Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique à tous les candidats basés dans l'UE. La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) s'applique à tous les candidats en Californie. Si l'adresse IP ou l'indicatif pays d'un candidat est basé dans l'UE/Californie, il aura ultérieurement la possibilité de consulter, modifier et/ou supprimer ses informations personnelles dans le CEM .

Les mises à jour apportées aux données d'un candidat enverront une demande par courrier électronique au contact de confidentialité des données enregistré dans le système où il pourra confirmer les modifications ou envoyer un message directement au candidat.

Configuration

Configurez les conditions générales en suivant ce processus .

Afficher les informations personnelles

Pour consulter les informations personnelles, le candidat devra compléter les éléments suivants :

1. Demandez à votre assistant AI si vous pouvez visualiser vos données.
2. Cliquez sur le lien envoyé par votre assistant AI . 
   
   
    
3. Un écran de connexion sécurisé s'ouvrira où vous pourrez saisir votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail.
4. Cliquez sur Envoyer le code de vérification .
5. Vérifiez votre téléphone ou votre courrier électronique pour obtenir le code de vérification par courrier électronique.
6. Saisissez votre code de vérification sur la page Code de vérification . 
   
   
    

Le candidat se connectera avec succès au portail.

Portail d'information des candidats

Ce portail comprendra :

• Les termes et conditions convenus.
• Données personnelles
• Journal d'activité

Données personnelles

Cette section contient le nom, le numéro de téléphone (si fourni) et l'adresse courriel (si fournie) du candidat. Les candidats peuvent modifier, exporter et/ou supprimer leurs informations depuis le menu d'action « Données personnelles » ou les points de suspension.

• Remarque : les processus ci-dessous sont écrits pour un public de candidats.

Modifier les informations personnelles

1. Cliquez sur le menu d’action Données personnelles .
2. Sélectionnez Modifier dans son menu déroulant. 
   
   
    
3. Des modifications peuvent être apportées aux champs Nom du candidat , Numéro de téléphone et Adresse e-mail .
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit.
    

Notification envoyée à l'administrateur

Le contact chargé de la protection des données recevra une notification par e-mail concernant la demande de modification du candidat et pourra :

• Envoyez un message directement au candidat pour lui expliquer plus en détail les changements.
• Autoriser les modifications.

Une fois la demande approuvée, les modifications seront officiellement effectuées dans le système.

Demandes de modification approuvées

Une fois la demande de modification approuvée :

1. Toutes les données du système seront modifiées.
2. Toutes les données de sous-processus sur le candidat seront modifiées (Twilio, etc.).
3. L'équipe de conformité de Paradox sera informée.

Remarque importante : si le client n'approuve jamais la demande du candidat, aucune donnée ne sera modifiée .

Supprimer les informations personnelles

1. Cliquez sur le menu d’action Données personnelles .
2. Sélectionnez Supprimer dans son menu déroulant. 
   
   
    
3. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Exporter mes données avant de les supprimer pour télécharger vos données sur votre appareil, si vous le souhaitez.
4. Cochez la case Je comprends que mes données ne peuvent pas être récupérées une fois supprimées .
5. Cliquez sur Supprimer tout .
    

Notification envoyée à l'administrateur

Une fois qu'un candidat soumet une demande de modification ou de suppression de ses données, l'e-mail de l'utilisateur administrateur configuré sur votre compte recevra les éléments suivants :

• Un e-mail non exploitable qui leur permet de savoir qu'une demande a été soumise.
• Un e-mail exploitable avec deux options :
  • Autoriser la suppression – Lorsque vous cliquez dessus, cela approuvera la demande de suppression/modification du candidat.
  • Message candidat – Lorsque vous cliquez dessus, cela ouvrira le CEM où l'utilisateur pourra répondre à la demande.

Demandes de suppression approuvées

Une fois la demande de suppression approuvée :

• Toutes les données du système seront supprimées.
• Toutes les données de sous-processus sur le candidat seront supprimées (Twilio, etc.).
• L'équipe de conformité de Paradox sera informée.

Exporter des informations personnelles

Si le candidat souhaite enregistrer les données, il peut cliquer sur le menu d'action « Données personnelles » ou sur l'icône à trois points, puis sélectionner « Exporter tout » dans le menu déroulant. Toutes les données du candidat, y compris sa conversation avec votre assistant AI , seront alors téléchargées sur son ordinateur.

Journal d'activité

Le journal d'activité est répertorié dans la section Données personnelles et comprend les informations suivantes :

• Lorsque les conditions ont été acceptées.
• Les messages envoyés au candidat.
• Les messages reçus du candidat.
• Le(s) groupe(s) et/ou sélection(s) d'emplacement.
• Modifications des informations personnelles par le candidat.
• Modifications du profil du candidat par identifiant utilisateur.
• L'adresse IP de l'utilisateur et l'horodatage des modifications effectuées.

Les jalons (mises à jour de statut, vues de profil, demandes d'entretien, etc.) et les noms d'utilisateur ne seront pas inclus dans ce journal.