Crea un flujo de trabajo para automatizar partes del proceso de contratación.

Updated at August 20th, 2026

+ More

Se pueden crear flujos de trabajo para guiar al candidato a lo largo del proceso de contratación sin intervención manual. Si bien la mayoría de los flujos de trabajo se configuran inicialmente durante la implementación, es posible que deba crear flujos de trabajo adicionales o ajustar los existentes con el tiempo. Este artículo le guiará a través del proceso de creación de un nuevo flujo de trabajo.

Diseño del Generador de flujos de trabajo

En el lado izquierdo del editor , el menú de navegación muestra todos los estados predefinidos del recorrido seleccionado. El menú se puede expandir o contraer para disponer de más espacio en el lienzo. También muestra el estado , la audiencia , el recorrido y el idioma del flujo de trabajo.
En el lado derecho del constructor, encontrará las siguientes herramientas de navegación:
- Herramienta Mano : en la esquina superior derecha del lienzo, esta herramienta se selecciona automáticamente, lo que le permite hacer clic y arrastrar el lienzo para desplazarse por el flujo de trabajo.
- Zoom : En la esquina superior derecha del lienzo, esta herramienta le permite acercar o alejar la imagen. Puede ampliarla gradualmente o ajustarla a una vista específica, como por ejemplo al 100 % o usar la opción "Ajustar a la pantalla" para ver la configuración completa de ese estado.
- Búsqueda : en la esquina inferior derecha del lienzo, esta herramienta le permite encontrar acciones específicas buscando un tipo de acción, un nombre o un texto dentro de la configuración de la acción.

Crear un flujo de trabajo

Los usuarios con acceso completo a los flujos de trabajo pueden completar los siguientes pasos.

En la esquina superior izquierda, seleccione Todas las aplicaciones y, a continuación, seleccione Configuración .
Desde la página de Configuración, seleccione Flujos de trabajo en la sección Automatización .
En el menú de navegación de la izquierda, seleccione su público objetivo:
- Flujos de trabajo de candidatos
- Flujos de trabajo del usuario
En la esquina superior derecha, seleccione + Crear nuevo .
A continuación, se abrirá una ventana modal. Introduzca los siguientes datos:
- Nombre del flujo de trabajo : introduzca un nombre único para su flujo de trabajo.
- Audiencia : seleccione el tipo de audiencia al que se dirige. Si está creando un flujo de trabajo de candidatos, la audiencia estará bloqueada como Candidato . Para el flujo de trabajo de usuarios, puede seleccionar entre Roles de empleados o Roles del equipo de contratación en el menú desplegable.
- Trayectoria : seleccione la trayectoria que desea asociar a este flujo de trabajo. Esto rellenará automáticamente el flujo de trabajo con las etapas y los estados de la trayectoria asociada.
Seleccione Crear .

Nota importante sobre las audiencias de comunicación del flujo de trabajo:

Al crear un nuevo flujo de trabajo de usuario, puede seleccionar Roles del equipo de contratación y Roles de usuario en la sección Audiencia cuando estén habilitados. Dentro de estos roles, se encuentran:

Las audiencias predefinidas (como Asistentes a la entrevista, Contacto de ubicación, Punto de contacto de ubicación, Editor de entrevistas) que aparecen en la sección Roles de empleado siempre recibirán comunicaciones sobre el flujo de trabajo si se seleccionan.
Los roles de usuario (como Responsable de la entrevista, Gerente de contratación, Reclutador, etc.) solo recibirán comunicaciones de flujo de trabajo si están seleccionados en la sección Tipo de empleado en el puesto ( ATS ) . Seleccionar un rol de usuario en Roles de empleado no enviará comunicaciones de flujo de trabajo a esos usuarios.

Si desea que un rol de usuario reciba comunicaciones de flujo de trabajo, asegúrese de seleccionarlo en Tipo de empleado en el trabajo ( ATS ) .

Si la función Multilingüe está habilitada para la cuenta, puede seleccionar los idiomas que se utilizarán en el flujo de trabajo mediante el selector de idiomas en el menú de navegación de la izquierda. El uso de Multilingüe tiene un coste adicional, por lo que no se recomienda habilitar idiomas adicionales a menos que se indique en la arquitectura de la solución del cliente.

A continuación, se le redirigirá al Creador de flujos de trabajo. Desde aquí, podrá realizar las siguientes acciones:

Agregar acciones a un estado

La primera acción para cada estado viene predefinida como Punto de inicio . Esta acción indica que el flujo de trabajo comienza cuando el estado de un candidato cambia al nombre de estado correspondiente.

