La page Informations fiscales de l'employeur est disponible uniquement lors de l'utilisation de la retenue d'impôt dans les formulaires. Ce guide explique comment ajouter et gérer un profil d'employeur.

Cas d'utilisation

• Les clients qui utilisent les formulaires I-9 via le système (logiciel I-9 interne ou logiciel I-9 externe).
• Clients souhaitant collecter des retenues d’impôt pour un système de paie.

Configuration

Cette fonctionnalité ne sera disponible que lorsque la retenue d'impôt est activée sur le backend pour que vous puissiez l'utiliser dans les formulaires.

Ajouter un nouvel employeur

1. Cliquez sur le bouton Toutes les applications dans le coin supérieur gauche de l’en-tête.
2. Cliquez sur l’application Paramètres dans son menu déroulant.
3. Cliquez sur Informations fiscales de l’employeur dans la section Entreprise de la page Paramètres.
   • Remarque : pour terminer la configuration du fournisseur de services, les informations fiscales de l’employeur doivent être ajoutées pour tous les emplacements.
     
     
     
4. Cliquez sur + Ajouter un nouvel employeur dans le coin supérieur droit de la page.
5. Une fenêtre s'ouvrira avec une clause de non-responsabilité fiscale à accepter pour créer un nouvel employeur (ou modifier un employeur existant). Cliquez sur « J'accepte » pour ouvrir une nouvelle page Employeur.
   • Remarque : cliquer sur Annuler ou sur l'icône x fermera la fenêtre modale et vous ramènera à la vue du tableau, car l'acceptation de cette clause de non-responsabilité est requise.
     
     
     
6. Saisissez toutes les informations nécessaires dans l'onglet « Informations sur l'employeur » . Si vous utilisez le formulaire I-9 Paradox , sachez que le nom de l'employeur deviendra le nom de l'entreprise dans le portail I-9 Paradox et que le nom du compte CEM deviendra le nom de la société mère .
   • Remarque : Tous les formulaires sont dynamiques. Si un formulaire de retenue d'impôt ne requiert pas ces informations, elles ne seront pas renseignées. Tout le contenu est nécessaire pour répondre à tous les cas d'utilisation.
     
     
     
7. Adresses d'employeurs multiples. Les entreprises sous le même numéro d'identification fiscale (FEIN) avec des adresses différentes doivent voir toutes leurs adresses ajoutées à cet onglet. Chaque État sélectionné dans l'onglet Informations fiscales doit être associé à une adresse. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « + Ajouter une adresse » en haut à droite, au-dessus de la section « Adresse » , pour ajouter une ou plusieurs adresses.
   • Remarque : si vous supprimez ultérieurement une adresse de cet onglet, assurez-vous de noter d'abord l'association d'adresse (ID fiscal de l'État) dans l'onglet Informations fiscales .
8. Cliquez sur Enregistrer .
9. Ouvrez l’onglet Emplacement attribué .
10. Cliquez sur le sélecteur + Ajouter un emplacement .
11. Sélectionnez tous les emplacements liés à ce profil d’employeur.
12. Cliquez sur Appliquer pour ajouter ces emplacements à la page.
    • Remarque : Si vous attribuez un dossier de zone à ce profil d'employeur, tous les futurs emplacements ajoutés à ce dossier seront également attribués. L'utilisateur devra modifier manuellement cette fonctionnalité si elle est attribuée. Les dossiers de zone cochés sont synchronisés pour que les futurs emplacements soient automatiquement attribués. Les dossiers de zone marqués d'un « – » ne le sont pas.
      
      
      
13. Cliquez sur Enregistrer .
14. Ouvrez l’onglet Informations fiscales .
15. Saisissez le numéro d'identification d'employeur fédéral , puis sélectionnez les États où l'employeur paie des impôts. Les États obligatoires seront listés en premier et doivent être sélectionnés pour les États associés aux emplacements attribués. Sélectionnez tous les États supplémentaires nécessaires, le cas échéant.
    
    
    
16. Tous les États sélectionnés afficheront un champ « ID fiscal » sous la barre de recherche . Saisissez l' ID de chaque État.
    
    
    
17. Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit de la page.

Modifier un profil d'employeur

Vous pouvez modifier un profil d'employeur de l'une des manières suivantes :

• Cliquez sur le profil de l'employeur à partir de la liste des informations fiscales de l'employeur .
• Cliquez sur son menu d'action, ou sur les points de suspension, puis sur Modifier dans le menu déroulant qui s'ouvre.

Chaque fois qu'un profil d'employeur est modifié, la fenêtre d'avertissement fiscal s'affiche. Cliquez sur « J'accepte » pour accéder au profil et apporter les modifications nécessaires. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur « Enregistrer » en haut à droite de la page.

Suppression de l'adresse(s) de l'employeur

Lors de la suppression d'une adresse d'employeur, assurez-vous d'avoir préalablement supprimé le numéro d'identification fiscale de l'État associé à l'adresse de l'onglet Informations fiscales ; sinon, un avertissement s'affichera, indiquant que cette étape est indispensable avant toute suppression d'adresse. De plus, l'adresse principale doit rester dans l'onglet Informations employeur.

Supprimer un emplacement attribué

Supprimez un emplacement attribué en ouvrant le profil de l'employeur préféré, en accédant à l'onglet Emplacement attribué , puis en cliquant sur l'icône de la corbeille répertoriée sur la même ligne que l'emplacement correspondant.

Une fenêtre d'avertissement s'affichera. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'emplacement.

Supprimer un profil d'employeur

Depuis la page Informations fiscales de l'employeur, passez la souris sur le profil de l'employeur préféré, cliquez sur son menu d'action, puis cliquez sur Supprimer dans la liste déroulante qui s'ouvre.

Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre modale qui s'affiche pour finaliser la suppression du profil de l'employeur.

Publier la page d'informations fiscales de l'employeur

Pour publier la page Informations fiscales de l'employeur, cliquez sur l'état actuel de la page, puis sur le bouton Publier dans son menu déroulant.

Une fois les informations fiscales de l'employeur configurées, vous pouvez configurer la section retenue d'impôt d'un formulaire. Cliquez ici pour en savoir plus.

Erreur de publication

Tous les emplacements doivent être associés à un profil fiscal lorsque Paradox Dynamic Forms est configuré pour la retenue d'impôt. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas publier cette page tant que chaque emplacement n'aura pas été associé à un profil fiscal spécifique. De plus, une tâche ne peut être activée que si un profil fiscal est associé à l'emplacement .

Autorisations