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Il y a trois aspects clés à noter concernant les flux d'approbation :

• Plusieurs niveaux d'approbation. Le flux d'approbation vous permet de définir plusieurs niveaux d'approbateurs pour examiner et finaliser une même demande en fonction des actions d'un approbateur de niveau inférieur.
  • PAR EXEMPLE:
    • Si trois niveaux d'approbateurs sont définis, le premier étant Mark Smith (Responsable de la marque employeur), le deuxième Francisco Rivierez et Molly Andrews (Responsable principal du recrutement), et le troisième Naomi Lee (Vice-présidente du recrutement), le processus d'approbation suivant sera appliqué :
      1. Hugo Reyez (recruteur) soumet une demande d'approbation pour envoyer une lettre d'offre à un candidat.
      2. Mark Smith (responsable de la marque employeur) est informé de la demande et l'approuve ou la refuse. En cas d'approbation, la demande est transmise à l'examinateur suivant.
      3. Francisco Rivierez et Molly Andrews (responsable principale du recrutement) sont informés de la demande, et l'un d'eux l'approuve ou la refuse. En cas d'approbation, la demande est transmise à l'autre examinateur.
      4. Naomi Lee (vice-présidente, Acquisition de talents) est informée de la demande et l'approuve ou la refuse. En cas d'approbation, la demande sera satisfaite.
• Ordre des flux d'approbation. L'ordre des flux sur la page « Flux d'approbation » est crucial pour le processus d'approbation. Un élément peut être ciblé par plusieurs flux d'approbation. Ainsi, lorsqu'un élément est ciblé et répond à deux ensembles de règles de ciblage dans deux flux d'approbation différents, le système privilégiera le flux d'approbation le mieux classé dans la liste.
  • Par exemple : nous avons 2 flux d’approbation :
    • Approbation n° 1 Ciblage = Intitulé du poste contenant le mot « Produit »
    • Approbation n° 2 Ciblage = Intitulé du poste contenant « Manager »
      • Résultat : Lorsqu'on active un poste de « Chef de produit », il passe par l'approbation n° 1 car elle est prioritaire sur la n° 2 dans l'ordre du flux d'approbation.
• Logique de contournement : les approbateurs peuvent être ignorés en fonction de leur ordre et de leur niveau d’approbation.

Si un approbateur quelconque du flux d'approbation refuse une demande, le flux d'approbation sera terminé et l'approbation sera marquée comme Refusée .

• Action « Publier l’offre d’emploi » → L’offre ne sera pas publiée et le bouton restera désactivé.
• Action Envoyer l'offre → L'offre ne sera pas envoyée au candidat et passera au statut Approbation de l'offre refusée .

Si le dernier approbateur du flux d'approbation approuve la demande, alors le flux d'approbation sera terminé et l'approbation sera marquée comme Approuvée .

• Action « Publier la tâche » → La tâche sera activée.
• Action « Envoyer l’offre » → Le statut de l’offre passera à « Envoyer l’offre » , et l’offre sera envoyée au candidat.

Une demande en attente est une demande d'approbation qui est en cours de traitement dans le processus d'approbation et qui n'a pas encore été finalisée (elle n'a pas encore été refusée ou le dernier utilisateur ne l'a pas encore approuvée).

Une requête peut être modifiée et soumise à nouveau à tout moment si l'utilisateur y a accès.

Lorsqu'une approbation est en cours et qu'un utilisateur la soumet à nouveau , mais que cette nouvelle soumission est associée à un flux différent, une erreur s'affiche, obligeant l'utilisateur à annuler la première demande, car celle-ci reste bloquée à l' état « En attente » . Cette procédure garantit que la première demande est déplacée vers l'onglet « Terminé » .

Pour en savoir plus sur les notifications de demande d'approbation, cliquez ici .

Notifications aux approbateurs

Lorsqu'un utilisateur soumet une demande d'approbation, chaque approbateur du premier niveau/groupe d'approbateurs sera notifié par notifications web, si elles sont activées, et par e-mail.

• Demandes approuvées – Si le premier niveau/groupe d'approbateurs approuve la demande, le niveau/groupe d'approbateurs suivant sera notifié afin qu'il examine et finalise la demande. Ce processus se poursuivra jusqu'à ce que le dernier niveau/groupe d'approbateurs ait finalisé la demande.
• Demandes refusées – Si un niveau/groupe d'approbateurs refuse la demande, les niveaux/groupes d'approbateurs supérieurs ne recevront pas de notification.

Notifications du demandeur

L'utilisateur ayant soumis une demande d'approbation sera informé de la réponse finale du niveau/groupe d'approbateurs à la fois par le biais de ses notifications web, si celles-ci sont activées, et par e-mail.

