Les utilisateurs disposant d'un accès complet à l'autorisation « Modèles d'événements » peuvent créer des modèles d'événements servant de base aux nouveaux événements créés dans le système. Ces modèles permettent aux utilisateurs de créer des événements plus efficacement.

Pour créer un nouveau modèle d'événement, suivez les étapes suivantes.

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans le menu déroulant.
2. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, sélectionnez Modèles d'événements dans la section Événements et campus .
3. Sélectionnez « + Créer un nouveau modèle » dans le coin supérieur droit de la page.
4. Une fenêtre modale s'ouvrira où vous pourrez cliquer sur le type de modèle .
5. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Suivant .
6. Choisissez « En présentiel » ou « Virtuel » pour votre modèle.
7. Dans le coin inférieur droit de la fenêtre modale, sélectionnez Créer un modèle .

Section Vue d'ensemble

8. Lorsque le nouveau modèle s'ouvre, saisissez le nom du modèle .
9. Choisissez la catégorie de rapport d'événement, ou la catégorie de rapport pour ce modèle d'événement.
10. Veuillez indiquer le lieu et le nom de l'événement pour un forum de recrutement en présentiel. Ces champs ne s'afficheront pas pour un forum virtuel.
    • Lieu de l'événement : Il s'agit de l'adresse physique du lieu. Cette adresse sera communiquée aux candidats et aux employés. Lors de l'ajout d'un lieu , le système affichera automatiquement des résultats et vous permettra soit de sélectionner un résultat de recherche, soit d'ajouter manuellement votre adresse et le nom du lieu.
    • Nom du lieu : Il s'agit du nom de l'adresse.
11. S'il s'agit d'un événement Campus, vous pouvez activer l'option Campus . Cette option n'apparaît que si le compte a l'option Campus activée et si l'événement que vous créez est correctement configuré. Une fois activée, un sélecteur vous permettra de choisir un campus.
    • Remarque : Si cette option est activée, cliquez ici pour en savoir plus sur la configuration des modèles pour les événements du campus.
12. Sélectionnez « Suivant » dans le coin supérieur droit de cette section.

Section Emplois

La section « Emplois » sera désactivée jusqu’à ce que ce modèle soit utilisé pour créer un nouvel événement.

Section Équipe

C’est dans cette section que vous pouvez ajouter des membres à l’équipe au modèle d’événement. Pour ce faire,

13. Cliquez dans le champ Ajouter des membres à l'équipe de l'événement .
14. Sélectionnez le ou les membres de l'équipe de votre choix dans la liste déroulante qui s'affiche.
    • Remarque : Il est possible d'ajouter autant de membres d'équipe que nécessaire au modèle.
15. Sélectionnez Ajouter des membres à l'équipe .
16. Mettez à jour les rôles des membres de l'équipe sélectionnés, le cas échéant. Les rôles des employés ayant un accès en lecture seule aux événements ne peuvent pas être modifiés . Les rôles disponibles sont les suivants :
    • Responsable : Les responsables peuvent interagir avec les candidats pendant l'événement et peuvent le modifier.
    • Ambassadeur : Les ambassadeurs/animateurs peuvent interagir avec les candidats pendant l’événement, mais ne peuvent pas le modifier. Ce rôle sera attribué par défaut aux employés sélectionnés.
17. Sélectionnez « Suivant » dans le coin supérieur droit de cette section.

Section du calendrier

C’est dans cette section que vous pouvez configurer les sessions d’événements. Pour ce faire,

18. Sélectionnez « + Créer une nouvelle session » au milieu de la page.
19. Sélectionnez le type de session et configurez vos sessions. Les options incluent :
    • En personne
      • Entretiens planifiés : Suivez cette procédure pour créer des sessions d’entretiens planifiés. Lors de l’ajout d’intervieweurs à une session, le système ne consultera pas le calendrier connecté du candidat. Une fois ajoutés, une fiche « Session d’entretien » s’affichera pour cette session.
      • Session d'événement : Suivez cette procédure pour créer des sessions d'événement. Une fois la session ajoutée, une fiche correspondante s'affichera.
    • Virtuel
      • Entretiens virtuels planifiés : Suivez cette procédure pour créer des sessions d’entretiens virtuels planifiés. Une fois la session ajoutée, une fiche « Session d’entretien » s’affichera.
      • Diffusion vidéo en direct : ce type de session peut être utilisé comme session d’événement virtuel. Une fois ajoutée, une carte « Diffusion vidéo en direct » s’affichera pour la session.
      • Cabine de discussion virtuelle : Ce type de session permet aux candidats de participer à une expérience virtuelle et de converser avec les membres de l’équipe comme s’ils se trouvaient dans une cabine de discussion physique. Une fois une session de type « Cabine de discussion virtuelle » créée, il ne sera plus possible de créer d’autres types de sessions. Lorsqu’elle est ajoutée, une carte « Cabine de discussion virtuelle » s’affiche pour cette session.
        
