Vous pouvez facilement créer une communication ponctuelle ou relative à une étape importante afin d'établir des points de contact réguliers avec vos employés.

Créer une communication ponctuelle

Vous pouvez créer une communication ponctuelle de deux manières :

• Sélectionnez le bouton d'action rapide « Communication ponctuelle » depuis la page d'accueil « Communications ».
  
  
  
• Sélectionnez Communication ponctuelle dans le panneau de gauche, puis cliquez sur le bouton + Créer une nouvelle communication situé dans le coin supérieur droit de la section.
  
  
  

Peu importe la manière dont vous lancez l'outil de création de communications ponctuelles, une fois ouvert, suivez les étapes ci-dessous.

Section Type et Public

1. Veuillez saisir un nom pour la communication.
2. Sélectionnez l'option Communication ponctuelle , si elle n'est pas déjà sélectionnée.
   • Remarque : Vous avez la possibilité de transformer ce document en communication d'étape importante, si nécessaire.
3. Dans la sous-section Public , sélectionnez + Ajouter des employés .
4. Dans le menu déroulant qui s'ouvre, vous pouvez soit sélectionner le public en définissant plusieurs filtres, soit cliquer sur le bouton « + Importer le public » pour importer un fichier CS contenant des employés spécifiques.
   • Remarque : après avoir initialement filtré une audience, vous pouvez supprimer des employés en cliquant sur l’icône « x » à côté de leur nom ou les rajouter en recherchant leur nom et en cliquant sur l’icône « + » qui s’affiche à côté de celui-ci dans la liste.
5. Cliquez sur Suivant en haut à droite de la section.

Section Contenu

La section Contenu vous permet de développer votre communication auprès de votre public cible en y ajoutant différents types de contenu.

6. Sélectionnez votre premier contenu. Options disponibles :
   • Média – Ajoutez ou sélectionnez une vidéo (max. 500 Mo) ou une image/un GIF (max. 10 Mo) dans la bibliothèque multimédia.
   • Message – Envoyez un message à l'employé. Dans ce message, vous pouvez utiliser n'importe lequel des jetons listés ci-dessous.
     • Remarque : Si la fonctionnalité de rédaction contextuelle et d’édition est activée pour votre compte, vous pouvez utiliser les outils d’édition pour modifier votre message. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces messages générés automatiquement.
   • Document – Ajoutez ou sélectionnez n’importe quel document (PDF standard ou remplissable) (max 25 Mo) stocké dans votre bibliothèque multimédia.
     • Remarques :
       • Si un PDF remplissable est sélectionné , l'option de délai pour le contenu suivant sera automatiquement définie sur « Immédiatement après vérification » . Cela signifie que le document doit être rempli avant l'envoi du message suivant. Bien que ce soit le comportement par défaut, car il s'agit du cas d'utilisation le plus courant, vous pouvez modifier ce paramètre et choisir une autre option de délai, y compris « Aucun délai » , pour le contenu suivant.
       • Si un PDF non remplissable/document à examiner est sélectionné , l'option de délai pour le contenu suivant sera automatiquement définie sur « Aucun délai » . Cela signifie que le contenu suivant sera transmis immédiatement, sans que l'employé ait besoin d'ouvrir le document. Cette option est particulièrement adaptée aux documents d'information envoyés avec des messages, des questions ou des enquêtes qui doivent être transmis même si le document n'est pas ouvert. Bien que ce soit le comportement par défaut, car il s'agit du cas d'utilisation le plus fréquent, il est possible de modifier ce paramètre si nécessaire.
       • Un message « Authentification requise pour consulter » s’affichera, obligeant l’employé à se connecter et à s’authentifier avant de pouvoir consulter le document. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce paramètre et son utilité.
   • Question – Saisissez une question à réponse courte ou à choix unique pouvant être envoyée aux employés. Vous pouvez utiliser dans cette question n'importe quel jeton listé ci-dessous. Les types de questions disponibles sont :
     • Remarques :
       • Vous pouvez saisir jusqu'à 15 options pour une question à choix unique.
       • Si la fonctionnalité de rédaction contextuelle et d'édition est activée pour votre compte, vous pouvez utiliser les outils d'édition pour modifier votre question. Cliquez ici pour en savoir plus.
   • Sondage – Sélectionnez un sondage préconfiguré à envoyer aux employés.
     • Remarque : ce message ne s'affichera que si vous avez activé les sondages pour votre compte.
7. Une fois votre sélection effectuée, une icône « + » apparaîtra sous l’élément ajouté. Cliquez sur cette icône.
8. Tous les contenus multimédias s'afficheront alors. Sélectionnez le contenu souhaité et répétez l'étape 6.
9. Entre chaque contenu ajouté, vous pouvez définir un délai. Bien qu'une option par défaut puisse être sélectionnée automatiquement, vous pouvez la modifier selon vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Délai » et sélectionnez l'option souhaitée.
   
