Une fois que le nouvel employé aura rempli la section du formulaire I-9, vous devrez remplir la section 2 du formulaire I-9 dans les 3 jours suivant son embauche . La partie II est l'endroit où vous saisirez les informations de vérification de l'employé pour le nouvel employé. Il est donc recommandé de rencontrer le nouvel employé et de remplir cette section ensemble, ou de lui faire envoyer deux pièces d'identité parmi celles acceptées .

Lorsque vous êtes prêt à remplir la section 2 du formulaire I-9,

1. Accédez au profil du nouvel employé dans le CEM .
2. Cliquez sur leur statut de parcours candidat répertorié.
3. Un menu déroulant s'ouvrira, incluant le bouton « Remplir la partie II du formulaire I9 » . Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le tiroir coulissant du formulaire de pré-embauche .
4. Dans ce tiroir, cliquez sur Commencer . 
   
   
    
5. Le système GryphonHR s'ouvrira alors, remplissez chacune des sections du formulaire, qui comprennent :
   • Introduction – Cette section passe en revue le processus que vous suivrez. 
     
     
      
   • Sélection des documents – Cette section fournit une liste de documents pouvant servir de pièce d'identité. Selon votre sélection, des documents supplémentaires pourraient être exigés. 
     
     
      
   • Téléchargement d'image de document – Cette section vous permet de télécharger ou de glisser-déposer un fichier de document représentatif du type de document que vous avez sélectionné dans la section précédente. 
     
     
      
   • Achèvement du document – Cette section répertorie les champs qui reflètent les informations fournies dans le document téléchargé.
     • REMARQUE IMPORTANTE : Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, indiquant que le numéro de sécurité sociale ne correspond pas à celui saisi par l'employé dans la partie 1. Cette opération vous permettra de vérifier votre saisie avant de passer à la section suivante. Vous pourrez ensuite la vérifier ou cliquer sur « Continuer » pour passer à la section suivante. 
       
       
        
   • Examen des documents – Cette section vous permet de consulter les informations saisies pour les documents téléchargés. 
     
     
      
   • Attestation de l’agent – Cette section est l’endroit où vous attestez que les informations saisies sont exactes et véridiques. 
     
     
      
   • Merci – Cette section vous informe que cette partie du formulaire I-9 est maintenant remplie. 
     
     
      
6. Une fois terminé, retournez au CEM .
7. Cliquez sur Suivant dans le tiroir coulissant du formulaire de pré-embauche du candidat .
8. Sur la page suivante, cliquez sur Enregistrer et confirmer pour mettre à jour le statut du nouvel employé sur Embauché - I-9 terminé . 
   
   
    

Le statut mis à jour inclura alors la note indiquant que le nouvel employé a été embauché et est prêt à commencer.

Cliquez ici pour savoir comment envoyer le formulaire I-9 rempli à E-Verify, si applicable à votre compte.