Deux expériences peuvent se présenter pour un utilisateur lorsqu'un candidat passe au statut « Invitation à un entretien ».

1. L'utilisateur sera invité à remplir une demande de planification pour le candidat. Le panneau de planification s'ouvrira et l'utilisateur pourra saisir les détails de l'entretien.
2. Le parcours système est configuré pour qu'un poste/groupe soit planifié automatiquement, et le candidat est planifié en fonction de cette configuration.

Si un candidat reste bloqué au statut « Invitation à un entretien », cela peut être dû aux raisons suivantes :

• La logique de planification automatique exige que les détails de l'entretien et la configuration du poste soient en place avant que le candidat ne passe à l'étape de l'entretien.
• Si des candidats sont créés ou déplacés vers un entretien avant que les détails du poste/de l'entretien n'existent, la planification automatique ne se déclenchera pas.

Vérifiez si le poste/les intervieweurs existaient au moment de la création du profil du candidat et si le type d'entretien est configuré en planification automatique.

Un candidat peut être considéré comme indisponible lorsque votre assistant AI tente de le programmer pour un entretien avec un recruteur qui n'a plus de disponibilités. Les recruteurs seront avertis lorsqu'ils n'auront plus de disponibilités et pourront mettre à jour leur calendrier pour que la planification automatique se poursuive. Toutefois, si un candidat ne met pas à jour ses disponibilités dans un délai de 14 jours, il sera considéré comme indisponible et devra être programmé manuellement pour les entretiens suivants. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce fonctionnement.

Les entretiens passeront au statut Olivia Coordinate lorsqu'un utilisateur planifie manuellement un entretien et active le paramètre avancé « Demander au participant de planifier l'entretien » dans le panneau de planification.

Si une interview a atteint ce statut, cela signifie que la demande de votre assistant AI auprès du responsable de l'interview a expiré. Votre assistant contactera ce dernier pour planifier l'entretien.

Le statut « Entretien en attente » s'affiche lorsqu'une demande d'entretien a été envoyée à un candidat et que votre assistant AI attend sa réponse. Ce statut peut également s'afficher si un utilisateur reporte l' entretien . Dans ce cas, l'entretien est annulé et une nouvelle demande lui est envoyée.

À partir de ce statut, les utilisateurs peuvent effectuer les actions suivantes :

• Modifier l'entretien – Cette fonction permettra à l'utilisateur de modifier l'entretien dans le panneau latéral « Modifier l'entretien » .
• Annuler l'entretien – Cette fonction permet à l'utilisateur d'annuler l'entretien et de consulter et modifier le message d'annulation envoyé au candidat.
  • Remarque : Le texte figurant sur les deux boutons peut être personnalisé par votre représentant CS .

Le candidat recevra des rappels de votre assistant AI pour assurer le suivi de sa demande de planification.

logique d'expiration du statut

• La logique d'expiration des candidatures en statut « Entretien en attente » est basée sur la date de création de la demande d'entretien , et non sur la date de création de la candidature.
• Si la durée de validité (par exemple, 30 jours) est modifiée dans la configuration, seules les demandes d'entretien créées après cette modification seront soumises à la nouvelle logique d'expiration. Les demandes d'entretien existantes, créées avant la modification, ne seront pas affectées.
  • Remarque : Pour confirmer la logique, effectuez un test avec un nouveau candidat et vérifiez que sa demande d'entretien expire après la période configurée.

Le statut « Demande d'entretien annulée » apparaît lorsqu'un entretien est annulé par un utilisateur alors que le candidat est en attente d'entretien . Ce statut n'est atteint que si le candidat n'a pas finalisé sa demande de planification. Un message l'informera de l'annulation de son entretien.

Le statut « Demande d'entretien expirée » est attribué aux candidats si les deux conditions suivantes sont remplies :

• Ils n'ont pas répondu à votre assistant concernant la planification de leur entretien, alors que le statut était « Entretien en attente » .
• La date d'expiration fixée pour le compte est atteinte.

Un candidat peut atteindre le statut « Entretien programmé » de deux manières.

• Le flux de travail de planification standard, dans lequel un candidat choisit une heure pour l'entretien en fonction de la disponibilité qui lui est présentée par votre assistant AI (le plus courant).
• L'utilisateur utilise la fonction « Choisir un créneau horaire » et ne propose qu'un seul horaire au candidat. Le statut du candidat passe alors immédiatement à « Entretien programmé » .

À ce stade, votre assistant AI créera l'événement dans le calendrier, l'enverra à tous les participants à l'entretien, puis confirmera auprès du candidat que l'entretien a bien été programmé.

Le statut « Entretien en cours » est celui que prend un candidat lorsque son entretien commence. Les actions suivantes seront disponibles pour les candidats ayant ce statut :

• Entretien terminé – Ce statut remplace la logique système actuelle et marque l'entretien comme terminé. En faisant passer un candidat à ce statut, l'utilisateur pourra accéder aux statuts prédéfinis du parcours candidat et aux actions associées.
  • Remarque : Pour les entretiens séquentiels, sélectionner cette action marquera tous les entretiens, terminés ou non, comme terminés. Par exemple, si un candidat a passé 2 entretiens sur 3, cliquer sur cette action marquera les 3 entretiens comme terminés. Cette action sera désactivée pour les entretiens séquentiels en cours.
• Reporter – Cette fonction permettra à l'utilisateur de reporter l'entretien à partir du menu déroulant « Reprogrammer l'entretien » .
• Annuler l'entretien – Cette fonction permet à l'utilisateur d'annuler l'entretien et de consulter et modifier le message d'annulation envoyé au candidat.

Le statut « Entretien annulé » d'un candidat ne sera valable qu'après la planification de l'entretien et son annulation par le candidat ou un utilisateur.

• Annulation de candidature
  • Lorsque le candidat tente d'annuler un entretien programmé, votre assistant AI lui demandera de confirmer cette annulation.
  • Après confirmation, le candidat passera au statut « Entretien annulé » et les participants à l'entretien seront informés de son annulation.
• Annulation par l'utilisateur
  • Un utilisateur peut annuler un entretien à tout moment. Lors de l'annulation, il peut modifier le message d'annulation qui sera envoyé au candidat. Ce message utilise le texte par défaut configuré sur le compte, mais peut être personnalisé pour chaque candidat si nécessaire.

L'entretien est considéré comme terminé lorsque l'heure de fin prévue est dépassée.

Olivia répondra par le message « L’entretien a été annulé » .