Un entrevue séquentiel est un type d'entrevue complexe où vous pouvez envoyer manuellement plusieurs entrevues au candidat afin qu'ils soient planifiés simultanément.

Configuration

Les administrateurs de l'entreprise/du compte ayant un accès complet à la configuration client ou votre représentant CS peuvent vous aider à activer les entrevues séquentiels pour votre compte.

Ajouter des entrevues

Lorsqu'un utilisateur ajoute des entrevues supplémentaires à l'outil de création d'entrevues, tous les entrevues précédemment créés sont automatiquement réduits afin de lui permettre de se concentrer sur l'entrevue en cours de création. Pour une meilleure organisation, les entrevues peuvent être nommés, ce qui facilitera les modifications ultérieures.

Lorsqu'au moins un type d'entrevue séquentiel est activé sur votre compte, les utilisateurs pourront voir une option « + Ajouter un entrevue » sous le premier entrevue affiché dans le panneau de planification. Sélectionnez cette option pour ajouter un entrevue supplémentaire et ses détails.

L'ajout d'un ou plusieurs entrevues en fera automatiquement un entrevue séquentiel.

Lorsqu'au moins deux intervieweurs sont ajoutés à un entrevue, une coche « Obligatoire » s'affiche à côté de leur nom. Cochez cette case pour les désigner comme facultatifs : votre assistant AI ne vérifiera alors pas leur disponibilité lors de la planification de l'entrevue, mais leur enverra tout de même l'invitation. Cliquez ici pour en savoir plus sur les participants facultatifs.

Chaque entrevue requiert au moins un intervieweur. Le dernier intervieweur requis ne peut être désigné comme facultatif . Il est impossible de prévoir zéro interview pour un sous-entrevue, hormis les pauses.

Gérer différents types d'entrevues séquentiels

Si plusieurs entrevues successifs sont configurés sur le compte, vous pourrez sélectionner le type d'entrevue à planifier pour le candidat. Cette sélection remplacera le jeton #interview-type dans le message de l'assistant, qui sera alors envoyé aux candidats et aux intervieweurs.

• Remarque : Lorsque 4 types d'entrevues séquentiels ou plus sont activés sur le compte, cette option se transformera en menu déroulant.

Afficher ou réduire les sessions d'entrevue

Les entrevues d'une série se réduisent automatiquement lorsqu'une nouvelle session est ajoutée à la liste. Pour consulter ou modifier à nouveau les détails complets d'un entrevue, il suffit de cliquer sur l'icône de développement située à côté de son titre. Lorsque l'entrevue est ouvert, cette même icône permet de réduire ses informations.

Interruptions dans les entrevues

Lors de la planification d'entrevues successifs, les utilisateurs peuvent sélectionner l'option « Pause » dans le menu déroulant « Type » . Cela permet à l'intervieweur de programmer une pause entre plusieurs entrevues. L'utilisateur peut définir la durée de cette pause. La planification de la pause bloque le calendrier de l'intervieweur, empêchant ainsi les candidats de réserver ce créneau horaire.

débriefings d'entrevues

Si les débriefings Si cette option est activée dans votre compte, vous pouvez sélectionner « + Ajouter un débriefing » pour en ajouter un. Ce débriefing sera ajouté immédiatement après le dernier entrevue séquentiel.

Vous pouvez sélectionner parmi les types de débriefing suivants à l'aide du menu déroulant Type :

• En personne
• Téléphone
• Virtuel
  • Remarque : Afin de préserver la confidentialité interne des débriefings virtuels, Paradox a généré un lien de réunion virtuelle unique pour le débriefing.

Vous pouvez également sélectionner la durée souhaitée ou définir une durée personnalisée à l'aide du menu déroulant « Durée » . La durée par défaut est de 15 minutes. Pour que le débriefing soit facultatif, cochez la case « Le débriefing est facultatif » .

Réorganiser ou supprimer les séances d'entrevue

Une fois que plusieurs entrevues auront été ajoutés à l'outil de création, il sera possible de déplacer ou de supprimer individuellement les entrevues via le menu d'actions, ou l'icône à trois points, dans l'outil de création d'entrevues.

• Déplacer l'entrevue : cette option permet de déplacer l'entrevue vers le haut ou vers le bas dans la liste. Les options disponibles dépendent de la position de l'entrevue dans la séquence. Par exemple, les entrevues situés en premier dans la séquence ne peuvent être déplacés que vers le bas.
• Supprimer l'entrevue – Cette action supprimera l'entrevue de la liste des sessions d'entrevues.

Toute modification effectuée par déplacement ou suppression sera prise en compte dans la communication avec le candidat ; par conséquent, seule la configuration finale des sessions d'entrevue sera utilisée pour communiquer avec lui.

Méthodes d'ordonnancement séquentiel

Lorsqu'un entrevue est séquentiel, une option de configuration avancée supplémentaire s'affiche dans la section des paramètres de l'outil de création. Cette section permet aux utilisateurs de définir comment la disponibilité pour l'entrevue doit être indiquée et présentée au candidat. Ces options incluent :

• En séquence consécutive – Cette fonctionnalité recherchera les disponibilités d'entrevues dans un bloc consécutif, dans l'ordre exact indiqué dans le générateur d'entrevues.
• Ordre indifférent – Olivia recherchera des créneaux d'entrevue consécutifs, dans l'ordre de son choix. Les créneaux seront priorisés, mais des créneaux supplémentaires seront proposés au candidat, quel que soit l'ordre des entrevues.
• Planification sur plusieurs jours – Cette option utilisera notre fonctionnalité de planification sur plusieurs jours, qui présentera les entrevues individuellement au candidat afin qu'il puisse choisir ses horaires individuellement.

