La section « Planification » du générateur d'événements permet de définir la planification de l'événement. Un utilisateur disposant des droits d'accès complets à l'autorisation « Événements » aura d'abord créé un événement , puis rempli les sections « Vue d' ensemble », « Règles de récurrence » , « Tâches » et « Équipe » . Il pourra ensuite ouvrir la section « Planification » et effectuer les étapes suivantes :

1. Survolez le calendrier avec votre souris, puis cliquez, faites glisser et déposez la partie surlignée du calendrier pour marquer votre première séance.
2. Un tiroir coulissant s'ouvrira automatiquement, vous permettant de sélectionner cette session comme une interview programmée ou une session événementielle .
3. Mettez à jour les détails de la session sélectionnée, qui sont indiqués ci-dessous.

4. Répétez l'étape précédente pour toutes les sessions.
5. Cliquez sur Suivant en haut à droite de cette section.

Entretiens programmés

1. Veuillez saisir un nom pour la session.
2. Les dates de début et de fin correspondront à la plage horaire que vous avez sélectionnée dans le calendrier. Modifiez ces horaires si nécessaire.
3. Sélectionnez le type d'entretien .
4. Sélectionnez la durée de chaque entretien programmé dans le sélecteur « Durée de chaque entretien » .
5. Sélectionnez le nombre d'entretiens que vous souhaitez réaliser pour la durée d'entretien sélectionnée.
6. Mettez à jour le lieu et le nom de l'établissement si nécessaire. Par défaut, ce champ affiche l'établissement que vous avez sélectionné dans la section Vue d'ensemble .
7. Désignez les intervieweurs pour la session en fonction des membres de l'équipe ajoutés à l'événement. Consultez la section ci-dessous pour plus de détails.
8. Pour créer des entretiens séquentiels, sélectionnez « Ajouter un entretien » et mettez à jour les détails de chaque entretien. Consultez la section ci-dessous pour plus d'informations.
9. Ajoutez les éléments suivants aux détails de l'entretien :
   • Ajouter un délai tampon – Cette option vous permet de choisir le délai tampon entre chaque entretien. Vous pouvez la sélectionner et utiliser le menu déroulant pour choisir les délais tampons suivants :
     • 5 minutes
     • 10 minutes
     • 15 minutes
     • 20 minutes
     • 25 minutes
     • 30 minutes
     • Coutume
       • Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner un délai tampon supérieur à la durée de chaque entretien.
   • Instructions pour l'entretien (facultatif) – Ajoutez toutes les instructions relatives à l'entretien.
   • Commentaires sur l'entretien (facultatif) – Si les enquêtes et les commentaires sur les entretiens sont activés pour votre compte, vous pouvez sélectionner cette option et ajouter votre enquête de commentaires sur les entretiens avec les candidats préférée.
10. Dans la section « Déterminer la méthode de planification » , vous pouvez déterminer comment les entretiens seront planifiés à l'aide des menus déroulants :
    • Choisissez le mode de planification des entretiens – Ce paramètre permet aux utilisateurs de déterminer comment les intervieweurs ajoutés à cette session sont planifiés pour un entretien avec les candidats. Les options incluent :
      • Attribution automatique des intervieweurs – Votre assistant AI sélectionnera l’intervieweur pour chaque entretien.
      • Attribution manuelle des intervieweurs – Les organisateurs d'événements devront attribuer manuellement les candidats à un intervieweur à partir de la liste « Tous les candidats » de l'événement.
    • Sélectionnez le mode de planification des candidats – Ce paramètre s'affiche uniquement lorsque l'utilisateur utilise des entretiens séquentiels. Options disponibles :
      • Consécutifs dans n'importe quel ordre Ce système planifie les entretiens consécutivement, mais leur ordre est libre (par exemple : 1, 2, 3, 4 ou 2, 4, 1, 3). Les candidats sont convoqués en fonction de leurs disponibilités, mais ils doivent obligatoirement passer tous les entretiens de la session.
      • En ordre consécutif – Ce système planifie les entretiens consécutivement, par ordre chronologique (exemple : 1, 2, 3, 4). Les candidats ne peuvent être convoqués que dans l’ordre des entretiens.
11. Dans la section « Personnaliser la capacité d'entretien » , sélectionnez le nombre de créneaux horaires et d'intervieweurs souhaités pour chaque entretien. Le nombre maximal de créneaux horaires est de 150 et le nombre maximal d'intervieweurs par entretien est de 10.
12. Sélectionnez Créer une session .

