ici mettra en évidence en rouge, avec une icône d'avertissement, le ou les utilisateurs qui n'ont pas accès.