Se pueden crear plantillas de eventos desde la página Eventos y le permiten aplicar configuraciones y descripciones preconfiguradas a un nuevo evento.

Casos de uso

• Contratación de equipos que quieran organizar eventos no recurrentes con descripciones y valores similares.

Navegación

Puede navegar a la sección Plantillas de eventos de la página Eventos de una de dos maneras:

• Haciendo clic en el botón Configuración de eventos en la parte inferior del panel izquierdo de la página Eventos. 
  
  
   
• Haga clic en Plantillas de eventos en la sección Eventos y campus de la página Configuración. 
  
  

Sección de plantillas de eventos

La sección Plantillas de Eventos se encuentra dentro de la página Eventos. Desde aquí, puedes buscar plantillas existentes o crear nuevas.

Tarjetas de plantilla de eventos

Cada tarjeta de plantilla de evento muestra la siguiente información:

• Nombre de la plantilla : el nombre de la plantilla.
• Tipo de evento : El tipo de evento. Las opciones incluyen:
  • Evento de contratación
  • Orientación
• Tipo de lugar del evento : El tipo de lugar del evento. Las opciones incluyen:
  • En persona
  • Virtual
• Última edición : la fecha y la persona que actualizó esta plantilla por última vez.
• Cantidad de uso : la cantidad de veces que se utilizó esta plantilla para crear un nuevo evento.
• Estado : El estado de la plantilla de evento. Las opciones incluyen:
  • Activo : la plantilla está disponible para usarse al crear nuevos eventos.
  • Inactivo : la plantilla no está disponible para usarse al crear nuevos eventos.
    • Nota: El estado se puede actualizar activando o desactivando la configuración junto al estado indicado. 
      
      
• Menú de acciones : esto abrirá un menú que incluye las siguientes opciones:
  • Duplicar : esto hará una copia de la plantilla del evento.
  • Eliminar : Confirmará la eliminación de esta plantilla de evento. Solo se pueden eliminar las plantillas que no se hayan utilizado para crear un nuevo evento.

Crear una plantilla de evento

Para crear una nueva plantilla de evento, complete los siguientes pasos.

1. Vaya a la sección Plantillas de eventos .
2. Haga clic en + Crear nueva plantilla en la esquina superior derecha de la página.
3. Se abrirá un modal donde podrás hacer clic en el Tipo de plantilla .
4. En la esquina inferior derecha, seleccione Siguiente . 
   
5. Seleccione En persona o Virtual para su plantilla.
6. En la esquina inferior derecha del modal, seleccione Crear plantilla .

Sección de descripción general

7. Cuando se abra la nueva plantilla, ingrese el nombre de la plantilla .
8. Elija la categoría de informes de eventos o la categoría de informes para esta plantilla de evento.
9. Ingrese la ubicación y el nombre del lugar para un evento de contratación presencial. Si se crea un evento de contratación virtual, estos campos no se mostrarán.
   • Ubicación del lugar : Esta es la dirección física del evento. Esta dirección se compartirá con los candidatos y empleados. Al agregar una ubicación , el sistema completará automáticamente los resultados y le permitirá seleccionar un resultado de búsqueda o agregar manualmente su propia dirección y nombre del lugar.
   • Nombre del lugar : este es el nombre de la dirección.
10. Si se trata de un evento de Campus, puede activar el botón de Campus . Este botón solo debería aparecer si la cuenta tiene la opción Campus activada y el evento que está creando tiene la configuración correcta. Si está activado, se mostrará un selector donde podrá seleccionar un campus.
    • Nota: Cuando esté habilitado, haga clic aquí para obtener más información sobre cómo configurar plantillas para eventos del campus.
11. Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de empleos

La sección Trabajos estará deshabilitada hasta que se utilice esta plantilla para crear un nuevo evento.