Un effet de survol permet d'afficher un bref résumé de chaque sélection ainsi que l'identifiant de disponibilité utilisé. Votre assistant AI ne prend pas en charge cette fonctionnalité pour les entrevues séquentiels. Si l'un des intervieweurs est indisponible, le candidat sera automatiquement placé dans la section « Indisponible » et une intervention humaine sera nécessaire pour mettre à jour l'entrevue.

Logique de méthode de planification

• Si la méthode de planification sélectionnée est « Séquentielle » et qu'un problème survient lors d'un deuxième ou troisième entrevue (absence de formulaire d'inscription, retrait de l'intervieweur, etc.), ce paramètre sera automatiquement mis à jour en « Séquentielle » . Si cette nouvelle méthode ne permet pas de planifier des entrevues séquentiels pour un candidat, elle sera automatiquement mise à jour en « Planification sur plusieurs jours » afin de permettre la planification des entrevues.
• Si l'option « Ordre consécutif quelconque » est sélectionnée mais que la condition « Ordre consécutif » peut être remplie, alors la méthode de planification sera automatiquement mise à jour sur « Ordre consécutif » .
• En règle générale, l'ordre consécutif est la priorité absolue lors de la sélection des entrevues séquentiels, et il ne sera remplacé que lorsque nous ne pourrons pas remplir toutes les conditions pour programmer les entrevues séquentiels.
• Pour les entrevues séquentiels consécutifs dans l'ordre ou consécutifs dans n'importe quel ordre , le délai minimum est le délai minimum le plus élevé du type d'entrevue compris dans le délai minimum et le délai maximum est le délai maximum le plus faible du type d'entrevue compris dans le délai maximum.
  • Par exemple:
    • Sous-section 1 : type d'entrevue virtuel : 0 heure(s) - 1 semaine(s)
    • Sous-catégorie 2 : entrevue en personne : 1 jour(s) - 3 semaines(s)
    • Résultat : le délai pour les entrevues séquentiels (dans l'ordre ou dans n'importe quel ordre) sera de 1 jour à 1 semaine.
• Planification via API. Si un entrevue séquentiel est planifié via l'API et que interview_team est utilisée, un seul segment d'entrevue pourra l'utiliser. Si interview_team est ajouté à plusieurs segments, c'est toujours l' interview_team du dernier segment qui sera appliquée.
  • Remarque : Cette amélioration est en cours de développement afin d'étendre cette logique.
• Planification sur plusieurs jours – Mise à jour de la logique de statut du parcours candidat. Le statut du parcours candidat sera mis à jour selon les scénarios suivants :
  • Lorsqu'un entrevue secondaire programmé est annulé (1 en attente et 1 programmé) → Le candidat passera au statut « entrevue en attente » .
  • Lorsqu'un sous-entrevue en cours est annulé (1 en attente et 1 en cours) → Le candidat passera au statut « entrevue en attente » .
  • Lorsqu'un sous-entrevue en cours est annulé (1 programmé et 1 en cours) → Le candidat passera au statut d'entrevue programmé .
  • Lorsqu'un sous-entrevue en cours est reprogrammé (1 programmé et 1 en cours) → Le candidat passera au statut « entrevue programmé » .
• Priorisation du calendrier des entrevues séquentiels. Chaque type d'entrevue (téléphonique, virtuel, en présentiel) au sein d'une séquence d'entrevues possède sa propre durée maximale de planification. Par conséquent, le système appliquera la valeur la plus basse entre la durée maximale de la séquence d'entrevues et la durée maximale de chaque type d'entrevue.

Réception d'entrevue séquentiel

À mesure que les séances d'entrevue sont ajoutées, l'utilisateur pourra consulter l'ordre et les horaires de chaque séance dans le reçu de l'outil de planification des entrevues. Ce récapitulatif sera automatiquement mis à jour en cas de modification.

Invitations au calendrier d'entretiens séquentiels

Lorsqu'un entretien séquentiel est programmé, les candidats et les recruteurs reçoivent des confirmations et des invitations de calendrier. Le nom de la session apparaît dans toutes les communications.

Courriel de confirmation

Les personnes participant aux entretiens reçoivent un courriel de confirmation par session. Ce courriel contient systématiquement tous les détails des entretiens, chaque session étant identifiée par son nom.

Invitations du calendrier

Les intervieweurs reçoivent une invitation de calendrier pour chaque session à laquelle ils participent. Pour les utilisateurs de Google Agenda , le bloc calendrier de chaque session affiche uniquement les détails et le lien vidéo (le cas échéant), ainsi qu'une mention indiquant que la session fait partie d'un entretien plus long.

Toutes les notifications de session

Les utilisateurs ajoutés à l'entretien séquentiel reçoivent des notifications pour chaque session, même celles auxquelles ils ne participent pas en tant qu'intervieweur. Les communications qu'ils reçoivent dépendent de leur rôle dans chaque session.

• S’ils participent à la session, ils reçoivent la communication destinée aux participants.
• S’ils ne participent pas à la session, ils reçoivent la communication destinée au public.

FAQ