Le moment venu, les formulaires peuvent être envoyés automatiquement ou manuellement à l'utilisateur ou au candidat concerné.

Cas d'utilisation

• Les équipes qui souhaitent automatiser l'envoi d'un formulaire à un utilisateur/candidat et/ou permettre à leurs utilisateurs d'envoyer manuellement le formulaire aux utilisateurs/candidats.

Envoyer automatiquement un formulaire

Pour envoyer automatiquement un formulaire de candidature, certaines étapes de configuration supplémentaires sont nécessaires. Les formulaires envoyés aux candidats doivent être associés à un statut « Parcours candidat ».

• Remarque : Il est important de vérifier que le formulaire a bien été publié dans sa version la plus récente.

Étape n° 1 : Revoir le parcours

Les utilisateurs disposant d'un accès complet à Journeys doivent vérifier les parcours système pour déterminer si un formulaire peut être associé à un statut. Dans le cas contraire, ils devront ajouter une étape et ses statuts, tels que les étapes Formulaires , Candidature , Intégration ou Personnalisées , afin de prendre en charge le formulaire souhaité.

Étape n° 2 : Mettre à jour le flux de travail

Les utilisateurs disposant d'un accès complet aux flux de travail peuvent effectuer les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans son menu déroulant.
2. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, sélectionnez Flux de travail dans la section Automatisation .
3. Ouvrez le flux de travail préféré.
4. Sélectionnez le statut que vous souhaitez associer à l'envoi automatique du formulaire.
5. Ajoutez l'action Envoyer le formulaire.
6. Le message associé à cette action est personnalisable. Modifiez-le si nécessaire.
   • Remarque : L'accès au formulaire se fera via le jeton #application-url inclus.
7. Enregistrer la tâche.
8. Publier le flux de travail.

Étape n° 3 : Modifier l’offre d’emploi

Les utilisateurs disposant d'un accès complet aux offres d'emploi pourront effectuer les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Paramètres » dans son menu déroulant.
2. Lorsque la page Paramètres s'ouvre, sélectionnez Gestionnaire de tâches dans la section Tâches .
3. Ouvrez la catégorie d'emploi souhaitée, puis l'emploi auquel un formulaire sera associé.
4. Accédez à la section « Parcours du candidat » de l'offre d'emploi.
5. Faites défiler vers le bas jusqu'à l'état où le flux de travail a été créé pour envoyer le formulaire.
6. Choisissez le formulaire que vous souhaitez envoyer au candidat.
7. Sélectionnez Enregistrer .
8. Publiez l'offre d'emploi.

Envoyer un formulaire manuellement

Les utilisateurs ayant accès à un candidat peuvent lui envoyer manuellement un formulaire via un bouton « Étape suivante » préconfiguré. Pour envoyer manuellement un formulaire à un candidat, veuillez suivre la procédure ci-dessous.

1. Assurez-vous de consulter votre boîte de réception candidat.
2. Trouver le candidat idéal.
3. Cliquez pour consulter leur statut.
4. Sélectionnez l'étape suivante « Envoyer le formulaire » définie pour ce statut.
5. Un tiroir coulissant s'ouvrira, affichant les champs obligatoires à remplir.
6. Une fois tous les champs obligatoires du formulaire remplis, sélectionnez le nouveau statut du candidat.
7. Sélectionnez « Enregistrer et confirmer » dans le coin inférieur droit du tiroir.

Le formulaire sera ensuite envoyé au candidat et pourra être consulté (en cours de remplissage et complété) et téléchargé dans la section « Détails de l’embauche » du profil du candidat.