Le tableau de bord de recrutement vous permet d'accéder directement à toutes vos alertes, tâches et réunions à venir, le tout au même endroit. Une fois connecté(e) au CEM , vous pouvez le définir comme affichage par défaut ; il affichera tous les éléments nécessitant votre attention en un coup d'œil, avec une navigation simplifiée. Ce tableau de bord vous aide à travailler plus efficacement et plus rapidement que jamais.

Cas d'utilisation

• Les responsables du recrutement qui souhaitent comprendre facilement les actions à entreprendre pour embaucher un candidat le plus rapidement possible.
• Les recruteurs qui souhaitent centraliser toutes leurs tâches afin de pouvoir les prioriser et organiser leur journée en conséquence.

Configuration

Étape n° 1 : Activez les paramètres de cette fonctionnalité

Cette fonctionnalité nécessite l'activation du tableau de bord de recrutement et des paramètres d'Olivia Assist dans la configuration client. Veuillez contacter un administrateur de l'entreprise/du compte disposant d'un accès complet à la configuration client ou votre représentant CS pour obtenir de l'aide.

Étape n° 2 : Mettre à jour les autorisations des utilisateurs

Cette fonctionnalité requiert trois autorisations. Assurez-vous que vos utilisateurs disposent des autorisations nécessaires pour consulter le tableau de bord de recrutement.

• Boîte de réception du candidat – Ceci vous permettra d’accéder à la boîte de réception du candidat .
• Gestion des candidats – Ceci vous donnera accès à la gestion des candidats .
• Tableau de bord de recrutement – Cette autorisation, subordonnée à l'autorisation principale du tableau de bord , donne accès à ce dernier. Par défaut, seuls les rôles utilisateur répondant aux critères ci-dessous disposent d'un accès complet au tableau de bord :
  • Cas d'utilisation n° 1 : L'utilisateur dispose d'un accès de connexion et le tableau de bord de recrutement est activé dans la configuration client.
  • Cas d'utilisation n° 2 : L'utilisateur ne dispose pas d'un accès de connexion, mais le tableau de bord de recrutement est activé et les tâches sont sélectionnées dans les paramètres d'accès utilisateur de base.

Page d'accueil basée sur les autorisations

Remarque : Il s’agit de la page d’accueil par défaut, mais elle peut être remplacée par la page d’accueil sélectionnée dans les rôles et autorisations.

Navigation

Si le tableau de bord de recrutement est votre page d'accueil, il s'ouvrira lors de la connexion au CEM .

Si vous avez un accès supplémentaire aux pages Boîte de réception des candidats et Gestion des candidats, vous pouvez accéder au tableau de bord de recrutement en sélectionnant le menu Toutes les applications , puis le bouton Tableau de bord en haut du menu qui s'ouvre.

Page d'accueil du tableau de bord de recrutement

Une fois connectés, les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires ou dont la page d'accueil est définie comme Tableau de bord de recrutement accéderont à ce dernier. Ce tableau de bord propose diverses fonctionnalités et actions pour une expérience de travail fluide et efficace.

Section Alertes

La section « Alertes » est la première du tableau de bord de recrutement et répertorie les tâches les plus urgentes. À côté de son titre, vous pouvez consulter le nombre d'alertes. Cette section comprend deux types d'alertes : « Indisponibilité » et « Entrevues à venir » .

Widget « Aucune disponibilité »

Ce widget vous avertira lorsque vous devrez mettre à jour vos disponibilités pour les entrevues afin que davantage d'entrevues avec les candidats puissent être programmés.

Ajouter la disponibilité

Pour augmenter la disponibilité,

1. Cliquez sur le bouton Ajouter une disponibilité dans le widget Aucune disponibilité .
2. Votre calendrier s'ouvrira alors dans un panneau latéral. Sélectionnez, faites glisser et déposez les créneaux horaires où vous êtes disponible pour d'autres entrevues.
3. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
4. Le tiroir coulissant se refermera ensuite et un statut « Tâche terminée » s’affichera avant que l’alerte ne soit supprimée de cette section.

