Los flujos de trabajo permiten realizar acciones automatizadas según un evento desencadenado, en concreto, un cambio en el estado de un recorrido o una actualización del estado de un trabajo. Los flujos de trabajo se utilizan para diversas acciones automatizadas y constituyen una de las funciones principales de nuestras herramientas de automatización.

Casos de uso

Algunas acciones comunes que se realizan a través de flujos de trabajo son:

• Autodisposición de candidatos y realización de otros movimientos de estado
• Enviar un formulario (es decir, una solicitud completa)
• Activar una solicitud de calificación, enviar un formulario
• Enviar comunicaciones previas al embarque/incorporación
• Integraciones de activadores

Definiciones clave

Los siguientes son términos clave utilizados en la función Flujos de trabajo.

• Flujo de trabajo : un proceso automatizado para una audiencia específica que contiene tareas y acciones a lo largo del ciclo de vida de un candidato.
  • Ejemplo : Se podría asignar un candidato al flujo de trabajo de miembro de la tripulación para activar las acciones automatizadas asociadas a ese trabajo.
• Disparador de tarea/estado : Las tareas son uno o más eventos que se activan y se configuran para ejecutar una acción o resultado con la audiencia designada. Las tareas conforman un flujo de trabajo.
  • Ejemplo : Una tarea podría ser Candidato de Disposición .
  • Nota : A partir de una versión reciente, las tareas se alinearán directamente con el estado del recorrido y ya no son un componente creado manualmente con un nombre personalizado. El nombre del estado y la tarea pueden usarse indistintamente para las acciones que se activan según el disparador del estado del candidato .
• Acción : Las acciones son las actividades específicas asociadas con el estado/tarea, es decir, los pasos granulares que deben realizarse para completar la tarea. Las acciones conforman el estado/tarea. Otra forma de verlo es que la acción es el resultado de un desencadenador de tarea/estado.
  • Ejemplo : Una acción podría ser Mover el estado del recorrido del candidato a No seleccionado para el puesto .

Configuración

Paso n.° 1: Habilitar la función

Comuníquese con su representante CS para habilitar esta función en el backend.

Crear un flujo de trabajo

1. En la esquina superior derecha, seleccione Todas las aplicaciones y luego seleccione Configuración .
2. Desde la página Configuración, seleccione Flujos de trabajo en la sección Automatización .
3. Desde la navegación de la izquierda, seleccione su público objetivo:
   • Flujos de trabajo de candidatos
   • Flujos de trabajo de usuario
4. En la esquina superior derecha, seleccione + Crear nuevo .
5. En el modo Crear nuevo flujo de trabajo , ingrese los siguientes detalles:
   • Nombre del flujo de trabajo : ingrese un nombre único para su flujo de trabajo.
   • Público : Seleccione el tipo de público al que se dirige. Si crea un flujo de trabajo de candidatos, el público se bloqueará como Candidato . Para el flujo de trabajo de usuarios, puede seleccionar de un menú desplegable Roles de empleado o Roles del equipo de contratación .
   • Trayecto : Seleccione el trayecto que desea asociar con este flujo de trabajo. Esto completará automáticamente el flujo de trabajo con las etapas y estados del trayecto asociado. 
     
6. En la esquina inferior derecha, seleccione Crear .

Construir el flujo de trabajo

Después de crear su flujo de trabajo, será llevado a la nueva interfaz del generador.

A la izquierda, el menú de navegación muestra todos los estados predefinidos del recorrido seleccionado. El menú se puede expandir o contraer para tener más espacio en el lienzo. El menú también muestra el Estado , la Audiencia , el Recorrido y el Idioma del flujo de trabajo.

A lo largo del lienzo encontrarás las siguientes herramientas de navegación:

• Herramienta Mano: En la esquina superior derecha del lienzo, esta herramienta se selecciona automáticamente, lo que le permite hacer clic y arrastrar el lienzo para moverse por el flujo de trabajo.
• Zoom : En la esquina superior derecha del lienzo, esta herramienta permite acercar o alejar el lienzo. Puede ampliarlo gradualmente o ajustarlo a una vista específica, como al 100 % o ajustarlo para ver la configuración completa de ese estado.
• Buscar : en la esquina inferior derecha del lienzo, esta herramienta le permite encontrar acciones específicas buscando un tipo de acción, nombre o texto dentro de la configuración de la acción.

Agregar acciones a un estado

La primera acción para cada estado se predefine como Punto de inicio. Esta acción indica que el flujo de trabajo comienza cuando el estado de un candidato cambia al nombre correspondiente.

1. Desde la navegación de la izquierda, seleccione el estado que desea configurar.
2. Para añadir una nueva acción, seleccione el botón + . Puede añadir una acción en secuencia o insertar una entre dos acciones existentes. 
   

Tipos de acción

Cambie entre las pestañas para ver los tipos de acciones predeterminados y los tipos de acciones específicos de la función.

Acciones automáticas

Para simplificar la configuración del flujo de trabajo, ciertas acciones se completan automáticamente en función del tipo de etapa del estado del viaje seleccionado.

Configurar el punto de inicio y los disparadores

Para configurar un disparador retrasado para su flujo de trabajo, siga los pasos a continuación.

