La section « Confidentialité des données » de la configuration client regroupe tous les paramètres système relatifs à la sécurité des données. Ces paramètres incluent notamment :

• Méthode de connexion – Ce sélecteur vous permet de déterminer si les utilisateurs se connecteront au système avec leur numéro de téléphone ou leur adresse électronique.
• Vos employés utiliseront-ils leur numéro de téléphone ou leur adresse courriel pour l’authentification à deux facteurs ? – Ce sélecteur vous permet de choisir le mode de contact utilisé pour l’authentification à deux facteurs, si vous souhaitez l’activer. L’option par défaut est « Ne pas utiliser l’authentification à deux facteurs » .
• Sécurité renforcée : Par défaut, tous les mots de passe doivent contenir au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial. Vous pouvez toutefois définir des exigences supplémentaires ici.
  • Activer reCAPTCHA – Ce paramètre ajoute une couche de sécurité supplémentaire pour protéger les widgets contre le spam et les abus automatisés. Ce paramètre est activé par défaut. En savoir plus sur la protection reCAPTCHA des widgets .
  • Exigences relatives au mot de passe :
    • Longueur minimale du mot de passe – Cette option vous permet de définir la longueur minimale requise pour le mot de passe du compte. Options disponibles :
      • 8 caractères de longueur (par défaut)
      • 9 caractères de longueur
      • 10 caractères de longueur
      • 11 caractères de longueur
      • Longueur maximale de 100 caractères
    • Limiter la réutilisation des mots de passe – Cette option vous permet de définir le nombre de fois où un utilisateur peut réutiliser le même mot de passe. Options disponibles :
      • Aucun (par défaut)
      • Dernier mot de passe
      • 2 derniers mots de passe
      • 3 derniers mots de passe
    • Intervalle de réinitialisation du mot de passe – Cette option vous permet de définir la fréquence à laquelle les membres de l'équipe doivent réinitialiser leur mot de passe. Options disponibles :
      • Jamais (par défaut)
      • 30 jours
      • 45 jours
      • 90 jours
      • 120 jours
      • 180 jours
      • 1 an
• N’envoyez pas de message de bienvenue à vos employés – Cela désactivera le message de bienvenue envoyé à un nouvel utilisateur ou lorsque le rôle d’un utilisateur passe d’ utilisateur de base à utilisateur complet .
• Autoriser uniquement vos employés à se connecter via SSO – Ce paramètre exige que les utilisateurs ayant l'accès à la connexion activé se connectent via l'authentification unique (SSO).
  • Remarque : Lorsque ce paramètre est activé, les utilisateurs disposant de droits de base ou limités n’ont pas besoin d’utiliser l’authentification unique (SSO). Ils peuvent se connecter via l’authentification multifacteur (MFA) s’ils ont activé l’accès à la connexion .
• Autoriser les identifiants de localisation en double – Ce paramètre permet au compte d'utiliser le même identifiant de localisation pour plusieurs emplacements.

• Déconnexion automatique des employés après une période d'inactivité définie : ce paramètre détermine la durée de la session CEM d'un utilisateur. Une fois ce délai écoulé, l'utilisateur est déconnecté du système. Options disponibles :
  • 20 minutes
  • 30 minutes
  • 1 heure
  • 2 heures
  • 8 heures (par défaut)
  • 12 heures
  • 24 heures

• Durée de conservation par défaut des données des candidats : période pendant laquelle les données des candidats sont conservées dans le système. Par défaut, la durée est illimitée , mais d’autres options sont disponibles. Ce choix est généralement effectué lors de la mise en œuvre et ne doit pas être modifié, sauf nécessité absolue.