• Demandes approuvées – L’utilisateur sera informé de l’approbation de sa demande lorsque le dernier niveau/groupe d’approbateurs l’aura approuvée.
• Demandes refusées – L’utilisateur sera informé du refus de sa demande lorsqu’un niveau ou un groupe d’approbateurs quelconque la refusera.

Toute mise à jour apportée à un flux d'approbation n'affectera PAS les demandes en attente et n'aura d'incidence que sur les approbations demandées APRÈS la publication de la mise à jour.

Pour les demandes en cours/en attente :

• Si un flux d'approbation est supprimé alors qu'une approbation est en cours, il ne s'appliquera qu'aux nouvelles demandes. Les demandes d'emploi/d'offre actuellement dans ce flux doivent être finalisées.
• Si un flux d'approbation est désactivé , mais qu'une approbation est en cours, il ne doit s'appliquer qu'aux nouvelles demandes. Les demandes d'emploi/d'offre actuellement dans ce flux doivent être finalisées.
• Si un flux d'approbation est mis à jour alors qu'une approbation est en cours, les modifications apportées ne s'appliqueront qu'aux nouvelles demandes et n'affecteront pas les demandes en attente.

Si Francisco Rivierez et Molly Andrews (Sr. Manager, Acquisition de talents) sont tous deux définis comme Approbateur 2 (Niveau 2), ils recevront tous deux la demande d'examen de la demande dans leurs onglets À examiner et En attente .

Une seule approbation suffit pour qu'une demande soit transmise au niveau d'approbation suivant ou que l'action soit finalisée, selon la prochaine étape du processus d'approbation. Par conséquent, si Francisco approuve la demande, le niveau d'approbation suivant sera notifié afin qu'il l'examine et la finalise.

Si aucun approbateur n'est désigné comme tel (niveau/groupe), la demande sera envoyée à l'approbateur par défaut.

Si personne n'est désigné à la fois comme approbateur de niveau/groupe ET comme approbateur par défaut, le système ignorera cet approbateur, sauf s'il s'agit du dernier niveau/groupe d'approbateurs.

Les options pour cette logique incluent :

• Si l'accès aux demandes d'approbation du dernier approbateur a été supprimé, la demande ne peut pas être soumise.
• Si le dernier approbateur a été désactivé dans le système.

Le système vérifiera la condition au moment où un utilisateur sélectionne « Publier une offre d'emploi » dans « Mes offres d'emploi » ou au moment où un utilisateur sélectionne « Envoyer une offre » dans la boîte de réception afin de voir si cette offre d'emploi ou cette offre dispose d'un flux d'approbation spécifique.

• Si oui , le système transmettra la demande via le circuit d'approbation.
• Sinon , le système traitera la demande (envoi de l'offre ou publication de l'offre d'emploi).

Les enregistrements des demandes d'approbation seront disponibles dans la section « Demandes d'approbation » de la page « Approbations » pour la période de conservation des données par défaut sélectionnée. Contactez votre représentant CS si vous souhaitez consulter ou modifier votre sélection actuelle de période de conservation des données.

Le système d'approbation des offres d'emploi ou des deux ne peut être désactivé tant qu'au moins une demande d'approbation est en cours. Cette fonctionnalité ne peut être désactivée que lorsque toutes les demandes d'approbation sont terminées. Veuillez contacter votre représentant CS pour qu'il désactive cette fonctionnalité.

Si plusieurs flux d'approbation correspondent à une demande d'approbation, le système attribuera l'offre ou la demande d'emploi au flux d'approbation qui a été listé en premier .

L'approbateur recevra ce message d'erreur lorsqu'il approuvera une demande après sa nouvelle soumission. Par exemple :

1. L'utilisateur A demande l'ouverture d'un poste.
2. L'approbateur ouvre la demande, mais ne la met pas à jour.
3. L'utilisateur B met à jour la requête et la soumet à nouveau.
4. L'approbateur approuve la demande sans actualiser la page.
5. L'approbateur reçoit cette erreur.

Les deux conditions ci-dessous doivent être remplies ; sinon, le système affichera une erreur (par exemple, « Approbateur par défaut requis ») et empêchera la publication, même si un approbateur par défaut est sélectionné.

• Au moins un emploi doit correspondre aux règles de ciblage définies ici.
• Au moins un utilisateur valide ayant le rôle d'approbateur désigné doit disposer des autorisations nécessaires pour accéder au poste/lieu ciblé.

• Packages de données d'emploi : si l'attribut JDP d'un emploi est vide ou si un emploi n'est pas lié à un JDP, il ne sera pas ciblé dans un flux d'approbation.
• Offres externes et approbation des offres : Actuellement, l'approbation des offres ne fonctionne pas avec les offres externes.