La sección Privacidad de datos de la Configuración del cliente incluye todos los ajustes del sistema relacionados con la seguridad de los datos. Estos incluyen lo siguiente:

• Método de inicio de sesión : este selector le permite determinar si los usuarios iniciarán sesión en el sistema con su número de teléfono o su dirección de correo electrónico.
• ¿Sus empleados usarán su número de teléfono o dirección de correo electrónico para la autenticación de dos factores? – Este selector le permite elegir el método de contacto que se utilizará en la autenticación de dos factores, si desea utilizarla. La opción predeterminada será No usar 2FA .
• Seguridad mejorada : Por defecto, todas las contraseñas deben contener al menos una letra mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Sin embargo, aquí puede establecer requisitos adicionales para la contraseña.
  • Habilitar reCAPTCHA : esta configuración añade una capa adicional de seguridad para proteger los widgets del spam y el abuso automatizado. Esta configuración está habilitada de forma predeterminada. Obtenga más información sobre la protección reCAPTCHA en los widgets .
  • Requisitos de contraseña :
    • Longitud mínima de la contraseña : esto le permitirá establecer la longitud mínima de la contraseña requerida para la cuenta. Las opciones incluyen:
      • 8 caracteres de longitud (predeterminado)
      • 9 caracteres de longitud
      • 10 caracteres de longitud
      • 11 caracteres de longitud
      • Hasta 100 caracteres de longitud
    • Limitar la reutilización de contraseñas : esto le permitirá establecer la cantidad de veces que un usuario puede reutilizar la misma contraseña. Las opciones incluyen:
      • Ninguno (predeterminado)
      • Última contraseña
      • Últimas 2 contraseñas
      • Últimas 3 contraseñas
    • Intervalo de restablecimiento de contraseña : esto le permitirá configurar con qué frecuencia se les pedirá a los miembros del equipo que restablezcan sus contraseñas. Las opciones incluyen:
      • Nunca (predeterminado)
      • 30 días
      • 45 días
      • 90 días
      • 120 días
      • 180 días
      • 1 año
• No envíe un mensaje de bienvenida a sus empleados : esto desactivará el mensaje de bienvenida que se envía a un nuevo usuario o cuando el rol de un usuario cambia de Usuario básico a Usuario completo .
• Permita que sus empleados inicien sesión únicamente con SSO : esta configuración requiere que los usuarios con acceso de inicio de sesión habilitado inicien sesión a través de inicio de sesión único (SSO).
  • Nota : Cuando esta configuración está habilitada, los usuarios básicos/limitados no necesitan usar SSO. Pueden iniciar sesión mediante MFA si tienen habilitado el acceso de inicio de sesión .
• Permitir identificadores de ubicación duplicados : esta configuración permite que la cuenta utilice el mismo identificador de ubicación en varias ubicaciones.

• Cerrar sesión automáticamente a los empleados después de este tiempo de inactividad : esta configuración determina la duración de la sesión CEM de un usuario, de modo que una vez transcurrido ese plazo, el usuario cierra sesión en el sistema. Las opciones incluyen:
  • 20 minutos
  • 30 minutos
  • 1 hora
  • 2 horas
  • 8 horas (predeterminado)
  • 12 horas
  • 24 horas

• Periodo de retención de datos de candidatos predeterminado : periodo durante el cual se conservan los datos de los candidatos en el sistema. La opción predeterminada es "Para siempre" , pero existen otras opciones disponibles. Esta selección se suele realizar durante la implementación y no debe modificarse, salvo que sea necesario.

