Las integraciones de Microsoft 365 en la sección Aplicaciones conectadas del Centro de integración simplifican la forma de conectar y administrar las cuentas de Microsoft 365 de una organización dentro de Paradox . Esto proporciona una ruta de configuración única y clara, admite múltiples inquilinos de Microsoft dentro de una sola cuenta y permite la configuración de autoservicio, lo que reduce significativamente la necesidad de intervención del soporte técnico Paradox .

Requisitos previos

Para configurar la integración con Microsoft 365, necesitará:

• Credenciales de administrador de Microsoft 365 para su organización.
• Si elige el enfoque de Cuenta de servicio , se recomienda que la Directiva de uso compartido en Azure esté configurada de forma predeterminada en Solo disponibilidad .
• Si elige la configuración de aplicación personalizada , necesitará su ID de aplicación (cliente) de Azure , su ID de directorio (inquilino) y su valor secreto de cliente .
• Un rol de usuario Paradox con permiso para acceder a la sección Aplicaciones conectadas del Centro de integración.
• Antes de realizar los pasos de conexión a M365 que se describen a continuación, seleccione la opción «Tecnología de correo electrónico» en la sección «Programación» de la configuración del cliente para Outlook . Para obtener más información, consulte la sección «Configuración del cliente» .

Complete los pasos de configuración que se indican a continuación para configurar una integración de Microsoft 365 con Paradox .

Configurar una integración con Microsoft 365

1. Seleccione Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y luego seleccione Integraciones .
2. Desde el panel izquierdo del Centro de integración, abra la sección Aplicaciones conectadas .
3. Seleccione Conectar con Microsoft 365 en el mosaico.
   • Nota: Si ya existe una integración conectada, seleccione el menú de acciones (o los puntos suspensivos) en el mosaico y haga clic en Detalles de conexión del inquilino . En la ventana emergente, seleccione + Agregar nuevo inquilino para conectar otro.
4. En el paso Enfoque de integración , seleccione el método que su organización prefiere para la gestión del calendario. Las opciones incluyen:
   • Cuenta de servicio : utiliza una cuenta dedicada de Microsoft 365 para administrar los calendarios de toda la organización. Es la mejor opción para un control centralizado.
   • Cuenta de administrador de Azure : otorga permisos a toda la organización a través de su cuenta de administrador de Azure. Ideal para empresas que requieren control a nivel de administrador sin una cuenta de servicio específica.
5. Seleccione Continuar en la esquina inferior derecha de la ventana modal.
6. En el paso Selección de administración de aplicaciones , seleccione el método para registrar la aplicación Paradox en su entorno de Azure. Las opciones incluyen:
   • Usar la aplicación predeterminada : una configuración rápida mediante la aplicación Paradox preconfigurada. No se requiere ninguna configuración adicional de Azure.
   • Aplicación personalizada : utiliza la aplicación de Azure registrada en su organización, lo que requiere que proporcione el ID de la aplicación, el ID del inquilino y el secreto del cliente.
7. Seleccione Continuar en la esquina inferior derecha de la ventana modal.
8. En el paso de Selección de funcionalidades, puede habilitar las características que admitirá la conexión del inquilino. Debe seleccionarse al menos una característica. Estas características incluyen:
   • Nubes nacionales de Microsoft O365 : seleccione el entorno de Microsoft O365 que mejor se adapte a la configuración de su organización:
     • Microsoft O365 Global Cloud : el entorno estándar para la mayoría de las empresas comerciales en todo el mundo.
     • Microsoft O365 Government GCC High : para contratistas y agencias del gobierno de EE. UU.
   • Enviar invitaciones de calendario : esta opción solo se mostrará para las cuentas de servicio. Habilítela para enviar invitaciones a entrevistas a candidatos y entrevistadores desde la dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio.
     • Nota: Solo se utiliza una cuenta para enviar correos electrónicos, incluso si su equipo tiene varios inquilinos conectados (más información a continuación).
   • Consultar disponibilidad del calendario : active esta opción para que la cuenta de servicio pueda consultar la disponibilidad para programar citas. NOTA: Esto no permitirá que el sistema vea los detalles de la disponibilidad; solo indicará en qué momentos el usuario no está disponible.
     • Sincronización de zona horaria del calendario por defecto : active (o desactive) esta opción para sincronizar la zona horaria Paradox con la de Horarios Laborales de O365 cada vez que acceda al calendario. Esta opción está activada automáticamente por defecto. Obtenga más información sobre las zonas horarias de empleados/usuarios aquí .
   • Habilitar reuniones de Microsoft Teams : active esta opción para crear automáticamente enlaces de reuniones de Teams para cada entrevista virtual programada. Si se selecciona, configure los siguientes ajustes relacionados:
     • Grabación de reuniones : active esta opción para permitir que la reunión se grabe.
     • Transcripción : active esta opción para permitir la transcripción de las reuniones.
       • Nota: El administrador de Microsoft Teams debe habilitar la grabación y transcripción de reuniones en la configuración de directivas a nivel de inquilino de Teams, lo cual se realiza en el Centro de administración de Microsoft Teams en Reuniones > Directivas de reuniones > Grabación y transcripción .

