La fenêtre « Conversation » de l’onglet « Candidatures » affiche les échanges du candidat avec votre assistant AI et les autres utilisateurs ayant pu lui envoyer des messages. Il est possible d’envoyer des messages libres ou à l’aide de modèles. La conversation conserve un historique des différentes étapes et actions effectuées depuis le début de la discussion.

• Remarque : Lorsque l'icône d'horloge au-dessus de la conversation est surlignée en bleu, les changements de statut du parcours du candidat seront inclus dans la conversation.

Répondant désigné aux conversations

Le destinataire désigné des messages est la personne qui contactera les candidats tout au long du processus de recrutement. Ce rôle peut être défini par votre assistant AI , par l'utilisateur ou par les deux. Il est configuré par votre représentant CS . Si une flèche vers le bas apparaît à côté de l'avatar de votre assistant AI dans la conversation, vous pouvez la sélectionner pour choisir qui enverra ce message : vous ou votre assistant AI .

Utilisation de modèles de messages

Les modèles de messages permettent de simplifier le processus de recrutement et d'assurer une communication cohérente avec les candidats. Les utilisateurs ayant accès au profil candidat et aux modèles de messages peuvent accéder aux modèles en anglais de deux manières :

1. Sélectionnez # à côté du champ de texte libre ou cliquez dans la zone de texte libre, puis sur Modèles qui apparaît au-dessus de la zone pour sélectionner le message à envoyer.
2. Tapez # dans le champ de texte libre, puis sélectionnez le message préféré ou saisissez le nom du modèle de message (par exemple #apply ).

Une fois le modèle sélectionné, le message s'affichera automatiquement dans le champ prévu à cet effet et pourra être modifié si nécessaire. L'utilisateur aura alors la possibilité de :

• Envoyer maintenant – Si l'utilisateur souhaite envoyer le message immédiatement, il peut cliquer sur la flèche bleue d'envoi.
• Envoyer plus tard – Si l'utilisateur souhaite envoyer le message ultérieurement, il devra suivre les étapes ci-dessous.

Modèles multilingues

Les modèles multilingues s'afficheront en anglais dans la boîte de réception du candidat. Lorsqu'ils lui seront envoyés, ils seront automatiquement traduits dans sa langue préférée.

Envoyer les messages plus tard

Tout message ou modèle saisi manuellement peut être envoyé immédiatement ou programmé pour un envoi ultérieur. Pour programmer un message,

1. Cliquez sur le bouton « Envoyer plus tard » qui apparaît au-dessus du message.
2. Dans la fenêtre modale qui s'ouvre, sélectionnez la date, le fuseau horaire et l'heure d'envoi du message.
3. Sélectionnez « Programme » dans le coin inférieur droit de la fenêtre modale.
4. Le message programmé s'affichera alors au-dessus du champ de texte libre, avec la possibilité de le consulter si nécessaire.

Modifier ou supprimer un message programmé

Les messages programmés peuvent être modifiés ou supprimés par :

1. Cliquez sur le bouton Afficher situé à droite du message programmé.
2. Un tiroir coulissant s'ouvrira, vous permettant de modifier le message ou de supprimer complètement le message programmé en cliquant sur l'icône de la corbeille située dans le coin supérieur droit, au-dessus du message.
3. Sélectionnez « Enregistrer » dans le coin inférieur droit du tiroir.

Informations sur le message envoyé

En survolant le message de votre assistant AI dans la zone de conversation de l'onglet Applications , vous pouvez consulter les informations suivantes :

• L'heure d'envoi du message.
• Le canal de communication utilisé (SMS, e-mail ou WhatsApp).
• Pour les communications programmées issues de la messagerie de l'Assistant, une icône d'horloge s'affiche sous le message. Lorsqu'un utilisateur clique sur cette icône, une fenêtre contextuelle présente les différentes options de fuseau horaire testées avant le choix final.

Nombre de caractères du message

Le nombre de caractères des messages du candidat est le suivant :

• SMS = limite de 640 caractères
• Courriel = Aucune limite de caractères

Autorisations

Vous aurez besoin de l'autorisation « Messagerie » pour consulter les profils des candidats et/ou les contacter. Vous aurez également besoin de l'autorisation « Modèles de messages » pour accéder aux modèles de messages et les envoyer aux candidats. Contactez votre représentant CS pour accorder ou restreindre votre accès à ces autorisations.

Utilisez le tableau ci-dessous pour vous aider à déterminer le type d'accès que vous souhaitez accorder à votre équipe.