• Lista blanca de API : al seleccionar + Agregar dirección IP, puede agregar direcciones IP relevantes a la lista blanca para el acceso a la API dentro de una cuenta, lo que proporciona una capa adicional de seguridad. Las direcciones IP incluidas en la lista blanca tendrán acceso a la API pública y acceso de entrada personalizado solo para esa cuenta.
• Retención global de datos de candidatos : esto le permitirá establecer un período de retención de datos por país. Los países que no se agreguen aquí seguirán el valor predeterminado de Período de retención de datos de candidatos establecido para la cuenta.
  • Proporcione la política de retención de datos del país y especifique el período de retención de datos. – Cuando la retención global de datos candidatos esté habilitada, se mostrará este campo donde podrá agregar condados siguiendo los pasos que se indican a continuación:
    1. Haz clic en este campo.
    2. Buscar el país preferido.
    3. Seleccione ese país de la lista que se abre.
    4. A continuación, se mostrará el país debajo de este campo. Seleccione el selector de período de retención de datos y elija el período de retención de datos que prefiera para ese país.
    5. Repita estos pasos para todos los países necesarios con un período de retención de datos diferente.
    6. Guarda la página.

• Igualdad de Oportunidades de Empleo : Esto permitirá que su empresa cumpla con las leyes federales que prohíben el trato injusto por parte de los empleadores basado en raza, sexo, color, origen nacional, religión, discapacidad, edad (40 años o más), información genética y represalias por quejas o testimonios de actividades ilegales. Al activar esta opción, se mostrarán las siguientes configuraciones.
  • Texto de ayuda : Esto incluirá texto de ayuda para las preguntas sobre raza y condición de veterano dentro de un formulario. Esta función está habilitada de forma predeterminada.
  • Estado de discapacidad : esto mostrará el estado de discapacidad en una ventana modal de conversación.
    • Declaración de discapacidad : Esto incluirá una declaración sobre la discapacidad dentro de la conversación. Cuando el estado de discapacidad esté habilitado, se mostrará esta configuración.
      • Requerir declaración de discapacidad : Cuando la declaración de discapacidad esté habilitada, se mostrará esta configuración. Esto requerirá que el candidato responda a esta declaración.
      • Declaración de discapacidad : Cuando la Declaración de discapacidad esté habilitada, se mostrará esta configuración. Esto le permitirá configurar la declaración de discapacidad del cliente en un menú desplegable. Seleccione + Configurar para ingresar estos detalles.
  • Se requieren respuestas : esto requerirá que el candidato complete la Declaración de Igualdad de Oportunidades de Empleo en una ventana modal de conversación.
  • Declaración de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO) : Esto le permitirá personalizar la declaración, el encabezado y el título predeterminados de la ventana emergente que se abre en una conversación. Seleccione Editar si ya tiene configurada la EEO, y Configurar para configurar primero la declaración de EEO. Puede obtener más información sobre este proceso en Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO) .
  • Personalización de preguntas de EEO : Esto le permite personalizar las preguntas de EEO y agregar preguntas adicionales. Puede personalizar las etiquetas, los atributos del sistema, el texto que se muestra, el valor almacenado y el texto de ayuda para las siguientes preguntas:
    • Etnicidad
    • Carrera
    • Género
    • Estatus de veterano
      • Nota : Puede obtener más información sobre este proceso en Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO) .
• Enmascaramiento de PII : Esto enmascarará toda la información personal identificable que proporcione un candidato. Los tipos de datos PII incluyen:
  • Direcciones de correo electrónico: s******@p******.ai
  • Números de teléfono: (480) *** - ****
  • Números de Seguro Social de EE. UU.: *** - ** - ****
  • Números de MasterCard: ************3590
  • Números de tarjeta Visa: ****-****-****-4587
  • Números de tarjeta American Express: *************2157
  • Direcciones IPV4: ***.**.*.*
• Privacidad de datos avanzada : esta opción permite que los candidatos actuales puedan editar o eliminar su información, de acuerdo con las normativas GDPR/CCPA. Por defecto, esta opción estará activada.
  • Seleccione dónde mostrar los términos : esto le permite seleccionar dónde mostrar estos términos. Las opciones incluyen:
    • UE (selección predeterminada) : se mostrarán los términos para los candidatos de la UE.
    • Global – Los términos y condiciones se mostrarán a todos los candidatos.
    • California – Los términos se mostrarán para los candidatos de California.
  • Enviar mensaje de privacidad de datos como : Esto le permite seleccionar cómo se entregará este mensaje a los candidatos seleccionados. Las opciones incluyen:
    • Enlace web
    • Mensaje de texto SMS
  • Mostrar términos y condiciones según la ubicación del puesto : Los términos y condiciones se muestran según la ubicación del puesto, no según la del candidato. Esta función solo se aplica a puestos con una única ubicación. Para puestos con varias ubicaciones, los términos y condiciones se mostrarán según la ubicación del candidato.
