Los usuarios con acceso completo al permiso de Plantillas de eventos pueden crear plantillas que sirvan de base para nuevos eventos en el sistema. Estas plantillas ayudan a los usuarios a crear eventos de forma más eficiente.

Para crear una nueva plantilla de evento, siga los siguientes pasos.

1. Seleccione Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y, a continuación, Configuración en su menú desplegable.
2. Cuando se abra la página de Configuración, seleccione Plantillas de eventos en la sección Eventos y Campus .
3. Seleccione + Crear nueva plantilla en la esquina superior derecha de la página.
4. Se abrirá una ventana modal donde podrá hacer clic en el tipo de plantilla .
5. En la esquina inferior derecha, seleccione Siguiente .
6. Seleccione Presencial o Virtual para su plantilla.
7. En la esquina inferior derecha de la ventana modal, seleccione Crear plantilla .

Sección de resumen

8. Cuando se abra la nueva plantilla, introduzca el nombre de la plantilla .
9. Seleccione la categoría de informe del evento o la categoría de informe para esta plantilla de evento.
10. Ingrese la ubicación y el nombre del lugar para un evento de contratación presencial. Si crea un evento de contratación virtual, estos campos no se mostrarán.
    • Ubicación del evento : Esta es la dirección física del evento. Esta dirección se compartirá tanto con los candidatos como con los empleados. Al agregar la ubicación del evento , el sistema generará automáticamente los resultados y le permitirá seleccionar uno de ellos o agregar manualmente su propia dirección y nombre del lugar.
    • Nombre del lugar : Este es el nombre de la dirección.
11. Si se trata de un evento de Campus, puede activar la opción correspondiente . Esta opción solo aparecerá si la cuenta tiene Campus habilitado y el evento que está creando cuenta con la configuración de Campus correcta. Al activarla, se mostrará un selector donde podrá elegir un campus.
    • Nota: Cuando esté habilitada, haga clic aquí para obtener más información sobre cómo configurar plantillas para eventos del campus.
12. Seleccione Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de empleos

La sección de Empleos permanecerá desactivada hasta que se utilice esta plantilla para crear un nuevo evento.

Sección de equipo

En esta sección puedes agregar miembros del equipo a la plantilla del evento. Para ello,

13. Haz clic en el campo "Agregar miembros del equipo del evento" .
14. Seleccione el/los miembro(s) del equipo que prefiera de la lista desplegable que se abre.
    • Nota: Se puede añadir cualquier número de miembros al equipo en la plantilla.
15. Seleccione Agregar miembros del equipo .
16. Actualizar los roles de los miembros del equipo seleccionados, si corresponde. Los empleados que tienen acceso de visualización a los eventos no pueden actualizar sus roles . Los roles disponibles incluyen:
    • Gestor : Los gestores pueden interactuar con los candidatos durante el evento y pueden editar el mismo.
    • Embajador : Los embajadores/facilitadores pueden interactuar con los candidatos durante el evento, pero no pueden editarlo. Los empleados seleccionados tendrán este rol por defecto.
17. Seleccione Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de programación

En esta sección puede configurar las sesiones de eventos. Para ello,

18. Seleccione + Crear nueva sesión en el centro de la página.
19. Seleccione el tipo de sesión y configure sus sesiones. Las opciones incluyen:
    • En persona
      • Entrevistas programadas : Siga este proceso para crear sesiones de entrevistas programadas. Al agregar entrevistadores a una sesión, el sistema no consultará el calendario conectado del empleado. Una vez agregados, se mostrará una tarjeta de Sesión de entrevista para dicha sesión.
      • Sesión de evento : Siga este proceso para crear sesiones de evento. Una vez añadida, se mostrará una tarjeta de sesión de evento para la sesión.
    • Virtual
      • Entrevistas virtuales programadas : Siga este proceso para crear sesiones de entrevistas virtuales programadas. Una vez añadida, aparecerá una tarjeta de sesión de entrevista para dicha sesión.
      • Transmisión de video en vivo : Este tipo de sesión se puede utilizar como una sesión de evento virtual. Al agregarla, se mostrará una tarjeta de transmisión de video en vivo para la sesión.
      • Cabina de chat virtual : Este tipo de sesión permite a los candidatos participar en una experiencia virtual y conversar con los miembros del equipo como si estuvieran en una cabina de chat. Al crear una sesión de cabina de chat, no se podrán crear otros tipos de sesión. Al añadirla, aparecerá una tarjeta de cabina de chat virtual para la sesión.
        
