Puede archivar una comunicación para dejar de enviar una comunicación que ya se haya enviado al menos a un empleado o para ordenar las listas de comunicaciones.

Comunicación con la funcionalidad de archivo

La funcionalidad de archivo se aplica a determinados estados y comunicaciones. Estos se detallan a continuación.

Lógica de archivo

En general, cuando se archiva una comunicación, el sistema deja de enviar contenido y de recopilar respuestas de otros usuarios de inmediato , independientemente de la cantidad de contenido restante. Sin embargo, en algunos casos, el usuario aún podrá responder al contenido archivado mediante SMS o el panel de control, si esta opción está habilitada.

SMS

Cuando se archiva una comunicación, el usuario seguirá teniendo acceso al último contenido que se le envió, ya que estará almacenado en su teléfono. Por lo general, el sistema esperará a que el usuario responda a ese contenido antes de informarle que la tarea se ha archivado. Independientemente del tipo de contenido enviado, el sistema no enviará más contenido de la comunicación al usuario una vez que se le haya informado de su archivado.

Mensajes archivados

• Mensaje / Multimedia / Pregunta / Encuesta – Tu asistente AI responderá al usuario con el siguiente mensaje: “Esta tarea ha sido archivada y ya no se puede completar”.
• Documento rellenable / Documento no rellenable : una vez archivada la comunicación, se desactivarán todos los enlaces a estos documentos. Si un empleado hace clic en ellos, se le redirigirá a una página de "Contenido no encontrado" .

Panel

Cuando se archiva una comunicación, los empleados a quienes se les envió esa comunicación aún pueden acceder al último contenido que se les envió, dependiendo de si están viendo su panel de control en el momento en que se archiva la comunicación.

El usuario no está viendo su panel de control.

Si el empleado no se encuentra actualmente en su panel de control cuando se archiva la tarea, esta se eliminará inmediatamente.

Los correos electrónicos antiguos que contengan un enlace a esta tarea archivada seguirán dirigiendo al usuario al panel de control; sin embargo, al acceder al panel de control, aparecerá una ventana emergente que le informará de que la tarea ha sido archivada y ya no está accesible.

El usuario está viendo su panel de control pero no responde activamente.

Si el usuario se encuentra en su panel de control pero no está respondiendo a la tarea archivada, esta se eliminará de inmediato. Se mostrará un mensaje emergente informándole que la tarea ha sido archivada, pero no se revelará ninguna información sobre la misma, ya que podría ser confidencial.

El usuario está viendo su panel de control y respondiendo activamente.

• Nota: Esta experiencia puede variar ligeramente dependiendo del tipo de contenido al que el usuario estuviera respondiendo cuando fue interrumpido.

experiencias con contenido multimedia

Mensaje / Medio / Pregunta

El mismo flujo que el anterior.

Documento rellenable

Si la comunicación se archiva antes de que el usuario abra el documento, el sistema mostrará inmediatamente la ventana emergente «Tarea archivada ». Tras cerrar la ventana emergente, el sistema reemplazará los botones de la tarjeta de tarea con la etiqueta «Tarea archivada » y actualizará la tarjeta del documento en el panel de chat para reflejar el estado archivado.

Si el empleado ya ha abierto el documento cuando se archiva la comunicación, el sistema le notificará inmediatamente después del archivado . El sistema mostrará la ventana emergente «Tarea archivada» sobre la ventana emergente del documento. Al cerrar esta ventana emergente , también se cerrará la ventana emergente del documento y se actualizará la tarjeta en el panel de chat, informando al usuario de que la tarea se ha archivado.

Este es el estado en el que debería permanecer la tarjeta del documento en todas las futuras ventanas de chat, por ejemplo, si un gerente abre el perfil del empleado para ver el historial de chat. Después de unos segundos, la tarea archivada se eliminará.

Documento no rellenable

Si la comunicación se archiva antes de que el usuario abra el documento, se mostrará inmediatamente la ventana emergente «Tarea archivada» . Tras cerrar la ventana emergente, los botones de la tarjeta de la tarea se reemplazarán por la etiqueta «Tarea archivada » y la tarjeta del documento en el panel de chat se actualizará para reflejar el estado archivado. Esta lógica es la misma que para los documentos rellenables.

Si el usuario ya ha abierto el documento cuando se archiva la comunicación, se le interrumpirá con la visualización de la ventana emergente «Tarea archivada» , la actualización del panel de chat con el banner «Archivado» , la sustitución de los botones en la tarjeta de la tarea y, finalmente, la eliminación de la tarea. Si bien esto es muy similar al caso de los documentos rellenables, la principal diferencia radica en que, cuando se muestra la tarjeta del documento en el chat, aparecerá en estado «Completado » (en lugar de «Archivado» ), ya que el usuario pudo visualizar el documento antes de que se archivara.

Encuesta

La comunicación se archivará y el empleado será interrumpido. No podrá responder a la pregunta en la que se encuentre. Sin embargo, todas sus respuestas a las preguntas que sí respondió antes de que se archivara la comunicación quedarán almacenadas.

Ver comunicaciones archivadas

Una vez archivada una comunicación, se eliminará de su lista actual y se trasladará a la lista de Archivados correspondiente a su tipo de comunicación (Única o Importante).

Puedes ver las comunicaciones archivadas haciendo clic en la comunicación de la lista y viendo sus detalles en un panel desplegable.

Permisos

Para actualizar las comunicaciones, el usuario debe tener asignado un rol con acceso completo a la sección de Comunicaciones . Además, debe contar con permisos para modificar cada comunicación en particular. Estos permisos varían según el tipo de comunicación.

• Una sola vez : únicamente el creador original de la comunicación y los administradores Paradox pueden archivarla.
• Hito – Actualmente, cualquier usuario puede editarlos. Esto se debe a que la audiencia del hito cambia constantemente según las reglas de configuración.