Les workflows permettent d'exécuter des actions automatisées en fonction d'un événement déclenché, notamment un changement de statut de parcours ou une mise à jour de statut de tâche. Ils sont utilisés pour diverses actions automatisées et constituent l'une des fonctionnalités principales de nos outils d'automatisation.

Cas d'utilisation

Certaines actions courantes effectuées via des workflows sont :

• Disposition automatique des candidats et exécution d'autres mouvements de statut
• Envoyer un formulaire (c'est-à-dire une demande complète)
• Déclencher une demande d'évaluation, envoyer un formulaire
• Envoyer des communications de pré-embarquement/d'intégration
• Intégrations de déclencheurs

Définitions clés

Voici les termes clés utilisés dans la fonctionnalité Workflows.

• Workflow – Un processus automatisé pour un public spécifique contenant des tâches et des actions tout au long du cycle de vie d’un candidat.
  • Exemple : un candidat peut être affecté au flux de travail Membre d’équipage pour déclencher les actions automatisées associées à ce travail.
• Déclencheur de tâche/statut – Les tâches sont un ou plusieurs événements déclenchés configurés pour exécuter une action/un résultat auprès du public désigné. Elles constituent un flux de travail.
  • Exemple : Une tâche pourrait être Disposition Candidate .
  • Remarque : Depuis une version récente, les tâches sont directement liées au statut du parcours et ne sont plus des composants créés manuellement et nommés de manière personnalisée. Le nom du statut/de la tâche peut être utilisé de manière interchangeable pour les actions déclenchées par le déclencheur « Statut du candidat » .
• Action – Les actions sont les activités spécifiques associées à l'état/à la tâche, c'est-à-dire les étapes granulaires nécessaires à sa réalisation. Elles constituent l'état/la tâche. Autrement dit, l'action est le résultat d'un déclencheur de tâche/état.
  • Exemple : une action pourrait être de déplacer le statut du parcours du candidat vers Non sélectionné pour le rôle .

Configuration

Étape 1 : Activer la fonctionnalité

Contactez votre représentant CS pour activer cette fonctionnalité sur le backend pour vous.

Créer un flux de travail

1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Toutes les applications , puis Paramètres .
2. Depuis la page Paramètres, sélectionnez Workflows dans la section Automatisation .
3. Dans la navigation de gauche, sélectionnez votre public cible :
   • Flux de travail des candidats
   • Flux de travail des utilisateurs
4. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez + Créer un nouveau .
5. Dans la fenêtre modale Créer un nouveau flux de travail , saisissez les informations suivantes :
   • Nom du flux de travail – Saisissez un nom unique pour votre flux de travail.
   • Public cible – Sélectionnez le type de public cible. Si vous créez un workflow de candidature, le public cible sera verrouillé en tant que candidat . Pour le workflow utilisateur, vous pouvez sélectionner les rôles des employés ou les rôles de l'équipe de recrutement dans la liste déroulante.
   • Parcours – Sélectionnez le parcours que vous souhaitez associer à ce workflow. Les étapes et statuts du parcours associé seront alors pré-remplis. 
     
6. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Créer .

Construire le flux de travail

Après avoir créé votre flux de travail, vous serez redirigé vers la nouvelle interface du générateur.

À gauche, le menu de navigation répertorie tous les statuts pré-remplis du parcours sélectionné. Vous pouvez développer ou réduire ce menu pour gagner de la place. Il affiche également les statuts , audience , parcours et langue du workflow.

Sur la toile, vous trouverez les outils de navigation suivants :

• Outil Main : dans le coin supérieur droit du canevas, cet outil est automatiquement sélectionné, vous permettant de cliquer et de faire glisser le canevas pour vous déplacer dans le flux de travail.
• Zoom : Situé en haut à droite de la zone de travail, cet outil permet d'effectuer un zoom avant ou arrière. Vous pouvez zoomer progressivement ou vous accrocher à une vue spécifique, par exemple à 100 % ou à l'aide d'un zoom avant pour afficher l'intégralité de la configuration de cet état.
• Rechercher : Dans le coin inférieur droit du canevas, cet outil vous permet de trouver des actions spécifiques en recherchant un type d'action, un nom ou un texte dans la configuration de l'action.

Ajouter des actions à un statut

La première action pour chaque statut est pré-renseignée comme point de départ. Cette action indique que le flux de travail démarre lorsque le statut d'un candidat passe au nom de statut correspondant.

1. Dans la navigation de gauche, sélectionnez le statut que vous souhaitez configurer.
2. Pour ajouter une nouvelle action, sélectionnez le bouton + . Vous pouvez ajouter une action séquentiellement ou l'insérer entre deux actions existantes. 
   

Types d'actions

Basculez entre les onglets pour voir les types d’actions par défaut et les types d’actions spécifiques aux fonctionnalités.

Actions automatiques

Pour rationaliser la configuration du flux de travail, certaines actions sont automatiquement pré-remplies en fonction du type d'étape du statut de parcours sélectionné.

Configurer le point de départ et les déclencheurs

Pour configurer un déclencheur retardé pour votre workflow, suivez les étapes ci-dessous.