En el menú de navegación de la izquierda, seleccione el estado que desea configurar.
Seleccione el botón + . Puede agregar una acción en secuencia o insertarla entre dos acciones existentes. Los tipos de acción incluyen los siguientes:

Opciones predeterminadas

A continuación se muestra una lista completa de las opciones predeterminadas disponibles para seleccionar como tipo de acción:

Enviar comunicación : envíe una comunicación al destinatario del flujo de trabajo. Al hacer clic en el botón # Usar una plantilla , puede seleccionar una plantilla de mensaje creada específicamente para flujos de trabajo y enviada según los idiomas preconfigurados.
- Notas importantes:
  - Si la comunicación incluye alguna URL básica, a esas URL se les añadirá “http://” al principio para que el sistema la reconozca como una URL completa y se muestre correctamente cuando se envíe la comunicación.
  - Permisos basados en la solicitud: Cualquier entrevistador que se agregue a una solicitud después de que se realice la programación se actualizará en el trabajo y recibirá las comunicaciones de flujo de trabajo correspondientes.
  - Candidato añadido a CEM mediante API: El sistema validará el número de teléfono del candidato antes de enviar el mensaje de preferencias de comunicación. Si el número de teléfono no es válido, el sistema no enviará el mensaje.
    - Límite de caracteres: El límite de caracteres para las comunicaciones del flujo de trabajo es:
      - Correo electrónico = sin límite de caracteres
      - SMS = 640 caracteres
        
        Si anteriormente tenías un mensaje que excedía este límite, el mensaje seguirá mostrándose. Sin embargo, la próxima vez que un usuario guarde la página, aparecerá una advertencia que le pedirá que actualice el mensaje para que cumpla con el límite de caracteres. Al hacer clic en el icono "x" , el mensaje permanecerá sin cambios.
        
        Cuando introduzca un mensaje de texto de más de 160 caracteres para SMS, el contador de caracteres se pondrá de color naranja y aparecerá un mensaje de advertencia debajo del texto.
    - Tokens admitidos: Los siguientes tokens son compatibles con las comunicaciones de flujo de trabajo:
      - Tokens de atributos de candidatos personalizados y estándar
      - Tokens de atributos de trabajo personalizados y estándar
      - Fichas de evento
Cambiar de estado : Cambia al candidato a un estado diferente en su recorrido.
Píxel de seguimiento : añade un píxel móvil a la acción de la audiencia.
Agregar condición : agregue una condición al flujo de trabajo. Consulte la documentación sobre flujos de trabajo condicionales para obtener más información.
Establecer valor de atributo : establezca un valor específico para el atributo candidato definido.
Agregar una acción de retardo : agrega una pausa entre dos acciones. Este tipo de acción debe ir seguida de otra acción en el flujo de trabajo.
Integración de sistemas heredados del usuario : solo debe ser configurada por un consultor de integraciones.

Opciones específicas de la función

A continuación se muestra una lista completa de opciones que requieren características específicas para ser seleccionadas como tipo de acción:

Enviar vista previa realista del trabajo (debe tener habilitada la integración de vista previa realista del trabajo ): envía una vista previa realista del trabajo a la audiencia del flujo de trabajo.
Solicitar encuestas (debe tener habilitadas las encuestas ): envíe una encuesta predefinida a la audiencia del flujo de trabajo. Consulte la documentación sobre encuestas para obtener más información.
- Notas:
  - No se puede enviar la misma encuesta al mismo candidato más de una vez en un mismo flujo de trabajo. Se necesitan encuestas independientes para cada ronda si se requiere retroalimentación en varias etapas.
  - El límite de caracteres para un mensaje SMS es de 640 caracteres .
Utilice la integración : utilice una integración predefinida para actuar sobre la audiencia del flujo de trabajo.
Enviar invitación a la comunidad de talentos : envíe al candidato una invitación para unirse a la(s) comunidad(es) de talentos de la organización. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función de Comunidad de Talentos en su cuenta.
- Nota: El límite de caracteres para un mensaje SMS es de 640 caracteres .

Acciones automáticas basadas en los tipos de acción disponibles.

Para simplificar la configuración del flujo de trabajo, ciertas acciones se rellenan automáticamente en función del tipo de etapa del estado del recorrido seleccionado.