Sección de equipo

En esta sección puedes agregar miembros del equipo a la plantilla de evento. Para ello,

12. Haga clic en el campo Agregar miembros del equipo del evento .
13. Seleccione el/los miembro(s) del equipo preferido(s) de la lista desplegable que se abre.
    • Nota: Se puede agregar cualquier número de miembros del equipo a la plantilla.
14. Haga clic en Agregar miembros del equipo .
15. Actualice los roles de los miembros del equipo seleccionados, si corresponde. Los empleados con acceso de visualización a los eventos no pueden actualizar sus roles . Los roles disponibles incluyen:
    • Gerente : los gerentes pueden interactuar con los candidatos durante el evento y pueden editarlo.
    • Embajador : Los embajadores/facilitadores pueden interactuar con los candidatos durante el evento, pero no pueden editarlo. Algunos empleados tendrán este rol por defecto.
16. Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de programación

En esta sección puedes configurar las sesiones de eventos. Para ello,

17. Haga clic en el botón + Crear nueva sesión en el medio de la página.
18. Seleccione el tipo de sesión y configure sus sesiones. Las opciones incluyen:
    • En persona
      • Entrevistas programadas : Siga este proceso para crear sesiones de entrevistas programadas. Al agregar entrevistadores a una sesión, el sistema no consultará el calendario conectado del empleado. Al agregarlos, se mostrará una tarjeta de sesión de entrevista para la sesión. 
        
        
         
      • Sesión de Evento : Sigue este proceso para crear sesiones de evento . Al agregarlas, se mostrará una tarjeta para la sesión. 
        
        
         
    • Virtual
      • Entrevistas Virtuales Programadas : Siga este proceso para crear sesiones de Entrevistas Virtuales Programadas. Al agregarlas, se mostrará una tarjeta de sesión de entrevista para la sesión. 
        
        
         
      • Transmisión de video en vivo : este tipo de sesión puede usarse como evento virtual. Al agregarla, se mostrará una tarjeta de transmisión de video en vivo para la sesión. 
        
        
         
      • Cabina de Chat Virtual : Este tipo de sesión permite a los candidatos acceder a una experiencia virtual y conversar con miembros del equipo como si estuvieran en una cabina de chat. Al crear una sesión de Cabina de Chat, no se podrán crear otros tipos de sesión. Al agregarla, se mostrará una tarjeta de Cabina de Chat Virtual para la sesión. 
        
        
        
        
        • Nota: Las sesiones de entrevista se mostrarán en el orden en que se crearon. Además, una marca de verificación indica "Verdadero" y una x indica "Falso" .
19. Una vez creada la primera sesión, se mostrará un horario. Seleccione el horario de la siguiente sesión y repita el paso 2.
20. Editar, duplicar o eliminar sesiones. Puede realizar las siguientes acciones, según sea necesario:
    • Editar – Para editar una sesión, simplemente haga clic en la tarjeta de la sesión y realice los cambios necesarios.
    • Duplicar : para duplicar una sesión, simplemente haga clic en el menú de acciones de la tarjeta de sesión, o en los puntos suspensivos, y luego en Duplicar en su menú desplegable.
      • Nota: No es posible duplicar sesiones de Chat Booth.
    • Eliminar : para eliminar una sesión, simplemente haga clic en el menú de acciones de la tarjeta de sesión, o en los puntos suspensivos, y luego en Eliminar en su menú desplegable. 
      
      
       
21. Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de registro

La sección de Registro es donde puedes configurar detalles sobre el registro del evento.

22. Seleccione si este evento será un evento privado o público.
    • Nota: Si se selecciona un evento privado solo por invitación , configure el tiempo de registro de cierre y/o el límite de registro y avance al paso n.° 10.
23. En la sección Registro previo al evento , la opción "Permitir registro previo al evento" estará seleccionada por defecto para que los candidatos puedan registrarse antes del evento. Si no desea habilitar esta opción, desmarque esta opción y vaya al paso 6.
    • Nota: Todas las opciones de Valor Inicial estarán disponibles; sin embargo, al seleccionar Trabajo Asignado , no podrá seleccionar un trabajo en el menú desplegable de Entrada . Además, la sección Establecer Estado de Candidato no se puede configurar.
24. Seleccione la conversación que utilizarán los candidatos al preinscribirse para el evento.
25. Haga clic en + Agregar resultado de registro y agregue resultados adicionales para esta conversación.
26. Establezca el tiempo de cierre de registro y/o el límite de registro.
27. Si desea permitir que los candidatos se registren para el evento en el mismo lugar, seleccione Permitir registro en el sitio .
    • Nota: Todas las opciones de Valor Inicial estarán disponibles; sin embargo, al seleccionar Trabajo Asignado , no podrá seleccionar un trabajo en el menú desplegable de Entrada . Además, la sección Establecer Estado de Candidato no se puede configurar.
28. Seleccione la conversación que utilizarán los candidatos al registrarse para el evento en el sitio.
29. Haga clic en + Agregar resultado de registro y agregue resultados adicionales para esta conversación.
30. En la sección Cerrar registro presencial , establezca la fecha y hora en que los candidatos ya no podrán completar el registro presencial seleccionando las siguientes opciones:
    • Fecha y hora de finalización del evento
    • 1 hora después del evento
    • 12 horas después del evento
    • 24 horas después del evento
    • Establecer fecha y hora específicas
      • Cuando se selecciona esta opción, la fecha y hora de finalización del evento se establecen de forma predeterminada, pero puede personalizarla según sus necesidades.
31. Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de esta sección.

