Le profil de l'employé contient toutes les informations personnelles et professionnelles, ainsi que les documents téléchargés et ceux qui ont été envoyés à l'employé au cours de son processus d'embauche et tout au long de son emploi.

Configuration

Les profils des employés possèdent une structure par défaut, mais les informations de la section « À propos » peuvent être personnalisées afin que vos responsables consultent les informations nécessaires sur leurs employés directement depuis leur profil. Cliquez ici pour savoir comment modifier les données des profils des employés.

Navigation

Les profils des employés sont accessibles depuis différentes pages, souvent en sélectionnant simplement leur nom, quel que soit son emplacement sur la plateforme. Toutefois, tous les profils sont enregistrés et consultables depuis la page « Employés ».

Pour accéder à cette page, sélectionnez le bouton « Toutes les applications » en haut à gauche, puis l’application « Employés » dans le menu déroulant. La page « Employés » s’ouvrira alors. Cliquez ici pour en savoir plus.

Consulter le profil de l'employé

Les utilisateurs peuvent consulter le profil de l'employé partout où son nom est affiché et cliquable. Sur la page « Employés », un utilisateur peut cliquer sur la ligne d'un employé pour ouvrir son profil, qui contient les informations suivantes.

1. Conversation – Ceci affichera la conversation de l'employé avec votre assistant AI et la personne consultant son profil, en fonction des sélections effectuées dans le menu des options de conversation (#2).
   • Remarque : Les responsables pourront accéder à la messagerie instantanée des employés dont ils ont la charge. Si un responsable consulte le profil d’un employé dont il n’a pas la charge, la messagerie instantanée ne s’affichera pas.
2. Options de conversation – Lorsque l’on clique sur l’icône d’expansion, le menu des options de conversation s’ouvre et comprend les boutons suivants, qui sont tous activés par défaut :
   • Afficher l'historique – Cette section affichera les étapes importantes de l'historique de ce profil, par exemple la date et l'heure auxquelles un responsable a consulté son propre profil.
   • Afficher la conversation de [votre assistant AI ] – Ceci affichera tous les messages de conversation que l'employé a eus avec votre assistant AI .
   • Afficher ma conversation – Cette section affichera tous les messages de conversation que l'employé a eus avec la personne consultant son profil.
3. À propos – Cet onglet contient des informations personnelles et professionnelles de base concernant l'employé.
4. Documents – Cet onglet regroupe tous les documents appartenant à l'employé concerné. Pour consulter et/ou télécharger les documents (si l'employé est connecté), cliquez sur le menu contextuel « Documents » ou sur les points de suspension, puis sélectionnez l'action souhaitée.
   • Remarques :
     • Dans la section « Documents » du profil employé, les formulaires affichent désormais le nom du fichier au lieu de son URL pour les employés désactivés . Par conséquent, les utilisateurs ne peuvent plus accéder aux formulaires d'intégration signés (avec la signature de l'employé) ni les télécharger depuis les profils des employés désactivés.
     • Les responsables peuvent uniquement consulter/télécharger les documents stockés sur les profils employés de leurs collaborateurs.
5. Horodatage de la dernière synchronisation – Ceci indique la date et l'heure de la dernière synchronisation des informations de l'employé avec le flux de données de votre système.
6. Navigation du profil – En cliquant sur ces flèches, vous pouvez naviguer entre les profils des employés.

Section conversation

Les paramètres suivants s'afficheront dans ce menu et pourront être ajustés :

• Afficher l'historique – Cette section affichera les étapes importantes de l'historique de ce profil, par exemple la date et l'heure auxquelles un responsable a consulté son propre profil.
• Afficher la conversation de [votre assistant AI ] – Ceci affichera tous les messages de conversation que l'employé a eus avec votre assistant AI .
• Afficher ma conversation – Cette section affichera tous les messages de conversation que l'employé a eus avec la personne consultant son profil.

À propos de la section

La section « À propos » comprend des informations personnelles et professionnelles . Bien que ces informations puissent être modifiées dans l’outil de création de profils d’employés, les valeurs par défaut sont indiquées ci-dessous.

Personnel

Emploi

Section Documents

Cette section regroupe tous les documents envoyés aux employés par voie de communication, téléchargés sur leur profil, ainsi que les documents des candidats liés au processus de recrutement. Vous pouvez consulter ces documents dans les onglets suivants :

• Documents reçus – Cet onglet affiche tous les documents reçus par l'employé, que ce soit par voie de communication ou via son profil candidat. Le filtre « Type » propose cinq options :
  • Document à remplir
  • Document à examiner
  • Document incomplet
  • Document du candidat
  • Document de l'employé
• Documents téléchargés – Cet onglet contient tous les documents téléchargés sur le profil de l'employé. Le filtre « Type » propose deux options :
  • Document à remplir
  • Document à examiner
• Archivés – Cet onglet affiche tous les documents archivés pour cet employé, soit par action de l'utilisateur, soit suite à l'archivage d'une communication contenant un document. Le filtre « Type » propose cinq options :
  • Document à remplir
  • Document à examiner
  • Document incomplet
  • Document du candidat
  • Document de l'employé

Filtrer les documents

Les utilisateurs peuvent filtrer les documents affichés de plusieurs manières :

1. Recherchez le document souhaité , quel que soit son onglet d'appartenance, à l'aide de la barre de recherche.
2. Sélectionnez l'onglet du document souhaité . Options disponibles :
   • Reçu
   • Téléchargé
   • Archivé
3. Filtrer par type de document . Les options diffèrent pour chaque onglet et sont décrites dans la section précédente.
4. Trier les documents en utilisant l'une des deux options suivantes :
   • Activité récente – Cette option par défaut affichera les documents en fonction de leur statut le plus récent (téléchargés/archivés), en premier.
   • Alphabétique – Cette option affichera les documents par ordre alphabétique.
   • Date – Cette option ne s'affichera que pour les documents archivés et affichera les documents du plus récent au plus ancien en fonction des métadonnées.