   
   
10. Répétez les étapes 7 à 9 pour chaque élément de contenu ajouté.
11. Apportez les derniers ajustements nécessaires en effectuant l'une des actions ci-dessous :
    • Réorganiser le contenu – Vous pouvez réorganiser le contenu en sélectionnant l'icône à plusieurs points à droite de l'élément de contenu souhaité, puis en faisant glisser ce contenu vers l'ordre souhaité.
    • Modifier ou supprimer du contenu – Modifiez ou supprimez du contenu en sélectionnant le menu d'actions, ou les points de suspension, dans le coin supérieur droit au-dessus d'un élément de contenu ajouté, puis sélectionnez l'action souhaitée dans son menu déroulant.
    • Mettre à jour le délai – Vous pouvez mettre à jour le délai défini pour un élément de contenu spécifique ajouté en complétant l'étape n° 9.
12. Cliquez sur Suivant en haut à droite de la section.

Jetons disponibles

Les jetons suivants peuvent être inclus dans les messages et les questions ajoutés à la section Contenu .

Section Aperçu

13. Dans la section Aperçu , basculez entre les différents canaux de messagerie disponibles pour visualiser un aperçu de l'apparence de cette communication pour le public cible prédéterminé.
14. Si un quelconque aspect de la communication doit être modifié, accédez à la section Contenu et effectuez vos modifications.
15. Cliquez sur Suivant en haut à droite de la section.