Widget d'entrevue à venir

Les entrevues prévus dans les 30 prochaines minutes s'afficheront dans des widgets individuels de la section Alertes , en commençant par les entrevues en cours ou à venir. Ces widgets pourront inclure les détails et actions suivants :

• Nom du candidat – Le nom du candidat. Cliquez sur son nom pour ouvrir son profil et consulter les informations pertinentes, son CV, les notes internes, etc.
  • Remarque : Si un entrevue de groupe est prévu, la mention « entrevue de groupe » s’affichera à la place du nom du candidat. Cliquez sur « entrevue de groupe » pour afficher la liste des intervieweurs dans une fenêtre modale.
• Date – La date de l’entrevue.
• Heure – L’heure de l’entrevue.
• Intervieweurs – Les noms des intervieweurs prévus pour cet entrevue.
• Type d'entrevue – Le type d'entrevue programmé. Il s'affichera sous forme d'icône dans le coin supérieur droit du widget. Les icônes disponibles sont :
  • – Entrevue en personne
  • – Entrevue téléphonique
  • – Entrevue virtuel
• Mise à jour – Ceci vous permettra de modifier, de reprogrammer ou d'annuler l'entrevue.
• Participer – Ce bouton s'affichera pour les entrevues virtuels et, lorsqu'on cliquera dessus, ouvrira l'entrevue virtuel.
• Étiquette – Un indicateur qui reflète la période associée à l’entrevue. Les étiquettes comprennent :
  • En cours – Ce message s'affichera lorsqu'un entrevue est en cours.
  • Dans XX minutes – Ce message s'affichera lorsque l'entrevue commencera dans moins de 15 minutes et indiquera le temps exact restant.
  • À suivre – Ceci s'affichera lorsqu'il reste plus de 15 minutes avant le début d'un entrevue et qu'il s'agit du prochain entrevue après les entrevues marqués d'une étiquette « En cours » et/ou « Dans XX minutes ».
  • Aucune étiquette – Aucune étiquette ne s'affichera après un widget comportant l'étiquette « À suivre » .

Mettre à jour un entrevue

Lorsque vous sélectionnez le bouton « Mettre à jour » dans le widget d'entrevue à venir, un panneau latéral s'ouvre. Vous pouvez alors modifier, annuler ou reporter l'entrevue. À partir de là, vous pouvez apporter les modifications nécessaires.

Section Tâches du jour

La section « Tâches du jour » regroupe toutes les tâches nécessitant une action et les classe par ordre chronologique de création . Juste en dessous, une barre de progression affiche le pourcentage d'avancement et le nombre de tâches restantes.

Cette section comprend cinq types de tâches :

• Tâches à accomplir
• Approbations
• Mises à jour sur les emplois
• Planification
• Messages sans réponse

Tâches à accomplir

Chaque candidat du dossier « Action requise » s’affichera dans l’ordre de sa présence dans la boîte de réception des candidats. Veuillez effectuer les actions indiquées.

Effectuez les prochaines étapes

Vous pouvez faire passer le candidat à l'étape suivante de son parcours en complétant ce qui suit.

1. Sélectionnez le statut affiché dans le widget
2. Sélectionnez l'étape suivante souhaitée, si elle est proposée pour ce statut.
3. Choisissez le nouveau statut souhaité.
4. Sélectionnez Confirmer pour terminer cette action.

Un message de confirmation s'affichera brièvement en bas de ce widget une fois l'action terminée. Le widget sera ensuite retiré de la liste.

Envoyer la lettre d'offre

Si la mise à jour du statut d'un candidat entraîne l'envoi d'une lettre d'offre, celle-ci s'ouvrira dans un tiroir coulissant où vous pourrez mettre à jour les éléments nécessaires et sélectionner « Envoyer l'offre » dans le coin supérieur droit du tiroir.

Remplir un formulaire d'employé

Si la mise à jour du statut d'un candidat nécessite de remplir un formulaire d'employé, celui-ci s'ouvrira dans un panneau latéral. Remplissez-le, puis sélectionnez « Enregistrer » en bas à droite du panneau.

Approuver ou refuser les demandes d'approbation

Lorsqu'une demande d'approbation de poste ou d'offre est envoyée, une tâche d'approbation est ajoutée au tableau de bord de recrutement de tous les approbateurs désignés. Le widget d'approbation affiche en un coup d'œil les informations essentielles, notamment l'intitulé du poste, le nom du demandeur et la date d'envoi de la demande. En sélectionnant le nom du candidat, vous accédez à son profil où vous pouvez consulter les informations le concernant, communiquer avec lui et prendre connaissance des notes laissées sur son profil.