     • Si habilita la configuración de reuniones de Microsoft Teams y desea utilizar Microsoft Teams como su tecnología virtual, también deberá seleccionar Microsoft Teams como su proveedor de tecnología virtual en la sección Programación de la configuración del cliente .

        
     • Designar a los asistentes como coorganizadores : active esta opción para designar a los asistentes como coorganizadores.
     • Configuración de acceso directo a la sala de espera : seleccione quién tiene acceso directo a la reunión entre las siguientes opciones:
       • Organizador : Solo el organizador tiene acceso a la reunión y puede evitar pasar por el vestíbulo.
       • Organización : Solo los participantes de la misma empresa y sus invitados tienen acceso a la reunión y pueden evitar el vestíbulo.
       • Organización y Federación : Solo se permite el acceso a la reunión a los participantes de la misma empresa u organización de confianza y a los invitados, quienes no podrán pasar por el vestíbulo.
       • Todos – Todos están admitidos a la reunión.
       • Invitados – Solo las personas invitadas por el organizador tienen acceso a la reunión y no tienen que pasar por el vestíbulo.
       • Organización sin invitados : solo los participantes de la misma empresa tienen acceso a la reunión y no pueden pasar por el vestíbulo. 
         
9. Seleccione Continuar en la esquina inferior derecha de la ventana modal.
10. Si seleccionaste Aplicación personalizada en el paso 6 , deberás copiar información entre el asistente de configuración Paradox y el portal de Azure de tu organización para que la aplicación tenga el acceso correcto y Paradox pueda comunicarse con ella. Consulta la sección Vista de administrador de Microsoft en esta documentación de Microsoft para obtener información sobre cómo registrar una aplicación. Desde Paradox , completa los pasos que se indican a continuación. Si no seleccionaste Aplicación personalizada , ve al paso 11.
    1. Copie la URL de redireccionamiento Paradox específica que se muestra en el asistente de configuración y péguela en la configuración de la aplicación en su portal de Azure. El tipo de URL debe ser ' Web '.
       1. Configuración de la cuenta de servicio : https://olivia.paradox.ai/user/outlook-oauth2 (o la versión para la UE)
       2. Configuración de administrador de Azure : https://paradox.ai/azure-admin-consent (o la versión para la UE) 
          

          

    2. Revise la lista de permisos necesarios de la API de Microsoft Graph que se muestra en Paradox . Esta lista cambia según la funcionalidad que haya seleccionado en el paso n.° 8.
    3. Acceda a los registros de su aplicación en el portal de Azure y agregue los permisos copiados.
       
       
       • Nota: Esto se encuentra en la sección Permisos de API y deberá agregar los permisos de la API de Microsoft Graph escribiéndolos en la barra de búsqueda. 
         
    4. Un administrador de Microsoft 365 debe otorgar el consentimiento de administrador para estos permisos en Azure.
    5. Una vez que hayas completado la configuración de Azure, selecciona Continuar .
    6. Introduzca las siguientes credenciales de su aplicación registrada en Azure:
       • ID de la aplicación : el número de identificación único de su aplicación.
       • Valor secreto : la contraseña secreta de la aplicación (asegúrese de usar el Valor , no el ID).
       • ID de directorio (inquilino) : su identificador único de inquilino de Azure.
       • Fecha de vencimiento del valor secreto : seleccione una fecha futura. 
         
