Vous pouvez créer et gérer des événements à partir de la page Événements.

Créer un événement

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un nouvel événement.

1. Cliquez sur le bouton Toutes les applications dans le coin supérieur gauche de l’en-tête.
2. Sélectionnez Événements dans son menu déroulant.
3. Dans la section Mes événements , cliquez sur le bouton + Créer un nouvel événement dans le coin supérieur droit de la page. 
4. Une fenêtre de création d'événement s'affichera. Sélectionnez le type d'événement à créer. Les types d'événements disponibles dépendent des paramètres activés en back-end. Parmi ceux-ci :
   • Événement de recrutement
     • Remarque: si cette option est sélectionnée, cliquez sur Suivant, puis sur Type de lieu de l'événement.
   • Orientation
   • Activité sur le campus 
5. Cliquez sur Suivant.

Section Vue d'ensemble

1. Le générateur d'événements s'ouvrira. Saisissez le nom de l'événement public. C'est ce que les candidats verront lorsqu'ils seront invités à un événement.
2. Si le multi-branding est activé pour votre compte, sélectionnez la marque qui héberge l'événement.
3. Si vous souhaitez signaler cet événement, sélectionnez une catégorie de rapport d'événement .
   • Remarque: Les catégories de rapports d'événements sont créées en arrière-plan par votre représentant CS et utilisées dans les rapports. Contactez- CS si vous souhaitez ajouter des catégories de rapports d'événements supplémentaires.
4. Pour les événements en personne, saisissez l'adresse physique de l'événement dans le champ Emplacement du lieu , puis saisissez le nom du lieu.
5. Événements Campus. Une option Campus s'affichera lorsque l'option Campus est activée pour votre compte. Activez-la s'il s'agit d'un événement Campus, puis sélectionnez le campus correspondant. Sinon, passez à l'étape suivante.
6. Sélectionnez l’occurrence de l’événement et tous les détails supplémentaires requis en fonction de votre sélection.
   • Remarque: si l'option Récurrent est sélectionnée, les étapes des règles récurrentes et du résumé s'affichent.
7. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de la page.

Section Règles récurrentes

Dans l'étape Règles récurrentes, l'utilisateur définit les règles de début et de fin de l'événement récurrent, ainsi que sa fréquence d'occurrence. Pour ce faire,

1. Sélectionnez une date sur le calendrier.
2. Dans le tiroir coulissant qui s’ouvre, sélectionnez les valeurs des champs suivants.
   • Date de début de la première occurrence – Il s’agit de la date de début du premier événement. Par défaut, la date que vous avez sélectionnée sur le calendrier sera affichée comme date de début.
   • Heure de début de la première occurrence – Il s'agit de l'heure de début du premier événement. Par défaut, l'heure de début est 8h00.
     • Remarque : L'heure sélectionnée ici sera automatiquement l'heure de début de toutes les occurrences de l'événement récurrent. Une fois l'événement récurrent créé, l'utilisateur peut personnaliser les heures de début et de fin de chaque occurrence.
   • Date de fin de la première occurrence – Il s'agit de la date de fin du premier événement. Par défaut, la date sélectionnée dans le calendrier sera affichée comme date de fin.
   • Heure de fin de la première occurrence – Il s'agit de l'heure de fin du premier événement. Par défaut, l'heure de fin est 17h00.
   • Fréquence – Ce sélecteur vous permet de définir vos règles récurrentes préférées. Par défaut, la fréquence est définie sur Hebdomadaire, indiquant le jour de la semaine sélectionné. Vous pouvez également définir ce sélecteur sur Une fois , Quotidien, Hebdomadaire ou Bimensuelle.
     • Remarque: si vous maintenez ou sélectionnez Hebdomadaire ou Bimensuel, vous verrez la section Ces jours-là où vous pouvez sélectionner les jours où cet événement se produira pour la fréquence définie.
   • Fin de l'événement récurrent – Date de fin de l'événement récurrent. Par défaut, la date affichée est le dernier jour du mois. 
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de la page.

Événements récurrents sur plusieurs jours

Vous avez la possibilité de créer des occurrences d'événements sur plusieurs jours au sein d'un événement récurrent en :

• Cliquer, glisser et déposer sur plusieurs jours du calendrier.
• Sélection de plusieurs jours dans le tiroir coulissant Créer un ou plusieurs événements .

La différence ici réside dans le fait que les dates de début et de fin ne sont pas identiques. En effet, la date de fin affichée correspond à la date de fin à laquelle vous avez cliqué et glissé.

• Remarque : Le nombre maximal de jours pour une occurrence sur plusieurs jours est de 7. Par défaut, la fréquence reste hebdomadaire . Cependant, la section « Ces jours-là » ne sera pas considérée comme une occurrence sur plusieurs jours, car elle ne s'applique pas à cette logique.

Section Postes

1. Pour ajouter des emplois à l'événement d'embauche, cliquez d'abord sur le bouton + Ajouter des demandes d'emploi ouvertes ou + Ajouter des emplois, selon celui qui s'affiche pour vous.
2. Cliquez dessus pour ouvrir un tiroir contenant la liste de tous les travaux. Sélectionnez tous ceux que vous souhaitez inclure à cet événement.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter des emplois / demandes à l'événement.

4. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de la page.

Section équipe

Vous serez ajouté en tant que premier membre de l'équipe de l'événement, mais vous pouvez ajouter d'autres membres de l'équipe à partir de cette section.

