Ce guide explique comment organiser un événement de recrutement en présentiel pour l'ouverture d'un nouveau magasin ou restaurant. Ce cas d'utilisation concerne le recrutement de masse à l'heure, avec des entretiens individuels entre chaque candidat et un responsable du recrutement.

Vous pouvez organiser l'événement sur une seule journée ou sur plusieurs jours, voire une ou deux semaines. La procédure de création de l'événement reste la même : vous modifiez les dates de début et de fin, puis vous ajoutez des sessions d'entretien pour chaque jour.

Cet article s'adresse à :

• Recrutement en personne à l'heure pour un nouveau magasin ou restaurant
• Entretiens individuels entre candidats et responsables du recrutement
• Des rôles tels que cuisinier, caissier, agent d'entretien, agent de nettoyage et employé du service au volant

Cet article ne s'adresse pas à :

• Événements de recrutement exclusivement virtuels
• Superday ou entretiens séquentiels
• Événements sur le campus
• Événements d'orientation
• Recrutement de professionnels ou de salariés

Recommandations pour l'ouverture d'un nouveau magasin

Utilisez cette liste comme aide-mémoire. Les sections suivantes expliquent comment configurer chaque élément.

Configuration de l'événement

• Faites connaître l'événement au grand public. Les nouvelles ouvertures de magasins nécessitent une visibilité maximale auprès des candidats potentiels.
• Utilisez un seul événement de recrutement pour une ou plusieurs journées. Définissez les dates de début et de fin pour couvrir toute la période de recrutement. Créez des sessions d'entretiens quotidiennes dans le calendrier. N'utilisez un événement récurrent que si chaque jour est identique.
• Si le nouveau magasin est encore en construction, organisez l'événement dans un autre magasin du même groupe. S'il est déjà ouvert, utilisez son adresse.
• Sélectionnez une catégorie de rapport d'événement, par exemple « Ouverture d'un nouveau magasin », lorsqu'elle est disponible. Les catégories sont facultatives et vous permettent de filtrer les performances des événements dans les analyses.

Emplois et équipe

• Ajoutez tous les postes horaires pour lesquels vous recrutez, même si une offre est actuellement inactive. Les offres inactives peuvent toujours être publiées. Les candidats ne peuvent s'inscrire et postuler qu'aux offres actives. Activez les offres avant l'événement si vous souhaitez que les candidats puissent postuler lors de leur inscription.
• Si vous ajoutez des offres d'emploi, veillez à en afficher au moins une. Si toutes les offres ajoutées sont désactivées, les candidats ne pourront pas s'inscrire depuis la page d'accueil de l'événement.
• Il n'est pas nécessaire de prévoir des intervieweurs dès le premier jour. Les entretiens avec les candidats peuvent être programmés sans intervieweur désigné. Vous pourrez ajouter les responsables du recrutement ultérieurement, si la nouvelle équipe de direction du magasin est encore en cours de constitution.

Calendrier

• Organisez des sessions d'entretien spécifiques à chaque poste lorsque vous connaissez le nombre de candidats par fonction. Par exemple : un entretien de 15 minutes pour le poste de cuisinier et un autre de 30 minutes pour celui de caissier. Cela permet de savoir clairement pour quel poste chaque candidat postule, le nombre de places disponibles par fonction et quel recruteur est en charge de chaque poste.
• Organisez une seule session d'entretiens si vous prévoyez des changements de dernière minute fréquents concernant l'heure, la durée ou le lieu. Cette formule est plus facile à gérer, mais il est plus difficile de voir combien de candidats postulent pour chaque poste.
• Privilégiez les sessions spécifiques à chaque poste pour un événement de plusieurs jours ou de deux semaines si vous passez des entretiens pour différents rôles sur des jours différents.

Inscription et promotion

• Utilisez un entretien d'inscription préalable à l'événement, comprenant des questions de sélection et de présélection des candidats, afin que ces derniers postulent à un poste spécifique.
• Associez chaque poste attribué aux sessions d'entretien correspondantes, avec un résultat d'inscription qui enregistre le candidat et le planifie pour un entretien événementiel.
• Prévoyez l'accueil des visiteurs sans réservation. Permettez-leur d'envoyer un mot-clé ou un numéro de téléphone par SMS avant l'événement, ou activez l'inscription sur place.
• Rédigez deux descriptions différentes pour les pages d'accueil. La page dédiée à l'événement doit présenter le poste, la rémunération et les avantages. La page destinée aux candidats doit aborder le stationnement, les documents à apporter et le déroulement de la journée.
• Faites la promotion de l'événement via la page dédiée. Utilisez le lien dans vos publications sur les réseaux sociaux ou insérez un code QR, un mot-clé ou un numéro de téléphone sur un dépliant d'un autre établissement, y compris au drive.
• Si vous souhaitez accepter les inscriptions sur place, laissez-les ouvertes pendant toute la durée de l'événement. Clôturez-les à la date et à l'heure de fin, et non 24 heures avant.
• Pour les postes horaires, limitez le nombre de candidats retenus. Ne sélectionnez que les profils véritablement rédhibitoires afin de ne pas bloquer le recrutement nécessaire à l'ouverture d'un nouveau magasin.
• Gardez l'événement visible sur votre site web dédié aux événements à venir. Masquer la page d'accueil empêche également la planification automatique des participants.
• Enregistrez un modèle d'événement si vous ouvrez souvent des boutiques. Réutilisez la conversation, le schéma des résultats et la structure de la page d'accueil. Modifiez le lieu, les dates et les offres à chaque fois.