session événementielle

1. Nommez la session.
2. Les dates de début et de fin correspondront à la plage horaire que vous avez sélectionnée dans le calendrier. Modifiez ces horaires si nécessaire.
3. Sélectionnez le lieu de la session . Options disponibles :
   • En présentiel – Si cette option est sélectionnée, veuillez indiquer les détails du lieu.
   • Virtuel – Si vous choisissez cette option, vous avez deux possibilités selon votre fournisseur de technologie virtuelle :
     • Si vous utilisez WebEx , Zoom ou Microsoft Teams comme plateforme de visioconférence, vous pouvez choisir de générer automatiquement l'URL de la réunion ou de l'ajouter manuellement . En choisissant l'option « Générer automatiquement l'URL de la réunion » , une URL sera générée lors de la création de l'événement. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, masquer cette information aux participants non inscrits.
     • Pour les autres fournisseurs de technologies virtuelles, saisissez l' URL de la session et le mot de passe (facultatif). Vous pouvez également masquer ces informations aux candidats non inscrits, si vous le souhaitez.
4. (Facultatif) Veuillez saisir une description de la session.
5. Sélectionnez les membres du personnel qui participeront à la session.
6. Activez ou désactivez l'option « Personnel de la session uniquement » pour masquer la session aux candidats et la rendre accessible uniquement aux membres de l'équipe événementielle.
   • Remarque : Ceci est uniquement disponible pour les sessions d'événements, les sessions d'événements virtuels et les sessions de diffusion vidéo en direct.
7. Sélectionnez Créer une session .

Ajouter des intervieweurs et ajouter des entretiens

Vous pouvez ajouter des entretiens et en ajouter plusieurs pour créer des entretiens séquentiels.

Lorsque vous sélectionnez un type d'interaction « Entretien programmé » pour les événements en présentiel ou un type d'interaction « Entretien virtuel » pour les événements virtuels , un entretien est créé automatiquement par défaut. Vous pouvez ajouter des entretiens supplémentaires en suivant les étapes ci-dessous :

1. Dans la section Détails de l'entretien , sélectionnez + Ajouter un entretien .
2. Le système ajoutera une nouvelle étape d'entretien. Vous pouvez ajouter jusqu'à 8 entretiens consécutifs.
3. Mettez à jour les détails spécifiques de l'entretien pour chaque étape, y compris le nom de l'entretien (sélectionnez l'icône de modification).
4. Effectuez les actions supplémentaires nécessaires sur les entretiens à partir du menu d'actions ou des points de suspension. Ces actions comprennent :
   • Déplacer l'entretien vers le haut – Ceci modifie l'ordre des entretiens séquentiels en le déplaçant vers le haut.
   • Supprimer l'entretien – Cette action supprime l'entretien séquentiel.

Les utilisateurs peuvent ajouter des membres de l'équipe événementielle en tant qu'intervieweurs à la session en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez les membres d'équipe souhaités dans le menu déroulant « Ajouter des intervieweurs » .
2. Sélectionnez Ajouter à la session .

Une fois que l'utilisateur a sélectionné les membres de l'équipe événementielle souhaités, une icône d'aide et un texte s'affichent sous le menu déroulant Ajouter des intervieweurs pour indiquer à l'utilisateur le nombre total de créneaux horaires d'entretien au sein de cette session qui ne sont pas couverts par un intervieweur.

Consulter la disponibilité des intervieweurs

Vous pouvez consulter les créneaux horaires d'entretien spécifiques pour lesquels un utilisateur est disponible et indisponible pendant la session en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le menu d'actions, ou les points de suspension, à côté du nom de l'intervieweur.
2. Sélectionnez « Afficher les disponibilités » pour accéder au menu déroulant « Afficher les disponibilités des intervieweurs » .

Chaque créneau horaire indiqué par l'intervieweur correspond à un créneau d'entretien unique, selon la durée pendant laquelle il est disponible.

• Statut de disponibilité – Le créneau horaire apparaît en vert ou en bleu.
• Statut indisponible – La pilule apparaît comme désactivée. En survolant la durée d'indisponibilité, une fenêtre contextuelle s'affiche et explique la raison de l'indisponibilité de l'utilisateur.

Planifiez pendant les périodes indisponibles.

Si l'option « Planifier en dehors des heures d'indisponibilité » est activée, l'utilisateur peut planifier la participation de ses employés à un événement pendant les périodes de forte affluence définies dans leur calendrier. Ce paramètre peut être activé ou désactivé selon les besoins.

Supprimer un intervieweur

Les utilisateurs peuvent retirer un intervieweur d'une session en sélectionnant le menu à trois points situé à côté de son nom et en choisissant « Retirer l'intervieweur ».

Section suivante

Une fois l'horaire établi, sélectionnez Suivant pour passer à la section Inscription . Pour en savoir plus sur cette section, cliquez ici .