11. Si seleccionaste Cuenta de administrador de Azure en el paso n.° 4 , deberás ingresar el ID de inquilino de tu organización en el campo ID de inquilino en formato GUID. Si no seleccionaste Cuenta de administrador de Azure , pasa al paso n.° 12.
    1. En el paso Conexión, seleccione Iniciar sesión con Microsoft . Esto inicia el flujo de autenticación necesario:
       • Cuenta de servicio : el flujo de OAuth abre una ventana/pestaña para que el usuario de la cuenta de servicio inicie sesión y dé su consentimiento a los permisos delegados.
         • Si un administrador de Azure no ha dado su consentimiento para los permisos de la aplicación Paradox , el usuario deberá dar su consentimiento, ya sea mediante una sesión de administrador para otorgar consentimiento o enviando una solicitud a un administrador.
       • Administrador de Azure : una URL de consentimiento del administrador abre una ventana/pestaña para que el administrador de Azure otorgue el consentimiento a los permisos de la aplicación.
    2. En la página de Microsoft, seleccione Aceptar .
    3. Si la operación es exitosa, se mostrará el mensaje ¡Inicio de sesión exitoso! Seleccione Continuar .

12. En la ventana modal de Resumen del inquilino , revise los detalles de conexión del inquilino y ajústelos según sea necesario.
13. Seleccione Configuración completa .
14. Tras completar la configuración del inquilino, aparecerá una ventana aparte para configurar cómo se envían las invitaciones a entrevistas. Esta configuración se aplica a todos los inquilinos conectados . Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Enviar invitaciones de calendario desde el correo electrónico de la cuenta de servicio : solo visible si un inquilino de la cuenta de servicio está conectado y configurado para enviar invitaciones.
    • Enviar invitaciones de calendario desde un correo electrónico diferente : esta opción conecta una dirección de correo electrónico específica iniciando sesión con Outlook.
    • Enviar invitaciones de calendario desde el correo electrónico Paradox : esta opción envía invitaciones desde un remitente predeterminado Paradox y no requiere ninguna configuración adicional.
15. Si se selecciona la opción « Enviar invitaciones de calendario desde el correo electrónico de la cuenta de servicio» o «Enviar invitaciones de calendario desde un correo electrónico diferente» , el sistema le pedirá al usuario que modifique los registros DNS para evitar que los correos electrónicos de invitación de calendario se marquen como spam. Obtenga más información sobre la suplantación de identidad por correo electrónico aquí .

Desde ahí, la integración con Microsoft 365 está conectada y lista para usar. Puedes administrar los inquilinos y la configuración desde el mosaico de Microsoft 365 en Aplicaciones conectadas .

Vista de administración de Microsoft Azure

Esta sección incluirá más detalles e imágenes que ilustran los pasos para registrar una aplicación en el Centro de administración de Azure (si ese es el método preferido).

Acciones disponibles para modificar la configuración del inquilino

Esta sección detalla las acciones que puede realizar para modificar la configuración del inquilino después de la configuración inicial.

1. Seleccione Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y, a continuación, Integraciones en su menú desplegable.
2. Desde el panel izquierdo del Centro de integraciones, abra Aplicaciones conectadas .
3. Seleccione el menú de acciones, o los puntos suspensivos, en el mosaico de Microsoft 365 y, a continuación, Detalles de conexión del inquilino .
4. En la ventana modal que se abre, puede realizar las siguientes acciones:
   • Agregar nuevo inquilino : le permite agregar otro inquilino, guiándolo a través del proceso paso a paso.
   • Abrir configuración : le permite editar la configuración de su inquilino, lo que le lleva de vuelta al paso Configurar invitaciones de calendario para elegir cómo se envían las invitaciones a entrevistas a los candidatos y entrevistadores.

Para cada inquilino, puede realizar las siguientes acciones, según su estado:

• Editar configuración del inquilino : permite editar la configuración del inquilino y volver al paso de Resumen del inquilino para revisar y editar las configuraciones según sea necesario. Úselo para actualizar la configuración funcional (como Teams) o los valores secretos de la aplicación personalizada .

  Al editar la configuración del inquilino, si cambia una configuración que afecta a los permisos o la autenticación (como Habilitar reuniones de Microsoft Teams ), el paso Descripción general del inquilino resalta los pasos que requieren acción con la insignia Revisión requerida.