Section Livraison

16. En ouvrant cette section, vous verrez une sous-section « Date et heure » . Ignorez-la pour le moment et passez à la sous-section « Mode de livraison » .
17. (Facultatif) Vous pouvez modifier le mode de livraison par lequel les utilisateurs recevront la communication en cliquant dans la case Mode de livraison par défaut, puis en effectuant une ou les deux actions suivantes :
    • Réorganiser la hiérarchie des modes de livraison : les modes de livraison s’affichent par défaut dans leur hiérarchie. Pour la modifier, cliquez, faites glisser et déposez l’icône à plusieurs points d’un mode de livraison à l’endroit souhaité.
    • Suppression des modes de livraison – Vous pouvez supprimer des modes de livraison de la hiérarchie en cliquant sur l'icône « x » située à côté du mode de livraison souhaité.
18. Juste en dessous de la section Livraison dans le panneau de gauche, vous trouverez Paramètres optionnels . Sélectionnez cette option pour ouvrir et afficher deux paramètres de communication disponibles que vous pouvez modifier et enregistrer, si vous le souhaitez. Ces paramètres comprennent :
    1. Alertes de communication – Cette fonction vous permet de sélectionner les employés qui doivent recevoir une alerte lorsqu'une réponse est reçue. Remarque : pour qu'un utilisateur puisse être sélectionné pour recevoir une alerte de communication, il doit activer l' option correspondante (SMS ou e-mail) dans la gestion des alertes. Pour ce faire,
       1. Cliquez sur le bouton + Ajouter à côté de ce paramètre.
       2. Dans le tiroir qui s'ouvre, cliquez sur le bouton + Ajouter des employés , sélectionnez les utilisateurs et/ou les rôles d'utilisateur qui doivent être informés des réponses des employés, puis cliquez sur Appliquer .
          • Remarques :
            • Seuls les utilisateurs/rôles d'utilisateurs ayant accès à la consultation et à la gestion du produit de communication avec les employés seront répertoriés dans cette liste déroulante.
            • Seules les personnes dûment autorisées à communiquer avec l'employé concerné recevront l'alerte. Par exemple, si vous sélectionnez les responsables de niveau 1, 2 et 3 pour recevoir les alertes concernant cette communication, et que l'employé 1 y répond, seul le responsable de niveau 1 sera alerté, car il est le seul à gérer directement cet employé.
            • Vous pouvez supprimer les utilisateurs/rôles d'utilisateur sélectionnés en cliquant sur l'icône de la corbeille située à côté de leur nom/rôle.
       3. Cliquez sur Enregistrer en bas à droite du tiroir.
    2. Rappels de communication – Cette fonction vous permet de configurer des rappels pour inciter les employés à finaliser cette communication. Pour ce faire,
       1. Sélectionnez le bouton + Ajouter à côté de ce paramètre.
       2. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez la fréquence de rappel . Vous pouvez sélectionner plusieurs fréquences et même créer des fréquences personnalisées.
       3. Examinez et corrigez, si nécessaire, le message de rappel .
          • Remarque : Si la fonctionnalité de rédaction contextuelle et d’édition est activée pour votre compte, vous pouvez utiliser les outils d’édition pour modifier votre message. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces messages générés automatiquement.
       4. Cliquez sur Enregistrer .

Créer une communication d'étape

Vous pouvez créer une communication d'étape importante de deux manières :

• Sélectionnez le bouton d'action rapide « Communication des étapes clés » depuis la page d'accueil « Communications ».
  
  
  
• Sélectionnez Communication d'étape dans le panneau de gauche, puis cliquez sur le bouton + Créer une nouvelle communication dans le coin supérieur droit de la section.
• Sélectionnez le bouton « Créer maintenant » situé à côté d’un modèle de communication affiché sur la page d’accueil « Communications ».
  
  
  
• Sélectionnez l'option « Utiliser un modèle » dans le menu contextuel de la section « Modèles d'étapes clés » de la page « Communications ».
  
  

Peu importe la manière dont vous lancez Milestone Communication Builder, une fois ouvert, suivez les étapes ci-dessous.

Section Type et Public

1. Veuillez saisir un nom pour la communication.
2. Sélectionnez l'option Communication des étapes clés , si ce n'est pas déjà fait. Passez ensuite à la section Public cible .
   • Remarque : Vous avez la possibilité de transformer ceci en communication ponctuelle , si nécessaire.
3. Deux options de communication s'afficheront. Sélectionnez l'option de votre choix et suivez les étapes correspondantes :
   • Utiliser un modèle : cette option est sélectionnée par défaut et vous permet d’utiliser un modèle de communication prédéfini. Dans la section « Configuration de l’étape » qui s’affiche sous cette option, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour cette communication.
     • Remarques :
       • Dans le menu « Modèles d'étapes clés » , une icône d'expansion apparaît en haut à droite. En cliquant dessus, une fenêtre modale s'ouvre et vous permet de consulter tous les modèles d'étapes clés.
       • Après avoir sélectionné un modèle, vous pouvez cliquer sur les points de suspension à droite du titre « Configuration de l'étape clé » , puis sur « Afficher la configuration du modèle » dans son menu déroulant pour consulter les détails de configuration de ce modèle.
         