Téléverser des fichiers

Les utilisateurs peuvent uniquement télécharger des documents sur le profil d'un employé via la page Employés et non via son profil personnel.

 

Dans l'onglet « Fichiers téléchargés », les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton « Téléverser un fichier » pour sélectionner un fichier sur leur ordinateur ou le glisser-déposer. Ils auront la possibilité d'associer un attribut standard ou personnalisé de candidat ou d'employé au fichier téléchargé, mais cette action est facultative. Une fois téléchargé, le fichier apparaîtra dans l'onglet avec le statut « Document téléchargé » .

visibilité des documents pour les employés

Les utilisateurs peuvent choisir, depuis le profil de l'employé, d'afficher ou de masquer les documents. La visibilité des documents dans les onglets « Reçus » et « Téléchargés » peut être modifiée.

• Reçus – Les documents stockés dans cet onglet seront visibles par défaut pour l'employé.
• Documents téléchargés – Les documents stockés dans cet onglet ne seront pas visibles par défaut pour l'employé.

Si un utilisateur souhaite modifier la visibilité d'un document, il peut le faire en sélectionnant l'icône en forme d'œil située dans le coin inférieur droit de la vignette du document.

• Remarque : Une icône en forme d'œil signifie que le document est visible par l'employé, tandis qu'une icône en forme d'œil barré indique que le document n'est pas visible par l'employé.

Actions du document

Les utilisateurs disposant d'un accès complet à l'autorisation « Documents » verront un menu d'actions (trois points) à côté de chaque document. En cliquant dessus, un menu déroulant s'ouvrira, leur permettant de choisir l'une des options suivantes :

• Afficher le document – Ceci ouvre le document dans un nouvel onglet.
• Archiver – Cette option s'affiche uniquement lors de la consultation d'un document depuis les onglets « Reçus » et « Téléchargés » . Le document est alors déplacé vers l'onglet « Archivé » , empêchant ainsi l'employé de le consulter dans son profil.
• Restaurer – Cette option s'affiche uniquement lors de la consultation du menu d'un document depuis l'onglet « Archivés » . Elle restaure le document et le déplace vers son onglet correspondant. Les documents restaurés ne sont pas visibles par défaut pour l'employé.
• Télécharger – Cette action téléchargera le document sélectionné.

Les utilisateurs disposant d'un accès en lecture à l'autorisation « Documents » pourront consulter les métadonnées du document sur cet onglet (nom du document, date et heure de téléchargement), mais ils ne pourront pas ouvrir ni consulter les détails du document.

Documents de téléchargement en masse

Les utilisateurs disposant d' un accès complet à l'autorisation « Documents » peuvent télécharger en masse tous les documents associés à un employé.

Pour télécharger tous les documents du profil employé, sélectionnez l'icône de téléchargement située à droite de la barre de recherche. Les documents seront alors enregistrés sur votre appareil et classés dans des dossiers nommés selon leur catégorie ( Documents du candidat, Documents de l'employé ou Documents généraux ). Chaque dossier contient ensuite des sous-dossiers organisés par type de document.

Traduction du profil de l'employé

Si la langue de l'historique des conversations du profil employé ne correspond pas à la langue sélectionnée par l'utilisateur sur sa plateforme, vous pouvez configurer le profil employé pour qu'il se traduise automatiquement dans la langue préférée de l'utilisateur.

Configuration

La traduction automatique des profils des employés dans la langue préférée de l'utilisateur dépend de la langue de la plateforme définie dans le système lors de l'implémentation. Contactez votre représentant CS pour modifier les langues disponibles, si nécessaire.

expérience utilisateur

Lors de la création du profil d'un employé parlant une langue différente de celle sélectionnée sur votre plateforme, son profil sera automatiquement traduit dans la langue de votre choix pour une meilleure expérience utilisateur. Vous verrez également l'une des deux actions disponibles sous le texte traduit :

• Voir la traduction
• Voir l'original

Sélectionner l'une ou l'autre option ouvrira le texte original traduit. Une fois sélectionné, le texte traduit s'affichera sous la réponse correspondante. À la place de chaque texte interactif se trouvera l'action « Masquer » , qui masquera le texte original lorsque vous cliquerez dessus.

Envoyer un message à l'utilisateur

Vous pouvez envoyer un message à un employé dont la langue de préférence est différente de la vôtre grâce à la traduction automatique. Cliquez ici pour en savoir plus.

Profil du gestionnaire

Les employés identifiés comme « Responsable » dans le flux de données de leur système verront apparaître la mention « Responsable » à côté de leur nom. De plus, si un responsable consulte le profil d'un autre responsable, il ne pourra ni lui envoyer de messages ni consulter ou télécharger ses documents.

Communiquer avec les employés

Les utilisateurs qui souhaitent communiquer avec leurs employés via la boîte de conversation peuvent le faire en suivant les étapes décrites ici .

Autorisations

Les autorisations d'accès aux fonctionnalités d'archivage , de téléchargement de documents et de visibilité des documents relèvent de la logique des autorisations de visibilité des employés . Cliquez ici pour en savoir plus.