Sección de herramientas

Esta sección le permite utilizar herramientas adicionales para apoyar la experiencia del evento.

32. Configure todas las herramientas preferidas. Estas herramientas se describen a continuación.
33. Active la opción "Inactiva" en la esquina superior izquierda de la página para marcar esta plantilla como Activa . Otros empleados podrán usarla hasta que se desactive.
34. Haga clic en Listo para finalizar la plantilla.

Los eventos de contratación presenciales contarán con las siguientes herramientas adicionales:

• Herramientas previas al evento
  • Página de destino del evento (no disponible para eventos privados)
    • Carga de medios
  • Documents de préparation de l'événement
  • Números de teléfono previos al evento (no disponibles para eventos privados)
    • Nota : Los números de teléfono de eventos existentes se enumerarán como números de teléfono previos al evento.
  • Atención al candidato para eventos
    • Nota: Si no se selecciona el Registro previo al evento en el paso de Registro , solo se mostrarán las preguntas y respuestas de los candidatos al evento.
  • Personalización de notificaciones de eventos
• Herramientas en el sitio
  • Números de teléfono en el sitio (no disponibles para eventos privados)
    • Nota: Si no se selecciona el Registro previo al evento en el paso de Registro , los números de teléfono del sitio no estarán disponibles.
  • Evaluaciones de candidatos
• Herramientas posteriores al evento
  • Encuestas de eventos (si están habilitadas)

Los eventos virtuales de contratación contarán con las siguientes herramientas adicionales:

• Herramientas previas al evento
  • Página de destino del evento (no disponible para eventos privados)
    • Carga de medios
  • Números de teléfono previos al evento (no disponibles para eventos privados)
  • Preguntas y respuestas de los candidatos al evento
  • Personalización de notificaciones de eventos
• Herramientas posteriores al evento
  • Encuestas de eventos (si están habilitadas)

Los eventos de orientación contarán con las siguientes herramientas adicionales:

• Preguntas y respuestas de los candidatos al evento
• Documentos de preparación para la orientación
• Personalización de notificaciones de eventos

Editar plantillas de eventos

Puede editar una plantilla de evento haciendo clic en la tarjeta Plantilla de evento desde la sección Plantillas de evento y luego editando cualquiera de sus detalles.

Duplicar o eliminar plantillas de eventos

Para duplicar o eliminar una plantilla de evento, simplemente haga clic en el menú de acciones de la tarjeta Plantilla de evento , o en los puntos suspensivos, y luego en la acción correspondiente.

• Nota: Solo se pueden eliminar las plantillas que no se hayan utilizado para crear un nuevo evento.

Activar/desactivar una plantilla

Antes de hacer clic en Listo al crear una plantilla nueva o editar una existente, podrá activarla o desactivarla. De forma predeterminada, las plantillas nuevas están inactivas , pero al activar esta opción, la plantilla se marcará como activa y estará disponible para su uso.

Si esta plantilla está marcada como Activa y desea desactivarla, simplemente desactívela y haga clic en Listo para guardar los cambios. Esta plantilla quedará inactiva y no estará disponible para los empleados.

También puedes activar o desactivar una plantilla desde su tarjeta. Simplemente activa o desactiva la configuración para actualizar su estado.