         
         
   • Configuration personnalisée – Cette option vous permet de configurer une communication personnalisée pour les étapes clés. Elle est particulièrement adaptée aux événements spécifiques liés au temps passé par vos employés dans votre entreprise. Une fois sélectionnée, suivez les étapes ci-dessous :
     1. Dans la section « Configuration des étapes clés » , définissez le déclencheur qui enverra cette communication aux employés. Ce déclencheur repose sur une série d'instructions « SI » et de conditions que le candidat doit remplir pour recevoir cette communication.
        • Remarques :
          • Les conditions sont combinées par l'opérateur ET . La logique OU n'est actuellement pas prise en charge.
          • Contactez votre représentant CS pour obtenir des informations détaillées sur chaque attribut et ses valeurs possibles.
     2. Si vous ne souhaitez pas que la communication soit envoyée immédiatement, sélectionnez le bouton « Début » (réglé sur « Immédiatement » par défaut) et choisissez le nombre de minutes, d’heures, de jours ou de semaines avant l’envoi. Sélectionnez « Appliquer » pour valider la modification.
        
        
        
     3. Dans la sous-section « Public cible » , sélectionnez le groupe d’employés auquel cette communication importante doit s’appliquer :
        1. Seuls les matchs futurs
        2. Matchs actuels et futurs
4. Cliquez sur Suivant en haut à droite de la section.

Section Contenu

La section Contenu vous permet de développer votre communication auprès de votre public cible en y ajoutant différents types de contenu.

5. Sélectionnez votre premier contenu. Options disponibles :
   1. Média – Ajoutez ou sélectionnez une vidéo (max. 500 Mo) ou une image/un GIF (max. 10 Mo) dans la bibliothèque multimédia.
   2. Message – Envoyez un message à l'employé. Dans ce message, vous pouvez utiliser n'importe lequel des jetons listés ci-dessous.
      • Remarque : Si la fonctionnalité de rédaction contextuelle et d’édition est activée pour votre compte, vous pouvez utiliser les outils d’édition pour modifier votre message. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces messages générés automatiquement.
   3. Document – Ajoutez ou sélectionnez n’importe quel document (PDF standard ou remplissable) (max 25 Mo) stocké dans votre bibliothèque multimédia.
      • Remarques :
        • Si un PDF remplissable est sélectionné , l'option de délai pour le contenu suivant sera automatiquement définie sur « Immédiatement après vérification » . Cela signifie que le document doit être rempli avant l'envoi du message suivant. Bien que ce soit le comportement par défaut, car il s'agit du cas d'utilisation le plus courant, vous pouvez modifier ce paramètre et choisir une autre option de délai, y compris « Aucun délai » , pour le contenu suivant.
        • Si un PDF non remplissable/document à examiner est sélectionné , l'option de délai pour le contenu suivant sera automatiquement définie sur « Aucun délai » . Cela signifie que le contenu suivant sera transmis immédiatement, sans que l'employé ait besoin d'ouvrir le document. Cette option est particulièrement adaptée aux documents d'information envoyés avec des messages, des questions ou des enquêtes qui doivent être transmis même si le document n'est pas ouvert. Bien que ce soit le comportement par défaut, car il s'agit du cas d'utilisation le plus fréquent, il est possible de modifier ce paramètre si nécessaire.
        • Un message « Authentification requise pour consulter » s’affichera, obligeant l’employé à se connecter et à s’authentifier avant de pouvoir consulter le document. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce paramètre et son utilité.
   4. Question – Saisissez une question à réponse courte ou à choix unique pouvant être envoyée aux employés. Vous pouvez utiliser dans cette question n'importe quel jeton listé ci-dessous. Les types de questions disponibles sont :
      • Remarques :
        • Vous pouvez saisir jusqu'à 15 options pour une question à choix unique.
        • Si la fonctionnalité de rédaction contextuelle et d'édition est activée pour votre compte, vous pouvez utiliser les outils d'édition pour modifier votre question. Cliquez ici pour en savoir plus.
   5. Sondage – Sélectionnez un sondage préconfiguré à envoyer aux employés.
      • Remarque : ce message ne s'affichera que si vous avez activé les sondages pour votre compte.
6. Une fois votre sélection effectuée, une icône « + » apparaîtra sous l’élément ajouté. Cliquez sur cette icône.
7. Tous les contenus multimédias s'afficheront alors. Sélectionnez le contenu souhaité et répétez l'étape n° 5.
8. Entre chaque contenu ajouté, vous pouvez définir un délai. Une option par défaut peut être sélectionnée automatiquement, mais vous pouvez la modifier selon vos besoins. Pour cela, cliquez sur le bouton « Délai » et sélectionnez le délai souhaité.
   