Vous pouvez donner suite à une demande d'approbation en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez « Examiner la demande d’offre » ou « Examiner la demande d’emploi » pour ouvrir le tiroir des approbations.
2. Examiner l'approbation.
3. Sélectionnez Refuser ou Approuver .

Si vous approuvez la demande, la tâche est terminée et supprimée de tous les tableaux de bord.

Si vous choisissez de refuser la demande, la fenêtre modale « Refuser l’approbation de l’offre » ou « Refuser l’approbation du poste » s’affiche. Selon votre organisation, vous devrez peut-être fournir un motif avant de pouvoir sélectionner « Refuser l’approbation » .

Mises à jour sur l'emploi

Lorsqu'une tâche relative aux horaires d'un poste doit être mise à jour, une fonction « Vérifier les mises à jour des horaires » est ajoutée au tableau de bord de recrutement de tous les membres de l'équipe de recrutement. Le widget du poste affiche en un coup d'œil les informations essentielles, notamment l'intitulé et le lieu.

Vous pouvez donner suite à une demande d'approbation en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez « Vérifier les mises à jour des équipes » pour ouvrir le tiroir des approbations.
2. Consultez les horaires disponibles mis à jour et modifiez vos sélections au besoin.
3. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Mettre à jour la tâche .

La tâche est alors mise à jour avec succès.

Planifiez un entrevue

Un widget de planification s'affichera en cas de demandes de planification manuelle. En sélectionnant le nom du candidat, vous accéderez à son profil où vous pourrez consulter ses informations, communiquer avec lui et lire les notes laissées sur son profil.

1. Sélectionnez « Planifier » pour ouvrir un tiroir coulissant de planification.
2. Mettez à jour les détails de l'entrevue si nécessaire.
3. Sélectionnez le calendrier .
4. La page se mettra à jour et affichera le message « entrevue confirmé » . Sélectionnez « Terminé » pour finaliser la tâche.

Un message de confirmation s'affichera brièvement en bas de ce widget une fois l'action terminée. Le widget sera ensuite retiré de la liste.

Mettre à jour un entrevue

Il peut arriver qu'un entrevue programmé doive être modifié si vous ou le candidat le refusez. Sélectionnez le bouton « Mettre à jour l'entrevue » situé en bas du widget pour ouvrir le panneau latéral correspondant .

À partir de ce menu, vous pouvez ensuite modifier, reprogrammer ou annuler l'entrevue.

Messages sans réponse

Tout message resté sans réponse dans la boîte de réception des candidats, qu'il s'agisse de conversations initiées par l'utilisateur ou d'intentions de candidature, apparaîtra comme une tâche à accomplir dans cette section. Accédez aux zones suivantes selon vos besoins :

• Ouvrir le profil du candidat – Sélectionnez le nom du candidat pour consulter son profil.
• Répondre au message – Cliquez sur le bouton « Répondre » pour répondre au message du candidat. La conversation s’ouvrira alors dans une fenêtre modale où vous pourrez répondre. Vous pouvez également consulter le profil du candidat en cliquant sur le bouton « Afficher le profil » situé en haut à droite, à côté de l’icône « x » . Une fois votre réponse envoyée, la fenêtre modale se fermera et la tâche sera terminée.

Un message de confirmation s'affichera brièvement en bas de ce widget une fois l'action terminée. Le widget sera ensuite retiré de la liste.

Aucune réponse au candidat

Si vous ne souhaitez pas répondre au candidat, vous pouvez le faire en suivant les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez le bouton Répondre dans le widget Messages non lus .
2. Sélectionnez l'icône « x » dans le coin supérieur droit de la fenêtre modale qui s'ouvre.
3. Une fenêtre modale « Aucune réponse au message du candidat » s'affichera alors. Sélectionnez « Marquer la tâche comme terminée » pour la clôturer sans envoyer de réponse.

Logique de création de tâches

Une tâche de message sans réponse devrait apparaître dans le tableau de bord pour les raisons suivantes :

• Une intention a été déclenchée par les alertes basées sur l'intention configurées .
• Une réponse du candidat a été reçue suite à un message que l'utilisateur lui a envoyé.
• Votre assistant AI ne répond pas dans les 5 minutes.

