La section « Détails de l’embauche » de l’onglet « Candidatures » du profil d’un candidat comprend tous les formulaires envoyés, en cours et/ou remplis par le candidat ou téléchargés pour/par le candidat.

Logique de section

• Des mesures de sécurité peuvent être mises en place pour garantir une meilleure protection des documents des candidats. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces mesures et leurs conséquences.
• Lorsque les documents W4 téléchargés sont ouverts à partir du profil du candidat, les détails peuvent être consultés, modifiés ou supprimés, mais les modifications ne seront pas enregistrées dans le formulaire initialement soumis par le candidat.
• Si du texte d'affichage est ajouté à un formulaire, il n'apparaîtra pas dans la section « Détails de l'embauche » du profil du candidat lors de la prévisualisation du formulaire. Ce texte sera visible uniquement si vous téléchargez le formulaire.
• Le système gère automatiquement les versions des documents. Lorsqu'une nouvelle version est créée, elle remplace la précédente dans la section Fichiers . Les versions précédentes sont automatiquement archivées et peuvent être consultées grâce à la fonction d'aperçu.
• FORMULAIRES DESTINÉS À PLUSIEURS DEVISEURS (ex. : candidat et responsable du recrutement) : Le document restera incomplet tant que tous les champs obligatoires n’auront pas été remplis par tous les destinataires. Même si une seule partie remplit sa section, le formulaire ne sera considéré comme complet que lorsque toutes les parties concernées l’auront soumis. Une mention « Incomplet » a été ajoutée afin de rendre ce statut plus visible dans le système, notamment dans la vue « Tous les fichiers » .
  • Remarque : Si vous voyez une date limite d'achèvement mais que le fichier est marqué comme incomplet, vérifiez si tous les publics requis ont soumis leurs sections.

Ajouter des formulaires

Vous pouvez ajouter des formulaires supplémentaires à tout moment en sélectionnant + Ajouter dans le coin supérieur droit de cette section, puis, dans la fenêtre modale qui s'ouvre, en saisissant un nom pour le fichier, en téléchargeant le fichier, puis en sélectionnant Ajouter .

• Remarque : selon la configuration de votre compte, un menu déroulant peut apparaître en premier, proposant l’option « Télécharger un document » pour les utilisateurs ou « Remplir un formulaire » pour les employés.

Sous-section Fichiers

La section « Fichiers » de la fiche de candidature présente l'activité documentaire la plus récente du candidat. Cette section s'affiche uniquement si le candidat a au moins un document complété. Les documents sont affichés par ordre chronologique inverse, les plus récents apparaissant en premier.

Consulter les fichiers

Pour consulter un fichier de cette section, cliquez dessus. Si le fichier n'apparaît pas immédiatement, sélectionnez « Afficher tous les fichiers » pour ouvrir la fenêtre modale contenant l'historique complet des documents du candidat. Vous pourrez alors rechercher des fichiers, en télécharger, filtrer par type de fichier ou trier par date (de dernière activité) ou par ordre alphabétique .

Actions sur les fichiers

Lors de la visualisation des fichiers en mode aperçu, un bouton « …Plus » s’affiche dans le coin supérieur droit et vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• Marquer comme contenu sensible – Le contenu de ce document sera flouté pour vous et/ou les autres utilisateurs. Cliquez ici pour en savoir plus sur le floutage de contenu.
• Télécharger – Ceci vous permettra de télécharger le document.
• Supprimer – Cela vous permettra de supprimer le document.

Fichiers épinglés

Vous remarquerez peut-être des fichiers épinglés dans la section « Fichiers » de chaque candidat. Ces fichiers ont été épinglés par l'administrateur de votre entreprise/compte afin de vous permettre, ainsi qu'à votre équipe, de consulter facilement les documents de recrutement les plus pertinents pour un candidat. Si vous souhaitez les modifier ou si vous êtes administrateur et souhaitez épingler des fichiers, cliquez ici pour plus d'informations.

Consulter les formulaires en cours

Les utilisateurs ayant accès aux profils des candidats peuvent consulter les formulaires en cours de traitement des candidats dans cette section. Cliquez ici pour en savoir plus.

Télécharger les formulaires de candidature et les documents téléchargés/PDF remplissables

Vous pouvez télécharger les formulaires et les documents individuellement ou en lot. Ainsi, vous et votre équipe pouvez télécharger les fichiers au format souhaité, selon vos besoins. Cliquez ici pour en savoir plus.

Formulaires d'employés ad hoc

Les utilisateurs peuvent remplir un formulaire d'employé depuis le profil du candidat à tout moment du processus de recrutement afin de fournir à l'équipe de recrutement des informations complémentaires sur le candidat et de faciliter la prise de décision finale. Cliquez ici pour en savoir plus.