        • Remarque : les sessions d’entretien s’afficheront dans l’ordre de leur création. De plus, une coche indique « Vrai » et une croix indique « Faux » .
20. Une fois la première session créée, un planning s'affichera. Sélectionnez la plage horaire de la session suivante, puis répétez l'étape 2.
21. Modifiez, dupliquez ou supprimez des sessions. Vous pouvez effectuer les actions suivantes, selon vos besoins :
    • Modifier : Pour modifier une session, il suffit de cliquer sur la fiche de session et d'apporter les modifications nécessaires.
    • Dupliquer : Pour dupliquer une session, cliquez simplement sur le menu d'actions de la carte de session, ou sur les points de suspension, puis sélectionnez Dupliquer dans son menu déroulant.
      • Remarque : Vous ne pouvez pas dupliquer les sessions de Chat Booth.
    • Supprimer : Pour supprimer une session, cliquez simplement sur le menu d'actions de la carte de session, ou sur les points de suspension, puis sélectionnez Supprimer dans son menu déroulant.
22. Sélectionnez « Suivant » dans le coin supérieur droit de cette section.

Section d'inscription

La section Inscription vous permet de définir les détails relatifs à l'inscription à l'événement.

23. Veuillez indiquer si cet événement sera privé ou public .
    • Remarque : Si l’option « Événement privé sur invitation uniquement » est sélectionnée, définissez la date et l’heure de clôture des inscriptions et/ou le nombre de places disponibles, puis passez à l’étape 10.
24. Dans la section « Inscription préalable » , l’option « Autoriser l’inscription préalable » est sélectionnée par défaut afin de permettre aux candidats de s’inscrire à l’événement avant son début. Si vous ne souhaitez pas activer cette fonctionnalité, désélectionnez cette option et passez à l’étape 6.
    • Remarque : Toutes les options de valeur initiale seront disponibles ; cependant, si l’option « Poste attribué » est sélectionnée, vous ne pourrez pas sélectionner de poste dans la liste déroulante « Entrée » . De plus, la section « Définir le statut du candidat » ne peut pas être configurée.
25. Sélectionnez le message que les candidats utiliseront lors de leur préinscription à l'événement.
26. Sélectionnez « Ajouter un résultat d'inscription » et ajoutez des résultats supplémentaires pour cette conversation.
27. Définissez la date et/ou l'heure de clôture des inscriptions , ainsi que la limite d'inscriptions.
28. Si vous souhaitez autoriser les candidats à s'inscrire à l'événement sur place, sélectionnez « Autoriser l'inscription sur place » .
    • Remarque : Toutes les options de valeur initiale seront disponibles ; cependant, si l’option « Poste attribué » est sélectionnée, vous ne pourrez pas sélectionner de poste dans la liste déroulante « Entrée » . De plus, la section « Définir le statut du candidat » ne peut pas être configurée.
29. Sélectionnez le message que les candidats utiliseront lors de leur inscription sur place.
30. Cliquez sur « + Ajouter un résultat d'inscription » et ajoutez des résultats supplémentaires pour cette conversation.
31. Dans la section « Clôture des inscriptions sur place » , définissez la date et l’heure auxquelles les candidats ne pourront plus s’inscrire sur place en sélectionnant les options suivantes :
    • Date et heure de fin de l'événement
    • 1 heure après l'événement
    • 12 heures après l'événement
    • 24 heures après l'événement
    • Définir une date et une heure précises
      • Remarque : Lorsque cette option est sélectionnée, elle utilise par défaut la date et l'heure de fin de l'événement, mais vous pouvez la personnaliser selon vos besoins.
32. Cliquez sur Suivant en haut à droite de cette section.

Section Outils

Cette section vous permet d'utiliser des outils supplémentaires pour enrichir votre expérience lors de l'événement.

33. Configurez tous les outils souhaités. Ces outils sont décrits ci-dessous.
34. Activez l'option « Inactif » en haut à gauche de la page pour rendre ce modèle actif . Les autres employés pourront alors l'utiliser jusqu'à sa désactivation.
35. Cliquez sur Terminé pour finaliser le modèle.

Les événements de recrutement en présentiel disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Outils de pré-événement
  • Page d'accueil de l'événement (non disponible pour les événements privés)
    • Téléchargement de médias
  • Documents de préparation de l'événement
  • Numéros de téléphone avant l'événement (non disponibles pour les événements privés)
    • Remarque : Les numéros de téléphone déjà inscrits à l'événement seront indiqués comme numéros de téléphone de pré-événement.
  • Soins aux candidats à l'événement
    • Remarque : Si l'inscription préalable à l'événement n'est pas sélectionnée lors de l'étape d'inscription , seule la section Questions-Réponses pour les candidats à l'événement s'affichera.
  • Personnalisation des notifications d'événements
• Outils sur site
  • Numéros de téléphone sur place (non disponibles pour les événements privés)
    • Remarque : Si l'inscription avant l'événement n'est pas sélectionnée lors de l'étape d'inscription , les numéros de téléphone sur place ne seront pas disponibles.
  • Évaluations des candidats
• Outils post-événement
  • Enquêtes sur les événements (si activées)

Les événements de recrutement virtuels disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Outils de pré-événement
  • Page d'accueil de l'événement (non disponible pour les événements privés)
    • Téléchargement de médias
  • Numéros de téléphone avant l'événement (non disponibles pour les événements privés)
  • Questions et réponses des candidats à l'événement
  • Personnalisation des notifications d'événements
• Outils post-événement
  • Enquêtes sur les événements (si activées)

Les événements d'orientation comprendront les outils supplémentaires suivants :

• Questions et réponses des candidats à l'événement
• Documents de préparation à l'orientation
• Personnalisation des notifications d'événements

Avant de cliquer sur Terminé lors de la création ou de la modification d'un modèle, vous pouvez l'activer ou le désactiver. Par défaut, les nouveaux modèles sont inactifs ; en activant cette option, le modèle devient actif et utilisable.