Votre assistant AI suivra le nombre d'entrevues planifiés par chaque utilisateur d'un groupe Round Robin. Lorsqu'une demande d'entrevue associée à un groupe est envoyée, les créneaux horaires proposés au candidat seront priorisés en fonction de l'utilisateur ayant le moins d'entrevues planifiés.

Par exemple, si vous avez Marc, Stasia et Roberto comme intervieweurs pour un groupe Round Robin, et qu'ils ont respectivement 8, 4 et 6 entrevues programmés, votre assistant AI vérifiera d'abord la disponibilité de Stasia, puis celle de Roberto, et enfin celle de Marc.

Si un candidat clique sur le bouton « Voir les autres créneaux horaires » , il pourra consulter toutes les disponibilités des membres du groupe Round Robin. S'il choisit un créneau où plusieurs intervieweurs sont disponibles, l'entrevue sera programmé avec celui qui a le moins d'entrevues prévus.

Afin d'éviter un cycle d'invitations refusées et de reports d'entrevues incessants, l'intervieweur ne sera plus considéré comme disponible pour l'entrevue dès qu'il refusera une invitation. Votre assistant AI continuera alors d'envoyer l'invitation aux autres intervieweurs. Si tous les intervieweurs refusent l'invitation, le candidat passera en statut « Indisponible » et sera informé qu'aucun créneau horaire n'est actuellement disponible pour un entrevue, jusqu'à ce que celui-ci soit modifié, reporté ou annulé.

Impact de la priorisation

Lorsque l'option « Utiliser la priorisation » est activée pour un groupe, les personnes ayant un niveau de priorité plus élevé seront plus susceptibles d'être sélectionnées pour l'entrevue. Les options de priorisation sont les suivantes :

• Le plus haut
• Haut
• Moyen (par défaut)
• Faible
• Le plus bas

Les employés figurant dans la section « Membres du groupe » seront ensuite classés par priorité ( la plus élevée en premier), puis par ordre alphabétique croissant de prénom. La vérification des disponibilités commencera par le niveau de priorité le plus élevé au sein du groupe, et les créneaux horaires correspondants seront proposés en premier. Le système suivra le processus ci-dessous afin de garantir au candidat un large choix de créneaux horaires disponibles :

• S'il existe au moins trois créneaux horaires disponibles de priorité maximale pour chaque jour de la période de planification, ces créneaux seront proposés au candidat. Par exemple, si la période de planification est de 10 jours, le système tentera de trouver et de proposer au moins 30 créneaux horaires de ce niveau de priorité aux candidats.
• Si le nombre de créneaux disponibles au niveau de priorité le plus élevé est insuffisant , le système consultera le niveau de priorité inférieur afin de trouver davantage de créneaux. Une fois le nombre requis atteint (30 dans cet exemple), ces créneaux seront proposés au candidat. Le système continuera de vérifier tous les niveaux de priorité jusqu'à ce que suffisamment de créneaux soient disponibles ou que tous les niveaux de priorité soient épuisés.

Remarque importante : Afin de garantir au candidat un choix suffisant et une planification rapide, les créneaux horaires prioritaires ne seront pas toujours inclus dans la demande initiale.

Priorisation + limitation des demandes

Lorsque l'option « Limiter les demandes d'entrevue aux créneaux prioritaires » est activée, le système ne consultera et n'enverra que les disponibilités des utilisateurs correspondant au niveau de priorité le plus élevé, accompagnées d'un lien « Afficher les créneaux supplémentaires » .

En cliquant sur ce lien, le système affichera des créneaux horaires supplémentaires de même priorité, en fonction du nombre de créneaux d'entrevue disponibles. Si nécessaire, les candidats peuvent ajouter des créneaux horaires de priorité inférieure en cliquant sur le bouton « Obtenir plus de disponibilités » .

Cas complexes (plus de 20 utilisateurs)

Le bouton « Obtenir plus de disponibilités » s’affichera également pour les candidats si un groupe Round Robin compte plus de 20 utilisateurs. Cela permet au système de répartir le traitement de ces groupes en sous-groupes.

Les sous-groupes seront constitués de « pages » de 20 utilisateurs au sein d'un groupe (s'il y a plus de 20 utilisateurs). Le système examinera ensuite les 20 utilisateurs ayant le moins d'entrevues prévus.

• S'il y a au moins 3 créneaux disponibles pour chacun des jours du calendrier de planification, alors ces créneaux seront présentés au candidat (par exemple, s'il y a 10 jours pour le calendrier de planification, le système cherchera jusqu'à ce qu'il y ait 30 créneaux à présenter au candidat).
• Si le nombre de créneaux horaires disponibles est insuffisant , le système examinera 10 autres utilisateurs du groupe Round Robin, en fonction du nombre d'entrevues programmés les plus faibles (et des autorisations nécessaires pour le candidat). Ce processus se poursuivra jusqu'à ce que le seuil de disponibilité mentionné ci-dessus soit atteint.
• Si les disponibilités affichées dans chaque sous-groupe ne conviennent pas au candidat , celui-ci peut utiliser le bouton « Obtenir plus de disponibilités » . Ce bouton est désactivé lorsque toutes les disponibilités sont affichées. Il n'apparaît pas non plus lorsque toutes les disponibilités du groupe sont affichées.

Entrevues en panel Round Robin

Il est possible de configurer des entrevues de panel grâce à notre fonctionnalité Round Robin. En utilisant le paramètre « Nombre de participants » , les utilisateurs peuvent spécifier le nombre de participants à sélectionner au sein d'un groupe pour un entrevue de panel.

• Remarque : Le nombre de participants à un entrevue de panel ne peut pas dépasser 10 .

Logique de planification des rôles de l'équipe de recrutement

Lorsqu'un membre de l'équipe de recrutement est sélectionné comme participant à l'entretien, le paramètre « Nombre de participants » détermine la façon dont Paradox planifie l'entretien. Cette logique s'applique systématiquement à tous les types de planification et de tâches.

• Planification en ronde-bosse
  • Si le nombre de participants est inférieur au nombre total d'utilisateurs affectés au rôle, Paradox organise un entretien de groupe à tour de rôle et sélectionne ce nombre d'utilisateurs parmi ceux qui occupent ce rôle.
• Planification des panels
  • Si le nombre de participants est égal ou supérieur au nombre total d'utilisateurs affectés au rôle, Paradox planifie un entretien avec un panel et invite tous les utilisateurs ayant ce rôle.
  • Si le nombre de participants est supérieur au nombre d'utilisateurs actuellement affectés au rôle, Paradox planifie tout de même un entretien avec un panel et invite tous les utilisateurs disponibles pour ce rôle.

Les candidats reprogramment les entrevues Round Robin

Lorsqu'un candidat reprogramme un entrevue initialement prévu avec un groupe Round Robin, le système réinitialise les instructions d'entrevue ajoutées manuellement et tente d'envoyer les instructions par défaut au nouveau participant . Si ce dernier n'a pas configuré d'instructions par défaut, aucune instruction ne lui sera envoyée. Ce comportement est normal et diffère de celui des entrevues planifiés avec un utilisateur spécifique, pour lesquels les instructions sont conservées après reprogrammation.