   
   
9. Répétez les étapes 6 à 8 pour chaque élément de contenu ajouté.
10. Apportez les derniers ajustements nécessaires en effectuant l'une des actions ci-dessous :
    1. Réorganiser le contenu – Vous pouvez réorganiser le contenu en sélectionnant l'icône à plusieurs points à droite de l'élément de contenu souhaité, puis en faisant glisser ce contenu vers l'ordre souhaité.
       
       
       
    2. Modifier ou supprimer du contenu – Modifiez ou supprimez du contenu en sélectionnant le menu d'actions, ou les points de suspension, dans le coin supérieur droit au-dessus d'un élément de contenu ajouté, puis sélectionnez l'action souhaitée dans son menu déroulant.
       
       
       
    3. Mettre à jour le délai – Vous pouvez mettre à jour le délai défini pour un élément de contenu spécifique ajouté en complétant l'étape n° 9.
11. Cliquez sur Suivant en haut à droite de la section.

Jetons disponibles

Les jetons suivants peuvent être inclus dans les messages et les questions ajoutés à la section Contenu .

Section Aperçu

12. Dans la section Aperçu , sélectionnez les canaux de messagerie disponibles pour visualiser un aperçu de l'apparence de cette communication pour le public cible prédéfini.
13. Si un quelconque aspect de la communication doit être modifié, accédez à la section Contenu et effectuez vos modifications.
14. Cliquez sur Suivant en haut à droite de la section.

Section Livraison

16. En ouvrant cette section, vous verrez une sous-section « Date et heure » . Ignorez-la pour le moment et passez à la sous-section « Mode de livraison » .
17. (Facultatif) Vous pouvez modifier le mode de livraison par lequel les utilisateurs recevront la communication en cliquant dans la case Mode de livraison par défaut, puis en effectuant une ou les deux actions suivantes :
    • Réorganiser la hiérarchie des modes de livraison : les modes de livraison s’affichent par défaut dans leur hiérarchie. Pour la modifier, cliquez, faites glisser et déposez l’icône à plusieurs points d’un mode de livraison à l’endroit souhaité.
    • Suppression des modes de livraison – Vous pouvez supprimer des modes de livraison de la hiérarchie en cliquant sur l'icône « x » située à côté du mode de livraison souhaité.
18. Juste en dessous de la section Livraison dans le panneau de gauche, vous trouverez Paramètres optionnels . Sélectionnez cette option pour ouvrir et afficher deux paramètres de communication disponibles que vous pouvez modifier et enregistrer, si vous le souhaitez. Ces paramètres comprennent :
    1. Alertes de communication – Cette fonction vous permet de sélectionner les employés qui doivent recevoir une alerte lorsqu'une réponse est reçue. Remarque : pour qu'un utilisateur puisse être sélectionné pour recevoir une alerte de communication, il doit activer l' option correspondante (SMS ou e-mail) dans la gestion des alertes. Pour ce faire,
       1. Cliquez sur le bouton + Ajouter à côté de ce paramètre.
       2. Dans le tiroir qui s'ouvre, cliquez sur le bouton + Ajouter des employés , sélectionnez les utilisateurs et/ou les rôles d'utilisateur qui doivent être informés des réponses des employés, puis cliquez sur Appliquer .
          • Remarques :
            • Seuls les utilisateurs/rôles d'utilisateurs ayant accès à la consultation et à la gestion du produit de communication avec les employés seront répertoriés dans cette liste déroulante.
            • Seules les personnes dûment autorisées à communiquer avec l'employé concerné recevront l'alerte. Par exemple, si vous sélectionnez les responsables de niveau 1, 2 et 3 pour recevoir les alertes concernant cette communication, et que l'employé 1 y répond, seul le responsable de niveau 1 sera alerté, car il est le seul à gérer directement cet employé.
            • Vous pouvez supprimer les utilisateurs/rôles d'utilisateur sélectionnés en cliquant sur l'icône de la corbeille située à côté de leur nom/rôle.
       3. Cliquez sur Enregistrer en bas à droite du tiroir.
    2. Rappels de communication – Cette fonction vous permet de configurer des rappels pour inciter les employés à finaliser cette communication. Pour ce faire,
       1. Sélectionnez le bouton + Ajouter à côté de ce paramètre.
       2. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez la fréquence de rappel . Vous pouvez sélectionner plusieurs fréquences et même créer des fréquences personnalisées.
       3. Examinez et corrigez, si nécessaire, le message de rappel .
          • Remarque : Si la fonctionnalité de rédaction contextuelle et d’édition est activée pour votre compte, vous pouvez utiliser les outils d’édition pour modifier votre message. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces messages générés automatiquement.
       4. Cliquez sur Enregistrer .

