Vous pouvez ajouter des participants facultatifs à un entrevue, permettant ainsi à tous les membres concernés de l'équipe de recevoir l'invitation sans que votre assistant AI ne mette l'accent sur la disponibilité des participants facultatifs. Cela évite les désagréments liés au passage d'un candidat en statut « Indisponible » lorsque votre assistant AI ne trouve pas de créneau horaire disponible parmi tous les participants.

Cas d'utilisation

• Les équipes qui souhaitent ajouter plusieurs participants à une invitation sans que cela n'entraîne de problèmes de planification.

Ajouter des participants facultatifs

Que vous planifiiez manuellement un entrevue avec un candidat ou que vous utilisiez la fonction de planification automatique, dès que vous avez ajouté plusieurs participants, une coche « Obligatoire » s’affiche pour chaque intervieweur. Pour indiquer qu’un participant est facultatif,

1. Passez votre souris sur le comprimé obligatoire du participant souhaité.
2. Sélectionnez l'infobulle « Marquer comme facultatif » . Les participants facultatifs verront alors apparaître une coche « Facultatif » à côté de leur nom à la place de la coche « Obligatoire » . 
   
   
    
3. Répétez cette procédure pour tous les participants souhaités.
   • Remarque : S'il ne reste qu'un seul participant après avoir indiqué que les autres intervieweurs sont facultatifs, celui-ci sera considéré comme un participant obligatoire et la possibilité de désigner un participant comme facultatif sera désactivée.
4. Planifiez l'entrevue.

Les participants obligatoires et facultatifs seront listés séparément dans le résumé de l'entrevue , en commençant par les participants obligatoires.

Supprimer les participants facultatifs

1. Marquer comme obligatoire – Si vous souhaitez à nouveau marquer un participant facultatif comme obligatoire , cliquez simplement sur le bouton Facultatif pour mettre à jour les informations.
2. Supprimer un participant facultatif – Pour supprimer un participant facultatif de l'entrevue, cliquez simplement sur l'icône « x » dans la case de l'intervieweur.

Envoyer une demande d'entrevue

Logique de planification de l'assistant AI

Lorsque vous laissez votre assistant AI planifier l'entrevue pour vous, il consultera les disponibilités des participants obligatoires afin de trouver le moment idéal. Votre assistant s'efforcera toutefois de choisir un créneau horaire qui chevauche les disponibilités des participants optionnels.

Choisissez une logique temporelle

Lorsque des participants facultatifs sont ajoutés à un entrevue et que vous choisissez une heure, la disponibilité de tous les participants obligatoires sera affichée.

Lors de la planification d'un entrevue, vous pouvez survoler un créneau horaire disponible pour afficher le nombre de participants. Les icônes affichées indiqueront le nombre de personnes disponibles pour participer à l'entrevue.

• Entièrement ombrée – Lorsque l'icône est remplie, cela représente les participants obligatoires.
• Contour – Lorsque l’icône est un contour, cela représente les participants facultatifs.

Entrevues séquentiels. En survolant une plage horaire disponible, vous pourrez visualiser toutes les sessions de l'entrevue et le nombre de participants disponibles pour chacune d'elles.

• Remarque : Si l'entrevue séquentiel est programmé dans un ordre quelconque, l'ordre d'affichage des entrevues dépendra de la disponibilité de chacun.

 

logique de participant optionnelle

• Un participant facultatif recevra l'invitation à l'entrevue lorsqu'une demande de planification sera envoyée.
• S’ils répondent « Non » à l’invitation, l’organisateur de l’entrevue ne recevra aucune demande de modification, de report ou d’annulation de celui-ci.
• Si un groupe Round Robin (RRG) est marqué comme facultatif et que le participant sélectionné dans celui-ci répond Non à l'invitation, la logique RRG existante s'appliquera et le système vérifiera si un autre utilisateur est disponible à ce moment-là.
• Si une personne est disponible, votre assistant AI modifiera l'entrevue et invitera cette personne à la place.
• Si une personne est indisponible, le participant restera le même.
  • Remarque : Si un employé d'un RRG refuse une invitation pour la période sélectionnée, il ne recevra plus d'invitation.

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