Lógica de navegación

• Navegación a la página Aprobaciones desde el menú Todas las aplicaciones.
  • Si un usuario tiene acceso o no a los Flujos de aprobación y a las secciones Solicitudes de aprobación de la página Aprobaciones , puede hacer clic en el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y luego en Aprobaciones en la sección Avanzado para abrir la página Aprobaciones. 
    
    
     
  • Si un usuario tiene acceso a la sección Flujos de Aprobación , pero no a la sección Solicitudes de Aprobación , puede hacer clic en el botón Todas las Aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y luego en Configuración , en la sección Avanzada . Cuando se abra la página Configuración, haga clic en Aprobaciones , en la sección Automatización . 
    
    

Flujo de aprobación

Hay tres aspectos clave a tener en cuenta sobre los flujos de aprobación:

• Múltiples niveles de aprobadores. El flujo de aprobación permite configurar múltiples niveles de aprobadores para revisar y completar la misma solicitud según las acciones de un aprobador de nivel inferior.
  • POR EJEMPLO:
    • Si se establecen tres niveles de aprobadores: el primero es Mark Smith (Gerente de Marca Empleadora), el segundo es Francisco Rivierez y Molly Andrews (Gerente Sénior de Adquisición de Talento), y el tercero es Naomi Lee (Vicepresidenta de Adquisición de Talento). El proceso de aprobación se realizará de la siguiente manera:
      1. Hugo Reyez (Reclutador) envía una solicitud de aprobación para enviar una carta de oferta a un candidato.
      2. Mark Smith (Gerente de Marca de Empleador) recibe la notificación de la solicitud y la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, la solicitud pasa al siguiente revisor.
      3. Se notifica la solicitud a Francisco Rivierez y a Molly Andrews (Gerente Sénior de Adquisición de Talento) y uno de ellos la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, la solicitud pasa al siguiente revisor.
      4. Naomi Lee (Vicepresidenta de Adquisición de Talento) recibe la solicitud y la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, se procesará.
• Orden del Flujo de Aprobación. El orden de los flujos en la página Flujos de Aprobación es fundamental para el proceso. Los elementos pueden ser objeto de varios flujos de aprobación; por lo tanto, cuando un elemento es objeto de dos reglas de selección en dos flujos de aprobación diferentes, el sistema verificará cuál ocupa un lugar más alto en la lista de Flujos de Aprobación y lo priorizará.
  • Por ejemplo: Tenemos 2 flujos de aprobación:
    • Aprobación n.° 1 Objetivo: el título del puesto contiene “Producto”
    • Aprobación n.° 2 Objetivo: el título del puesto contiene “Gerente”
      • Resultado: al activar un trabajo de “Gerente de producto”, pasará por la Aprobación n.° 1 porque es superior a la n.° 2 en el orden del flujo de aprobación.
• Lógica de omisión: los aprobadores pueden omitirse dependiendo de su orden y su nivel de aprobación.

Solicitudes denegadas

Si algún aprobador en el flujo de aprobación rechaza una solicitud, el flujo de aprobación se completará y la aprobación se marcará como Denegada .

• Acción Publicar trabajo → El trabajo no se publicará y el interruptor permanecerá en el estado APAGADO.
• Acción Enviar oferta → La oferta no se enviará al candidato y se moverá al estado Aprobación de oferta denegada .

Solicitudes aprobadas

Si el último aprobador en el flujo de aprobación aprueba la solicitud, entonces se completará el flujo de aprobación y la aprobación se marcará como Aprobada .

• Acción posterior al trabajo → Se activará el trabajo.
• Acción Enviar oferta → El estado de la oferta se moverá a Enviar oferta y la oferta se enviará al candidato.

Solicitudes pendientes

Una solicitud pendiente es cuando una aprobación está actualmente pasando por el flujo de aprobación y no se ha completado (aún no se ha denegado o el último usuario aún no la ha aprobado).

Solicitudes reenviadas

Una solicitud se puede editar y volver a enviar en cualquier momento si el usuario tiene acceso a ella.

Cuando hay una aprobación en curso y un usuario la reenvía , PERO el reenvío está asignado a un flujo diferente en ese momento, se mostrará un error que obligará al usuario a cancelar la primera solicitud, ya que la solicitud de aprobación original quedaría bloqueada en "Pendiente" . Esto garantiza que la primera solicitud se mueva a la pestaña " Completadas" .

Solicitar notificaciones

Obtenga más información sobre las notificaciones de solicitud de aprobación aquí .

Notificaciones del aprobador

Cuando un usuario envía una solicitud de aprobación, cada aprobador del primer nivel/grupo de aprobadores recibirá una notificación mediante notificaciones web, si están habilitadas, y por correo electrónico.

• Solicitudes aprobadas : Si el primer nivel o grupo de aprobadores aprueba la solicitud, se notificará al siguiente nivel o grupo para que la revise y complete en ese momento. Esto continuará hasta que el último nivel o grupo de aprobadores complete la solicitud.
• Solicitudes denegadas : si algún nivel/grupo de aprobadores rechaza la solicitud, los niveles/grupos de aprobadores superiores no recibirán una notificación.

