L'intégration de Microsoft 365 dans la section Applications connectées du Centre d'intégration simplifie la connexion et la gestion des comptes Microsoft 365 de votre organisation au sein Paradox . Elle offre une procédure de configuration unique et claire, prend en charge plusieurs locataires Microsoft au sein d'un même compte et permet une configuration en libre-service, réduisant ainsi considérablement le besoin d'intervention du support Paradox .

Prérequis

Pour configurer l'intégration Microsoft 365, vous aurez besoin de :

• Identifiants d'administrateur Microsoft 365 pour votre organisation.
• Si vous choisissez l'approche du compte de service , il est recommandé de définir la stratégie de partage dans Azure sur « Disponibilité uniquement » par défaut.
• Si vous choisissez la configuration d'application personnalisée , vous aurez besoin de votre ID d'application Azure (client) , de votre ID d'annuaire (locataire) et de votre valeur secrète client .
• Un rôle utilisateur Paradox disposant de l'autorisation d'accéder à la section Applications connectées du Centre d'intégration.
• Dans la section « Planification » de la configuration du client, sélectionnez « Outlook » dans le paramètre « Technologie de messagerie » . Pour en savoir plus, consultez la documentation relative à la configuration du client .

Suivez les étapes de configuration ci-dessous pour configurer une intégration Microsoft 365 avec Paradox .

Configurer une intégration Microsoft 365

1. Sélectionnez Toutes les applications dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis sélectionnez Intégrations .
2. Dans le panneau de gauche du Centre d'intégration, ouvrez la section Applications connectées .
3. Sélectionnez « Se connecter à Microsoft 365 » sur la vignette.
   • Remarque : Si une intégration est déjà connectée, sélectionnez le menu d’actions (ou les points de suspension) sur la vignette, puis « Détails de la connexion du locataire » . Dans la fenêtre modale, sélectionnez « + Ajouter un nouveau locataire » pour en connecter un autre.
4. À l’étape « Approche d’intégration » , sélectionnez la méthode de gestion de calendrier préférée par votre organisation. Les options incluent :
   • Compte de service – Utilise un compte Microsoft 365 dédié pour gérer les calendriers de votre organisation. Idéal pour un contrôle centralisé.
   • Compte d'administrateur Azure : accorde des autorisations à l'échelle de l'organisation via votre compte d'administrateur Azure. Idéal pour les entreprises qui nécessitent un contrôle de niveau administrateur sans compte de service spécifique.
5. Sélectionnez « Continuer » dans le coin inférieur droit de la fenêtre modale.
6. À l’étape de sélection de la gestion des applications , choisissez la méthode d’enregistrement de l’application Paradox dans votre environnement Azure. Les options incluent :
   • Utiliser l'application par défaut : une configuration rapide grâce à l'application Paradox préconfigurée. Aucune configuration Azure supplémentaire n'est requise.
   • Application personnalisée – Utilise l'application Azure enregistrée de votre organisation, ce qui nécessite de fournir l'ID d'application, l'ID de locataire et le secret client.
7. Sélectionnez « Continuer » dans le coin inférieur droit de la fenêtre modale.
8. L'étape « Sélection des fonctionnalités » vous permet d'activer les fonctionnalités prises en charge par la connexion locataire. Au moins une fonctionnalité doit être sélectionnée. Ces fonctionnalités incluent :
   • Clouds nationaux Microsoft O365 – Sélectionnez l’environnement Microsoft O365 qui correspond à la configuration de votre organisation :
     • Microsoft O365 Global Cloud – L’environnement standard pour la plupart des entreprises commerciales dans le monde.
     • Microsoft O365 Government GCC High – Pour les entreprises et agences gouvernementales américaines.
   • Envoyer des invitations de calendrier : cette option s’affiche uniquement pour les comptes de service. Activez-la pour envoyer des invitations à des entrevues aux candidats et aux recruteurs depuis l’adresse e-mail du compte de service.
     • Remarque : Un seul compte est utilisé pour l'envoi des e-mails même si votre équipe dispose de plusieurs locataires connectés (plus d'informations à ce sujet ci-dessous).
   • Consulter la disponibilité du calendrier – Activez cette option pour permettre au compte de service de vérifier les créneaux horaires disponibles pour la planification. REMARQUE : Le système n’aura pas accès aux détails des créneaux horaires occupés ; il indiquera uniquement les périodes d’indisponibilité de l’utilisateur.
     • Synchronisation par défaut du fuseau horaire du calendrier : activez (ou désactivez) cette option pour synchroniser le fuseau horaire Paradox avec celui des heures de travail d’Office 365 à chaque accès au calendrier. Cette option est activée par défaut. Pour en savoir plus sur les fuseaux horaires des employés/utilisateurs, cliquez ici .
   • Activer les réunions Microsoft Teams : activez cette option pour créer automatiquement des liens de réunion Teams pour chaque entrevue virtuel planifié. Si vous la sélectionnez, configurez les paramètres suivants :
     • Enregistrement des réunions – Activez cette option pour autoriser l'enregistrement de la réunion.
     • Transcription – Activez ce paramètre pour autoriser la transcription des réunions.
       • Remarque : L’administrateur Microsoft Teams doit activer l’enregistrement et la transcription des réunions dans les paramètres de stratégie au niveau du locataire Teams, ce qui se fait dans le Centre d’administration Microsoft Teams sous Réunions > Stratégies de réunion > Enregistrement et transcription .

