Los flujos de aprobación son donde usted y/o los usuarios con acceso completo a los flujos de aprobación pueden crear la línea de aprobación para las acciones que se realizan en el sistema.

Crear un flujo de aprobación

Para ello, complete los siguientes pasos para cada flujo de aprobación necesario .

1. Haz clic en el botón Todas las aplicaciones que se encuentra en la esquina superior izquierda del encabezado.
2. Haz clic en Configuración en su menú desplegable.
3. Cuando se abra la página de Configuración, haga clic en Aprobaciones en la sección Automatización .
   • Nota: Aquí se explica la navegación adicional para los usuarios con acceso completo a la página de Aprobaciones.
4. Cuando se abra la página de Aprobaciones, haga clic en Flujos de aprobación en el panel izquierdo.
5. Seleccione el componente preferido para su flujo de aprobación: Trabajos u Ofertas .
   • Nota: Los componentes que se enumeran aquí se basarán en las funciones que estén habilitadas para su cuenta.
6. Desde esta página, haga clic en el botón + Crear flujo, ya sea en el centro de la sección (para el primer flujo creado) o en la esquina superior derecha de la página (para todos los demás flujos creados).
7. Debido a requisitos legales, el usuario que haya iniciado sesión debe seleccionar el Acuerdo de Aprobaciones antes de poder crear flujos de aprobación en la cuenta. Esto determina los atributos que se utilizarán para las reglas de segmentación en cada flujo.
   • Nota: Puede editar esta información según sea necesario desde la sección Flujos de aprobación haciendo clic en el icono Acuerdo de aprobación que se encuentra junto a la barra de búsqueda encima de la lista. Obtenga más información aquí .

Sección de resumen

8. Cuando se abra la nueva página, introduzca un nombre para el flujo de aprobación.
9. En la subsección Segmentación , seleccione los elementos para la acción elegida. NOTA IMPORTANTE: Los atributos que se muestran para las reglas de segmentación se basan en la selección realizada en el Acuerdo de aprobaciones.
   • Publicar un empleo : seleccione los empleos que desea que se aprueben. Las opciones de selección incluyen:
     • Título profesional
     • Atributos del puesto
     • Atributos de ubicación
     • Atributos del empleado
       • Nota: Al seleccionar un atributo de empleado, se agregará la opción de coincidencias avanzadas " Coincidencias" en el selector de coincidencias . Al seleccionarla, puede elegir entre atributos de puesto estándar o personalizados.
         • Caso de uso: Esto permitirá seleccionar empleados según un atributo específico del empleado que coincida con un atributo del puesto, lo que posibilitará que un único flujo de aprobación cubra múltiples necesidades. Por ejemplo, quiero que los empleados con identificadores de departamento que coincidan con los identificadores de departamento de los puestos objetivo sean aprobadores, por lo que la configuración sería la siguiente: si el atributo de empleado "Departamento" coincide con el atributo personalizado del puesto "Departamento".
   • Enviar una oferta : seleccione las ofertas que desea que se aprueben. Las opciones de segmentación incluyen:
     • Nombre de la oferta
     • Atributos del puesto
     • Atributos de ubicación
     • Atributos del empleado
       • Nota: Al seleccionar un atributo de empleado, se agregará la opción de coincidencias avanzadas " Coincidencias" en el selector de coincidencias . Al seleccionarla, puede elegir entre atributos de puesto estándar o personalizados.
         • Caso de uso: Esto permitirá seleccionar a los empleados en función de un determinado atributo de empleado y un atributo de puesto, lo que permitirá que un único flujo de aprobación cubra múltiples necesidades.
10. Una vez seleccionadas las reglas de segmentación , seleccione la opción de coincidencias preferida e introduzca el valor de entrada correspondiente.
    • Nota: Al menos un trabajo debe coincidir con las reglas de segmentación definidas aquí.
11. El número total de coincidencias se mostrará en un recuadro a la derecha, encima de todas las reglas de segmentación. Seleccione este recuadro para revisar todos los empleos/ofertas a los que se ha aplicado la segmentación actual.
    
