La integración con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) mediante Merge Connector permite Paradox establecer una conexión directa y segura con el HRIS del cliente a través de nuestro socio de API unificada, Merge. Esta integración posibilita la sincronización de datos automatizada y fiable, lo que reduce la carga de trabajo manual, mejora la precisión de los datos y optimiza su gestión.

dependencias del producto

Requisitos: Comunicación con los empleados

Casos de uso

• Un nuevo cliente que utilice Workday puede conectar directamente su sistema de información de recursos humanos (HRIS) en Connected Apps, autenticarse mediante OAuth y tener los datos de los empleados fluyendo a Paradox en cuestión de días en lugar de meses.

Configuración

Paso #1: Asegúrese de que los usuarios tengan los permisos adecuados.

Los usuarios que inicien o configuren la conexión con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) deben tener los permisos de rol correctos.

• Acceso al Centro de Integración: Los usuarios necesitan acceso completo al Centro de Integración y permisos de Aplicaciones Conectadas para acceder al conector Merge.
• Acceso a fuentes de datos: Para ver y configurar los datos sincronizados, los usuarios también necesitan el permiso de Sistema conectado correspondiente en Fuentes de datos.

Paso n.° 2: Habilitar el sistema HRIS externo en la configuración del cliente.

Un administrador/implementador de sistemas Paradox debe habilitar la integración para la cuenta en la configuración del cliente.

1. Seleccione el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y luego seleccione Configuración .
2. En la página de Configuración, seleccione Configuración del cliente en la sección Herramientas Paradox .
3. A continuación, se abrirá la configuración del cliente. Desplácese hacia abajo y seleccione la sección Integraciones en el panel izquierdo.
4. Active la opción Sistema HRIS externo para habilitar la conexión de fusión en el Centro de integración.
5. Una vez que active esta opción, se mostrará el valor de "Número de conexiones permitidas" . Actualice este valor al número máximo de conexiones activas de Merge HRIS para la cuenta.
   • Nota: El valor predeterminado es 1 y el máximo es 15. El número de conexiones lo determina el contrato del cliente.
6. Guarda la página.

Paso n.° 3: Conectar Paradox con el sistema HRIS.

Una vez habilitadas las configuraciones adecuadas, la conexión entre Paradox y el sistema HRIS del cliente se puede establecer mediante uno de dos métodos.

Opción n.° 1: Conectarse al sistema de información de recursos humanos (HRIS) del cliente como administrador Paradox

Puede utilizar este método si el cliente no se siente cómodo completando el proceso de OAuth por sí mismo. Utilice las credenciales HRIS del cliente para establecer la conexión inicial siguiendo los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y, a continuación, Integraciones en su menú desplegable.
2. Desde el panel izquierdo, abre la sección Aplicaciones conectadas .
3. Seleccione Conectar HRIS mediante fusión en el mosaico Conector de fusión .
4. En la ventana emergente que se abre, seleccione el HRIS al que desea conectarse y, a continuación, seleccione Conectar HRIS .
5. La pestaña Merge Magic Link se muestra en una pestaña separada. En la pantalla de autenticación del sistema HRIS, seleccione Soy un administrador .
   • Nota: Si no eres administrador, puedes copiar la URL para compartirla con tu administrador e indicarle el siguiente paso de autenticación.
6. Siga los pasos que aparecen en pantalla para ver a qué tiene acceso de lectura y escritura Paradox , seleccione Siguiente .
7. Siga los pasos para copiar una clave API dentro del sistema HRIS.
8. Introduzca la clave API del cliente en el cuadro de texto correspondiente para completar la autenticación.
   • Nota: La pantalla que se muestra es diferente según el sistema HRIS conectado.

Con esto finaliza la autenticación. Una vez autenticado y conectado, el mosaico del sistema HRIS en el Centro de integración muestra la fecha de conexión y el administrador Paradox que inició la conexión.

Opción n.° 2: Generar un enlace mágico para que el cliente se conecte.

Puede utilizar este método para generar un enlace seguro y compartible para que el administrador del sistema de información de recursos humanos (HRIS) del cliente complete la autenticación siguiendo los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y, a continuación, Integraciones en su menú desplegable.
2. Desde el panel izquierdo, abre la sección Aplicaciones conectadas .
3. Seleccione Conectar HRIS mediante fusión en el mosaico Conector de fusión .
4. En la ventana emergente que se abre, seleccione el HRIS al que desea conectarse y, a continuación, seleccione Conectar HRIS .
5. A continuación, aparecerá la pestaña Enlace mágico de fusión . No complete el proceso de autenticación. Vuelva a la pestaña Centro de integración .
6. El mosaico del sistema HRIS ahora se muestra en el Centro de integración. Seleccione el menú de tres puntos (⋯) para el mosaico del sistema HRIS y luego seleccione Configuración de credenciales .
7. En el cuadro de texto URL de enlace mágico de combinación , seleccione Copiar enlace para copiar el enlace mágico.
8. Envía el enlace al cliente, indicándole que complete él mismo el proceso de autenticación.

Gestionar los sistemas HRIS conectados en las fuentes de datos.

Tras conectar correctamente el sistema HRIS, podrá gestionarlo desde la sección de Fuentes de datos.

