Les modèles d'événements peuvent être créés à partir de la page Événements et vous permettent d'appliquer des paramètres et des descriptions préconfigurés à un nouvel événement.

Cas d'utilisation

• Embaucher des équipes qui souhaitent organiser des événements non récurrents avec des descriptions et des valeurs similaires.

Navigation

Vous pouvez accéder à la section Modèles d'événements de la page Événements de deux manières:

• Cliquez sur le bouton Paramètres de l'événement en bas du panneau de gauche de la page Événements. 
  
  
   
• Cliquez sur Modèles d’événements dans la section Événements et campus de la page Paramètres. 
  
  

Section Modèles d'événements

La section Modèles d'événements se trouve dans la page « Événements ». Vous pouvez y rechercher des modèles existants ou en créer de nouveaux.

Modèles de cartes d'événements

Chaque carte de modèle d'événement affiche les informations suivantes:

• Nom du modèle – Le nom du modèle.
• Type d'événement – Le type d'événement. Les options incluent:
  • Événement de recrutement
  • Orientation
• Type de lieu de l'événement – Le type de lieu de l'événement. Les options incluent:
  • En personne
  • Virtuel
• Dernière modification – La date et la personne qui a mis à jour ce modèle en dernier.
• Montant d’utilisation – Le nombre de fois que ce modèle a été utilisé pour créer un nouvel événement.
• Statut – Statut du modèle d'événement. Options disponibles:
  • Actif – Le modèle est disponible pour être utilisé lors de la création de nouveaux événements.
  • Inactif – Le modèle n’est pas disponible pour être utilisé lors de la création de nouveaux événements.
    • Remarque: le statut peut être mis à jour en activant/désactivant le paramètre à côté du statut répertorié. 
• Menu Action – Cela ouvrira un menu qui comprend les options suivantes:
  • Dupliquer – Cela créera une copie du modèle d’événement.
  • Supprimer – Ceci confirmera la suppression de ce modèle d'événement. Seuls les modèles n'ayant pas été utilisés pour créer un nouvel événement peuvent être supprimés.

Créer un modèle d'événement

Pour créer un nouveau modèle d’événement, procédez comme suit.

1. Accédez à la section Modèles d'événements .
2. Cliquez sur « + Créer un nouveau modèle » en haut à droite de la page.
3. Une fenêtre modale s'ouvrira où vous pourrez cliquer sur le type de modèle .
4. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Suivant . 
   
5. Choisissez « En présentiel » ou « Virtuel » pour votre modèle.
6. Dans le coin inférieur droit de la fenêtre modale, sélectionnez Créer un modèle .

Section Vue d'ensemble

7. Lorsque le nouveau modèle s'ouvre, saisissez le Nom du modèle.
8. Choisissez la catégorie de rapport d’événement ou la catégorie de rapport pour ce modèle d’événement.
9. Pour un recrutement en présentiel, saisissez le lieu et le nom du lieu. Si vous créez un recrutement virtuel, ces champs ne s'afficheront pas .
   • Lieu – Il s'agit de l'adresse physique de l'événement. Cette adresse sera partagée avec les candidats et les employés. Lors de l'ajout d'un lieu , le système alimentera automatiquement les résultats et vous permettra de sélectionner un résultat de recherche ou d'ajouter manuellement votre propre adresse et le nom du lieu.
   • Nom du lieu – Il s’agit du nom de l’adresse.
10. S'il s'agit d'un événement Campus, vous pouvez activer l'option Campus. Cette option ne devrait apparaître que si le compte est activé et que l'événement que vous créez possède les configurations Campus appropriées. Si cette option est activée, un sélecteur s'affichera pour vous permettre de sélectionner un campus.
    • Remarque: lorsque cette option est activée, cliquez ici pour en savoir plus sur la configuration des modèles pour les événements du campus.
11. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de cette section.

Section Postes

La section Postes sera désactivée jusqu'à ce que ce modèle soit utilisé pour créer un nouvel événement.