Tipo de etapa	Acción que se agregará automáticamente
Enviar solicitud	Enviar formulario
Enviar evaluación	Enviar evaluación
Enviar formulario	Enviar formulario
Enviar oferta	Enviar oferta
Enviar valoración	Calificación de la solicitud
Enviar conversación	Enviar conversación

Configurar el punto de inicio y los activadores

Para configurar un activador retardado para su flujo de trabajo, siga los pasos que se indican a continuación.

En la acción Punto de inicio , desactive la opción " Inmediatamente después del activador" .
Complete la siguiente información:
- Tiempo : Introduzca un número y seleccione una unidad (minutos, horas, días, semanas o meses).
- Antes/Después : Especifique si la acción debe ocurrir antes o después del evento seleccionado.
- Evento : Seleccione el evento que provocará que se active el disparador. Las opciones incluyen:
- Disparador : El disparador definido para este flujo de trabajo.
- Fecha de contratación : La fecha establecida como fecha de contratación del candidato, que normalmente se obtiene de un sistema externo.
- Fecha de inicio de la oferta : Fecha real de inicio del empleo del candidato, según la oferta Paradox . Si este campo está vacío, el sistema utilizará la fecha de contratación.

Deshabilitar un estado

Si un activador de estado no debe tener ninguna acción de flujo de trabajo asociada, dicho estado debe estar deshabilitado. Esto permite que el estado permanezca accesible para su uso futuro, a la vez que indica visualmente que no se está ejecutando ninguna acción a través del flujo de trabajo.

Durante la migración a la versión 2.5.4, cualquier estado que careciera de una tarea configurada y las acciones subsiguientes se deshabilitaron automáticamente para ajustarse a esta nueva lógica.

Nota : Esto no impide que se ejecuten otras acciones del sistema. Por ejemplo, la función "Invitar a entrevista" seguirá generando una solicitud de entrevista, ya que forma parte de la lógica de programación principal del sistema y no depende de una acción de flujo de trabajo independiente.

Para ello, seleccione el icono del ojo en la esquina superior derecha del encabezado de estado. Esto deshabilitará el estado para cualquier acción posterior basada en flujos de trabajo.

Guarda y publica el flujo de trabajo

El flujo de trabajo cuenta con un proceso explícito de dos pasos para guardar y publicar , a fin de garantizar la precisión.

Guardar : Después de realizar los cambios, seleccione el botón Guardar .
- NOTA : Puedes guardar tu trabajo en cualquier momento, incluso si no has finalizado la configuración. Esto te permite guardar tu progreso a medida que avanzas, sin necesidad de completar toda la tarea o la configuración de estado.
Publicar : Cuando esté listo para que sus cambios se publiquen, seleccione Publicar .
- El sistema comprobará primero si hay errores de configuración.
- Una vez resueltos todos los errores, el sistema comprobará si existen estados que no tengan acciones configuradas.

Al publicar un estado, si no tiene acciones asignadas, el sistema mostrará una pantalla de confirmación con la lista de estados. Esto le permitirá confirmar que desea desactivarlos.

Esto no afectará la lógica del sistema integrada en las funciones relacionadas. Por ejemplo, la programación seguirá funcionando como siempre. Esta opción solo desactiva los estados de las acciones basadas en flujos de trabajo.

Estados de bloqueo y flujo de trabajo limitado

Esta sección describe los estados del flujo de trabajo que no se pueden seleccionar como desencadenantes de tareas, así como aquellos con opciones de acción limitadas.

Con el rediseño de los flujos de trabajo, que se lanzará en septiembre de 2025, puedes usar cualquier estado dentro de un recorrido para activar una tarea y realizar acciones posteriores. Ya no hay estados restringidos y se pueden configurar en un flujo de trabajo.

Tenga en cuenta que, si bien todos los estados están ahora disponibles para su configuración, debe utilizar algunos con moderación y tras una cuidadosa consideración.

Por ejemplo, "Conversación en curso" es un estado transitivo que indica que un candidato está participando en una conversación. No conviene configurar una acción que lo interrumpa, como enviar un mensaje automático o cambiar su estado, ya que podría interrumpir el flujo de la conversación.

Estados con opciones de acción limitadas

A continuación se muestran los estados que tienen opciones de acción limitadas:

Programación → Invitación a entrevista
- Opciones de acción : Usar integración
Programación → Entrevista en curso
- Opciones de acción : No se puede mover a estado