Créez un flux de travail pour automatiser certaines parties du processus d'embauche

Updated at August 20th, 2026

+ More

Des flux de travail peuvent être créés pour faire progresser le candidat dans le processus de recrutement sans intervention manuelle. Bien que la plupart des flux de travail soient configurés initialement lors de la mise en œuvre, vous pourriez avoir besoin d'en créer de nouveaux ou d'ajuster les flux existants au fil du temps. Cet article vous guide pas à pas dans la création d'un nouveau flux de travail.

Mise en page du générateur de flux de travail

Dans l'éditeur, à gauche , le menu de navigation affiche tous les statuts préremplis du parcours sélectionné. Ce menu peut être développé ou réduit pour optimiser l'espace sur la zone de travail. Il indique également le statut , l'audience , le parcours et la langue du flux de travail.
Sur la droite de l'interface de création, vous trouverez les outils de navigation suivants :
- Outil Main – Cet outil est automatiquement sélectionné dans le coin supérieur droit de la zone de travail, vous permettant de cliquer et de faire glisser la zone de travail pour vous déplacer dans le flux de travail.
- Zoom – Situé dans le coin supérieur droit de la zone de travail, cet outil permet d'effectuer un zoom avant ou arrière. Vous pouvez zoomer progressivement ou vous positionner sur une vue spécifique, par exemple à 100 % ou utiliser l' option « Ajuster à la fenêtre » pour afficher la configuration complète de cet état.
- Recherche – Situé dans le coin inférieur droit de la zone de travail, cet outil vous permet de trouver des actions spécifiques en recherchant un type d'action, un nom ou un texte dans la configuration de l'action.

Créer un flux de travail

Les utilisateurs disposant d'un accès complet aux flux de travail peuvent effectuer les étapes ci-dessous.

Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Toutes les applications , puis Paramètres .
Sur la page Paramètres, sélectionnez Flux de travail dans la section Automatisation .
Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez votre public cible :
- Flux de travail des candidats
- Flux de travail des utilisateurs
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez + Créer nouveau .
Une fenêtre modale s'ouvrira alors. Saisissez les informations suivantes :
- Nom du flux de travail – Saisissez un nom unique pour votre flux de travail.
- Public cible – Sélectionnez le type de public que vous visez. Si vous créez un flux de travail candidat, le public sera automatiquement défini sur « Candidats » . Pour un flux de travail utilisateur, vous pouvez sélectionner « Rôles des employés » ou « Rôles de l’équipe de recrutement » dans la liste déroulante.
- Parcours – Sélectionnez le parcours que vous souhaitez associer à ce flux de travail. Le flux de travail sera alors prérempli avec les étapes et les statuts du parcours associé.
Sélectionnez Créer .

Note importante concernant les publics cibles des communications relatives aux flux de travail :

Lors de la création d'un nouveau flux de travail utilisateur, vous pouvez sélectionner les rôles de l'équipe de recrutement et les rôles utilisateur dans la section Public cible si ces options sont activées. Ces rôles comprennent :

Les publics prédéfinis (tels que les participants à l'entretien, le contact sur place, le point de contact sur place, le rédacteur de l'entretien) répertoriés dans la section Rôles des employés recevront toujours les communications relatives au flux de travail s'ils sont sélectionnés.
Les rôles d'utilisateur (tels que Responsable de l'entretien, Responsable du recrutement, Recruteur, etc.) ne recevront les communications relatives au flux de travail que s'ils sont sélectionnés dans la section « Type d'employé » ( ATS ) . La sélection d'un rôle d'utilisateur dans la section « Rôles des employés » n'entraînera pas l'envoi de ces communications.

Si vous souhaitez qu'un rôle utilisateur reçoive des communications de flux de travail, assurez-vous de le sélectionner sous Type d'employé dans la fonction ( ATS ) .

Si le mode multilingue est activé pour le compte, vous pouvez sélectionner les langues à utiliser dans le flux de travail en cliquant sur le sélecteur de langues dans le menu de navigation de gauche. Le mode multilingue engendre des coûts supplémentaires ; par conséquent, il est déconseillé d'activer des langues supplémentaires, sauf indication contraire dans l'architecture de la solution du client.

Vous serez ensuite redirigé vers l'outil de création de flux de travail. À partir de là, vous pourrez effectuer les actions suivantes :

Ajouter des actions à un statut

La première action pour chaque statut est pré-remplie en tant que point de départ . Cette action indique que le flux de travail commence lorsque le statut d'un candidat passe au statut correspondant.

Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez le statut que vous souhaitez configurer.
Sélectionnez le bouton + . Vous pouvez ajouter une action à la suite ou en insérer une entre deux actions existantes. Les types d'actions incluent les suivants :

Options par défaut

Vous trouverez ci-dessous une liste complète des options par défaut disponibles pour sélectionner un type d'action :

Envoyer une communication – Envoyez une communication au destinataire du flux de travail. En cliquant sur le bouton # Utiliser un modèle , vous pouvez sélectionner un modèle de message créé spécifiquement pour les flux de travail et envoyé selon des langues préconfigurées.
- Remarques importantes :
  - Si la communication inclut des URL de base, celles-ci se verront ajouter « http:// » au début afin que le système les reconnaisse comme des URL complètes et qu'elles s'affichent correctement lors de l'envoi de la communication.
  - Autorisations basées sur la demande : tout intervieweur ajouté à une demande après la planification sera mis à jour concernant le poste et recevra les communications relatives au flux de travail correspondant.
  - Candidat ajouté à CEM via l'API : le système validera le numéro de téléphone du candidat avant l'envoi du message de confirmation d'inscription aux communications. Si le numéro est invalide, le message ne sera pas envoyé.
    - Limite de caractères : La limite de caractères pour les communications relatives au flux de travail est de :
      - Courriel = aucune limite de caractères
      - SMS = 640 caractères
        
        Si votre message dépassait la limite de caractères, il s'affichera toujours. Cependant, lors de la prochaine sauvegarde de la page, un avertissement apparaîtra, invitant l'utilisateur à modifier le message afin qu'il respecte la limite. Cliquer sur l'icône « x » permettra de conserver le message tel quel.
        
        Lorsque vous aurez saisi un SMS de plus de 160 caractères, le compteur de caractères deviendra orange et un message d'avertissement s'affichera sous le texte.
    - Jetons pris en charge : Les jetons suivants sont pris en charge dans les communications de flux de travail :
      - Jetons d'attributs de candidats personnalisés et standard
      - Jetons d'attributs de tâche personnalisés et standard
      - Jetons d'événement
Passer à un autre statut – Déplacer le candidat vers un autre statut de son parcours de candidat.
Pixel de suivi – Ajoutez un pixel mobile à l'action du public.
Ajouter une condition – Ajoutez une condition au flux de travail. Veuillez consulter la documentation sur les flux de travail conditionnels pour plus d'informations.
Définir la valeur de l'attribut – Définissez une valeur spécifique pour l'attribut candidat défini.
Ajouter une action de délai – Introduisez une pause entre deux actions. Ce type d'action doit être suivi d'une autre action dans le flux de travail.
Intégration des systèmes existants – Ne devrait être configurée que par un consultant en intégration.

Options spécifiques aux fonctionnalités

Vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive des options qui nécessitent des fonctionnalités spécifiques pour être sélectionnées comme type d'action :

Envoyer un aperçu réaliste de la tâche ( l'intégration de l'aperçu réaliste de la tâche doit être activée) – Envoie un aperçu réaliste de la tâche aux destinataires du flux de travail.
Demander des enquêtes ( les enquêtes doivent être activées) : envoyez une enquête prédéfinie aux destinataires du flux de travail. Veuillez consulter la documentation sur les enquêtes pour plus d’informations.
- Remarques :
  - Un même questionnaire ne peut être envoyé qu'une seule fois à un même candidat au cours d'un même processus. Des questionnaires distincts sont nécessaires pour chaque étape si un retour d'information est requis à plusieurs phases.
  - La limite de caractères pour un message SMS est de 640 caractères .
Utiliser l'intégration – Utilisez une intégration prédéfinie pour agir sur le public cible du flux de travail.
Envoyer une invitation à rejoindre la communauté de talents – Envoyez au candidat une invitation à rejoindre la ou les communautés de talents de l'organisation. Cette option est disponible uniquement si la fonctionnalité « Communauté de talents » est activée pour votre compte.
- Remarque : La limite de caractères pour un message SMS est de 640 caractères .

Actions automatiques basées sur les types d'actions disponibles

Pour simplifier la configuration du flux de travail, certaines actions sont automatiquement pré-remplies en fonction du type d'étape du statut de parcours sélectionné.