1. En la acción Punto de inicio , desactive el interruptor Inmediatamente después del disparador .
2. Complete la siguiente información:
   • Hora : Ingrese un número y seleccione una unidad (minutos, horas, días, semanas o meses).
   • Antes/Después : especifique si la acción debe ocurrir antes o después del evento seleccionado.
   • Evento : Seleccione el evento que activará el disparador. Las opciones incluyen:
   • Disparador : el disparador definido para este flujo de trabajo.
   • Fecha de contratación : la fecha establecida como fecha de contratación del candidato, generalmente obtenida de un sistema externo.
   • Fecha de inicio de la oferta : La fecha real de inicio de la relación laboral del candidato, según la oferta Paradox . Si este campo está vacío, el sistema utilizará la fecha de contratación. 
     

Deshabilitar un estado

Si un disparador de estado no debe tener ninguna acción de flujo de trabajo asociada, se debe deshabilitar. Esto permite que el estado permanezca accesible para uso futuro, a la vez que indica visualmente que no hay ninguna acción en ejecución en el flujo de trabajo.

1. En el lienzo, seleccione el ícono del ojo en la esquina superior derecha del encabezado de estado. 
   

Esto deshabilitará el estado de cualquier acción posterior basada en flujos de trabajo.

Guardar y publicar el flujo de trabajo

El flujo de trabajo tiene un proceso explícito de guardar y publicar de dos pasos para garantizar la precisión.

1. Guardar : después de realizar los cambios, seleccione el botón Guardar .
   • NOTA : Puede guardar su trabajo en cualquier momento, incluso si no ha finalizado la configuración. Esto le permite guardar su progreso sobre la marcha sin necesidad de completar toda la tarea o la configuración del estado.
2. Publicar : cuando esté listo para que sus cambios se publiquen, seleccione Publicar .
   • El sistema primero verificará si hay errores de configuración.
   • Una vez resueltos todos los errores, el sistema verificará si hay estados que no tengan acciones configuradas.

Al publicar, si un estado no tiene acciones, el sistema mostrará una pantalla de confirmación con la lista de dichos estados. Esto le permitirá confirmar si desea desactivarlos.

Esto no afectará la lógica del sistema integrada en las funciones relacionadas. Por ejemplo, la programación seguirá funcionando como siempre. Esta opción solo deshabilita los estados de las acciones basadas en flujos de trabajo.

 

Estados de flujo de trabajo bloqueados y limitados

En esta sección se describen los estados del flujo de trabajo que no se pueden seleccionar como desencadenadores de tareas, así como aquellos con opciones de acción limitadas.

Estados con opciones de acción limitadas

A continuación se muestran los estados que tienen opciones de acción limitadas:

• Programación → Invitar a entrevista
  • Opciones de acción : Utilizar integración
• Programación → Entrevista en curso
  • Opciones de acción : No se puede mover al estado

Lógica de flujos de trabajo

Lógica actualizada del estado del candidato

• Si el resultado configurado en la conversación movió al candidato a Captura completa primero, también omitirá cualquier activador creado para el estado Captura completa en el flujo de trabajo.
  • Pasos:
    1. Este candidato se postuló para un empleo a través de una conversación de captura.
    2. El candidato ha pasado al estado de Captura completa . Esto omitirá el flujo de trabajo de activación establecido para este estado.
    3. El candidato fue trasladado en función del resultado del trabajo.
  • Por ejemplo, si el resultado de un trabajo es pasar al evento de contratación: Invitar a entrevista , pero en el CEM , se seguirá mostrando que primero se pasa a Captura completa . Si hay flujos de trabajo configurados para activarse al pasar a Captura completa , no funcionarán en este caso.

Lógica de actualización del estado del trabajo

• Cambiar el estado de un candidato no cancelará las entrevistas pendientes ni las activas . Esta función se actualizará en una versión posterior.
• El estado del trabajo "Trabajo cerrado " se aplica a los siguientes casos de cierre de un trabajo:
  • Trabajo desactivado manualmente a través de Mis trabajos.
  • Trabajo que se desactiva mediante la automatización de CVO.
  • Trabajo que se desactivará mediante consulta de Olivia Assist.
• Las tareas de actualización del estado del trabajo se pueden agregar en cualquier punto del flujo de trabajo, pero se mostrarán al final de la vista de la lista de tareas del flujo de trabajo .
• Cuando un usuario desactiva un trabajo que tiene seleccionado el recorrido del candidato para este flujo de trabajo, entonces todos los candidatos en estados que coincidan con los estados del recorrido seleccionado se moverán en masa al estado Mover candidato a que aparece en el flujo de trabajo.

Lógica de acciones/desencadenantes retardados

• Los activadores de flujo de trabajo tienen un retraso automático de 3 segundos agregado al conjunto de puntos de inicio para garantizar que se hayan guardado todos los atributos del candidato.
  • Si se establece un retraso para un flujo de trabajo, entonces, independientemente del horario comercial, el retraso comenzará, pero si la duración del retraso enviara un mensaje fuera del horario de comunicación con el candidato , entonces la comunicación del flujo de trabajo se retrasará aún más hasta el comienzo del siguiente bloque de horas de comunicación con el candidato.

Lógica de evaluación de Traitify

• Si tiene habilitada la evaluación de Traitify para su cuenta, el sistema esperará a que los resultados del candidato se guarden dentro de su atributo antes de iniciar el flujo de trabajo asignado al estado Evaluación completa .

Informes

Los siguientes informes se pueden utilizar para esta función:

• Flujo de trabajo: Actividad de comunicación del flujo de trabajo
• Flujo de trabajo: Configuración del flujo de trabajo

Permisos

Preguntas frecuentes