• Liste blanche d'API – Sélectionner « + Ajouter une adresse IP » vous permet d'autoriser l'accès à l'API d'un compte pour une sécurité renforcée. Les adresses IP autorisées bénéficieront d'un accès à l'API publique et d'un accès entrant personnalisé, uniquement pour ce compte.
• Conservation des données des candidats (global) : cette option vous permet de définir une durée de conservation des données par pays. Les pays non ajoutés ici appliqueront la durée de conservation par défaut définie pour le compte.
  • Indiquez la politique de conservation des données par pays et précisez la période de conservation. – Lorsque la conservation globale des données des candidats est activée, ce champ s'affiche et vous permet d'ajouter des pays en suivant les étapes ci-dessous :
    1. Cliquez dans ce champ.
    2. Recherchez le pays souhaité.
    3. Sélectionnez ce pays dans la liste qui s'affiche.
    4. Le pays s'affichera alors dans ce champ. Sélectionnez le sélecteur de période de conservation des données et choisissez la période de conservation souhaitée pour ce pays.
    5. Répétez ces étapes pour tous les pays concernés, en fonction de la durée de conservation des données.
    6. Enregistrer la page.

• Égalité des chances en matière d'emploi – Ce dispositif permettra à votre entreprise de se conformer aux lois fédérales interdisant toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l'origine nationale, la religion, le handicap, l'âge (40 ans et plus), les informations génétiques ou les représailles contre les personnes ayant porté plainte ou ayant été témoins d'activités illégales. Une fois activé, les paramètres ci-dessous s'afficheront.
  • Texte d'aide – Ce texte d'aide s'affiche pour les questions relatives à l'origine ethnique et au statut d'ancien combattant dans un formulaire. Il est activé par défaut.
  • Statut d'invalidité – Ceci affichera le statut d'invalidité dans une fenêtre modale de conversation.
    • Déclaration relative au handicap – Cette section permet d'inclure une déclaration relative au handicap dans une conversation. Ce paramètre s'affiche lorsque le statut de handicap est activé.
      • Déclaration relative au handicap – Lorsque l’ option « Déclaration relative au handicap » est activée, ce paramètre s’affiche. Le candidat devra alors répondre à cette déclaration.
      • Déclaration d'invalidité – Lorsque la déclaration d'invalidité est activée, ce paramètre s'affiche. Il vous permet de configurer la déclaration d'invalidité du client dans un menu latéral. Sélectionnez « + Configurer » pour saisir ces informations.
  • Réponses obligatoires – Le candidat devra remplir la déclaration EEO dans une fenêtre de conversation.
  • Déclaration relative à l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO) : cette option vous permet de personnaliser la déclaration EEO par défaut, l'en-tête et le titre de la fenêtre modale qui s'ouvre lors d'une conversation. Sélectionnez « Modifier » si l'EEO est déjà configurée, ou « Configurer » pour configurer la déclaration EEO. Pour en savoir plus, consultez la section « Égalité des chances en matière d'emploi (EEO) » .
  • Personnalisation des questions EEO : Cette option vous permet de personnaliser les questions EEO et d’en ajouter d’autres. Vous pouvez personnaliser les libellés, les attributs système, le texte affiché, la valeur stockée et le texte d’aide des questions suivantes :
    • Ethnicité
    • Course
    • Genre
    • Statut d'ancien combattant
      • Remarque : Vous pouvez en apprendre davantage sur ce processus dans la section Égalité des chances en matière d'emploi (EEO) .
• Masquage des données personnelles – Cette fonction masque toutes les informations personnelles permettant d'identifier un candidat. Les types de données personnelles comprennent :
  • Adresse électronique : s******@p******.ai
  • Numéros de téléphone : (480) *** - ****
  • Numéros de sécurité sociale américains : *** - ** - ****
  • Numéros de carte MasterCard : ************3590
  • Numéros de carte Visa : ****-****-****-4587
  • Numéros de carte American Express : *************2157
  • Adresses IPv4 : ***.**.*.*
• Protection avancée des données – Cette option permet aux candidats de modifier ou de supprimer leurs informations conformément au RGPD et au CCPA. Elle est activée par défaut.
  • Sélectionnez l'emplacement d'affichage des termes – Cette option vous permet de choisir où afficher ces termes. Les options incluent :
    • UE (sélection par défaut) – Les conditions s'afficheront pour les candidats de l'UE.
    • Conditions générales – Les conditions s'afficheront pour tous les candidats.
    • Californie – Les conditions s'afficheront pour les candidats californiens.
  • Diffuser le message relatif à la protection des données – Cette option vous permet de choisir comment ce message sera diffusé aux candidats sélectionnés. Options disponibles :
    • Lien Web
    • SMS
  • Affichage des conditions générales selon le lieu de travail – Les conditions générales s'affichent en fonction du lieu de travail et non du lieu de résidence du candidat. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les postes à un seul lieu. Pour les postes à plusieurs lieux, les conditions générales s'afficheront en fonction du lieu de résidence du candidat.