1. Sur l’action Point de départ , désactivez le bouton bascule Immédiatement après le déclencheur .
2. Remplissez les informations suivantes :
   • Heure : saisissez un nombre et sélectionnez une unité (minutes, heures, jours, semaines ou mois).
   • Avant/Après : Spécifiez si l'action doit se produire avant ou après l'événement sélectionné.
   • Événement : sélectionnez l'événement qui déclenchera le déclenchement. Les options incluent :
   • Déclencheur : le déclencheur défini pour ce workflow.
   • Date d'embauche : la date définie comme date d'embauche du candidat, généralement issue d'un système externe.
   • Date de début de l'offre : Date réelle d'entrée en fonction du candidat, selon l'offre Paradox . Si ce champ est vide, le système utilisera la valeur « Date d'embauche ». 
     

Désactiver un statut

Si un déclencheur d'état ne doit être associé à aucune action de workflow, il doit être désactivé. Cela permet de le conserver accessible pour une utilisation ultérieure tout en indiquant visuellement qu'aucune action n'est en cours d'exécution via le workflow.

1. Sur la toile, sélectionnez l’icône en forme d’œil dans le coin supérieur droit de l’en-tête d’état. 
   

Cela désactivera le statut de toutes les actions ultérieures basées sur les flux de travail.

Enregistrer et publier le flux de travail

Le flux de travail dispose d'un processus explicite d'enregistrement et de publication en deux étapes pour garantir l'exactitude.

1. Enregistrer : Après avoir effectué des modifications, sélectionnez le bouton Enregistrer .
   • REMARQUE : Vous pouvez enregistrer votre travail à tout moment, même si vous n'avez pas terminé la configuration. Cela vous permet de sauvegarder votre progression au fur et à mesure, sans avoir à terminer la configuration complète de la tâche ou du statut.
2. Publier : lorsque vous êtes prêt à mettre vos modifications en ligne, sélectionnez Publier .
   • Le système vérifiera d’abord s’il y a des erreurs de configuration.
   • Une fois toutes les erreurs résolues, le système recherchera tous les statuts pour lesquels aucune action n'est configurée.

Lors de la publication, si un statut ne comporte aucune action, le système affichera un écran de confirmation listant ces statuts. Vous pourrez ainsi confirmer leur désactivation.

Cela n'affectera pas la logique système intégrée aux fonctionnalités associées. Par exemple, la planification fonctionnera comme d'habitude. Cette option désactive uniquement les statuts des actions basées sur le workflow.

 

Statuts de flux de travail verrouillés et limités

Cette section décrit les statuts de flux de travail qui ne peuvent pas être sélectionnés comme déclencheurs de tâches, ainsi que ceux avec des options d'action limitées.

Statuts avec des options d'action limitées

Vous trouverez ci-dessous les statuts qui ont des options d’action limitées :

• Planification → Invitation à un entretien
  • Options d'action : utiliser l'intégration
• Planification → Entretien en cours
  • Options d'action : impossible de passer au statut

Logique des flux de travail

Logique mise à jour du statut du candidat

• Si le résultat configuré dans la conversation a déplacé le candidat vers Capture complète en premier, il ignorera également tout déclencheur créé pour le statut Capture complète dans le flux de travail.
  • Mesures:
    1. Ce candidat a postulé à un emploi via une conversation de capture.
    2. Le candidat a été déplacé vers le statut « Saisie terminée » . Cela ignorera le workflow de déclenchement défini pour ce statut de candidat.
    3. Le candidat a été déplacé en fonction du résultat du poste.
  • Par exemple, le résultat d'un poste est de passer à l'événement d'embauche : Invitation à un entretien , mais dans le CEM , le passage à la saisie complète sera toujours indiqué en premier. Si des workflows sont configurés pour se déclencher lors du passage à la saisie complète , ils ne fonctionneront pas dans ce cas.

Logique de mise à jour du statut du travail

• Le changement de statut d'un candidat n'annulera pas les entretiens en cours ou en attente . Cette fonctionnalité sera mise à jour dans une prochaine version.
• Le statut « Travail fermé » s'applique aux cas suivants de fermeture d'un travail :
  • Tâche désactivée manuellement via Mes tâches.
  • Travail désactivé via l'automatisation CVO.
  • Le travail est désactivé via la requête Olivia Assist.
• Les tâches de mise à jour de l'état du travail peuvent être ajoutées à tout moment dans le flux de travail, mais elles s'afficheront à la fin de la vue de la liste des tâches du flux de travail .
• Lorsqu'un utilisateur désactive un travail pour lequel le parcours du candidat est sélectionné pour ce flux de travail, tous les candidats dont le statut correspond aux statuts de sélection du parcours seront déplacés en masse vers le statut Déplacer le candidat vers répertorié dans le flux de travail.

Logique des actions/déclencheurs retardés

• Les déclencheurs de flux de travail ont un délai automatique de 3 secondes ajouté au point de départ défini afin de garantir que tous les attributs candidats ont été enregistrés.
  • Si un délai est défini pour un flux de travail, alors quelles que soient les heures ouvrables, le délai commencera, mais si la durée du délai enverrait un message en dehors des heures de communication du candidat , la communication du flux de travail sera encore retardée jusqu'au début du prochain bloc d'heures de communication du candidat.

Logique d'évaluation Traitify

• Si l'évaluation Traitify est activée pour votre compte, le système attendra que les résultats du candidat soient enregistrés dans son attribut avant de lancer le flux de travail attribué au statut Évaluation terminée .

Rapports

Les rapports suivants peuvent être utilisés pour cette fonctionnalité :

• Flux de travail : Activité de communication du flux de travail
• Flux de travail : configuration du flux de travail

Autorisations

FAQ