• Navegación a la página de Aprobaciones desde el menú Todas las aplicaciones.
  • Si un usuario tiene acceso o no a las secciones Flujos de aprobación y Solicitudes de aprobación de la página Aprobaciones , puede hacer clic en el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y luego en Aprobaciones en la sección Avanzado para abrir la página Aprobaciones.
  • Si un usuario tiene acceso a la sección Flujos de aprobación , pero no a la sección Solicitudes de aprobación , puede hacer clic en el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y luego en Configuración , dentro de la sección Avanzado . Cuando se abra la página de Configuración, haga clic en Aprobaciones, dentro de la sección Automatización .

Hay tres aspectos clave a tener en cuenta sobre los flujos de aprobación:

• Múltiples niveles de aprobadores. El flujo de aprobación le permite establecer varios niveles de aprobadores para revisar y completar la misma solicitud en función de las acciones de un aprobador de nivel inferior.
  • POR EJEMPLO:
    • Si se establecen 3 niveles de aprobadores, siendo el primero Mark Smith (Gerente de Marca Empleadora), el segundo Francisco Rivierez y Molly Andrews (Gerente Sénior de Adquisición de Talento), y el tercero Naomi Lee (Vicepresidenta de Adquisición de Talento), el proceso de aprobación será el siguiente:
      1. Hugo Reyez (reclutador) envía una solicitud de aprobación para enviar una carta de oferta a un candidato.
      2. Mark Smith (Gerente de Marca Empleadora) recibe la notificación de la solicitud y la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, la solicitud pasa al siguiente revisor.
      3. Francisco Rivierez y Molly Andrews (Gerente Sénior de Adquisición de Talento) reciben la notificación de la solicitud y uno de ellos la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, la solicitud pasa al siguiente revisor.
      4. Naomi Lee (vicepresidenta de Adquisición de Talento) recibe la notificación de la solicitud y, posteriormente, la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, la solicitud se atenderá.
• Orden de los flujos de aprobación. El orden de los flujos en la página de Flujos de aprobación es fundamental para el proceso de aprobación. Los elementos pueden estar sujetos a varios flujos de aprobación; por lo tanto, cuando un elemento está sujeto a dos conjuntos de reglas de selección en dos flujos de aprobación diferentes, el sistema verificará cuál aparece primero en la lista de Flujos de aprobación y utilizará ese flujo en lugar del otro.
  • Por ejemplo: Tenemos 2 flujos de aprobación:
    • Aprobación n.° 1 Segmentación = El título del puesto contiene “Producto”
    • Aprobación n.° 2: Selección de candidatos = El título del puesto contiene “Gerente”
      • Resultado: Al activar una tarea de "Gerente de producto", pasará por la Aprobación n.° 1 porque tiene prioridad sobre la n.° 2 en el orden del flujo de aprobación.
• Lógica de omisión. Los aprobadores pueden ser omitidos según su orden y su nivel de aprobación.

Si algún aprobador en el flujo de aprobación rechaza una solicitud, el flujo de aprobación se completará y la aprobación se marcará como Rechazada .

• Acción de publicación de trabajo → El trabajo no se publicará y el interruptor permanecerá en estado APAGADO.
• Acción de envío de oferta → La oferta no se enviará al candidato y la oferta pasará al estado Aprobación de oferta denegada .

Si el último aprobador en el flujo de aprobación aprueba la solicitud, entonces el flujo de aprobación se completará y la aprobación se marcará como Aprobada .

• Acción posterior al trabajo → El trabajo se activará.
• Acción Enviar oferta → El estado de la oferta cambiará a Enviar oferta y la oferta se enviará al candidato.

Una solicitud pendiente se produce cuando una aprobación está actualmente en proceso de aprobación y aún no se ha completado (no ha sido denegada todavía o el último usuario aún no la ha aprobado).

Una solicitud puede editarse y volver a enviarse en cualquier momento si el usuario tiene acceso a ella.

Cuando una aprobación está en curso y un usuario la vuelve a enviar , pero esta se asigna a un flujo diferente, se mostrará un error que obligará al usuario a cancelar la primera solicitud, ya que la solicitud de aprobación original quedaría en estado Pendiente . Esto garantiza que la primera solicitud se mueva a la pestaña Completada .

Aquí encontrará información sobre las notificaciones de solicitud de aprobación .

Notificaciones de los aprobadores

Cuando un usuario envía una solicitud de aprobación, cada aprobador del primer nivel/grupo de aprobadores recibirá una notificación a través de notificaciones web, si están habilitadas, y por correo electrónico.

• Solicitudes aprobadas : Si el primer grupo de aprobadores aprueba la solicitud, se notificará al siguiente grupo para que la revise y complete. Este proceso continuará hasta que el último grupo de aprobadores complete la solicitud.
• Solicitudes denegadas : si algún nivel o grupo de aprobadores deniega la solicitud, los niveles o grupos superiores de aprobadores no recibirán ninguna notificación.