Modifier les alertes de communication pour les communications actives

Les utilisateurs ont la possibilité de mettre à jour les utilisateurs et/ou les rôles des utilisateurs qui recevront des alertes de communication lorsqu'une communication est active. Pour ce faire,

1. Accédez à la section Communications actives (ponctuelles) .
2. Survolez la communication souhaitée, cliquez sur son menu d'actions (points de suspension), puis sélectionnez Modifier .
3. Dans le tiroir coulissant qui s'ouvre, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Contenu .
4. Sélectionnez l'onglet Paramètres optionnels .
5. Le paramètre « Alertes de communication » affichera un bouton « Modifier » ou « Ajouter » , selon que les utilisateurs et/ou les rôles des utilisateurs ont été sélectionnés pour recevoir des alertes de communication ou non. Sélectionnez ce bouton.
6. Une nouvelle page du tiroir s'ouvrira. À partir de là, vous pourrez :
   1. Ajoutez un utilisateur/un rôle d'utilisateur en cliquant sur le bouton + Ajouter des employés , en sélectionnant le ou les utilisateurs/rôles d'utilisateur souhaités, puis en cliquant sur Appliquer .
   2. Supprimer un utilisateur/un rôle d'utilisateur en cliquant sur l'icône de la corbeille située à côté de son nom/rôle.
7. Une fois toutes les modifications effectuées, sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit du tiroir.

Utilisez un modèle

Sept modèles de conversation par défaut pour les étapes clés sont automatiquement inclus dans votre compte. Ces modèles ont été conçus pour couvrir les étapes et événements courants pour lesquels des communications sont souvent mises en place. Il s'agit notamment des modèles suivants :

• Enregistrement 30 jours à l'avance
• Enregistrement à 60 jours
• Enregistrement à 90 jours
• Anniversaire
• Enregistrement
• Enquête de sortie
• Anniversaire de travail

Vous pouvez utiliser un modèle de conversation d'étape importante de deux manières :

• Sélectionnez le bouton « Créer maintenant » situé à côté d’un modèle de communication affiché sur la page d’accueil « Communications ».
  
  
  
• Sélectionnez l'option « Utiliser un modèle » dans le menu contextuel de la section « Modèles d'étapes clés » de la page « Communications ».
  
  

L'outil de création de communications Milestone s'ouvrira alors et intégrera le modèle sélectionné. Cliquez ici pour en savoir plus sur les modèles de conversation.