Type de scène	Action qui sera automatiquement ajoutée
Envoyer la candidature	Envoyer le formulaire
Évaluation d'envoi	Évaluation d'envoi
Envoyer le formulaire	Envoyer le formulaire
Envoyer une offre	Envoyer une offre
Envoyer une évaluation	Demande d'évaluation
Envoyer une conversation	Envoyer une conversation

Configurez le point de départ et les déclencheurs

Pour configurer un déclencheur différé pour votre flux de travail, suivez les étapes ci-dessous.

Dans l'action Point de départ , désactivez l'option de déclenchement Immédiatement après .
Veuillez compléter les informations suivantes :
- Durée : Saisissez un nombre et sélectionnez une unité (minutes, heures, jours, semaines ou mois).
- Avant/Après : Indiquez si l'action doit se produire avant ou après l'événement sélectionné.
- Événement : Sélectionnez l’événement qui déclenchera l’action. Les options sont les suivantes :
- Déclencheur : Le déclencheur défini pour ce flux de travail.
- Date d'embauche : Date définie comme date d'embauche du candidat, généralement issue d'un système externe.
- Date de début de l'offre : Date de début d'emploi effective du candidat, selon l'offre Paradox . Si ce champ est vide, le système utilisera la date d'embauche.

Désactiver un statut

Si un déclencheur d'état ne doit être associé à aucune action de workflow, l'état doit être désactivé. Cela permet à l'état de rester accessible pour une utilisation ultérieure tout en indiquant visuellement qu'aucune action n'est actuellement exécutée via le workflow.

Lors de la migration vers la version 2.5.4, tous les statuts qui n'avaient pas de tâche configurée et d'actions subséquentes ont été automatiquement désactivés pour se conformer à cette nouvelle logique.

Remarque : Ceci n’empêche pas l’exécution des autres actions système. Par exemple, la fonction « Invitation à un entretien » déclenchera toujours une demande d’entretien, car elle fait partie de la logique de planification principale du système et ne dépend pas d’une action de workflow distincte.

Pour ce faire, sélectionnez l'icône en forme d'œil située dans le coin supérieur droit de l'en-tête d'état. Cela désactivera l'impact de cet état sur toutes les actions ultérieures basées sur les flux de travail.

Enregistrez et publiez le flux de travail

Le flux de travail comporte un processus explicite en deux étapes d'enregistrement et de publication afin de garantir l'exactitude des informations.

Enregistrer : Après avoir effectué les modifications, sélectionnez le bouton Enregistrer .
- REMARQUE : Vous pouvez enregistrer votre travail à tout moment, même si vous n’avez pas terminé la configuration. Cela vous permet de sauvegarder votre progression au fur et à mesure, sans avoir à terminer la tâche ou la configuration complète.
Publier : Lorsque vous êtes prêt à ce que vos modifications soient mises en ligne, sélectionnez Publier .
- Le système vérifiera d'abord s'il y a des erreurs de configuration.
- Une fois toutes les erreurs résolues, le système vérifiera les statuts pour lesquels aucune action n'a été configurée.

Lors de la publication, si un statut ne comporte aucune action, le système affichera un écran de confirmation listant ces statuts. Vous pourrez alors confirmer leur désactivation.

Cela n'affectera pas la logique système intégrée aux fonctionnalités associées. Par exemple, la planification continuera de fonctionner comme auparavant. Cette option désactive uniquement les statuts des actions basées sur les flux de travail.

Statuts de flux de travail verrouillés et limités

Cette section décrit les états de flux de travail qui ne peuvent pas être sélectionnés comme déclencheurs de tâches, ainsi que ceux dont les options d'action sont limitées.

Avec la refonte des flux de travail publiée en septembre 2025, vous pouvez utiliser n'importe quel statut d'un parcours pour déclencher une tâche et les actions qui en découlent. Aucun statut n'est plus interdit et ils peuvent tous être configurés dans un flux de travail.

Veuillez noter que même si tous les statuts sont désormais configurables, vous devez les utiliser avec parcimonie et avec soin.

Par exemple, le statut « Conversation en cours » indique qu'un candidat est en pleine conversation. Il est déconseillé de configurer une action qui l'interrompt, comme l'envoi d'un message automatique ou la modification de son statut, car cela pourrait perturber le déroulement de la conversation.

Statuts avec des options d'action limitées

Voici les statuts pour lesquels les options d'action sont limitées :

Planification → Invitation à un entretien
- Options d'action : Utiliser l'intégration
Planification → Entretien en cours
- Options d'action : Impossible de passer à l'état