Notificaciones al solicitante

El usuario que haya realizado la solicitud de aprobación recibirá una notificación sobre la respuesta del nivel/grupo final de aprobadores tanto a través de las notificaciones web, si están habilitadas, como por correo electrónico.

• Solicitudes aprobadas : El usuario recibirá una notificación cuando el nivel/grupo final de aprobadores apruebe la solicitud.
• Solicitudes denegadas : el usuario recibirá una notificación de que la solicitud fue denegada cuando cualquier nivel o grupo de aprobadores la deniegue.

Cualquier actualización realizada en un flujo de aprobación NO afectará a las solicitudes pendientes y solo afectará a las aprobaciones solicitadas DESPUÉS de que se publique la actualización.

Para solicitudes en curso/pendientes:

• Si se ELIMINA un flujo de aprobación, pero hay una aprobación en curso, esto solo se aplicará a las nuevas solicitudes. Las solicitudes de empleo u oferta que se encuentren actualmente en ese flujo deben completarse.
• Si un flujo de aprobación está DESACTIVADO , pero hay una aprobación en curso, esto solo se aplicará a las nuevas solicitudes. Las solicitudes de empleo u oferta que se encuentren actualmente en ese flujo deben completarse.
• Si se actualiza un flujo de aprobación, pero hay una aprobación en curso, los cambios realizados solo se aplicarán a las nuevas solicitudes y no afectarán a las solicitudes pendientes.

Si Francisco Rivierez y Molly Andrews (Gerente Sénior de Adquisición de Talento) están configurados como Aprobadores 2 (Nivel 2), ambos recibirán la solicitud para revisar la solicitud en sus pestañas Para revisión y Pendiente .

Basta con que un solo aprobador apruebe o rechace la solicitud para que esta pase al siguiente nivel de aprobación o se complete la acción, según lo que esté configurado en el flujo de aprobación. Por lo tanto, si Francisco aprueba la solicitud, se notificará al siguiente nivel de aprobador para que la revise y la complete.

Si no se ha seleccionado a ningún aprobador ni grupo de aprobadores, la solicitud se enviará al aprobador predeterminado.

Si nadie está asignado a un nivel/grupo de aprobadores Y a un aprobador predeterminado, el sistema omitirá a ese aprobador a menos que sea el último nivel/grupo de aprobadores.

Las opciones para esta lógica incluyen:

• Si al último aprobador se le ha retirado el acceso a las solicitudes de aprobación, entonces la solicitud no se puede enviar.
• Si el último aprobador fue desactivado en el sistema.

El sistema comprobará la condición en el momento en que un usuario seleccione "Publicar un trabajo" en "Mis trabajos" o en el momento en que un usuario seleccione "Enviar oferta" en la bandeja de entrada para ver si ese trabajo u oferta tiene un flujo de aprobación asignado.

• Si es así , el sistema enviará la solicitud a través del flujo de aprobación.
• Si no , el sistema completará la solicitud (enviará la oferta o publicará el trabajo).

Los registros de solicitudes de aprobación se almacenarán en la sección «Solicitudes de aprobación» de la página «Aprobaciones» para el período de retención de datos seleccionado en el selector de período predeterminado . Si desea obtener más información o modificar su período de retención de datos actual, póngase en contacto con su representante CS .

El motor de aprobaciones, ya sea para empleos, ofertas o ambos, no se puede desactivar si hay al menos una solicitud de aprobación en curso. Esta función solo se puede desactivar cuando se hayan completado todas las solicitudes de aprobación. Comuníquese con su representante CS para que desactive esta función.

Si más de un flujo de aprobación coincide con una solicitud de aprobación, el sistema asignará la oferta o solicitud de trabajo al flujo de aprobación que apareció primero en la lista .

Un aprobador recibirá este error cuando apruebe una solicitud después de que haya sido reenviada. Por ejemplo:

1. El usuario A solicita abrir una vacante.
2. El aprobador abre la solicitud, pero no la actualiza.
3. El usuario B actualiza la solicitud y la vuelve a enviar.
4. El aprobador aprueba la solicitud sin actualizar la página.
5. El aprobador recibe este error.

Deben cumplirse las dos condiciones siguientes; de lo contrario, el sistema mostrará un error (por ejemplo, se requiere un aprobador predeterminado ) e impedirá la publicación, incluso si se selecciona un aprobador predeterminado.

• Al menos un puesto de trabajo debe coincidir con las reglas de segmentación definidas aquí.
• Al menos un usuario válido con el rol de aprobador asignado debe tener permisos para el puesto/ubicación de destino.

• Paquetes de datos de empleo: Si el atributo JDP de un empleo está en blanco o si un empleo no está vinculado a un JDP, no se incluirá en el flujo de aprobación.
• Ofertas externas y aprobación de ofertas : Actualmente, la aprobación de ofertas no funciona con ofertas externas.