     • Si vous activez le paramètre Réunions Microsoft Teams et souhaitez utiliser Microsoft Teams comme technologie virtuelle, vous devrez également sélectionner Microsoft Teams comme fournisseur de technologie virtuelle dans la section Planification de la configuration du client .

        
     • Désigner les participants comme co-organisateurs – Activez cette option pour désigner les participants comme co-organisateurs.
     • Paramètres d'accès direct à la réunion – Sélectionnez les personnes admises directement à la réunion parmi les options suivantes :
       • Organisateur – Seul l’organisateur est admis à la réunion et évite le hall d’entrée.
       • Organisation – Seuls les participants de la même entreprise et leurs invités sont admis à la réunion et n'ont pas besoin de passer par le hall d'entrée.
       • Organisation et fédération – Seuls les participants de la même entreprise ou organisation de confiance et leurs invités sont autorisés à assister à la réunion et à éviter le hall d'entrée.
       • Tout le monde est admis à la réunion.
       • Sur invitation – Seules les personnes invitées par l'organisateur sont admises à la réunion et n'ont pas besoin de passer par le hall d'entrée.
       • Organisation excluant les invités – Seuls les participants de la même entreprise sont admis à la réunion et n'ont pas besoin de passer par le hall d'entrée. 
         
9. Sélectionnez « Continuer » dans le coin inférieur droit de la fenêtre modale.
10. Si vous avez sélectionné « Application personnalisée » à l’étape 6 , vous devrez copier des informations entre l’assistant d’installation Paradox et le portail Azure de votre organisation. L’application devra alors disposer des autorisations nécessaires et Paradox pourra communiquer avec elle. Consultez la section « Vue d’administration Microsoft » de cette documentation Microsoft pour savoir comment enregistrer une application. Du côté de Paradox , suivez les étapes ci-dessous. Si vous n’avez pas sélectionné « Application personnalisée » , passez à l’étape 11.
    1. Copiez l'URL de redirection Paradox spécifique affichée dans l'assistant d'installation et collez-la dans les paramètres de l'application sur votre portail Azure. Le type d'URL doit être « Web ».
       1. Configuration du compte de service : https://olivia.paradox.ai/user/outlook-oauth2 (ou la version UE)
       2. Configuration de l'administrateur Azure : https://paradox.ai/azure-admin-consent (ou la version UE) 
          

          

    2. Consultez la liste des autorisations requises pour l'API Microsoft Graph affichée dans Paradox . Cette liste varie en fonction des fonctionnalités sélectionnées à l'étape 8.
    3. Accédez à vos inscriptions d'applications sur le portail Azure et ajoutez les autorisations copiées.
       
       
       • Remarque : cette option se trouve dans la section « Autorisations API » et vous ajouterez les autorisations de l’API Microsoft Graph en les saisissant dans la barre de recherche. 
         
    4. Un administrateur Microsoft 365 doit accorder son consentement d'administrateur pour ces autorisations dans Azure.
    5. Une fois votre configuration Azure terminée, sélectionnez Continuer .
    6. Saisissez les informations d'identification suivantes de votre application Azure enregistrée :
       • ID de l'application – Le numéro d'identification unique de votre application.
       • Valeur secrète – Le mot de passe secret de l'application (assurez-vous d'utiliser la valeur et non l'identifiant).
       • ID d'annuaire (locataire) – Votre identifiant unique de locataire Azure.
       • Date d'expiration de la valeur secrète – Sélectionnez une date future. 
         