Notificaciones del solicitante

El usuario que realizó una solicitud de aprobación será notificado del nivel/grupo final de respuesta de los aprobadores tanto a través de sus notificaciones web, si están habilitadas, como por correo electrónico.

• Solicitudes aprobadas : se notificará al usuario que la solicitud fue aprobada cuando el nivel/grupo final de aprobadores apruebe la solicitud.
• Solicitudes denegadas : se notificará al usuario que la solicitud fue denegada cuando cualquier nivel/grupo de aprobadores la rechace.

Actualizaciones de un flujo de aprobación

Cualquier actualización realizada a un flujo de aprobación NO afectará las solicitudes pendientes y solo afectará las aprobaciones solicitadas DESPUÉS de que se publique la actualización.

Para solicitudes en proceso/pendientes:

• Si un flujo de aprobación se elimina , pero hay una aprobación en curso, solo se aplicará a las solicitudes nuevas. Las solicitudes de empleo/oferta que se encuentren en ese flujo deben completarse.
• Si un flujo de aprobación está DESACTIVADO , pero hay una aprobación en curso, solo se aplicará a las solicitudes nuevas. Las solicitudes de trabajo/oferta que se encuentren actualmente en ese flujo deben completarse.
• Si se ACTUALIZA un flujo de aprobación, pero hay una aprobación en proceso, los cambios realizados solo se aplicarán a las nuevas solicitudes y no afectarán a las solicitudes pendientes.

Más de un usuario está asignado a un grupo de aprobadores

Si Francisco Rivierez y Molly Andrews (Gerente sénior, Adquisición de talentos) están configurados como Aprobadores 2 (Nivel 2), ambos recibirán la solicitud para revisar la solicitud en sus pestañas Para revisión y Pendiente .

Solo un aprobador debe aprobar o rechazar la solicitud para que pase al siguiente nivel de aprobadores o para completar la acción, según lo que se establezca a continuación en el flujo de aprobación. Por lo tanto, si Francisco aprueba la solicitud, se notificará al siguiente nivel de aprobadores para que la revise y complete.

Nadie es el objetivo de un grupo de aprobadores

Si no hay nadie seleccionado para un nivel/grupo de aprobador, la solicitud se enviará al aprobador predeterminado.

Nadie es objetivo tanto en un grupo de aprobadores como en un aprobador predeterminado

Si nadie está asignado a un nivel/grupo de aprobador Y a un aprobador predeterminado, el sistema omitirá ese aprobador a menos que sea el nivel/grupo final de aprobadores.

Error de aprobador faltante

Las opciones para esta lógica incluyen:

• Si al último aprobador se le quitó el acceso a las solicitudes de aprobación, la solicitud no se podrá enviar.
• Si el último aprobador fue desactivado en el sistema.

¿Cuándo se comprueban las condiciones de orientación?

El sistema verificará la condición en el momento en que un usuario selecciona Publicar un trabajo en Mis trabajos o en el momento en que un usuario selecciona Enviar oferta en la bandeja de entrada para ver si ese trabajo u oferta tiene un flujo de aprobación dirigido a él.

• Si es así , el sistema enviará la solicitud a través del flujo de aprobación.
• Si no , el sistema completará la solicitud (enviará la oferta o publicará el trabajo).

¿Cuánto tiempo se almacenan las solicitudes de aprobación en la sección Solicitudes de aprobación de la página Aprobaciones?

Los registros de solicitudes de aprobación se guardarán en la sección "Solicitudes de Aprobación" de la página "Aprobaciones" durante el tiempo seleccionado en el selector "Periodo Predeterminado de Retención de Datos del Candidato" . Contacte con su representante CS si desea consultar o modificar su selección actual de período de retención de datos.

Desactivar la función de aprobaciones

El motor de aprobaciones para trabajos, ofertas o ambos no se puede desactivar si hay al menos una solicitud de aprobación en curso. Esta función solo se puede desactivar cuando se hayan completado todas las solicitudes de aprobación. Contacte a su representante CS para desactivar esta función.

Dos o más flujos de aprobación coinciden con una solicitud

Si más de un flujo de aprobación coincide con una solicitud de aprobación, entonces el sistema asignará la oferta o solicitud de trabajo al flujo de aprobación que apareció primero .

Error del aprobador

Un aprobador recibirá este error al aprobar una solicitud después de reenviarla. Por ejemplo:

1. El usuario A solicita abrir un trabajo.
2. El aprobador abre la solicitud, pero no la actualiza.
3. El usuario B actualiza la solicitud y la vuelve a enviar.
4. El aprobador aprueba la solicitud sin actualizar la página.
5. El aprobador recibe este error.

Error de publicación: Se requiere aprobador predeterminado

Se deben cumplir las dos condiciones siguientes; de lo contrario, el sistema mostrará un error (p. ej., se requiere aprobador predeterminado) e impedirá la publicación, incluso si se selecciona un aprobador predeterminado.

• Al menos un trabajo debe cumplir las reglas de segmentación definidas aquí.
• Al menos un usuario válido con el rol de aprobador asignado debe tener permisos para el trabajo/ubicación de destino.