Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique à tous les candidats résidant dans l'UE. La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) s'applique à tous les candidats résidant en Californie. Si l'adresse IP ou l'indicatif pays du numéro de téléphone d'un candidat se situe dans l'UE ou en Californie, il aura ultérieurement la possibilité de consulter, de modifier et/ou de supprimer ses informations personnelles dans le CEM .

Toute mise à jour des données d'un candidat entraînera l'envoi d'une demande par courriel au contact chargé de la protection des données enregistré dans le système, qui pourra confirmer les modifications ou contacter directement le candidat.

Configuration

Configurez les conditions générales en suivant cette procédure .

Consulter les informations personnelles

Pour consulter ses renseignements personnels, le candidat devra remplir les conditions suivantes :

1. Demandez à votre assistant AI si vous pouvez consulter vos données.
2. Cliquez sur le lien envoyé par votre assistant AI .
3. Cliquez sur le lien pour accéder à la page de connexion sécurisée.
4. Sélectionnez votre méthode de communication préférée pour recevoir le code de vérification.
   • Remarque : Selon leurs préférences de communication, ils peuvent voir des options pour le courrier électronique, les SMS ou WhatsApp (si cette option est activée).
5. Sur la page de vérification, saisissez le code à usage unique envoyé à votre mode de communication préféré.

Le candidat parviendra à se connecter au portail.

Portail d'information des candidats

Ce portail comprendra :

• Les conditions générales convenues.
• Données personnelles
• Journal d'activité
• Un pied de page (si activé dans le compte)

données personnelles

Cette section contient le nom, le numéro de téléphone (le cas échéant) et l'adresse courriel (le cas échéant) du candidat. Les candidats peuvent modifier, exporter et/ou supprimer leurs informations depuis le menu d'actions « Données personnelles » ou en cliquant sur les points de suspension.

• Remarque : Les processus ci-dessous sont rédigés à l'intention des candidats.

Modifier les informations personnelles

1. Cliquez sur le menu d’actions « Données personnelles ».
2. Sélectionnez « Modifier » dans son menu déroulant.
   
   
   
3. Il est possible de modifier les champs Nom du candidat , Numéro de téléphone et Adresse électronique .
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » en haut à droite.
   

Notification envoyée à l'administrateur

Le responsable de la protection des données recevra une notification par courriel concernant la demande de modification du candidat et pourra alors :

• Contactez directement le candidat pour obtenir plus de détails sur les changements.
• Autoriser les modifications.

Une fois la demande approuvée, les modifications seront officiellement effectuées dans le système.

Demandes de modification approuvées

Une fois la demande de modification approuvée :

1. Toutes les données du système seront modifiées.
2. Toutes les données de sous-traitement concernant le candidat seront modifiées (Twilio, etc.).
3. L'équipe de conformité de Paradox sera informée.

Remarque importante : Si le client n'approuve jamais la demande du candidat, aucune donnée ne sera modifiée .

Supprimer les informations personnelles

1. Cliquez sur le menu d’actions « Données personnelles ».
2. Sélectionnez Supprimer dans son menu déroulant.
   
   
   
3. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Exporter mes données avant de les supprimer pour télécharger vos données sur votre appareil, si vous le souhaitez.
4. Cochez la case « Je comprends que mes données ne pourront pas être récupérées une fois supprimées » .
5. Cliquez sur Supprimer tout .
   

Notification envoyée à l'administrateur

Lorsqu'un candidat soumet une demande de modification ou de suppression de ses données, l'adresse électronique de l'administrateur configurée sur votre compte recevra les informations suivantes :

• Un courriel non interactif les informant qu'une demande a été soumise.
• Un courriel incitatif proposant deux options :
  • Autoriser la suppression – Cliquer sur ce bouton approuvera la demande de suppression/modification du candidat.
  • Candidat au message – En cliquant dessus, le CEM s'ouvrira et l'utilisateur pourra répondre à la demande.

Demandes de suppression approuvées

Une fois la demande de suppression approuvée :

• Toutes les données du système seront supprimées.
• Toutes les données relatives aux sous-processus concernant le candidat seront supprimées (Twilio, etc.).
• L'équipe de conformité de Paradox sera informée.

Exporter des informations personnelles

Si le candidat souhaite conserver ses données, il peut cliquer sur le menu d'actions « Données personnelles » ou sur l'icône à trois points, puis sélectionner « Exporter tout » dans le menu déroulant. Toutes les données du candidat, y compris sa conversation avec votre assistant AI , seront alors téléchargées sur son ordinateur.

Journal d'activité

Le journal d'activité figure dans la section Données personnelles et comprend les informations suivantes :

• Lorsque les conditions furent acceptées.
• Les messages envoyés au candidat.
• Les messages reçus du candidat.
• Sélection du ou des groupes et/ou des lieux.
• Modifications apportées aux informations personnelles par le candidat.
• Modifications du profil du candidat par identifiant utilisateur.
• L'adresse IP de l'utilisateur et l'horodatage des modifications effectuées.

Les étapes importantes (mises à jour de statut, vues de profil, demandes d'entretien, etc.) et les noms d'utilisateur ne seront pas inclus dans ce journal.

Pied de page

Cette section contient le nom, le numéro de téléphone (le cas échéant) et l'adresse courriel (le cas échéant) du candidat. Les candidats peuvent modifier, exporter et/ou supprimer leurs informations depuis le menu d'actions « Données personnelles » ou en cliquant sur les points de suspension.