Paradox propose plusieurs options d'intégration permettant à Olivia d'accéder aux informations nécessaires à la planification de ses rendez-vous. Concrètement, l'intégration d'un calendrier permet à Paradox de consulter les données des calendriers des utilisateurs afin que l'assistant AI puisse proposer des créneaux horaires disponibles aux candidats. La plupart des méthodes d'intégration utilisent un compte de service, également utilisable pour envoyer les communications et les invitations de calendrier de l' AI .

Paradox prend en charge différentes plateformes pour l'intégration de calendriers, notamment M365 et Google. Vous trouverez ci-dessous les différentes options d'intégration disponibles pour chaque plateforme ; ce document les détaillera.

• M365
  • Compte de service
  • Compte d'administrateur Azure
  • Compte utilisateur individuel
• Google
  • Compte utilisateur individuel
• D'autres méthodes moins courantes ne sont pas abordées dans ce document.
  • Échange
  • Zoom (Zcal)
  • Calendrier indigène Paradox

Consultez ce tableau pour un aperçu des étapes de décision et des points à prendre en compte, ainsi que des différentes options lors du choix de l'intégration du calendrier :

Pour les intégrations de calendrier utilisant M365, il existe 3 méthodes :

• Compte de service
• Compte d'administrateur Azure
• Compte individuel

Pour utiliser un compte de service ou d'administrateur, une application Paradox devra être autorisée dans votre environnement Azure. Toutes les méthodes d'intégration sont compatibles avec OAuth 2.0.

Compte de service

• Cette méthode d'intégration utilise un seul compte utilisateur de votre locataire Azure pour se connecter à l'application.
• Pour plus de détails sur la méthode du compte de service, consultez cette documentation .
• Pour plus d'informations sur la configuration de l'intégration du calendrier M365 dans le compte Paradox , consultez cette documentation .

Compte d'administrateur Azure

• Cette méthode d'intégration utilise le consentement d'un compte administrateur pour accorder à un groupe d'utilisateurs l'autorisation d'utiliser l'application.
  • Cette méthode ne prend pas en charge la génération d'e-mails à partir du compte connecté ; cela signifie que les invitations de calendrier ne seront pas créées par le compte et devront être envoyées soit à partir d'une adresse e-mail distincte, soit à partir d'une adresse e-mail du domaine Paradox .
• Pour plus de détails sur la méthode du compte d'administrateur Azure, consultez cette documentation .
• Pour plus d'informations sur la configuration de l'intégration du calendrier M365 dans le compte Paradox , consultez cette documentation .

Compte individuel

• Cette méthode d'intégration utilise une authentification individuelle, utilisateur par utilisateur, pour se connecter à votre calendrier.
• Lorsque les méthodes d'intégration globales ne conviennent pas à la connexion des calendriers utilisateurs à l'échelle mondiale, Paradox peut prendre en charge l'authentification individuelle, utilisateur par utilisateur. Cette approche utilise la plupart des autorisations décrites précédemment, mais à un niveau plus précis, jusqu'à l'utilisateur qui connecte son calendrier.
• Paradox utilise le protocole OAuth 2.0 de Microsoft pour se connecter, autoriser l'accès aux applications et associer la connexion au compte utilisateur approprié. Remarque : les identifiants de connexion ne sont jamais stockés dans Paradox .
• Les utilisateurs pourront effectuer leurs propres actions afin de connecter leur compte M365 à Paradox .
• Pour plus d'informations sur la configuration , consultez cette documentation .

Application Paradox Azure

L'intégration du calendrier M365 de Paradox exploite une application d'entreprise configurée dans Azure. Un administrateur général Azure autorise la connexion de l'application à votre locataire. Une fois l'autorisation accordée, l'application agit au nom de votre compte de service ou administrateur Azure désigné, en utilisant le contexte d'identité de cet utilisateur pour exécuter des appels à l'API Microsoft Graph via les autorisations OAuth 2.0.

Voici un diagramme illustrant le déroulement de la configuration d'intégration :

Il existe deux manières de créer et de gérer l'application Paradox dans votre environnement Azure :

1. Application par défaut Paradox
   • Il s'agit d'une application préconfigurée qui peut être ajoutée à votre locataire via le consentement OAuth de l'utilisateur du compte de service.
   • Cela nécessite le consentement d'un administrateur général Azure pour ajouter l'application à l'environnement.
2. Application gérée
   • Il s'agit d'une application personnalisée que vous gérez dans votre environnement.
   • Cela nécessite qu'un administrateur général Azure enregistre une application d'entreprise dans Azure.