Section Équipe

Cette section vous permet d'ajouter des membres d'équipe au modèle d'événement. Pour ce faire,

12. Cliquez sur le champ Ajouter des membres.
13. Sélectionnez le(s) membre(s) de l’équipe souhaité(s) dans la liste déroulante qui s’ouvre.
    • Remarque: n’importe quel nombre de membres de l’équipe peut être ajouté au modèle.
14. Cliquez sur Ajouter des membres de l’équipe.
15. Mettez à jour les rôles des membres de l'équipe sélectionnés, le cas échéant. Les employés disposant d'un accès en lecture aux événements ne peuvent pas voir leurs rôles mis à jour . Les rôles disponibles sont les suivants:
    • Gestionnaire – Les gestionnaires peuvent interagir avec les candidats pendant l’événement et peuvent modifier votre événement.
    • Ambassadeur – Les ambassadeurs/animateurs peuvent interagir avec les candidats pendant l'événement, mais ne peuvent pas le modifier. Ce rôle sera attribué par défaut à certains employés.
16. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de cette section.

Section Horaire

Cette section vous permet de configurer les sessions d'événements. Pour cela,

17. Cliquez sur le bouton + Créer une nouvelle session au milieu de la page.
18. Sélectionnez le type de session et créez vos sessions. Les options incluent:
    • En personne
      • Entrevues planifiées – Suivez cette procédure pour créer des séances d'entrevue planifiées. Lors de l'ajout d'intervieweurs à une séance, le système ne se référera pas au calendrier connecté de l'employé. Une fois ajouté, une carte de séance d'entrevue s'affichera.  
      • Session d'événement – Suivez ce processus pour créer des sessions d'événement. Une fois ajoutée, une carte de session d'événement s'affichera pour la session.  
    • Virtuel
      • Entretiens virtuels programmés – Suivez cette procédure pour créer des séances d'entretiens virtuels programmés. Une fois ajoutée, une carte de séance d'entretien s'affichera.  
      • Diffusion vidéo en direct – Ce type de session peut être utilisé comme session d'événement virtuel. Une fois ajoutée, une carte de diffusion vidéo en direct s'affichera pour la session.  
      • Cabine de discussion virtuelle – Ce type de session permet aux candidats de participer à une expérience virtuelle et de discuter avec les membres de leur équipe comme s'ils participaient à une cabine de discussion. Une fois une session de cabine de discussion créée, vous ne pourrez pas créer d'autres types de sessions. Une fois ajoutée, une carte de cabine de discussion virtuelle s'affichera pour la session. 
        
        • Remarque : Les sessions d'entretien s'affichent dans l'ordre de leur création. Une coche indique « Vrai » et une croix indique Faux.
19. Une fois la première séance créée, un planning s'affichera. Sélectionnez la plage horaire de la séance suivante, puis répétez l'étape 2.
20. Modifier, dupliquer ou supprimer des sessions. Vous pouvez effectuer les actions suivantes, selon vos besoins :
    • Modifier – Pour modifier une session, cliquez simplement sur la carte de session et effectuez les modifications nécessaires.
    • Dupliquer – Pour dupliquer une session, cliquez simplement sur le menu d'action de la carte de session, ou sur les points de suspension, puis sur Dupliquer dans son menu déroulant.
      • Remarque : vous ne pouvez pas dupliquer les sessions Chat Booth.
    • Supprimer – Pour supprimer une session, cliquez simplement sur le menu d'action de la carte de session, ou sur les points de suspension, puis sur Supprimer dans son menu déroulant.  
21. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de cette section.

Section Inscription

La section Inscription est l'endroit où vous pouvez définir les détails concernant l'inscription à l'événement.

22. Sélectionnez si cet événement sera un événement privé ou public.
    • Remarque: si l'événement privé sur invitation uniquement est sélectionné, définissez l'heure de clôture de l'inscription et/ou la limite d'inscription et passez à l'étape 10.
23. Dans la section Inscription préalable à l'événement, l'option Autoriser l'inscription préalable à l'événement sera sélectionnée par défaut pour permettre aux candidats de s'inscrire à l'événement avant son début. Si vous ne souhaitez pas activer cette option, décochez-la et passez à l'étape 6.
    • Remarque: Toutes les options de valeur de départ sont disponibles. Cependant, si vous sélectionnez Poste attribué , vous ne pourrez pas sélectionner de poste dans la liste déroulante « Saisie ». De plus, la section Définir le statut du candidat ne peut pas être configurée.
24. Sélectionnez la conversation que les candidats utiliseront lors de la préinscription à l’événement.
25. Cliquez sur + Ajouter un résultat d’inscription et ajoutez des résultats supplémentaires pour cette conversation.
26. Définissez l'heure de clôture de l'inscription et/ou la limite d'inscription.
27. Si vous souhaitez autoriser les candidats à s'inscrire à l'événement lors de l'événement, sélectionnez Autoriser l'inscription sur place .
    • Remarque : Toutes les options de valeur de départ sont disponibles. Cependant, si vous sélectionnez « Poste attribué » , vous ne pourrez pas sélectionner de poste dans la liste déroulante « Saisie ». De plus, la section « Définir le statut du candidat » ne peut pas être configurée.
28. Sélectionnez la conversation que les candidats utiliseront lors de leur inscription à l’événement sur place.
29. Cliquez sur + Ajouter un résultat d’inscription et ajoutez des résultats supplémentaires pour cette conversation.
30. Dans la section Fermer l'inscription sur place, définissez la date et l'heure auxquelles les candidats ne peuvent plus terminer l'inscription sur place en sélectionnant les options suivantes:
    • Date et heure de fin de l'événement
    • 1 heure après l'événement
    • 12 heures après l'événement
    • 24 heures après l'événement
    • Définir une date et une heure spécifiques
      • Lorsque cette option est sélectionnée, elle correspond par défaut à la date et à l'heure de fin de l'événement, mais vous pouvez la personnaliser selon vos besoins.
31. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de cette section.