    
    
12. Para agregar más reglas de segmentación para este flujo, seleccione el botón + AND o + OR o un conjunto de reglas completamente nuevo y repita los pasos 8 a 12.
13. Una vez configuradas todas las reglas de segmentación, haga clic en la sección Aprobadores del panel izquierdo.

Sección de aprobadores

En la sección Aprobadores, usted define qué usuarios recibirán esta solicitud de aprobación y en qué orden. Primero, deberá establecer el Aprobador predeterminado, que es la persona que recibirá las solicitudes de aprobación cuando no se haya asignado ningún aprobador. Una vez configurado, podrá definir las pautas para seleccionar a los aprobadores específicos.

14. Seleccione el menú de acciones del Aprobador predeterminado o los puntos suspensivos.
15. Seleccione Editar en su menú desplegable.
16. En el cajón deslizante que se abre, configure las reglas de segmentación para la acción correspondiente. Esto puede basarse en uno de los siguientes criterios:
    • Nombre del empleado : al seleccionarlo, se eliminarán los campos Coincidencias y Entrada .
      • Nota: Una regla de segmentación con el nombre del empleado no se basará en los permisos de los trabajos a los que se dirige en el flujo de aprobación (es decir, si la aprobación es para el Trabajo_A y asigno al usuario John Smith, seguirá siendo un aprobador aunque no tenga acceso al Trabajo_A).
    • Atributos del empleado : solo se muestran cuando la opción de Comunicaciones con el empleado está desactivada.
      • Nota: Una regla de segmentación con atributos de empleado no se basará en los trabajos a los que se dirige el flujo de aprobación (es decir, si la aprobación es para Job_A y asigno usuarios con el atributo de departamento = Producto, entonces cualquier usuario que coincida con eso será un aprobador incluso si no tiene acceso a Job_A).
    • Rol en el equipo de contratación : esta opción solo se mostrará cuando Paradox Jobs esté habilitado para su cuenta. Al seleccionarla, se eliminarán los campos Coincidencias y Entrada.
      • Nota: Una regla de segmentación con Rol de equipo de contratación dependerá de los trabajos a los que se dirija en el flujo de aprobación (es decir, si la aprobación es para Job_A y selecciono el rol de equipo de contratación Reclutador, entonces solo se seleccionarán los usuarios con ese Rol de HT asignado a Job_A).
    • Tipo de empleado en el puesto ( ATS ) : esto solo mostrará si tiene un ATS externo integrado con su cuenta y si los permisos y alertas basados en solicitudes están desactivados.
      • Nota: Una regla de segmentación con Tipo de empleado en el puesto ( ATS ) dependerá de los puestos a los que se dirija en el flujo de aprobación.
    • Rol del empleado : al seleccionarlo, se eliminarán los campos Coincidencias y Entrada .
      • Nota: Una regla de segmentación con Rol de empleado dependerá de los trabajos a los que se dirija en el flujo de aprobación (es decir, si la aprobación es para Job_A y selecciono el rol de usuario Reclutador , entonces solo se seleccionarán los usuarios con ese rol de usuario asignados a Job_A).
17. Una vez configuradas las reglas de segmentación , seleccione la opción de coincidencias que prefiera e introduzca el valor de entrada correspondiente, si procede.
    • Nota: Al menos un usuario válido con el rol de aprobador asignado debe tener permisos para el puesto/ubicación de destino.
18. El número total de coincidencias se mostrará en un recuadro a la derecha, encima de todas las reglas de segmentación. Seleccione este recuadro para revisar todos los aprobadores seleccionados según las reglas de segmentación actuales.
    • Nota: Cuando se segmenta a los aprobadores por tipo de empleado en el puesto ( ATS ) , se mostrarán todos los empleados que coincidan con la segmentación del aprobador, pero solo los usuarios que estén asignados a las solicitudes de segmentación de Journey recibirán la solicitud de aprobación .