Paradox maintiendra la connexion entre les environnements de test et de production pendant toute la durée de la mission afin de garantir la possibilité de réaliser des tests en continu.

Google

Pour l'intégration de calendriers via Google, une seule méthode est disponible : le compte individuel. Aucune intégration globale avec Google (c'est-à-dire pour l'ensemble du compte Paradox ) n'est actuellement proposée, mais cette fonctionnalité sera disponible prochainement.

Compte individuel

• Cette méthode d'intégration utilise une authentification individuelle, utilisateur par utilisateur, pour se connecter à votre calendrier.
• Lorsque les méthodes d'intégration globales ne conviennent pas à la connexion des calendriers utilisateurs à l'échelle mondiale, Paradox peut prendre en charge l'authentification individuelle, utilisateur par utilisateur. Cette approche utilise la plupart des autorisations décrites précédemment, mais à un niveau plus précis, jusqu'à l'utilisateur qui connecte son calendrier.
• Paradox utilise le protocole OAuth 2.0 de Google pour se connecter, autoriser l'accès aux ressources de l'application et associer la connexion au compte utilisateur approprié. Remarque : les identifiants de connexion ne seront jamais stockés dans Paradox .
• Les utilisateurs pourront effectuer leurs propres actions afin de connecter leur compte Google à Paradox .
• Pour plus d'informations sur la configuration, consultez cette documentation .

Application Google Paradox

• La procédure d'installation exige que l'utilisateur se connecte à son compte Google pour consulter et accepter les autorisations de l'application. Une fois l'autorisation accordée, Paradox pourra accéder aux informations de disponibilité de l'utilisateur connecté.
• Olivia utilise l'API Google Agenda pour simplifier la coordination et la planification des entrevues, tant pour les utilisateurs internes que pour les candidats. Nous avons conçu Olivia pour qu'elle accède au minimum de données requis par l'API Agenda afin d'automatiser la planification.
• Les API Google utilisent le protocole OAuth 2.0 pour l'authentification et l'autorisation.
• Olivia utilise l'accès FreeBusyReader, qui lui permet de voir si le calendrier est disponible ou occupé à un moment donné, mais ne lui donne pas accès aux détails des entrevues. Consultez la documentation de l'API Google Agenda pour plus d'informations.
• Olivia n'accède à aucune donnée en dehors de l'API Google Agenda et n'en fait aucune demande. Olivia n'accède à aucune autre API Google, y compris Gmail.

Votre équipe peut configurer l'envoi des invitations de calendrier aux candidats et aux intervieweurs. Trois options sont disponibles pour l'intégration du calendrier :

1. Courriel provenant d'un compte de service
   1. Les invitations de calendrier seront envoyées depuis un compte de service connecté à Paradox et authentifié.
   2. Les enregistrements DNS du compte de service doivent être enregistrés afin d'éviter que les courriels ne soient considérés comme du spam.
   3. Cette option n'est pas disponible pour les intégrations avec l'approche Azure Admin.
2. Depuis un autre courriel
   1. Les invitations de calendrier seront envoyées depuis une adresse e-mail dédiée, connectée à Paradox et authentifiée.
   2. Les enregistrements DNS du domaine de l'adresse e-mail associée doivent être enregistrés afin d'éviter que les e-mails ne soient considérés comme du spam.
3. Extrait d'un courriel Paradox
   1. Les invitations de calendrier seront envoyées par e-mail depuis une adresse Paradox , sans configuration supplémentaire requise.

Pour les options 1 et 2 ci-dessus,

• Il s'agit d'une usurpation d'identité par courriel.
• Après la création d'un compte de service, votre équipe devra autoriser l'application Paradox à envoyer des e-mails au nom de ce compte. Ce compte de messagerie servira à l'envoi de toutes les communications relatives à la planification. Sans usurpation d'identité, les e-mails d'alerte Paradox peuvent être considérés comme du spam si Paradox utilise le domaine du compte de service pour envoyer des communications.
• Paradox utilise l'API d'envoi d'emails de SendGrid pour acheminer tous les emails générés par l'application Paradox . Par conséquent, votre équipe devra mettre à jour ses enregistrements DNS afin d'envoyer des emails depuis votre domaine, via le réseau SendGrid de Paradox .
• Consultez la documentation supplémentaire de SendGrid (fournisseur de messagerie tiers de Paradox ).

Paradox utilise des adresses IP SendGrid dédiées à l'envoi d'e-mails. D'autres actions d'intégration, comme la récupération des données de disponibilité des calendriers, sont associées à différentes adresses IP de serveurs AWS. Le support produit Paradox peut fournir ces adresses IP sur demande.