   
• Reconectar inquilino : permite reconectar al inquilino. Úselo específicamente si la contraseña de la cuenta de servicio ha cambiado o si el estado de la conexión muestra "Desconectado ". Esto actualiza el token de seguridad sin modificar la configuración.
• Desconectar inquilino : permite desconectar al inquilino.
• Actualizar credenciales de inquilino : para mantener la seguridad, su organización puede rotar las credenciales. Siga estos pasos según su enfoque de integración:
  • Para cuentas de servicio: Paradox no almacena su contraseña de Microsoft. Si cambia la contraseña de su cuenta de servicio en Microsoft 365, la conexión se interrumpirá. En ese caso, seleccione «Reconectar inquilino» en el menú de acciones o en los puntos suspensivos. Se le pedirá que inicie sesión con Microsoft . Simplemente inicie sesión con la nueva contraseña para restablecer la conexión.
  • Para aplicaciones personalizadas: Cuando su clave secreta de cliente de Azure esté próxima a caducar:
    1. Genera un nuevo valor secreto en el portal de Azure.
    2. En Paradox , seleccione Editar configuración de inquilino y luego seleccione Credenciales .
    3. Pegue el nuevo valor secreto y actualice la fecha de vencimiento .
    4. Seleccione Iniciar sesión con Microsoft para verificar la nueva clave secreta y haga clic en Guardar .