    • Remarque : Si vous tentez d’activer l’affichage des conditions générales en fonction du lieu de travail alors que les options « Afficher les conditions générales dans la FAQ des candidats » et « Afficher les conditions générales dans la recherche d’emploi » sont activées dans votre compte, la fenêtre modale « Paramètres conflictuels » s’affiche. Vous devez désactiver ces paramètres au préalable si vous souhaitez activer l’affichage des conditions générales en fonction du lieu de travail.
  • Afficher les conditions générales dans la section Questions/Réponses avec le candidat – Cela permet à l'assistant AI d'envoyer le message relatif aux conditions générales 500 millisecondes après l'envoi du premier message au candidat.
  • Affichage des conditions générales dans la recherche d'emploi – Un message relatif aux conditions générales s'affichera lorsqu'un candidat commencera à interagir avec l'assistant AI dans le cadre de sa recherche d'emploi.
  • Afficher le pied de page du portail de données – Ce paramètre détermine si une section « Nous contacter » s’affiche dans le pied de page du portail d’informations des candidats. Lorsqu’elle est activée, les candidats peuvent sélectionner « Nous contacter » pour consulter les coordonnées de votre organisation tout en accédant au portail d’informations des candidats pour consulter ou gérer leurs données. En savoir plus sur le portail d’informations des candidats .
  • Bouton « Informations de contact » – Ce paramètre s’affiche une fois l’ option « Afficher le pied de page du portail de données » activée. Configuration :
    • Sélectionner + Configurer
    • Sous le bouton Informations de contact , sélectionnez + Configurer .
    • Personnalisez le texte du bouton selon vos besoins.
    • Veuillez remplir au moins un champ :
      • Site web de l'entreprise
      • Adresse
      • Numéro de téléphone
      • Adresse électronique de contact
    • Dans le coin inférieur droit du tiroir, sélectionnez Confirmer .
  • Envoyer une notification par courriel lorsqu'un candidat demande la suppression ou la modification de ses données. – Lorsque cette option est activée, un champ s'affiche permettant de saisir le nom de la personne à contacter lorsqu'un candidat souhaite modifier ou supprimer ses données. Cette ou ces personnes approuveront ou refuseront la demande de mise à jour ou de suppression des données du candidat.
  • Envoyer une notification par e-mail à un ATS et un CRM externes lorsqu'un candidat demande la suppression ou la modification de ses données. – Lorsque cette option est activée, un champ s'affiche permettant de saisir l'adresse e-mail du contact privilégié qui sera contacté lorsqu'un candidat souhaite modifier ou supprimer ses données. La ou les personnes associées à cette adresse e-mail approuveront ou refuseront alors la demande de mise à jour ou de suppression des données du candidat.
  • Utiliser un processus de confidentialité des données personnalisé – Cela vous permettra de créer une réponse personnalisée pour la modification/suppression des données. Par défaut, l'assistant AI enverra le message suivant au candidat : « Pour consulter vos informations personnelles, veuillez visiter [LIEN] ».
    • Configurer une réponse aux demandes des candidats par SMS/WhatsApp – Cela vous permettra de définir la réponse préférée pour les SMS/WhatsApp.
    • Définir une réponse à la demande de données des candidats pour le Web – Cela vous permettra de définir la réponse préférée pour le Web.
• Service de détection de la langue :
  • Quel service de détection de langue ce compte utilisera-t-il ? – Cette option vous permet de sélectionner les services de détection de langue pour ce compte. Par défaut, Google Traduction et Yandex sont sélectionnés, Yandex étant le service principal et Google Traduction le service secondaire.
• Gestion des rôles pour les informations sensibles : cette option vous permet de sélectionner les rôles des utilisateurs, le cas échéant, qui pourront consulter les informations sensibles et masquées dans les rapports. Sinon, les utilisateurs verront des astérisques à la place des données.
• Utiliser les préférences de communication pour les flux de travail – Cette option sera activée par défaut et garantit que les communications ne seront envoyées qu'aux méthodes de communication préférées des candidats.
  • Délai de régularisation des flux de travail abandonnés : lorsqu’un candidat reçoit une invitation à communiquer via un canal spécifique, ce délai correspond à la période avant l’annulation des flux de travail. Options disponibles :
    • 2 jours
    • 3 jours
    • 4 jours
    • 5 jours
    • 6 jours
    • 7 jours
• Désactiver le message d'appel à l'action d'inscription – Ce paramètre empêche l'envoi du message de bienvenue standard aux nouveaux utilisateurs ajoutés au compte.
• Conditions d'utilisation des codes courts – Ceci créera un lien vers les conditions d'utilisation distinct pour les équipes qui demandent un code court.
  • URL des conditions d'utilisation – Lorsque les conditions d'utilisation du shortcode sont activées, un lien est généré automatiquement. Sélectionnez « Copier » pour le partager avec l'équipe, si vous le souhaitez.
  • Personnaliser les conditions d'utilisation des codes courts – Lorsque les conditions d'utilisation des codes courts sont activées, ce paramètre s'affiche et vous permet de personnaliser le modèle par défaut en fonction des besoins de votre équipe lorsque vous sélectionnez Personnaliser .