Attention

Évitez ces problèmes de configuration courants avant de faire la promotion de l'événement.

• Toutes les offres d'emploi ajoutées sont désactivées. Les candidats ne peuvent pas s'inscrire depuis la page d'accueil de l'événement.
• Les résultats ne sont pas systématiquement associés aux sessions de travail correspondantes. Un cuisinier peut se voir proposer des entretiens d'embauche comme caissier.
• L'événement est sur invitation seulement par erreur. Les ouvertures de nouveaux magasins devraient être publiques.
• On utilise un événement récurrent plutôt qu'un événement unique sur plusieurs jours. La récurrence concerne des copies identiques, et non une période de recrutement avec des sessions différentes selon le jour ou le rôle.
• Les noms de session sont un jargon interne. Les candidats voient le nom de la session lorsqu'ils choisissent un créneau horaire.
• La page d'accueil est masquée sur le site de l'événement à venir. Cela bloque également la planification automatique.
• Le texte promotionnel est réutilisé sur la page du calendrier des candidats. Les candidats inscrits ont besoin d'informations sur le stationnement, ce qu'ils doivent apporter et à quoi s'attendre.
• Les inscriptions ferment 24 heures avant l'événement, même si l'équipe accepte encore les inscriptions sur place.
• Le nombre de créneaux d'entretiens ne suffit pas pour atteindre l'objectif de recrutement. Comptez les créneaux disponibles avant de publier.

Exemple : Ouverture du Riverside Cafe Westside

Cet exemple fictif est utilisé dans les étapes suivantes.

Créez le même modèle de session et de résultat pour l'équipe de nettoyage et le commis au service au volant.

Avant de commencer

Décidez des éléments suivants avant d'ouvrir Event Builder :

• Emplacement. Si le nouvel emplacement est encore en construction, utilisez un magasin ou un restaurant partenaire. Si les travaux sont terminés et que vous pouvez y organiser les entretiens, utilisez le nouveau magasin.
• Postes. Dressez la liste de tous les postes horaires pour lesquels vous devez embaucher du personnel, tels que cuisinier, caissier, agent d'entretien, personnel de nettoyage et employé du service au volant.
• Période de recrutement : un jour, plusieurs jours ou jusqu’à deux semaines. Organisez un événement dans les deux cas.

Ce dont vous avez besoin en premier

• Une conversation d'inscription à un événement de recrutement
• Les emplois horaires pour lesquels vous souhaitez embaucher
• Des entretiens en personne sont disponibles sur votre compte.
• Un numéro de téléphone ou un mot-clé pour l'événement , si vous prévoyez d'en utiliser un sur les prospectus ou au guichet automatique.

Créer l'événement

Suivez les étapes décrites ici pour créer un événement . Gardez à l'esprit les points suivants lors de la création de votre événement.

Aperçu de l'événement : Logique pertinente

• N'utilisez un événement récurrent que si chaque occurrence est une copie conforme du même événement. Pour l'ouverture d'un nouveau magasin avec des entretiens d'embauche différents selon les jours ou les postes, utilisez un seul événement et établissez le planning jour par jour.
• Vous pouvez ajouter des postes, des recruteurs et des sessions d'entretien après avoir enregistré. C'est courant lorsque la nouvelle équipe de direction du magasin est encore en cours de recrutement.

Tâches événementielles : Logique pertinente

• Ajoutez des offres d'emploi même si certaines sont actuellement inactives. Les offres inactives peuvent toujours être publiées comme rôles sur l'événement.
• Les candidats peuvent s'inscrire et postuler uniquement aux offres d'emploi affichées/actives dans le système. Ils ne peuvent pas postuler à une offre d'emploi inactive lors de l'inscription à l'événement.
• Si vous ajoutez des offres d'emploi, veillez à en activer au moins une. Si toutes les offres ajoutées sont désactivées, les candidats ne pourront pas s'inscrire depuis la page d'accueil de l'événement.
• Activez la section « Offres d'emploi » avant le début de l'événement si vous souhaitez que les candidats postulent à ces postes lors de leur inscription.

Équipe événementielle : Logique pertinente

• Vous pouvez ajouter un nombre illimité de membres à l'équipe de l'événement.
• Il n'est pas nécessaire de connaître tous les intervieweurs lors de la création de l'événement. Les candidats peuvent être inscrits sans qu'un intervieweur soit désigné. Pour de nombreuses ouvertures de magasins, l'équipe de direction est encore en cours de recrutement au moment de la création de l'événement. Ajoutez les intervieweurs une fois qu'ils seront identifiés.

Programme de l'événement : Choisissez des sessions spécifiques à un emploi ou une session principale

Pour la plupart des ouvertures de nouveaux magasins, vous créerez des sessions spécifiques à chaque poste, mais le tableau ci-dessous indique quand utiliser des sessions d'entretien spécifiques à chaque poste ainsi que des sessions d'entretien plus larges.