19. Para agregar más reglas de segmentación para este flujo, haga clic en el botón + AND o + OR o en un conjunto de reglas completamente nuevo y repita los pasos 16 a 19.
20. Cuando termine, seleccione Guardar en la esquina inferior derecha del menú.
21. Una vez configurado el aprobador predeterminado, puede establecer el nivel de aprobadores que recibirán las solicitudes enviadas según las reglas de segmentación establecidas. Un aprobador puede incluir cualquier número de usuarios. Cuando se recibe una solicitud, todos los usuarios serán notificados, pero solo uno de ellos deberá completarla. Para comenzar, haga clic en el botón "+ Agregar aprobador" en la esquina superior derecha de la sección.

22. Repita los pasos 16 a 18.
23. Repita los pasos 21 y 22 para cada nivel o grupo de aprobadores. Los aprobadores añadidos a este flujo de aprobación reflejarán los diferentes niveles de aprobación necesarios antes de que se lleve a cabo la acción. Los niveles o grupos de aprobación seguirán el orden en que aparecen en esta página.
    • NOTA SOBRE LA DUPLICACIÓN: Si le resulta útil, puede duplicar las reglas de segmentación de un aprobador existente haciendo clic en su menú de acciones (o en los puntos suspensivos) y, a continuación, en Duplicar en el menú que se abre.
24. Una vez añadidos todos los aprobadores, podrá reorganizar el orden en que recibirán las solicitudes. El orden establecido determinará el orden de procesamiento de las aprobaciones (de menor a mayor nivel; por ejemplo, del aprobador 1 al aprobador 3) en el flujo de aprobación. Si no desea reorganizar los niveles de aprobadores, pase al paso 27. Para reordenar los niveles de aprobadores, haga clic en el menú de acciones o en los puntos suspensivos de cualquier aprobador y, a continuación, seleccione la opción "Reordenar" en su menú desplegable.
25. En el cajón deslizante que se abre, seleccione, arrastre y suelte el icono de reorganización de los aprobadores necesarios en el orden deseado.
    
    
    
26. Seleccione Guardar en la esquina inferior derecha del cajón. El cajón se guardará y se cerrará.
27. Seleccione Mensajería en el panel izquierdo.

Sección de mensajería

28. En la sección Mensajería , puede seleccionar cómo los usuarios indicarán el motivo de su solicitud o rechazo. Tanto el motivo de la solicitud como el del rechazo estarán configurados por defecto como «Sin respuesta» . Para editarlos, haga clic en el botón «Editar» junto al motivo deseado.
29. En el cajón deslizante que se abre, seleccione una de las respuestas disponibles, que incluyen:
    1. Sin respuesta – No se solicitará ninguna explicación.
    2. Texto libre : se solicitará un campo de texto abierto para introducir un motivo.
       • Nota: Tiene la opción de marcar esta respuesta como obligatoria. Para ello, active la opción " Respuesta obligatoria" .
    3. Lista personalizada : se solicitará una lista desplegable para seleccionar una opción.
       • Nota: Tiene la opción de marcar esta respuesta como obligatoria. Para ello, active la opción «Respuesta obligatoria» . Esta respuesta también incluirá un selector de idioma, si la opción multilingüe está habilitada en su cuenta.
30. Si seleccionaste Lista personalizada , deberás ingresar todas las opciones de esta lista para que el empleado elija. Ingresa la primera respuesta y luego haz clic en + Agregar mensaje para agregar cualquier número de respuestas a la lista. Si la función Multilingüe está habilitada para tu cuenta, puedes configurar mensajes personalizados para cada idioma. Haz clic aquí para obtener más información.
    • Nota: Si se introduce más de una respuesta, todas las opciones mostrarán iconos de papelera que, al hacer clic, eliminarán la respuesta correspondiente. Se requiere al menos una respuesta para esta selección.

36. Seleccione Guardar para cerrar el cajón extraíble.
37. Seleccione Publicar en la esquina inferior izquierda de la página para finalizar el proceso de aprobación.

