Les modèles d'étapes clés sont des modèles prédéfinis pour les cas d'utilisation courants d'étapes clés, qui peuvent servir de base à ces communications.

Configuration

Cette fonctionnalité sera activée automatiquement par défaut.

Créer une communication à partir d'un modèle

Étape n° 1 : Utiliser un modèle

Vous pouvez créer une communication d'étape importante et utiliser un modèle en effectuant l'une des actions énumérées ci-dessous.

• Sélectionnez le bouton « Créer maintenant » situé à côté du modèle souhaité sur la page d’accueil « Communications ». 
  
  
   
• Dans la section Modèles de la page Communications, cliquez sur le menu d'actions (ou les points de suspension) d'un modèle, puis sélectionnez Utiliser le modèle pour l'utiliser. 
  
  
   
• Créez une communication d'étape clé et sélectionnez un modèle dans la section Configuration de l'étape clé lorsque l'option Utiliser un modèle est sélectionnée. 
  
  
   
• Première utilisation d'un modèle : lors de la première utilisation d'un modèle, vous pouvez cliquer dans la zone du modèle pour la développer, puis sélectionner le bouton « Créer maintenant » dans la section « Modèles » . 
  
  
   

Étape n° 2 : Examiner et envoyer la communication

Une fois un modèle sélectionné, le message sera prérempli. L' utilisateur peut personnaliser entièrement le contenu du modèle , mais le contenu par défaut configuré dans son compte sera également fourni. Une fois toutes les modifications effectuées, envoyez le message. Cliquez ici pour en savoir plus sur les champs du générateur de messages.

Certains modèles, tels que les modèles d'enquête d'arrivée et de sortie, offrent également la possibilité de personnaliser le délai initial de communication.

En cliquant sur la pilule de délai dans la phrase Configuration de l'étape clé , vous pouvez ensuite définir le délai.

 

Modifier les communications créées à partir de modèles

Tant qu'une communication n'a pas été envoyée , elle peut être modifiée. Actuellement, seuls les utilisateurs disposant des droits d'accès complets aux étapes clés et à l'autorisation « Modifier l' accès à toutes les communications relatives aux étapes clés » peuvent modifier n'importe quelle étape clé. Les utilisateurs ne disposant pas de l'autorisation « Modifier l'accès à toutes les communications relatives aux étapes clés » peuvent uniquement modifier les communications qu'ils créent. Ces utilisateurs peuvent également avoir accès aux modèles.

• Remarque : Si un utilisateur ne dispose d’aucun droit de modification sur toutes les communications d’étape et d’aucun accès aux modèles , il pourra uniquement consulter ou dupliquer une communication. Les actions de modification, de duplication, d’archivage et de suppression seront impossibles.

Modifier/dupliquer les communications avec un modèle désactivé

Si un utilisateur modifie une communication créée à partir d'un modèle désactivé, ce dernier restera sélectionné par défaut, mais il devra ensuite choisir un modèle actif. Seuls les modèles actifs s'afficheront dans le sélecteur de modèles.

Modèles de vue mis en service

Une fois un modèle utilisé, vous pouvez consulter les communications qui l'emploient en cliquant sur sa case dans la liste des modèles d'étapes clés . La case s'agrandira pour afficher toutes les communications utilisant ce modèle.

• Remarque : Dès qu'au moins six communications auront utilisé un modèle, la zone de ce modèle inclura une barre de défilement permettant d'afficher les communications supplémentaires.

En survolant une communication spécifique, en sélectionnant son menu d'actions ou ses points de suspension, puis en sélectionnant Afficher, la communication s'ouvrira dans un tiroir coulissant pour que vous puissiez la consulter.

Liste des actions du modèle d'étape

Vous pouvez effectuer des actions à la fois sur le modèle d'étape clé et sur les communications qui utilisent ce modèle.

Actions du modèle

Dans la liste des modèles d'étapes clés , cliquez sur le menu d'actions (ou les points de suspension) du modèle souhaité. Un menu déroulant s'affiche alors, vous permettant d'effectuer les actions disponibles, notamment :

• Utiliser le modèle (cette procédure est décrite ci-dessus lors de la création d'une nouvelle communication)
• Modifier le modèle
• Désactiver le modèle

Modifier le modèle

Les utilisateurs disposant d'un accès complet aux modèles pourront personnaliser le contenu par défaut stocké dans chaque modèle.

Les communications futures utilisant ce modèle enregistré seront préremplies pour correspondre à la version la plus récente du modèle.

 

En sélectionnant simplement l'action Modifier le modèle dans le menu d'actions du modèle, l'utilisateur verra une version modifiée du générateur de communications Milestone où il pourra personnaliser le contenu par défaut préchargé lorsqu'un modèle est utilisé pour créer une nouvelle communication.

Désactiver le modèle

Désactiver un modèle empêchera son utilisation dans l'éditeur et son affichage sur la page d'accueil Communications. Une fois désactivé dans la liste des modèles d'étapes clés , une section « Modèles désactivés » s'affichera en bas de cette liste.

actions de communication du modèle

Lorsque vous sélectionnez une communication dans la liste des modèles d'étapes clés, vous pouvez survoler une communication et cliquer sur son menu d'actions (les points de suspension) pour afficher la liste des actions disponibles. Celles-ci incluent :

• Afficher – Cette option ouvrira un panneau latéral contenant les détails de la communication, vous permettant de consulter le contenu envoyé et les réponses reçues. Cliquez ici pour en savoir plus.
• Modifier – Cette option s'affiche pour les brouillons. Cliquez dessus pour accéder à l'éditeur de communication et poursuivre la modification. Cliquez ici pour en savoir plus.
  • Remarque : Si vous modifiez une communication utilisant un modèle désactivé, l’outil de création de communications s’ouvrira avec ce modèle sélectionné. Vous pourrez alors choisir un nouveau modèle actif.
• Dupliquer – Cette action créera une copie du message et ouvrira l’éditeur de communication, où vous pourrez le modifier et l’envoyer. Cliquez ici pour en savoir plus.
  • Remarque : Si vous modifiez une communication utilisant un modèle désactivé, l’outil de création de communications s’ouvrira avec ce modèle sélectionné. Vous pourrez alors choisir un nouveau modèle actif.

• Partager – Cette fonction vous permet de copier et de partager un lien avec d'autres utilisateurs de votre organisation. Ce lien contient les éléments clés de votre communication. Cliquez ici pour en savoir plus.
• Archiver – Cette fonction empêche l'envoi d'une communication déjà diffusée à au moins un employé ou permet de désencombrer les listes de diffusion de la page Communications. Cliquez ici pour en savoir plus.

Autorisations

L'accès ci-dessous autorise certaines actions lors de l'utilisation de modèles :

• L'accès complet aux modèles permet aux utilisateurs de les modifier, de les désactiver et de les utiliser. Ils peuvent également consulter la section Modèles .
• L'accès aux modèles permet aux utilisateurs de consulter la section Modèles . S'ils disposent d'un accès complet à Milestone Communication , ils peuvent également utiliser les modèles.
• L'absence d'accès aux modèles empêche les utilisateurs de consulter la section Modèles ou d'utiliser les modèles.

Autorisations recommandées

Utilisateurs administrateurs

• Accès complet aux communications de Milestone
• Accès complet aux modèles
• Accès complet à la modification de toutes les communications importantes

Les gestionnaires

• Accès aux communications de Milestone
• Afficher l'accès aux modèles
• Aucun accès à la modification de tous les documents d'étape.

FAQ