Registro de auditoría de documentos y control de versiones
Updated at August 20th, 2026
Cuando se habilita en el Generador de documentos, el registro de auditoría registra todos los cambios y ediciones realizados en el documento. Esto es fundamental para el cumplimiento normativo, la transparencia y la comprensión de la evolución del documento a lo largo de su ciclo de vida. El registro de auditoría está disponible tanto para documentos rellenables como para documentos de revisión.
Habilitar el control de versiones de documentos
Se puede agregar un registro de auditoría a un documento en la sección Nombre y Carga del Creador de documentos. Simplemente active la opción Agregar registro de auditoría al documento en la sección Configuración adicional para comenzar a realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento.
Ver el registro de auditoría de un documento
Cuando se habilita para un documento, su registro de auditoría se puede ver en la sección Detalles de contratación del Perfil del candidato mientras se completa el formulario. Al descargar una versión del documento, el registro de auditoría de esa versión específica se agrega a la(s) última(s) página(s) del PDF descargado .
Detalles del registro de auditoría
El registro de auditoría registra automáticamente todas las ediciones de documentos realizadas por un usuario o candidato. El registro de auditoría también rastrea la versión del documento asociada a cada cambio. El sistema registra la siguiente información para cada edición:
- Fecha y hora (UTC)
- Dirección IP
- Nombre de usuario o ID de usuario
- Acción
- Detalles de la acción
Podrá ver todos los cambios o ediciones realizados en el documento anterior en letra roja, así como el registro de auditoría detallado en la última página del documento descargado.
Por ejemplo: si el Formulario I-9 se completa inicialmente (Versión 1) y luego se edita (creando la Versión 2), puede descargar la Versión 2 con el registro de auditoría que muestra los cambios realizados desde la Versión 1. Cualquier envío posterior que incluya cambios creará automáticamente un nuevo número de versión consecutivo (por ejemplo, Versión 3, Versión 4), lo que proporciona un registro cronológico claro de su evolución.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre con los formularios en proceso cuando se publica una nueva versión del documento?
Los candidatos que ya hayan abierto un formulario con la versión anterior del documento seguirán viendo y utilizando esa versión. Los nuevos candidatos que accedan al formulario después de su publicación verán la nueva versión.
¿Podemos volver a una versión anterior del documento?
Esta vez no.
¿Se pueden utilizar diferentes versiones de un documento para diferentes trabajos?
No, solo la versión publicada más recientemente está activa en todos los formularios que utilizan el documento. Si necesita configuraciones diferentes para diferentes tareas, debe crear documentos separados.
¿Quién puede ver el historial de versiones del documento?
Las versiones de los documentos solo se almacenan en el servidor, en nuestra base de datos.
¿Qué información se registra en el historial de auditoría de documentos?
El registro de auditoría captura información del usuario, la marca de tiempo, la configuración anterior, la nueva configuración y una referencia a cualquier formulario o comunicación en la que se utilice el documento.