11. Si vous avez sélectionné « Compte d’administrateur Azure » à l’étape 4 ci-dessus , vous devrez saisir l’ID de locataire de votre organisation au format GUID dans le champ « ID de locataire » . Sinon, passez à l’étape 12.
    1. À l'étape Connexion, sélectionnez Se connecter avec Microsoft . Cela lance le processus d'authentification nécessaire :
       • Compte de service – Le flux OAuth ouvre une fenêtre/un onglet permettant à l'utilisateur du compte de service de se connecter et de consentir aux autorisations déléguées.
         • Si les autorisations pour l'application Paradox n'ont pas été approuvées par un administrateur Azure, le consentement de l'utilisateur doit être accordé soit par un administrateur se connectant pour accorder le consentement, soit par l'envoi d'une demande à un administrateur.
       • Administrateur Azure – Une URL de consentement d'administrateur ouvre une fenêtre/un onglet permettant à l'administrateur Azure d'accorder son consentement aux autorisations de l'application.
    2. Sur la page Microsoft, sélectionnez Accepter .
    3. En cas de succès, le message « Connexion réussie ! » s’affiche. Sélectionnez Continuer .

12. Dans la fenêtre modale Vue d'ensemble du locataire , vérifiez les détails de connexion du locataire et ajustez-les si nécessaire.
13. Sélectionnez Configuration complète .
14. Une fois la configuration du locataire terminée, une fenêtre distincte s'affichera pour configurer l'envoi des invitations à l'entrevue. Ce paramètre s'applique à tous les locataires connectés . Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Envoyer des invitations de calendrier depuis l'adresse e-mail du compte de service – Visible uniquement si un locataire de compte de service est connecté et configuré pour envoyer des invitations.
    • Envoyer les invitations de calendrier depuis une autre adresse e-mail – Cette option permet de connecter une adresse e-mail dédiée via Outlook.
    • Envoyer des invitations de calendrier depuis l'adresse e-mail Paradox – Cette option envoie les invitations depuis un expéditeur Paradox par défaut et ne nécessite aucune configuration supplémentaire.
15. Si l'option « Envoyer les invitations de calendrier depuis l'adresse e-mail du compte de service » ou « Envoyer les invitations de calendrier depuis une autre adresse e-mail » est sélectionnée, le système invite l'utilisateur à configurer les enregistrements DNS afin d'éviter que les e-mails d'invitation de calendrier ne soient considérés comme du spam. Pour en savoir plus sur l'usurpation d'identité d'adresse e-mail, cliquez ici .

L’intégration Microsoft 365 est alors connectée et prête à l’emploi ! Vous pouvez gérer les locataires et les paramètres depuis la vignette Microsoft 365 dans Applications connectées .

Vue d'administration Microsoft Azure

Cette section comprendra plus de détails et des images de navigation illustrant les étapes d'enregistrement d'une application dans le centre d'administration Azure (si cette méthode est privilégiée).

Actions disponibles pour modifier les paramètres du locataire

Cette section détaille les actions que vous pouvez entreprendre pour modifier les paramètres du locataire après la configuration initiale.

1. Sélectionnez « Toutes les applications » dans le coin supérieur gauche de l'en-tête, puis « Intégrations » dans le menu déroulant.
2. Dans le panneau de gauche du Centre d'intégration, ouvrez Applications connectées .
3. Sélectionnez le menu d'actions, ou les points de suspension, dans la vignette Microsoft 365 , puis Détails de la connexion du locataire .
4. Dans la fenêtre modale qui s'ouvre, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
   • Ajouter un nouveau locataire – Vous permet d'ajouter un autre locataire, en vous guidant étape par étape.
   • Ouvrir les paramètres – Permet de modifier les paramètres de votre locataire et vous ramène à l'étape Configurer les invitations de calendrier pour choisir comment les invitations à l'entrevue sont envoyées aux candidats et aux intervieweurs.

Pour chaque locataire, vous pouvez effectuer les actions suivantes, en fonction de son statut :

• Modifier la configuration du locataire : cette option vous permet de modifier la configuration de votre locataire et vous ramène à l’étape Vue d’ensemble du locataire pour la consulter et la modifier si nécessaire. Utilisez-la pour mettre à jour les paramètres fonctionnels (comme Teams) ou les valeurs secrètes des applications personnalisées .

  Lors de la modification de la configuration du locataire, si vous modifiez un paramètre qui affecte les autorisations ou l'authentification (tel que Activer les réunions Microsoft Teams ), l'étape Vue d'ensemble du locataire met en évidence les étapes nécessitant une action grâce au badge « Vérification requise ».