• Délai d'inactivité dans Olivia Chat – Cette option permet d'interrompre l'expérience Olivia Chat après la période d'inactivité sélectionnée pour un candidat.
  • Délai d'inactivité – Lorsque le délai d'inactivité est activé dans les paramètres d'Olivia Chat , cette option s'affiche et vous permet de sélectionner la durée d'inactivité. Les options disponibles sont :
    • 3 minutes
    • 10 minutes
    • 20 minutes
    • 30 minutes
    • 45 minutes
    • 1 heure
• Conditions générales :
  • Région – C’est ici que vous pouvez définir les conditions générales par région ou pays. Les régions Monde , UE et Californie seront affichées dans cette liste déroulante, en plus des valeurs enregistrées pour un pays spécifique. L’affichage des régions dépend des sélections effectuées dans la section « Protection des données avancée » .

• Conditions générales (suite) :
  • Titre – Le titre présenté au candidat concernant les présentes conditions générales.
  • Introduction Web – Le message que l’assistant AI envoie au candidat avant de lui transmettre les conditions générales.
  • Conditions générales – Les conditions générales proposées aux candidats. Celles-ci peuvent être adaptées aux besoins de votre équipe.
  • Bouton Refuser – Copie du bouton Refuser .
  • Bouton Accepter – Copie du bouton Accepter .
  • Message d'acceptation (SMS) – Le message que l'assistant AI enverra au candidat après qu'il aura accepté les conditions générales.
  • Message de refus – Le message que l’assistant AI enverra au candidat après son refus des conditions générales.
• Courriels en copie cachée (BCC) :
  • Gérez votre adresse CCI pour tous les e-mails : ce champ est facultatif. Vous pouvez y saisir les adresses e-mail qui doivent figurer dans le champ CCI de tous les e-mails envoyés. Ces adresses ne seront pas visibles par les destinataires.
• Domaines de messagerie autorisés – Ce paramètre permet aux utilisateurs d'ajouter des domaines de messagerie afin de garantir la validité des adresses e-mail associées à leur compte. Si aucun domaine n'est spécifié, tout domaine sera accepté.