    • Nota : Si intenta habilitar la opción "Mostrar términos y condiciones según la ubicación del puesto" cuando las opciones "Mostrar términos en la sección de preguntas y respuestas para candidatos" y "Mostrar términos en la búsqueda de empleo" están habilitadas en la cuenta, aparecerá la ventana emergente "Configuración conflictiva" . Debe deshabilitar estas opciones primero si desea habilitar la opción "Mostrar términos y condiciones según la ubicación del puesto".
  • Mostrar los términos en la sección de preguntas y respuestas del candidato: esto permite que el asistente AI envíe el mensaje de Términos y condiciones 500 milisegundos después de enviar el primer mensaje al candidato.
  • Mostrar términos y condiciones en la búsqueda de empleo : el mensaje de términos y condiciones se mostrará cuando un candidato inicie la interacción de búsqueda de empleo con el asistente AI .
  • Mostrar pie de página del portal de datos : esta configuración controla si se muestra una sección de «Contáctenos» en el pie de página del portal de información del candidato. Cuando está habilitada, los candidatos pueden seleccionar «Contáctenos» para ver la información de contacto de su organización al acceder al portal de información del candidato para ver o administrar sus datos. Obtenga más información sobre el portal de información del candidato .
  • Botón de información de contacto : esta configuración se muestra una vez que se habilita el pie de página del portal de datos . Para configurarlo:
    • Seleccionar + Configurar
    • Debajo del botón Información de contacto , seleccione + Configurar .
    • Personaliza el texto del botón según sea necesario.
    • Introduzca al menos un campo:
      • Sitio web de la empresa
      • DIRECCIÓN
      • Número de teléfono
      • Correo electrónico de contacto
    • En la esquina inferior derecha del cajón, seleccione Confirmar .
  • Enviar notificación por correo electrónico cuando un candidato solicite eliminar o modificar sus datos. Al activar esta opción, aparecerá un campo donde podrá indicar la persona que se contactará cuando un candidato desee editar o eliminar sus datos. Esta persona aprobará o denegará la solicitud de actualización o eliminación de los datos del candidato.
  • Enviar una notificación por correo electrónico a un ATS y CRM externo cuando un candidato solicite eliminar o modificar sus datos. Al activar esta opción, se mostrará un campo donde podrá ingresar la dirección de correo electrónico del contacto preferido, quien será contactado cuando un candidato desee editar o eliminar sus datos. La(s) persona(s) asociada(s) a esta dirección de correo electrónico aprobarán o rechazarán la solicitud de actualización o eliminación de los datos del candidato.
  • Utilice un proceso de privacidad de datos personalizado : esto le permitirá crear una respuesta personalizada para la modificación o eliminación de datos. Por defecto, el Asistente AI enviará el siguiente mensaje al candidato: " Para revisar su información personal, visite [ENLACE]".
    • Configura una respuesta a la consulta del candidato para SMS/WhatsApp: esto te permitirá establecer la respuesta preferida para SMS/WhatsApp.
    • Configurar una respuesta a la consulta de datos de candidatos para la web: esto le permitirá establecer la respuesta preferida para la web.
• Servicio de detección de idioma :
  • ¿Qué proveedor de servicios de detección de idioma utilizará esta cuenta? – Esto le permite seleccionar los proveedores de servicios de detección de idioma para la cuenta. Por defecto, se seleccionarán Google Translate y Yandex como proveedores, siendo Yandex el principal y Google Translate el secundario.
• Anular roles para información confidencial : esto le permite seleccionar los roles de usuario, si los hay, que podrán ver información confidencial y enmascarada en los informes. De lo contrario, los usuarios verán asteriscos en lugar de los valores de los datos.
• Utilizar la preferencia de comunicación para los flujos de trabajo : esta opción estará activada de forma predeterminada y garantiza que las comunicaciones solo se envíen a los métodos de comunicación preferidos por los candidatos.
  • Periodo de tiempo para configurar los flujos de trabajo abandonados : cuando se envía a un candidato una solicitud de suscripción a una comunicación en un canal seleccionado, este es el periodo de tiempo antes de que se cancelen los flujos de trabajo. Las opciones incluyen:
    • 2 días
    • 3 días
    • 4 días
    • 5 días
    • 6 días
    • 7 días
• Desactivar el mensaje de llamada a la acción de suscripción: esta configuración impide que se envíe el mensaje de bienvenida estándar a los nuevos usuarios que se añaden a la cuenta.
• Condiciones de uso del código corto : esto creará un enlace de Condiciones de uso independiente para los equipos que soliciten tener un código corto.
  • URL de Términos de uso : Cuando se habilitan los Términos de uso del código corto , se generará automáticamente un enlace. Seleccione Copiar para compartirlo con el equipo, si lo desea.
  • Personalizar los términos de uso del código corto : cuando los términos de uso del código corto están habilitados, esta configuración se mostrará y le permitirá personalizar la plantilla predeterminada según las necesidades de su equipo cuando seleccione Personalizar .