   
• Reconnecter le locataire : permet de reconnecter le locataire. Utilisez cette fonction si le mot de passe du compte de service a été modifié ou si l’état de la connexion indique « Déconnecté » . Cette opération actualise le jeton de sécurité sans modifier votre configuration.
• Déconnecter le locataire – Permet de déconnecter le locataire.
• Mise à jour des identifiants du locataire – Pour des raisons de sécurité, votre organisation peut être amenée à renouveler régulièrement les identifiants. Suivez les étapes ci-dessous en fonction de votre approche d'intégration :
  • Pour les comptes de service : Paradox ne stocke pas votre mot de passe Microsoft. Si vous modifiez le mot de passe de votre compte de service dans Microsoft 365, la connexion sera interrompue. Dans ce cas, sélectionnez « Reconnecter le locataire » dans le menu Actions (ou cliquez sur les points de suspension). Vous serez invité à vous connecter avec votre compte Microsoft . Il vous suffit ensuite de vous connecter avec le nouveau mot de passe pour rétablir la connexion.
  • Pour les applications personnalisées : lorsque votre secret client Azure arrive bientôt à expiration :
    1. Générez une nouvelle valeur secrète dans le portail Azure.
    2. Dans Paradox , sélectionnez Modifier la configuration du locataire , puis sélectionnez Identifiants .
    3. Collez la nouvelle valeur secrète et mettez à jour la date d'expiration .
    4. Sélectionnez « Se connecter avec Microsoft » pour vérifier le nouveau secret et cliquez sur « Enregistrer » .