Section Outils

Cette section vous permet d'utiliser des outils supplémentaires pour soutenir l'expérience de l'événement.

32. Configurez tous les outils préférés. Ces outils sont décrits ci-dessous.
33. Activez le paramètre Inactif en haut à gauche de la page pour marquer ce modèle comme actif. Les autres employés pourront alors l'utiliser jusqu'à sa désactivation.
34. Cliquez sur Terminé pour finaliser le modèle.

Les événements de recrutement en personne disposeront des outils supplémentaires suivants:

• Outils pré-événement
  • Page de destination de l'événement (non disponible pour les événements privés)
    • Téléchargement de médias
  • Documents de préparation de l'événement
  • Numéros de téléphone avant l'événement (non disponibles pour les événements privés)
    • Remarque : les numéros de téléphone d’événements existants seront répertoriés comme numéros de téléphone avant l’événement.
  • Assistance aux candidats à l'événement
    • Remarque : si l’inscription préalable à l’événement n’est pas sélectionnée à l’étape d’inscription , seules les questions-réponses des candidats à l’événement s’afficheront.
  • Personnalisation des notifications d'événements
• Outils sur site
  • Numéros de téléphone sur place (non disponibles pour les événements privés)
    • Remarque : si l’inscription préalable à l’événement n’est pas sélectionnée à l’étape d’inscription , les numéros de téléphone sur place ne seront pas disponibles.
  • Évaluations des candidats
• Outils post-événement
  • Enquêtes sur les événements (si activées)

Les événements d'embauche virtuels disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Outils pré-événement
  • Page de destination de l'événement (non disponible pour les événements privés)
    • Téléchargement de médias
  • Numéros de téléphone avant l'événement (non disponibles pour les événements privés)
  • Questions et réponses des candidats à l'événement
  • Personnalisation des notifications d'événements
• Outils post-événement
  • Enquêtes sur les événements (si activées)

Les événements d’orientation disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Questions et réponses des candidats à l'événement
• Documents de préparation à l'orientation
• Personnalisation des notifications d'événements

Modifier les modèles d'événements

Vous pouvez modifier un modèle d'événement en cliquant sur la carte Modèle d'événement dans la section Modèles d'événement, puis en modifiant l'un de ses détails.

Dupliquer ou supprimer des modèles d'événements

Pour dupliquer ou supprimer un modèle d'événement, cliquez simplement sur le menu d'action de la carte Modèle d'événement, ou sur les points de suspension, puis sur l'action correspondante.

• Remarque: seuls les modèles qui n’ont pas été utilisés pour créer un nouvel événement peuvent être supprimés.

Activer / désactiver un modèle

Avant de cliquer sur Terminé lors de la création ou de la modification d'un modèle existant, vous pourrez activer ou désactiver le modèle. Par défaut, les nouveaux modèles sont inactifs, mais en activant ce paramètre, le modèle sera marqué comme actif et disponible.

Si ce modèle est actuellement marqué comme actif et que vous souhaitez le désactiver, désactivez simplement ce paramètre et cliquez sur Terminé pour enregistrer les modifications. Ce modèle sera alors inactif et inaccessible aux employés.

Vous pouvez également activer/désactiver un modèle depuis sa fiche. Activez/désactivez simplement ce paramètre pour mettre à jour son statut.