Considérations relatives à la configuration de l'usurpation d'identité par courriel :

• Une seule usurpation d'identité de messagerie peut être configurée - Plusieurs locataires peuvent être connectés (par exemple, intégration récupérant les données du calendrier utilisateur), mais les invitations de calendrier ne peuvent être envoyées qu'à partir d'un seul compte de service.
• Lorsque le compte associé à l'envoi des invitations est un agenda Outlook ou Google, le système utilise cette adresse e-mail pour planifier les événements et réserver les salles. En revanche, si aucun compte spécifique n'est configuré, Paradox utilise l'adresse e-mail par défaut olivia@paradox.ai pour la réservation des salles et la création des événements dans l'agenda des participants.
• Une invitation de calendrier envoyée depuis un domaine Paradox (exemple : olivia@paradox.ai ) ne sera pas automatiquement acceptée par la salle. De plus, lors de la connexion de nouveaux comptes de service, le système les associe automatiquement à vos calendriers Assistant. Par conséquent, il sera nécessaire de configurer des alertes par e-mail personnalisées.
• Pour les utilisateurs de Microsoft Azure, il est possible d'ajouter un alias afin de personnaliser l'apparence du champ « De » des e-mails du compte de service. Cela nécessite une configuration SMTP dans Azure lors de la création du compte de service.

Pour plus d'informations sur l'usurpation d'identité par e-mail et les étapes de configuration, consultez cette documentation .

FAQ

• Les méthodes de compte de service donnent-elles Paradox l'accès à tous les comptes (de mon locataire) ?
  • Non. Paradox aura un accès complet au compte de service, lequel ne pourra consulter que la disponibilité des autres utilisateurs. C'est la méthode recommandée par Microsoft.
• Pourquoi le compte de service a-t-il besoin d'une boîte aux lettres ? Pourquoi la configuration de l'usurpation d'identité par e-mail n'est-elle pas suffisante pour envoyer des invitations et des annulations de calendrier ?
  • La connexion à un calendrier (une véritable boîte mail) est nécessaire car l'Assistant AI a besoin d'une boucle de rétroaction bidirectionnelle pour suivre les confirmations de présence et déclencher des relances automatisées. Si Paradox générait des fichiers .ics (format des événements de calendrier) et les envoyait à l'adresse e-mail de l'utilisateur, ce dernier les ajouterait à son calendrier et en serait l'organisateur. L'Assistant AI ne pourrait alors pas lire la réponse à l'invitation. Paradox doit savoir si l'utilisateur accepte ou refuse l'invitation ; le compte de service doit donc être l'organisateur, permettant ainsi à l'Assistant AI d'effectuer automatiquement les relances nécessaires.
• Puis-je connecter plusieurs locataires M365 ?
  • Oui, vous pouvez gérer plusieurs locataires à partir d'un seul compte Paradox . Les paramètres de chaque locataire sont gérés séparément.
• Existe-t-il d'autres contrôles qui peuvent être mis en œuvre, tels que la restriction de l'authentification à des adresses IP spécifiques ou d'autres mesures de sécurité ?
  • Étant donné que le compte de service est géré par le client, son équipe peut appliquer les politiques de sécurité internes, telles que les politiques de mots de passe et l'authentification multifacteurs (l'authentification multifacteurs est déconseillée et son ajout après la création du compte peut entraîner des interruptions). Paradox peut attribuer des plages d'adresses IP spécifiques afin de restreindre l'accès au réseau depuis notre côté, mais nous ne fournissons aucune autre mesure de sécurité personnalisée.
• Une intégration est-elle nécessaire pour créer des liens Teams pour les entrevues virtuels ? Est-elle nécessaire pour la messagerie instantanée Teams ?
  • Oui, une intégration doit être configurée pour que la technologie virtuelle du compte soit Teams (par exemple, les liens d'entrevues virtuels sont des réunions Teams). Le compte de service est utilisé pour lire les données du calendrier de l'utilisateur, créer des invitations et gérer les réponses. L'intégration active donc ces fonctionnalités, car le compte de service est l'organisateur de la réunion (il crée le lien Teams), le propriétaire de l'événement, etc.
  • Non, aucune intégration n'est requise pour la conversation Teams. Consultez la documentation relative à la conversation Teams ici .
• Le compte de service est-il uniquement destiné à la gestion centralisée ?
  • L'avantage principal de l'utilisation d'un compte de service pour la gestion centralisée est, en effet, que l'application Olivia Scheduling, étant limitée à un seul compte, ne laisse que les données exposées à ce compte (boîte aux lettres).