1. Seleccione el botón Todas las aplicaciones en la esquina superior izquierda del encabezado y, a continuación, Configuración en su menú desplegable.
2. En la página de Configuración, seleccione Fuentes de datos en la sección Automatización .
3. A continuación, se abrirá la página de Fuentes de datos. Seleccione la sección Sistemas conectados en el panel izquierdo.
4. Seleccione un sistema de la lista para ver su estado de conexión , estado de sincronización y fecha y hora de la última sincronización .

En la vista de lista de cada sistema HRIS, puede ver una lista de las sincronizaciones recientes. Cada registro muestra la siguiente información:

• Nombre de sincronización : el nombre del registro de sincronización, que viene determinado por la configuración del usuario.
• Estado : El estado actual de la sincronización.
• Hora de inicio : la hora en que comenzó la sincronización.
• Duración : El tiempo total que tardó en completarse la sincronización.
• Número de actualizaciones : El número total de empleados o registros que se actualizaron.

• Éxito: Este estado indica que todos los registros del archivo de sincronización se procesaron sin errores. Todos los datos se introdujeron correctamente en el sistema.
• Requiere atención/Resuelto: Este estado indica que algunos registros no se sincronizaron correctamente, pero la sincronización general se completó. El usuario debe revisar el registro para ver qué registros específicos presentaron problemas. Puede seleccionar Marcar como resuelto para revisarlo.
• Error: Este es un estado crítico que indica que se produjo un error grave del sistema, lo que impide que la sincronización se complete. El usuario puede consultar el error específico del servidor para comprender qué falló.
• Procesando/Pendiente: La sincronización está en curso. Procesando significa que el sistema está trabajando activamente en la sincronización, mientras que Pendiente significa que la sincronización está programada para comenzar y se encuentra en la cola.
• Obteniendo datos: Este estado indica que el sistema está obteniendo activamente los datos del sistema HRIS conectado.
• Omitido: Este estado indica que no se ejecutó una sincronización programada, a menudo porque no se detectaron datos nuevos.

Configurar un sistema HRIS

Para configurar el sistema HRIS, siga los pasos que se indican a continuación:

1. En la esquina superior derecha, seleccione Configurar .
2. En la pestaña Configurar , complete los siguientes datos:
   • Asignación de campos : seleccione Editar asignación para abrir un menú desplegable. Asigne los campos de su sistema de información de recursos humanos (HRIS) a sus respectivos campos del sistema. Los campos obligatorios se asignan automáticamente, pero puede editarlos.
   • Formato del nombre de sincronización:
     • Prefijo del nombre de sincronización (opcional): este campo le permite agregar un prefijo a los nombres de los registros de sincronización.
     • Seleccione la marca de fecha y hora : seleccione el formato de marca de fecha y hora que prefiera para los nombres de los registros de sincronización.
   • Frecuencia:
     • Cuándo sincronizar : seleccione la hora del día y la zona horaria para las sincronizaciones programadas.
   • Alertas de error:
     • Menú desplegable Empleados : seleccione los usuarios que deben recibir notificaciones por correo electrónico en caso de errores de sincronización.
     • Asunto de la alerta : personaliza la línea de asunto del correo electrónico.

Gestionar sincronizaciones

Puedes completar las siguientes acciones de sincronización

• Sincronización inicial: El sistema realiza una descarga completa de datos al configurarse por primera vez. Posteriormente, todas las sincronizaciones programadas solo descargarán los datos actualizados.
• Sincronización manual: Seleccione el botón Sincronizar datos para iniciar una sincronización bajo demanda de los datos actualizados. Este botón está desactivado si hay una sincronización en curso.
• Pausar/Reanudar: El botón Pausar aparece después de la sincronización inicial. Al seleccionar Reanudar, se realiza una descarga completa de datos y se reanuda la sincronización programada.

Desconectar un sistema HRIS

Al desconectar un sistema en la sección Aplicaciones conectadas del Centro de integración, su estado de conexión cambia a Desconectado y el estado de sincronización a Detenido . Esta acción detiene todas las sincronizaciones futuras. Las sincronizaciones que ya estén en curso finalizarán, pero no se podrán iniciar nuevas sincronizaciones, ya sean manuales o programadas, hasta que el sistema se vuelva a conectar.

Permisos

Conceder/restringir el acceso

El permiso secundario "Sistema conectado" se encuentra dentro del permiso principal " Fuentes de datos " y del permiso secundario " Empleados" en "Roles y permisos".

En el permiso secundario del Sistema conectado , puede otorgar o restringir el acceso de sus usuarios con los siguientes niveles de acceso:

• Acceso completo: Los usuarios pueden ver, agregar, configurar, editar y eliminar aplicaciones conectadas, así como administrar la configuración de sincronización.
• Acceso de visualización: Los usuarios visualizan la sección y los registros en modo de solo lectura.
• Acceso denegado: La sección no es visible para el usuario.

Además, puede otorgar o restringir el acceso de sus usuarios al permiso secundario de Sincronización manual con los siguientes niveles de acceso:

• Acceso completo: Los usuarios pueden seleccionar el botón Sincronizar datos para sincronizar los datos manualmente.
• Sin acceso: Los usuarios no pueden seleccionar ni ver el botón Sincronizar datos para sincronizar los datos manualmente.

En el perfil del usuario, puede activar o desactivar la opción " Ignorar actualizaciones de datos ". Al activarla, se impide que la sincronización automática del sistema de información de recursos humanos (HRIS) actualice la información de ese empleado en particular.