En lo que respecta a los informes, más no siempre es mejor; lo mejor es mejor. A medida que migre de los informes heredados a la nueva experiencia de Paradox Analytics, esta guía le ayudará a centrarse en lo que realmente importa: las perspectivas en las que sus equipos confían para tomar decisiones a diario.

En lugar de hacer una copia exacta de cada informe antiguo, le guiaremos para que identifique los informes adecuados para reconstruir, para que aproveche nuestras nuevas plantillas y modelo de datos, y para que convierta los "volcados de datos" en historias visuales claras sobre las que sus líderes y reclutadores puedan actuar con confianza.

1. Empiece por la audiencia, no por los datos.

Los informes antiguos solían ser "volcados de datos". La nueva herramienta es más adecuada para contar historias y facilitar la toma de decisiones.

Para cada informe heredado, pregunte:

• ¿Quién es el público principal?
  ¿Reclutadores, gerentes de contratación, líderes de adquisición de talento, operaciones de recursos humanos, ejecutivos?
• ¿Qué pregunta intentan responder?
  “¿Estamos alcanzando nuestros objetivos de contratación?”, “¿Dónde están abandonando los candidatos?”, “¿Qué ubicaciones están teniendo dificultades?”

Luego, diseñe la nueva versión en consecuencia:

• Tablas para casos de uso de detalle/extracción o auditoría.
• Gráficos (de barras y de líneas) para comparaciones y tendencias a lo largo del tiempo.
• Cuadros de mando para los indicadores clave de rendimiento (KPI) de alto nivel que los líderes desean ver de un vistazo.

Resultado : Informes y paneles de control diseñados para la toma de decisiones reales, no solo para el almacenamiento de datos.

2. Utilice la migración como un momento para simplificar

Esta es la mejor oportunidad que tendrás para hacer limpieza en casa.

Consolidar :

• Informes heredados redundantes o superpuestos que cuentan esencialmente la misma historia.
• Varias versiones ligeramente diferentes del mismo informe para diferentes públicos (sustituir por un panel de control principal + vistas/filtros siempre que sea posible).

Estandarizar :

• Convenciones de nomenclatura , por ejemplo:
  [Equipo] – [Métrica/Tema] – [Cadencia]
  (p. ej., TA – Contrataciones semanales por ubicación – Semanal)
• Un pequeño conjunto de plantillas y paneles de control compartidos para líderes, reclutadores y personal de operaciones, en lugar de que cada uno tenga que crear los suyos desde cero.

Resultado : Una capa de informes más ágil, fácil de mantener y mucho más clara para los usuarios.

3. Aprovecha la migración como un momento para simplificar

No intentes reconstruir todo al 1:1.

Identifique los informes imprescindibles:

• ¿Qué se utiliza en las revisiones trimestrales de negocio (QBR), las presentaciones ejecutivas y las revisiones operativas recurrentes ?
• ¿Qué informes desencadenan realmente decisiones o acciones ?

Restar prioridad:

• Informes puntuales o "por si acaso" que nadie ha abierto en meses.
• Versiones antiguas y ligeramente diferentes del mismo informe.

Si realizas un seguimiento del estado en tu entorno heredado, incluso puedes etiquetar los informes como "[No se está migrando]" para tener una lista de tareas pendientes clara.

Resultado: Una lista breve y priorizada de informes/vistas de panel que se deben recrear primero, en lugar de trasladar el desorden heredado al nuevo entorno.

4. Poner de acuerdo las métricas y las definiciones.

Los informes heredados a veces ocultan definiciones inconsistentes.

Confirme sus definiciones para las métricas clave:

• “Contratación”, “Oferta enviada”, “Tiempo para contratar”, “Conversión”, “Tiempo en etapa”, etc.

Comparación entre lo antiguo y lo nuevo:

• ¿Los informes heredados utilizaban ciertos filtros o campos de fecha que creaban una versión especial de una métrica?
  (por ejemplo, ¿solo contrataciones internas, solo marcas/ubicaciones específicas)?

Utilice el nuevo modelo para estandarizar:

• Decida cuál es la definición que sirve de fuente fidedigna y aplíquela de forma coherente en todos los informes y paneles de control.

Resultado: Menos preguntas del tipo "¿Por qué esto no coincide con mi informe anterior?" y más confianza en que todos están viendo las mismas cifras .

5. Asignar los informes antiguos a las nuevas plantillas.

Siempre que sea posible, empieza con plantillas.

Para cada informe heredado, pregunte:

• ¿Cuál de las plantillas estándar me acerca al 80% de lo que necesito?
  (p. ej., Candidatos, Empleo actual / Historial laboral, Entrevistas, Estado del proceso, Comunidad de talentos, Campañas, etc.)

