Vous pouvez archiver une communication afin d'arrêter l'envoi d'une communication déjà envoyée à au moins un employé ou de désencombrer les listes de communication.

Communications avec la fonctionnalité d'archivage

La fonctionnalité d'archivage s'applique à certains statuts et communications. Ceux-ci sont détaillés ci-dessous.

logique d'archive

En règle générale, lorsqu'une communication est archivée, le système cesse immédiatement d'envoyer du contenu et de recueillir des réponses de nouveaux utilisateurs , quelle que soit la quantité de contenu restant à envoyer. Cependant, dans certains cas, l'utilisateur peut encore avoir accès au contenu d'une communication archivée et y répondre par SMS ou via le tableau de bord, si cette option est activée pour cette communication.

SMS

Lorsqu'une communication est archivée, l'utilisateur conserve l'accès au dernier contenu qui lui a été envoyé, car celui-ci est enregistré sur son téléphone. En règle générale, le système attend que l'utilisateur réponde à ce contenu avant de l'informer de l'archivage de la tâche. Quel que soit le type de contenu initialement envoyé, le système n'enverra plus aucun autre élément de cette communication à l'utilisateur après l'avoir informé de son archivage.

Messages archivés

• Message / Média / Question / Sondage – Votre assistant AI répondra à l’utilisateur par le message suivant : « Cette tâche a été archivée et ne peut plus être effectuée. »
• Document à remplir / Document non remplissable – Dès l'archivage de la communication, les liens vers ces documents seront désactivés. Si un employé clique dessus, il sera redirigé vers une page « Contenu introuvable » .

Tableau de bord

Lorsqu'une communication est archivée, les employés qui l'ont reçue peuvent encore accéder au dernier contenu qui leur a été envoyé, selon qu'ils consultent ou non leur tableau de bord au moment de l'archivage.

L'utilisateur ne consulte pas son tableau de bord.

Si l'employé n'est pas connecté à son tableau de bord au moment de l'archivage de la tâche, celle-ci sera immédiatement supprimée.

Les anciens courriels contenant un lien vers cette tâche archivée redirigeront toujours l'utilisateur vers le tableau de bord ; cependant, lorsqu'il arrivera sur le tableau de bord, une fenêtre modale l'informera que la tâche a été archivée et n'est plus accessible.

L'utilisateur consulte son tableau de bord mais ne répond pas activement.

Si l'utilisateur se trouve actuellement sur son tableau de bord mais ne répond pas à la tâche archivée, celle-ci sera immédiatement supprimée. Un message l'informera de l'archivage de la tâche, sans toutefois divulguer d'informations la concernant, car elles pourraient être sensibles.

L'utilisateur consulte son tableau de bord et y répond activement.

• Remarque : Cette expérience peut être légèrement différente selon le type de contenu auquel l'utilisateur répondait lorsqu'il a été interrompu.

expériences de contenu médiatique

Message / Média / Question

Même déroulement que ci-dessus.

Document à remplir

Si la communication est archivée avant que l'utilisateur n'ouvre le document, le système affichera immédiatement la fenêtre modale « Tâche archivée » . Une fois cette fenêtre fermée, les boutons de la fiche de tâche seront remplacés par l'étiquette « Tâche archivée » et la fiche du document dans le panneau de discussion sera mise à jour pour indiquer son état archivé.

Si l'employé a déjà ouvert le document au moment de l'archivage de la communication, le système l'interrompra dès que l'archivage sera effectif . La fenêtre modale « Tâche archivée » s'affichera par-dessus la fenêtre modale du document. Fermer cette fenêtre modale entraînera également la fermeture de la fenêtre modale du document, et la fiche dans le menu de discussion sera mise à jour pour informer l'utilisateur de l'archivage de la tâche.

La fiche de document restera dans cet état pour toutes les futures fenêtres de discussion, par exemple si un responsable ouvre le profil de cet employé pour consulter l'historique des conversations. La tâche archivée sera supprimée après quelques secondes.

Document non remplissable

Si la communication est archivée avant que l'utilisateur n'ouvre le document, la fenêtre modale « Tâche archivée » s'affiche immédiatement. Une fois la fenêtre fermée, les boutons de la fiche de tâche sont remplacés par l'étiquette « Tâche archivée » et la fiche du document dans le menu de discussion est mise à jour pour refléter son état archivé. Ce principe est identique à celui appliqué aux documents remplissables.

Si l'utilisateur a déjà ouvert le document au moment de l'archivage de la communication, il sera interrompu par l'affichage de la fenêtre modale « Tâche archivée » , la mise à jour du panneau de discussion avec la bannière « Archivé » , le remplacement des boutons sur la fiche de tâche, puis la suppression de la tâche. Bien que ce comportement soit très similaire à celui des documents remplissables, une différence majeure réside dans le fait que, lors de l'affichage de la fiche de document dans la discussion, celle-ci apparaîtra à l'état « Terminé » (et non « Archivé » ), puisque l'utilisateur a pu consulter le document avant son archivage.

Enquête

L'employé sera interrompu au moment de l'archivage de la communication. Il ne pourra plus répondre à la question en cours. Toutes ses réponses aux questions auxquelles il a répondu avant l'archivage seront conservées.

Consulter les communications archivées

Une fois archivée, une communication sera retirée de sa liste actuelle et déplacée vers la liste des communications archivées correspondant à son type (ponctuelle ou importante).

Vous pouvez consulter les communications archivées en cliquant sur la communication dans la liste et en affichant ses détails dans un panneau coulissant.

Autorisations

Pour mettre à jour les communications, l'utilisateur doit d'abord se voir attribuer un rôle disposant d'un accès complet aux communications . De plus, il doit avoir les autorisations nécessaires pour modifier chaque communication. Ces autorisations varient selon le type de communication.

• Usage unique – Seuls le créateur original de la communication et les administrateurs Paradox peuvent archiver la communication.
• Étape clé – Actuellement, tout utilisateur peut les modifier. En effet, le public cible de l'étape clé évolue constamment en fonction des règles de configuration.