        • Nota: Las sesiones de entrevista se mostrarán en el orden en que fueron creadas. Además, un icono de marca de verificación indica Verdadero y un icono de X indica Falso .
20. Una vez creada la primera sesión, se mostrará un horario. Seleccione el intervalo de tiempo para la siguiente sesión y repita el paso n.° 2.
21. Edita, duplica o elimina sesiones. Puedes realizar las siguientes acciones, según sea necesario:
    • Editar : Para editar una sesión, simplemente haga clic en la tarjeta de la sesión y realice los cambios necesarios.
    • Duplicar : Para duplicar una sesión, simplemente haga clic en el menú de acciones de la tarjeta de sesión, o en los puntos suspensivos, y luego seleccione Duplicar en su menú desplegable.
      • Nota: No se pueden duplicar las sesiones de Chat Booth.
    • Eliminar : Para eliminar una sesión, simplemente haga clic en el menú de acciones de la tarjeta de sesión, o en los puntos suspensivos, y luego en Eliminar en su menú desplegable.
22. Seleccione Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de registro

En la sección de Registro puedes configurar los detalles relacionados con la inscripción al evento.

23. Seleccione si este evento será privado o público .
    • Nota: Si se selecciona evento privado solo por invitación , establezca la hora de cierre de inscripción y/o el límite de inscripciones y pase al paso n.° 10.
24. En la sección de Registro Previo al Evento, la opción "Permitir registro previo al evento" estará seleccionada de forma predeterminada para que los candidatos puedan registrarse antes de que comience el evento. Si no desea habilitar esta función, desactive esta opción y vaya al paso 6.
    • Nota: Todas las opciones de Valor Inicial estarán disponibles para su selección; sin embargo, al seleccionar Trabajo Asignado , no podrá seleccionar un trabajo en el menú desplegable Entrada . Además, la sección Establecer Estado del Candidato no se puede configurar.
25. Seleccione la conversación que los candidatos utilizarán al preinscribirse en el evento.
26. Seleccione + Agregar resultado de registro y agregue resultados adicionales para esta conversación.
27. Establezca la hora de cierre de inscripciones y/o el límite de inscripciones.
28. Si desea permitir que los candidatos se registren para el evento en el mismo, seleccione Permitir registro presencial .
    • Nota: Todas las opciones de Valor Inicial estarán disponibles para su selección; sin embargo, al seleccionar Trabajo Asignado , no podrá seleccionar un trabajo en el menú desplegable Entrada . Además, la sección Establecer Estado del Candidato no se puede configurar.
29. Seleccione la conversación que los candidatos utilizarán al registrarse para el evento presencial.
30. Haz clic en + Agregar resultado de registro y agrega resultados adicionales para esta conversación.
31. En la sección Cerrar inscripción presencial , establezca la fecha y la hora en que los candidatos ya no podrán completar la inscripción presencial seleccionando las siguientes opciones:
    • Fecha y hora de finalización del evento
    • 1 hora después del evento
    • 12 horas después del evento
    • 24 horas después del evento
    • Establecer fecha y hora específicas
      • Nota: Cuando se selecciona esta opción, se utiliza por defecto la fecha y hora de finalización del evento, pero puede personalizarla según sus necesidades.
32. Haz clic en Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de herramientas

Esta sección le permite utilizar herramientas adicionales para mejorar la experiencia del evento.

33. Configure todas las herramientas que prefiera. Estas herramientas se describen a continuación.
34. Active la opción "Inactivo" en la esquina superior izquierda de la página para marcar esta plantilla como activa . De esta forma, otros empleados podrán usarla hasta que se desactive.
35. Haz clic en Listo para finalizar la plantilla.

Los eventos de contratación presenciales contarán con las siguientes herramientas adicionales:

• Herramientas previas al evento
  • Página de inicio del evento (No disponible para eventos privados)
    • Carga de archivos multimedia
  • Documentos de preparación del evento
  • Números de teléfono para antes del evento (no disponibles para eventos privados)
    • Nota : Los números de teléfono de eventos ya existentes aparecerán como números de teléfono previos al evento.
  • Atención a los candidatos al evento
    • Nota: Si no se selecciona la opción de Registro previo al evento en el paso de Registro , solo se mostrará la sección de Preguntas y respuestas para candidatos al evento.
  • Personalización de notificaciones de eventos
• Herramientas en el sitio
  • Números de teléfono del recinto (no disponibles para eventos privados)
    • Nota: Si no se selecciona la opción de Registro Previo al Evento en el paso de Registro , los números de teléfono del lugar del evento no estarán disponibles.
  • Evaluaciones de candidatos
• Herramientas posteriores al evento
  • Encuestas de eventos (si están habilitadas)

Los eventos de contratación virtual contarán con las siguientes herramientas adicionales:

• Herramientas previas al evento
  • Página de inicio del evento (No disponible para eventos privados)
    • Carga de archivos multimedia
  • Números de teléfono para antes del evento (no disponibles para eventos privados)
  • Preguntas y respuestas para los candidatos al evento
  • Personalización de notificaciones de eventos
• Herramientas posteriores al evento
  • Encuestas de eventos (si están habilitadas)

Los eventos de orientación contarán con las siguientes herramientas adicionales:

• Preguntas y respuestas para los candidatos al evento
• Documentos de preparación para la orientación
• Personalización de notificaciones de eventos

Antes de hacer clic en Listo al crear una plantilla nueva o editar una existente, podrá activarla o desactivarla. Por defecto, las plantillas nuevas están inactivas , pero al activar esta opción, la plantilla se marcará como activa y estará disponible para su uso.