1. Cliquez sur le champ Ajouter des membres et sélectionnez un employé parmi la liste disponible. Vous pouvez également saisir le nom d'un membre de l'équipe dans ce champ pour le retrouver plus rapidement.
2. Cliquez sur Ajouter des membres à l'équipe.
3. Les membres de l'équipe sélectionnés seront alors ajoutés à votre nom. Mettez à jour leur rôle sélectionné, le cas échéant et s'il est modifiable. Les rôles disponibles sont:
   • Gestionnaire – Les gestionnaires peuvent interagir avec les candidats pendant l’événement et peuvent modifier votre événement.
   • Ambassadeur – Les ambassadeurs/animateurs peuvent interagir avec les candidats pendant l'événement, mais ne peuvent pas le modifier. Ce rôle sera attribué par défaut à certains employés.
     • Remarque: les utilisateurs disposant d'un accès en lecture au produit Événements ne peuvent pas voir leurs rôles mis à jour.

4. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de la page.

Section Planifier

C'est ici que vous définissez le calendrier de l'événement.

1. Passez la souris sur le calendrier, puis cliquez, faites glisser et déposez la partie en surbrillance du calendrier pour marquer votre première session.
2. Un tiroir coulissant s'ouvrira automatiquement, vous permettant de sélectionner cette session comme session d'entretiens programmés ou d'événement .
3. Mettre à jour les détails de la session sélectionnée.

4. Répétez l’étape précédente pour toutes les sessions.
5. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de cette section.

Section inscription

Cette section vous permet de décrire les détails de l’inscription à l’événement.

1. Sélectionnez si cet événement sera un événement privé ou public.
   • Remarque: si l'événement privé sur invitation uniquement est sélectionné, définissez l'heure de clôture de l'inscription et/ou la limite d'inscription et passez à l'étape 10.
2. L'option Autoriser l'inscription préalable à l'événement sera sélectionnée par défaut pour permettre aux candidats de s'inscrire à l'événement avant son début. Si vous ne souhaitez pas activer cette option, décochez-la et passez à l'étape 6.
3. Sélectionnez la conversation que les candidats utiliseront lors de la préinscription à l’événement.
4. Cliquez sur + Ajouter un résultat d’inscription et ajoutez des résultats supplémentaires pour cette conversation.
5. Définissez l'heure de clôture de l'inscription et/ou la limite d'inscription.
6. Si vous souhaitez autoriser les candidats à s'inscrire à l'événement lors de l'événement, sélectionnez Autoriser l'inscription sur place.
7. Sélectionnez la conversation que les candidats utiliseront lors de leur inscription à l’événement sur place.
8. Cliquez sur + Ajouter un résultat d’inscription et ajoutez des résultats supplémentaires pour cette conversation.
9. Dans la section Fermer l'inscription sur place, définissez la date et l'heure auxquelles les candidats ne peuvent plus terminer l'inscription sur place en sélectionnant les options suivantes:
   • Date et heure de fin de l'événement
   • 1 heure après l'événement
   • 12 heures après l'événement
   • 24 heures après l'événement
   • Définir une date et une heure spécifiques
     • Lorsque cette option est sélectionnée, elle correspond par défaut à la date et à l'heure de fin de l'événement, mais vous pouvez la personnaliser selon vos besoins.
10. Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de cette section.

Section Outils

Cette section vous permet d'utiliser des outils supplémentaires pour améliorer l'expérience de l'événement. Une fois tous les outils préférés configurés, cliquez sur Créer un événement.

Les événements de recrutement en personne disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Outils pré-événement
  • Page de destination de l'événement (non disponible pour les événements privés)
    • Téléchargement de médias
  • Documents de préparation de l'événement
  • Numéros de téléphone avant l'événement (non disponibles pour les événements privés)
    • Remarque : les numéros de téléphone d’événements existants seront répertoriés comme numéros de téléphone avant l’événement.
  • Assistance aux candidats à l'événement
    • Remarque : si l’inscription préalable à l’événement n’est pas sélectionnée à l’étape d’inscription , seules les questions-réponses des candidats à l’événement s’afficheront.
  • Personnalisation des notifications d'événements
• Outils sur site
  • Numéros de téléphone sur place (non disponibles pour les événements privés)
    • Remarque : si l’inscription préalable à l’événement n’est pas sélectionnée à l’étape d’inscription , les numéros de téléphone sur place ne seront pas disponibles.
  • Évaluations des candidats
• Outils post-événement
  • Enquêtes sur les événements (si activées)

Les événements d'embauche virtuels disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Outils pré-événement
  • Page de destination de l'événement (non disponible pour les événements privés)
    • Téléchargement de médias
  • Numéros de téléphone avant l'événement (non disponibles pour les événements privés)
  • Questions et réponses des candidats à l'événement
  • Personnalisation des notifications d'événements
• Outils post-événement
  • Enquêtes sur les événements (si activées)

Les événements d’orientation disposeront des outils supplémentaires suivants :

• Questions et réponses des candidats à l'événement
• Documents de préparation à l'orientation
• Personnalisation des notifications d'événements

Section Sommaire

L'étape Sommaire s'affiche uniquement si l'événement est répertorié comme récurrent et fournit la liste de toutes les occurrences créées au sein de cet événement. Après avoir vérifié ces dates, cliquez sur Créer un événement.

Modifier l'événement

• Règles récurrentes – Cliquez sur « Modifier la règle récurrente » ou sur l'un des blocs du calendrier. Dans le panneau qui s'ouvre, vous pouvez uniquement modifier les valeurs « Fréquence » et « Jours suivants » . https://paradoxai.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/3050966018/Recurring+Events#Edit-Recurring-Events

Autorisations

L'accès à la fenêtre de création d'événements dépend de l'autorisation parente « Événements » dans la section « Rôles et autorisations ». Les utilisateurs ci-dessous bénéficient d'un accès complet par défaut.