Entonces decide:

• ¿ Qué informes heredados se pueden recrear directamente a partir de una plantilla con pequeños ajustes (agregar/eliminar campos, actualizar filtros)?
• ¿Cuáles requieren realmente una construcción desde cero porque abarcan múltiples categorías o tienen una lógica única?

Resultado: Reconstrucciones más rápidas y estructuras más consistentes, en comparación con recreaciones completamente libres para cada informe.

6. Reevaluar los filtros, los segmentos y los periodos de tiempo.

Los filtros heredados a menudo surgieron de forma orgánica y pueden resultar confusos.

Compruebe su configuración anterior:

• ¿El informe anterior tenía filtros ocultos ?
  (p. ej., “solo EE. UU.”, “excluir la marca X”, “solo contrataciones internas”)
• ¿ Los plazos eran mayoritariamente fijos (por ejemplo, "acumulado anual") cuando un período móvil ("últimos 3 meses") podría ser mejor?

En el nuevo constructor:

• Utilice los filtros y el selector de período de tiempo para recrear lo que realmente importa, no todos los matices que se han ido añadiendo a lo largo de los años.
• Estandarice, en la medida de lo posible, algunas vistas básicas:
  • Últimos 30 días
  • último trimestre
  • Últimos 12 meses

Resultado: Informes más claros y comprensibles, más fáciles de reutilizar y mantener .

7. Compruebe los permisos y la visibilidad de los datos.

La nueva herramienta de análisis respeta estrictamente los permisos CEM , lo que puede revelar diferencias con respecto al comportamiento anterior.

Cerciorarse:

• Los roles adecuados tienen acceso a los informes (completo o solo de visualización).
• Los administradores entienden que los usuarios solo ven los datos que tienen permiso para ver .

Al programar o compartir:

• Los correos electrónicos suelen filtrarse según los permisos de cada destinatario , de modo que cada persona solo ve los datos a los que tiene acceso.
• En función de la configuración, las listas de destinatarios más extensas o las entregas mediante SFTP pueden filtrarse según el acceso del creador .

Resultado: No hay sorpresas cuando alguien abre un nuevo informe y ve "menos" o "más" de lo que esperaba.

8. Replantear los patrones de programación y entrega.

La migración es un buen momento para mejorar la forma en que se entregan los informes, no solo lo que muestran.

Audita tu comportamiento histórico:

• ¿Qué informes se envían por correo electrónico pero rara vez se abren ?
• ¿En qué casos un panel de control en tiempo real o una vista dentro de la aplicación podrían reemplazar una gran lista de distribución de correo electrónico?

En la nueva herramienta:

• Utilice la programación para necesidades realmente recurrentes (por ejemplo, resumen semanal de liderazgo, paquete mensual de KPI).
• Utilice paneles de control en tiempo real para los equipos que prefieren consultar y explorar datos por sí mismos y bajo demanda.
• Utilice la entrega de archivos (archivos adjuntos/enlaces de correo electrónico, SFTP) principalmente cuando:
  • Otro sistema o proveedor necesita el archivo, o
  • Un equipo de datos traslada archivos a un almacén de forma periódica.

Resultado: Menos correos electrónicos innecesarios, menos tareas que se configuran y se olvidan, y flujos de informes más intencionados.

9. Valide las cifras antes de abandonar el sistema anterior.

La comparación directa genera confianza.

Por cada informe de alto valor que migre:

1. Ejecuta la versión anterior y la nueva versión durante el mismo período de tiempo .
2. Compare algunas cifras clave:
   • Total de candidatos
   • Contrataciones totales
   • Porcentajes de conversión
   • Métricas de tiempo hasta X

Si existen diferencias:

• Primero, compruebe los filtros, los campos de fecha y los segmentos incluidos.
• Aproveche esta oportunidad para corregir inconsistencias antiguas (por ejemplo, filtros que no coinciden o lógica duplicada), en lugar de copiarlas.

Resultado: Las partes interesadas confían en que el nuevo informe es correcto antes de que se elimine o se deje de utilizar cualquier informe anterior.

10. Planifique la gestión del cambio, no solo la configuración.

Cambiar de herramientas tiene tanto que ver con las personas y los hábitos como con las funcionalidades.

Decidir:

• ¿Quién necesita formación en directo y quién prefiere una grabación?
• ¿Quiénes serán los "campeones" internos de Analítica en cada región, función o línea de negocio?

Comunícate con claridad:

• El cronograma (disponible para todos los públicos, en cualquier período de 60 a 90 días, y la fecha límite para el legado una vez finalizado).

Dónde acudir en busca de ayuda :

• Artículos del sitio de ayuda
• Guías integradas en la aplicación Pendo
• Olivia / Soporte dentro de la aplicación
• Tu Paradox CS M

Resultado: Menos sorpresas, mayor adopción y menos prisas de última hora cuando finalmente se retiren los informes heredados.