L'outil de création d'approbations vous permet de définir des flux d'approbation pour les événements du campus créés dans le système. Lorsqu'un événement est créé pour un établissement/campus auquel un flux d'approbation est associé, il est automatiquement soumis à approbation avant d'être officiellement validé. Cela permet un meilleur suivi de la création des événements.

Logique du générateur d'approbations

Logique générale

• Les flux d'approbation doivent être créés puis liés à un établissement scolaire/campus via son profil dans Campus Profiles.
• Les approbateurs doivent être ajoutés au flux d'approbation dans l'ordre où ils approuveront l'événement sur le campus. Par exemple, si vous ajoutez Matt B. comme premier approbateur, Sasha M. comme deuxième approbateur et Mia Lee comme troisième approbateur, ils approuveront dans cet ordre.
• Si un approbateur rejette un événement sur le campus, la demande ne sera pas transmise aux niveaux d'approbateurs supérieurs.

Logique de modification

• Si un flux d'approbation est modifié ET que ce flux n'est attribué à aucune école, aucun événement n'est affecté et les modifications prennent effet immédiatement.
• Si le statut d'approbation d'un événement est « Approuvé » ET que le flux d'approbation correspondant à cet événement est modifié, rien ne se passera pour cet événement et il continuera d'être approuvé.
  • Le volet « Flux d'approbation et historique » de la page d'accueil de l'événement ne sera PAS mis à jour et continuera d'afficher le flux d'approbation et l'historique de l'événement tels qu'ils étaient.
• Si le statut d'approbation d'un événement est « Brouillon » ET que le flux d'approbation correspondant à cet événement est modifié, les modifications doivent être appliquées immédiatement.
  • Le panneau déroulant « Flux d'approbation » sur la page d'accueil de l'événement sera mis à jour pour refléter les modifications apportées au flux d'approbation.
• Si un événement est actuellement refusé par le premier approbateur ET que le flux d'approbation correspondant à cet événement est modifié, lorsque l'événement est soumis à nouveau pour approbation, les modifications apportées au flux d'approbation doivent être appliquées.
  • Le panneau déroulant « Flux d'approbation » sur la page d'accueil de l'événement sera mis à jour pour refléter les modifications apportées au flux d'approbation.
• Si le statut d'approbation d'un événement est « En attente » ou « Refusé » (mais pas par le premier approbateur) ET que le flux d'approbation correspondant à cet événement est modifié, tous les événements actuellement en attente et refusés doivent être renvoyés au premier approbateur du flux d'approbation.
  • Pour ces événements, le panneau déroulant « Flux d'approbation » sur la page d'accueil de l'événement sera mis à jour pour refléter les modifications apportées au flux d'approbation.
  • Dans l'onglet Historique , toutes les étapes précédentes restent affichées. Lorsque l'événement est renvoyé au premier approbateur, l'étape « En attente #nom_complet_utilisateur » s'affiche dans l'onglet Historique .
• Si le statut d'approbation d'un événement est « En attente » ou « Refusé » (mais pas par le premier approbateur) ET que la seule modification apportée au flux d'approbation correspondant a été le remplacement d'un utilisateur par un autre, alors :
  • Toutes les approbations en attente pour l'utilisateur précédent doivent être transférées au nouvel utilisateur.
  • Si l'approbateur précédent a déjà approuvé l'événement/l'activité, veuillez continuer à l'afficher dans les onglets Historique et Flux d'approbation .
  • Si l'approbateur précédent est actuellement en attente d'approbation et est remplacé par #new-user-fullname, veuillez remplacer l'approbateur précédent par #new-user-fullname dans les onglets Historique et Flux d'approbation .

Navigation

Pour accéder à l'outil de gestion des approbations, cliquez d'abord sur le bouton « Toutes les applications » en haut à gauche de l'en-tête, puis sur l'application « Paramètres » dans le menu déroulant. Une fois la page « Paramètres » ouverte, sélectionnez « Gestionnaire d'approbations » dans la section « Événements et campus » .

Générateur d'approbations

Le générateur d'approbations regroupe tous les flux d'approbation créés pour les événements du campus.

Créer un flux d'approbation

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans le menu déroulant.
2. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, sélectionnez Générateur d'approbations dans la section Événements et Campus .
3. Sélectionnez le bouton « Ajouter un flux d'approbation » dans le coin supérieur droit de la page.
4. Un tiroir coulissant s'ouvrira alors. Nommez le processus d'approbation.
5. Ajoutez les approbateurs dans l'ordre où ils approuveront un nouvel événement sur le campus. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « + Ajouter un approbateur » , puis sélectionnez le responsable du recrutement ou le recruteur concerné.
6. Effectuez toutes les actions nécessaires pour garantir que vos approbateurs sont correctement organisés.
   • Réorganiser les approbateurs : Vous pouvez facilement réorganiser les approbateurs ajoutés à ce flux en survolant le nom d’un approbateur, en cliquant sur l’icône à plusieurs points qui apparaît à sa droite, puis en la faisant glisser et en la déposant dans l’ordre souhaité.
   • Modifier les approbateurs : Vous pouvez modifier un approbateur spécifique en cliquant sur l’icône de flèches dans la case de l’approbateur, puis en sélectionnant l’approbateur souhaité à sa place.
   • Supprimer les approbateurs : Vous pouvez supprimer un approbateur en cliquant sur l’icône de la corbeille dans la case de l’approbateur.
7. Cliquez sur « Créer » en bas à droite du tiroir.

Liste des actions du générateur d'approbation

Outre l'utilisation de la barre de recherche située au-dessus de la liste du générateur d'approbations pour filtrer la liste en fonction des caractères saisis, vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir du menu d'actions (ou des points de suspension) de chaque élément de la liste du flux d'approbation :

• Modifier : Cela ouvrira le flux d'approbation dans un tiroir coulissant où vous pourrez apporter et enregistrer les modifications nécessaires.
  • Remarque : Veuillez vous référer à la logique de modification décrite ci-dessus pour voir comment la modification d’un flux d’approbation affectera les approbations existantes.
• Dupliquer : Cette fonction duplique le flux d'approbation et ouvre automatiquement sa copie dans un tiroir coulissant afin que des modifications puissent être apportées immédiatement.
• Supprimer : Cette action confirmera la suppression d'un flux et le supprimera de la liste.

Ajouter un flux d'approbation au profil de l'établissement

Afin d'utiliser un flux d'approbation,

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Campus » dans son menu déroulant.
2. Cliquez sur le profil de l'établissement/campus de votre choix dans la liste.
3. Dans le coin supérieur droit de la section Vue d'ensemble , sélectionnez le bouton en forme d'engrenage, puis Modifier le campus .
4. L'outil de création de campus s'ouvrira alors sur la section « Détails du campus » . Faites défiler vers le bas et activez l'option « Flux d'approbation du campus » située en bas de la section.
5. Sélectionnez le flux d'approbation préféré dans le sélecteur qui apparaît.
   • Remarque : Vous pouvez cliquer sur Afficher pour visualiser les niveaux d’approbateurs au sein d’un flux sélectionné dans un tiroir coulissant.
6. Sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées.

Autorisations

Par défaut, tous les utilisateurs sont autorisés à créer et à gérer les flux d'approbation. Pour ajuster les autorisations des utilisateurs, si nécessaire, veuillez contacter un utilisateur disposant des droits d'accès complets aux rôles et aux autorisations .