FAQ

• L'intégration donne-t-elle Paradox un accès complet à toutes les données du calendrier de l'utilisateur (c'est-à-dire, est-ce une question d'autorisation d'accès à l'application) ?
  • Non, l'application Paradox n'a pas un accès complet aux calendriers des utilisateurs. Les étapes de consentement et d'étendue des autorisations de l'administrateur permettent de gérer ce cas.
  • La méthode du compte de service possède une portée déléguée, ce qui signifie que les autorisations (telles que Calendars.ReadWrite ) s'appliquent uniquement au compte de service d'authentification, et non à l'ensemble du locataire Azure.
  • Bien que la méthode du compte Azure ait une portée d'application, les autorisations (telles que Calendars.ReadBasic.All ) sont alors limitées à Basic , qui est l'autorisation de calendrier la moins privilégiée disponible pour obtenir les données de disponibilité.
  • Accès restreint au calendrier : Paradox n’a pas accès aux détails du calendrier de chaque utilisateur ; il ne voit que la disponibilité standard (libre/occupé) dictée par la stratégie de partage par défaut d’Azure de votre organisation.
  • Gestion centralisée : Paradox effectue l'ensemble de la planification, la gestion du calendrier et l'envoi des invitations à des entrevues exclusivement pour le compte du compte de service.
• Puis-je connecter plusieurs locataires O365 ?
  • Oui, vous pouvez gérer plusieurs locataires à partir d'un seul compte Paradox . Les paramètres de chaque locataire sont gérés séparément.
  • Paradox enverra tous les e-mails depuis une seule adresse électronique, même s'il existe plusieurs connexions pour lire les données de calendrier de différents locataires.
• L'intégration d'Office 365 est-elle nécessaire pour créer des liens Teams pour les entrevues virtuels ? Est-elle nécessaire pour la messagerie instantanée Teams ?
  • Oui, une intégration Office 365 doit être configurée pour que la technologie virtuelle du compte soit Teams (par exemple, les liens d'entrevues virtuels sont des réunions Teams). Le compte de service permet de lire les données du calendrier de l'utilisateur, de créer des invitations et de gérer les réponses. L'intégration active donc ces fonctionnalités, car le compte de service est l'organisateur de la réunion (il crée le lien Teams), le propriétaire de l'événement, etc.
  • Non, l'intégration d'Office 365 n'est pas requise pour la conversation Teams. Consultez la documentation relative à la conversation Teams ici .
• Que se passe-t-il si les autorisations changent dans Azure ?
  • Vous devez vous réauthentifier et accorder toutes les nouvelles autorisations requises avant que les modifications ne soient enregistrées.
• Que se passe-t-il si les identifiants de connexion expirent ? La connexion Paradox prend-elle en charge la rotation des mots de passe ?
  • Vous pouvez mettre à jour les informations d'identification du locataire (voir les informations sur les actions du locataire ci-dessus). Il ne s'agit pas d'une solution que l'on configure une fois pour toutes.
  • Si les informations d'identification d'un compte de service changent, le locataire sera déconnecté. Il devra être reconnecté dans Applications connectées.
• La boîte aux lettres du compte de service pourra-t-elle recevoir des e-mails ou voir les e-mails sortants ?
  • Paradox utilise SendGrid pour l'envoi des e-mails, vous ne pourrez donc pas voir les e-mails dans la boîte de réception du compte.
• Si l'authentification multifacteur (MFA) est requise pour se connecter au compte de service, la plateforme la prend-elle en charge lors du processus de connexion OAuth ?
  • Oui, mais Paradox ne le recommande pas.
  • Si votre équipe active l'authentification multifacteur après la connexion, cela peut interrompre la connexion s'il n'y a pas d'exception pour le compte de service.
• Mon équipe a-t-elle besoin de deux applications, une pour l'environnement de test et une pour la production ?
  • Il n'est pas nécessaire d'avoir deux applications distinctes pour un environnement de préproduction et un environnement de production. Il n'y a aucune limitation technique à utiliser une application différente pour chaque environnement ou la même pour les deux.
  • Hormis le fait que les modifications apportées à l'application (autorisations, identifiants, etc.) affecteront les deux environnements d'utilisation, l'utilisation d'une seule application ou de deux applications distinctes est parfaitement fonctionnelle. L'utilisation d'applications distinctes peut se justifier lors des tests ; par exemple, si vous souhaitez ajouter ou supprimer des autorisations pour une application dans l'environnement de test (STG), l'utilisation de la même application pourrait impacter le fonctionnement des intégrations de calendrier en production (PROD) si vous n'en utilisez qu'une seule.
• Si mon équipe utilise une adresse e-mail d'expéditeur @paradox.ai, est-il possible de réduire les autorisations accordées au compte de service (par exemple, lecture seule au lieu de lecture/écriture) ?
  • Oui. Les autorisations correspondent aux fonctionnalités choisies pour le locataire intégré. Ainsi, si votre équipe souhaite utiliser le compte de service uniquement pour lire les données du calendrier des utilisateurs et que les invitations proviennent d'un autre compte de service (par exemple, @paradox.ai), vous pouvez configurer cela dans les applications connectées.
• Le locataire est connecté, pourquoi les e-mails apparaissent-ils toujours comme provenant de l'adresse e-mail d'Olivia ?
  • Les e-mails de planification envoyés dépendent de l'usurpation d'identité configurée à l'étape « Configurer les invitations de calendrier ». Par défaut, les locataires connectés utilisent l'adresse e-mail Paradox . L'usurpation d'identité pour les autres alertes peut être configurée dans Assistance > Alertes e-mail personnalisées.
• Le locataire est connecté, comment les calendriers des comptes de messagerie des utilisateurs sont-ils connectés ?
  • Tous les utilisateurs se connectent automatiquement grâce à leur adresse e-mail (tous les utilisateurs ayant la même adresse e-mail dans l'Active Directory d'Entra ID, au sein d'un locataire auquel le compte de service a accès). Aucune action individuelle n'est requise : l'adresse e-mail de connexion s'affichera automatiquement dans des pages telles que « Rôles et autorisations » et « Mon calendrier ».
• Que se passe-t-il si mon équipe souhaite utiliser un sous-domaine ? Quels éléments devons-nous prendre en compte ?
  • Si vous souhaitez utiliser un sous-domaine pour la planification des e-mails, l'usurpation d'identité d'adresse e-mail doit être configurée afin que des enregistrements CNAME soient ajoutés à votre serveur DNS pour empêcher le blocage des e-mails en raison de domaines différents.
  • Des enregistrements CNAME doivent être ajoutés pour chaque sous-domaine à partir duquel votre équipe souhaite envoyer des e-mails.
• Que se passe-t-il si mon équipe comprend des travailleurs temporaires ? Quel impact cela a-t-il sur l’intégration ?
  • Si les travailleurs temporaires sont des utilisateurs à part entière dans l'annuaire actif d'Entra, l'intégration n'est pas affectée car le compte de l'utilisateur sera synchronisé de la même manière que celui des autres utilisateurs non temporaires.
  • Toutefois, si le travailleur temporaire ne fait pas partie du locataire, Paradox ne peut pas accéder aux données de calendrier d'un compte externe sans authentification dans le CEM .
    • Pour les applications personnalisées : si de nouvelles étendues d’autorisation sont requises, la liste mise à jour s’affiche et vous devez mettre à jour les autorisations dans le portail Azure avant de procéder à la réauthentification.
    • Réauthentification : vous devez sélectionner « Se connecter avec Microsoft » pour vous réauthentifier et vérifier que toutes les autorisations requises ont été accordées.