• Tiempo de espera por inactividad en Olivia Chat : esta opción hará que la experiencia de Olivia Chat finalice después del período de tiempo seleccionado cuando un candidato esté inactivo.
  • Tiempo de espera : Cuando la opción "Tiempo de espera por inactividad" en la configuración de Olivia Chat está habilitada, se mostrará y le permitirá seleccionar el período de tiempo de inactividad. Las opciones incluyen:
    • 3 minutos
    • 10 minutos
    • 20 minutos
    • 30 minutos
    • 45 minutos
    • 1 hora
• Términos y condiciones :
  • Región : Aquí puede configurar los Términos y Condiciones por región o país. Las regiones Global , UE y California aparecerán en este menú desplegable, además de los valores guardados para un país específico. Las regiones se mostrarán según las selecciones realizadas en la subsección de Privacidad de datos avanzada .

• Términos y condiciones (continuación) :
  • Título : El título que se le presenta al candidato en relación con estos Términos y Condiciones.
  • Introducción web : el mensaje que el asistente AI envía al candidato antes de enviarle los Términos y Condiciones.
  • Condiciones – Los términos y condiciones que se proporcionan a los candidatos. Estos pueden ajustarse según las necesidades de su equipo.
  • Botón Rechazar – Copia del botón Rechazar .
  • Botón Aceptar – Copia del botón Aceptar .
  • Mensaje de aceptación (SMS) : el mensaje que el asistente AI enviará al candidato después de que acepte los Términos y Condiciones.
  • Mensaje de rechazo : el mensaje que el asistente AI enviará al candidato después de que este rechace los Términos y Condiciones.
• Correos electrónicos con copia oculta (CCO) :
  • Gestiona la copia oculta (CCO) de todos los correos electrónicos : este campo es opcional. Introduce las direcciones de correo electrónico que aparecerán en la copia oculta (CCO) de todos los correos que envíes. Estas direcciones no se mostrarán a los destinatarios.
• Dominios de correo electrónico autorizados : esta configuración permite a los usuarios agregar dominios de correo electrónico para garantizar que tengan direcciones válidas en su cuenta. Si no se agrega ningún dominio, se acepta cualquier dominio.