Olivia Assist

La partie droite du tableau de bord contient Olivia Assist, un outil d'assistance client disponible 24 h/24 et 7 j/7. Grâce à cette section, votre assistant AI peut planifier des entrevues avec les candidats, gérer les offres d'emploi et répondre à vos questions sur la plateforme. Cliquez ici pour en savoir plus.

Utiliser AI contextuelle ?

Si votre entreprise utilise AI contextuelle, vous aurez accès à une version avancée d'Olivia Assist appelée Paradox Assist. Les utilisateurs bénéficieront toujours d'une assistance 24 h/24 et 7 j/7, mais votre assistant AI proposera des réponses plus pertinentes et effectuera des actions plus complexes qu'Olivia Assist. Cliquez ici pour en savoir plus sur cette version améliorée d'Assist.

Consulter le profil du candidat

En sélectionnant le nom d'un candidat dans les sections Alertes ou Tâche du jour , vous pouvez accéder à son profil de candidat qui comprend plus de détails, tels que toutes ses candidatures et les campagnes, événements ou communautés de talents associés.

Onglet Vue d'ensemble

L'onglet Vue d'ensemble offre un aperçu rapide et consolidé des informations et de l'historique clés d'un candidat. Cliquez ici pour en savoir plus sur cet onglet.

Onglet Applications

Dans l'onglet Candidatures , vous pouvez consulter toutes les candidatures d'un candidat. Le sélecteur de candidatures multiples indique si le candidat a postulé à plusieurs offres d'emploi. Cliquez ici pour en savoir plus sur cet onglet.

Onglet Campagnes

Si vous avez accès à la section Campagnes, vous pouvez consulter l'onglet Campagnes . Dans cet onglet, vous pouvez voir toutes les campagnes envoyées au candidat. Cliquez ici pour en savoir plus sur cet onglet.

Onglet Événements

Si vous avez accès à la section « Événements », vous pouvez consulter l’onglet correspondant . Cet onglet vous permet de visualiser tous les événements auxquels le candidat a participé. Cliquez ici pour en savoir plus.

Onglet Communauté des talents

Si vous avez accès aux communautés de talents, vous pouvez consulter l'onglet « Communautés de talents » . Cet onglet vous permet de visualiser toutes les communautés de talents auxquelles le candidat est associé. Cliquez ici pour en savoir plus sur cet onglet.

Afficher/masquer les tâches et le calendrier

Bien que la section « Tâche du jour » regroupe toutes les tâches nécessitant une action, vous avez la possibilité d'afficher ou de masquer les widgets dans cette section.

Les options qui s'affichent lorsque l'on clique sur l'icône en forme d'œil sont les suivantes :

• Action requise (affichée par défaut)
• Planification (affichée par défaut)
• Messages sans réponse (affichés par défaut)
• Afficher le calendrier

Une fois vos sélections mises à jour et après avoir cliqué sur Appliquer , la section Tâches du jour s'actualisera et n'affichera que les sélections que vous avez effectuées à chaque ouverture de ce tableau de bord.

Afficher le calendrier

Lorsque vous sélectionnez « Afficher le calendrier » dans le menu de l'icône en forme d'œil, votre calendrier s'affichera sous la section « Tâches du jour » .

Vous pouvez consulter votre semaine en un coup d'œil. Sélectionnez « Modifier le calendrier » en haut à droite, au-dessus de « Mon calendrier », pour modifier vos disponibilités.

Basculer entre les calendriers

Dans la section Calendrier du tableau de bord, vous pouvez basculer entre tous les calendriers auxquels vous avez accès. Cela inclut Mon calendrier et les calendriers des différents lieux qui vous sont attribués.

Pour accéder à un calendrier différent de celui par défaut de votre tableau de bord :

1. Sélectionnez le titre du calendrier pour accéder au menu déroulant.
2. Sélectionnez votre calendrier préféré dans le menu déroulant.

Le calendrier s'affiche alors, vous permettant d'ajouter vos disponibilités et de consulter les événements de votre agenda.

Expérience des tâches accomplies

Une fois toutes les tâches terminées, la barre des tâches sera entièrement remplie, le message « Vous n'avez aucune tâche ! » s'affichera au centre du tableau de bord et des confettis tomberont.

Autorisations

Les utilisateurs ayant reçu les autorisations de consultation ou d'accès complet à la boîte de réception des candidats, à la gestion des candidats et au tableau de bord de recrutement pourront accéder à ce dernier.