Una vez completado, los usuarios podrán enviar sus aprobaciones .

Configurar la mensajería en varios idiomas

Puedes configurar las traducciones para los motivos de solicitud y denegación cuando selecciones "Lista personalizada" como tipo de respuesta. Para ello, sigue los pasos que se indican a continuación.

1. Seleccione Editar para el motivo que prefiera.
2. Actualizar el tipo de respuesta a Lista personalizada .
3. Agregar todos los mensajes de la lista personalizada.
4. Seleccione el selector de idioma en la esquina superior derecha del menú lateral y, a continuación, el idioma que prefiera.
5. A continuación, podrá introducir los mensajes de la lista personalizada para el idioma seleccionado.
6. Seleccione Guardar para guardar los cambios realizados.

Flujos de aprobación de reordenamiento

Es fundamental reordenar los flujos de aprobación según la jerarquía adecuada. Un mismo elemento puede estar sujeto a múltiples aprobaciones, por lo que el orden importa . Cuando se cumple la regla específica para ese elemento y esta se aplica a varias aprobaciones, el orden en que aparecen los flujos de aprobación determinará cuál se inicia.

Por ejemplo, tenemos dos flujos de aprobación:

• Aprobación n.° 1 Segmentación = El título del puesto contiene “Producto”
• Aprobación n.° 2: Selección de candidatos = El título del puesto contiene “Gerente”
  • Resultado: Al activar una tarea de "Gerente de producto", pasará por la Aprobación n.° 1 porque tiene prioridad sobre la n.° 2 en el orden del flujo de aprobación.

Por este motivo, es posible que sea necesario ajustar el orden de los flujos de aprobación para tener en cuenta esta situación. Para ello, seleccione el menú de acciones de cualquier flujo y, a continuación, haga clic en Reordenar en su menú desplegable.

Se abrirá una ventana emergente donde podrá hacer clic en el icono de reorganización de los flujos preferidos y arrastrar y soltar los flujos individuales en el orden deseado. A continuación, seleccione Guardar para finalizar el orden de los flujos de aprobación.

Gestionar los flujos de aprobación

Los flujos de aprobación se pueden editar, desactivar o eliminar por completo desde la sección Flujos de aprobación . Para obtener más información sobre esta funcionalidad, consulte las siguientes acciones de la lista de flujos de aprobación .

Ver empleo / ofertas dirigidas a

Al seleccionar un flujo de aprobación y, a continuación, la casilla que contiene el número total de trabajos/ofertas objetivo ( Paradox Jobs habilitado) o el botón Ver ofertas objetivo ( ATS externo habilitado), se abrirá un panel lateral con todos los elementos objetivo.

Ver empleos específicos

Al hacer clic en la casilla que contiene el número total de trabajos seleccionados, se abrirá un menú desplegable con todos los trabajos seleccionados, según el flujo de aprobación.

Ver ofertas personalizadas

Reglas de selección de objetivos

En este panel, puedes colocar el cursor sobre cualquier elemento seleccionado y, a continuación, hacer clic en el icono "Ver selección" que aparece al final de su fila. Esto mostrará las reglas de selección del elemento en una ventana emergente.

Ubicaciones objetivo

Si aparece más de una ubicación para un artículo específico, puede colocar el cursor sobre el valor del artículo en la columna Ubicación para ver una lista de todas las ubicaciones seleccionadas.

Permisos del aprobador

Asegúrese de que todos los aprobadores tengan acceso tanto a la sección de Solicitudes de aprobación de la página de Aprobaciones como al producto correspondiente (Empleos/Ofertas).

Errores de permisos

Si se selecciona a un usuario como aprobador que no tiene acceso a las solicitudes de aprobación de ese producto, aparecerá una notificación con un punto rojo en el botón # Aprobadores del Generador de flujos de aprobación.

Al hacer clic aquí, se resaltarán en rojo los usuarios que no tienen acceso, junto con un icono de advertencia.