Chaque entreprise gère différemment les candidatures spontanées. Nous vous encourageons à discuter de la manière de les prendre en charge avec votre équipe de direction et/ou votre représentant CS . Voici quelques conseils pour vous aider à accompagner les candidats sans rendez-vous.

Étape n° 1 : Recueillir les informations des candidats

Lorsqu'un candidat se présente pour la première fois, vous devrez d'abord recueillir ses informations afin de créer son profil dans le CEM . Vous pouvez le faire de deux manières :

• Saisie manuelle des informations du candidat
• Utilisez le chat pour postuler

Option n° 1 : Saisie manuelle des informations du candidat

Si vous avez la possibilité d'ajouter des candidats à la boîte de réception des candidats, vous pouvez alors saisir manuellement leurs informations dans le CEM . Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez l'icône plus dans le coin inférieur du panneau gauche de la boîte de réception du candidat.
   • Remarque : Si cette icône n’est pas visible, vous n’avez peut-être pas accès à l’ajout manuel de candidats. Veuillez contacter votre responsable pour obtenir de l’aide.
2. Dans le tiroir qui s'ouvre, inscrivez les informations du candidat, notamment le lieu et le poste pour lequel il passe l'entrevue.
3. Sélectionnez la flèche vers le bas à côté du texte du bouton Ajouter un candidat et sélectionnez Ajouter et planifier .
   • Remarques :
     • Vous avez également la possibilité d'ajouter le candidat, puis :
       • Déplacer le candidat au statut « Invitation à un entrevue » en sélectionnant le statut actuel du candidat, puis « Invitation à un entrevue » .
       • Sélectionnez le bouton …Plus puis Programmer .
     • Vous avez la possibilité de sélectionner « Ajouter et filtrer » , si cette autorisation est activée pour votre rôle utilisateur, afin que votre assistant AI puisse présélectionner le candidat avant de lui envoyer une invitation à un entrevue, si celui-ci est programmé automatiquement.
4. Un menu de planification s'ouvrira alors. Sélectionnez « Entrevue » comme type de planification .
5. Sur la nouvelle page du tiroir, saisissez les détails de l'entrevue et sélectionnez :
   • Choisissez l'heure – Sélectionnez l’heure actuelle ou l’heure la plus proche de l’heure actuelle comme heure de l’entrevue.
   • Laissez Olivia planifier – Votre assistante AI enverra le message de planification à votre candidat. Laissez-le choisir n'importe quel moment, car cet entrevue sera annulé de toute façon.

Option n° 2 : Postuler par chat

Si vous souhaitez que les candidats effectuent le processus de sélection et de candidature via la messagerie instantanée, veuillez suivre la procédure ci-dessous.

Condition préalable

Si votre magasin ne dispose pas du code QR configuré pour votre emplacement, vous devrez récupérer le code QR et/ou le numéro de téléphone sur la page Numéros de téléphone.

1. Sélectionnez le bouton « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans son menu déroulant.
2. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, sélectionnez Numéros de téléphone dans la section Plateforme .
3. La page « Numéros de téléphone » s’ouvrira alors. Sélectionnez « Mots clés des codes courts » dans le panneau de gauche.
4. Ouvrez le mot-clé associé à la position/au lieu. À partir de là, vous pouvez :
   • Si vous disposez de l'autorisation, vous pouvez télécharger le code QR . Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Télécharger » situé sous le code QR. Une fois téléchargé sur votre appareil, vous pourrez l'imprimer.
   • Copiez et notez le mot-clé et le numéro court affichés dans la fenêtre « Modifier le mot-clé » . Ces informations se trouvent sous le code QR. Vous pourrez ensuite communiquer ces informations au candidat à son arrivée.

Le candidat scanne un code/envoie un message à votre assistant AI

Si votre établissement dispose déjà d'un code QR et/ou d'un mot-clé court imprimé, ou si vous avez recueilli ces informations vous-même, présentez-les à votre candidat afin qu'il puisse entamer la conversation avec votre assistant AI . Une fois la présélection terminée, le candidat sera ajouté au système.

• Remarque : Si la planification automatique est configurée pour votre compte et/ou une offre d’emploi , le candidat recevra une notification lui demandant de choisir l’horaire d’entrevue qui lui convient. Il peut choisir n’importe quel horaire, car vous le modifierez à l’étape suivante.

Étape n° 2 : Annuler tous les entrevues prévus

Si un entrevue a finalement été programmé à une date ultérieure à l'heure actuelle, vous devrez l'annuler en suivant les étapes ci-dessous.

1. Accédez au profil du candidat dans le CEM .
2. Dans la bannière bleu marine « entrevue » figurant sur leur profil, sélectionnez « Mettre à jour » pour afficher les détails de l’entrevue.
3. Un tiroir coulissant s'ouvrira alors. Sélectionnez Annuler l'entrevue .
4. Une boîte de dialogue affichera le message envoyé au candidat. Cliquez sur Confirmer .

Étape n° 3 : Entrevue avec le candidat

Organisez un entrevue avec le candidat. Il n'est pas nécessaire d'ajouter quoi que ce soit au CEM pour le moment, sauf si vous souhaitez ajouter des notes à l'onglet « Candidatures » du profil du candidat.

Étape n° 4 : Rédiger un compte rendu d’entrevue (facultatif)

Si votre entreprise utilise la fonctionnalité d'évaluation des entrevues avec les candidats, vous devrez peut-être remplir un questionnaire d'évaluation à partir du profil du candidat. Cliquez ici pour en savoir plus sur la procédure à suivre.

Étape n° 5 : Mettre à jour le statut du candidat

Après l'entrevue, retournez dans le CEM et mettez à jour manuellement le statut du candidat à l'étape/statut suivant à partir de son profil de candidat.

• Remarque : Généralement, si une procédure est mise en place pour les candidats se présentant sans rendez-vous, des options personnalisées « Étape suivante » s’afficheront dans le menu déroulant du statut lorsque vous tenterez de le modifier. Choisissez l’une de ces options si elles sont disponibles.