Preguntas frecuentes

• ¿La integración le otorga Paradox acceso completo a todos los datos del calendario del usuario (es decir, existe preocupación por el acceso a los permisos de la aplicación)?
  • No, la aplicación Paradox no tiene acceso completo a los calendarios de los usuarios. Los pasos de consentimiento del administrador y alcance de permisos abordan este problema.
  • El método de cuenta de servicio tiene un ámbito delegado, lo que significa que los permisos (como Calendars.ReadWrite ) se aplican únicamente a la cuenta de servicio que se autentica, no a todo el inquilino de Azure.
  • Aunque el método de cuenta de Azure tiene ámbito de aplicación, los permisos (como Calendars.ReadBasic.All ) se limitan a Basic , que es el permiso de calendario con menos privilegios disponible para obtener datos de disponibilidad.
  • Acceso restringido al calendario: Paradox no tiene acceso a los detalles del calendario de cada usuario; solo ve la disponibilidad estándar (libre/ocupado) que dicta la política de uso compartido predeterminada de Azure de su organización.
  • Gestión centralizada: Paradox se encarga exclusivamente de la programación, la gestión del calendario y el envío de invitaciones a entrevistas en nombre de la cuenta de servicio.
• ¿Puedo conectar más de un inquilino de O365?
  • Sí, puede administrar varios inquilinos desde una única cuenta Paradox . La configuración de cada inquilino se gestiona por separado.
  • Paradox enviará todos los correos electrónicos desde una única dirección de correo electrónico, incluso si existen varias conexiones para leer los datos del calendario de diferentes inquilinos.
• ¿Es necesaria la integración con O365 para crear enlaces de Teams para entrevistas virtuales? ¿Es necesaria para el chat de Teams?
  • Sí, es necesario configurar una integración con O365 para que la tecnología virtual de la cuenta sea Teams (es decir, que los enlaces de entrevistas virtuales sean reuniones de Teams). La cuenta de servicio se utiliza para leer los datos del calendario del usuario, crear invitaciones y gestionar las respuestas a las invitaciones, por lo que la integración habilita esa funcionalidad, ya que la cuenta de servicio es la organizadora de la reunión (es decir, crea el enlace de Teams), la propietaria del evento del calendario, etc.
  • No, no se requiere una integración con O365 para el chat de Teams. Consulta la documentación del chat de Teams aquí .
• ¿Qué sucede si cambian los permisos en Azure?
  • Debe volver a autenticarse y otorgar los nuevos permisos necesarios antes de que se guarden los cambios.
• ¿Qué sucede si las credenciales de conexión caducan? ¿La conexión Paradox admite la rotación de contraseñas?
  • Puede actualizar las credenciales del inquilino (consulte la información sobre las acciones del inquilino más arriba). No se trata de una implementación que se configure una vez y se olvide.
  • Si cambian las credenciales de una cuenta de servicio, el inquilino se desconectará. Será necesario volver a conectarlo en Aplicaciones conectadas.
• ¿Podrá el buzón de correo de la cuenta de servicio recibir correos electrónicos o ver los correos electrónicos salientes?
  • Paradox utiliza SendGrid para enviar correos electrónicos, por lo que no podrá ver los correos en la bandeja de entrada de la cuenta.
• Si se requiere la autenticación multifactor (MFA) para iniciar sesión en la cuenta de servicio, ¿la plataforma admite esta función durante el proceso de conexión OAuth?
  • Sí, pero Paradox no lo recomienda.
  • Si su equipo habilita la autenticación multifactor (MFA) después de conectarse, esto puede interrumpir la conexión si no hay ninguna excepción para la cuenta de servicio.
• ¿Mi equipo necesita tener dos aplicaciones, una para el entorno de pruebas y otra para el entorno de producción?
  • No es necesario tener dos aplicaciones separadas para un entorno de pruebas y otro de producción. No existe ninguna limitación técnica si se utiliza una aplicación diferente para cada entorno o la misma para ambos.
  • Además de que los cambios en la aplicación (permisos, credenciales, etc.) afectarán a ambos entornos donde se utilice, no existe ninguna diferencia funcional entre usar una o varias aplicaciones. Un caso de uso para tener aplicaciones separadas sería la realización de pruebas; por ejemplo, si se desea añadir o eliminar permisos para una aplicación en STG, si se utiliza la misma aplicación, los cambios podrían afectar a la funcionalidad de las integraciones de calendario en producción si solo se utiliza una.
• Si mi equipo utiliza una dirección de correo electrónico de remitente @paradox.ai, ¿se pueden reducir los permisos otorgados a la cuenta de servicio (por ejemplo, solo lectura en lugar de lectura/escritura)?
  • Sí. Los permisos corresponden a la funcionalidad elegida para el inquilino integrado, por lo que si su equipo solo desea usar la cuenta de servicio para leer los datos del calendario del usuario y las invitaciones provienen de una cuenta de servicio diferente (por ejemplo, @paradox.ai), puede configurarlo en Aplicaciones conectadas.
• El inquilino está conectado, ¿por qué los correos electrónicos siguen apareciendo como provenientes del correo electrónico de Olivia?
  • Los correos electrónicos programados que se envían dependen de la suplantación de identidad de correo electrónico configurada en el paso "Configurar invitaciones de calendario". Por defecto, los inquilinos conectados envían correos electrónicos desde la cuenta Paradox . La suplantación de identidad de correo electrónico para otras alertas se puede configurar en Assist > Alertas de correo electrónico personalizadas.
• El inquilino está conectado, ¿cómo se conectan los calendarios de las cuentas de correo electrónico de los usuarios?
  • Todos los usuarios se conectan automáticamente según su dirección de correo electrónico (todos los usuarios que existan con la misma dirección en el Directorio Activo de Entra ID, en un inquilino al que tenga acceso la cuenta de servicio). No es necesario realizar ninguna acción individual; la dirección de correo electrónico conectada se completará automáticamente en páginas como Roles y permisos, y Mi calendario.
• ¿Qué ocurre si mi equipo quiere usar un subdominio? ¿Qué debemos tener en cuenta?
  • Si se desea utilizar un subdominio para programar los correos electrónicos, es necesario configurar la suplantación de identidad de correo electrónico para que se agreguen registros CNAME a su servidor DNS y así evitar que los correos electrónicos sean bloqueados debido a dominios diferentes.
  • Es necesario agregar registros CNAME para cada subdominio desde el que su equipo desee enviar correos electrónicos.
• ¿Qué ocurre si mi equipo tiene trabajadores eventuales? ¿Cómo afecta eso a la integración?
  • Si los trabajadores eventuales son usuarios de pleno derecho en el directorio activo de Entra, la integración no se verá afectada, ya que la cuenta del usuario se sincronizará de la misma manera que la de otros usuarios no eventuales.
  • Sin embargo, si el trabajador eventual no forma parte del inquilino, Paradox no puede acceder a los datos del calendario de una cuenta externa sin autenticación en el CEM .
    • Para aplicaciones personalizadas: si se requieren nuevos ámbitos de permisos, se mostrará la lista actualizada y deberá actualizar los permisos en el portal de Azure antes de volver a autenticarse.
    • Reautenticación: Debe seleccionar Iniciar sesión con Microsoft para volver a autenticarse y verificar que se hayan otorgado todos los permisos necesarios.